Tài Liệu Excel Cơ Bản

[Kylee Evancho]

Đểnhận (nhập) dữ liệu vo bảng Microsoft Dataverse, hy sử dụng tệp trang tnh Excel, tệp gi trị được phn tch bằng dấu phẩy (CSV) hoặc một trong nhiều trnh kết nối c sẵn.

Để biết thng tin về trnh kết nối bạn muốn sử dụng lm nguồn dữ liệu của mnh, hy xem Danh sch tất cả trnh kết nối Power Apps v Danh sch tất cả cc trnh kết nối do Microsoft pht hnh.

Mọi bảng đều c cột bắt buộc, cc cột đ phải tồn tại trong tệp nhập của bạn. Chng ti khuyn bạn nn tạo một mẫu. Để lm điều đ, hy xuất dữ liệu từ bảng. Sau đ, sử dụng cng một tệp v sửa đổi tệp bằng dữ liệu của bạn. Cuối cng, nhập lại tệp đ sửa đổi vo bảng. Sử dụng một mẫu c thể gip bạn tiết kiệm thời gian v bạn sẽ khng phải chỉ định cc cột bắt buộc cho mỗi bảng.

Nếu bạn l người dng chuyn su v biết cc cột bắt buộc của một bảng nhất định đối với cc bảng Dataverse, hy xc định tệp nguồn CSV hoặc Excel của ring bạn. Lm theo cc bước trong Nhập tệp.

Bảng Dataverse sử dụng kha chnh để xc định duy nhất cc hng trong bảng Dataverse. Kha chnh cho một bảng Dataverse l m định danh duy nhất ton cầu (GUID). N tạo thnh cơ sở mặc định để định danh hng. Cc thao tc về dữ liệu, như nhập dữ liệu vo bảng Dataverse, sẽ hiển thị cc kha chnh mặc định.

Đi khi, một kha chnh c thể khng hoạt động khi bạn tch hợp dữ liệu từ một nguồn bn ngoi. Sử dụng Dataverse để xc định kha thay thế định danh duy nhất một hng thay cho kha chnh.

Sau khi qu trnh xuất kết thc thnh cng, hy chọn Tải xuống dữ liệu đ xuất để tải tệp CSV xuống thư mục tải xuống được chỉ định trong trnh duyệt web của bạn.

Cc lần xuất c giới hạn thời gian l 12 pht. Nếu khối lượng dữ liệu được xuất vượt qu 12 pht th qu trnh xuất sẽ khng thnh cng. Nếu điều ny xảy ra, hy xuất dữ liệu trong cc phn đoạn nhỏ hơn.

Người dng c thể nhận được thng bo lỗi nếu kết nối họ đang sử dụng để xuất yu cầu sửa lỗi. Trong trường hợp ny, người dng nhận được thng bo lỗi cho biết Kết nối với Dataverse khng thnh cng. Vui lng kiểm tra lin kết bn dưới để biết cch khắc phục sự cố ny.

Sử dụng Tự Lọc hoặc ton tử so snh tch hợp sẵn như "lớn hơn" v "10 vị tr hng đầu" trong Excel để hiển thị dữ liệu bạn muốn v ẩn phần cn lại. Sau khi lọc dữ liệu trong một phạm vi hoặc bảng, bạn c thể p dụng lại bộ lọc để c được kết quả cập nhật hoặc xa bộ lọc để hiển thị lại tất cả dữ liệu.

Dữ liệu đ lọc chỉ hiển thị những hng đp ứng tiu chí bạn chỉ định v ẩn cc hng m bạn khng muốn hiển thị. Sau khi lọc dữ liệu, bạn c thể sao chp, tm, chỉnh sửa, định dạng, lập biểu đồ v in tập hợp con của dữ liệu đ lọc m khng cần sắp xếp lại hoặc di chuyển dữ liệu.

Sử dụng Tự Lọc, bạn c thể tạo hai loại bộ lọc: theo gi trị danh sch hoặc theo tiu ch. Mỗi kiểu bộ lọc ny loại trừ lẫn nhau cho mỗi phạm vi hoặc bảng cột. V dụ, bạn c thể lọc theo danh sch cc số, hoặc một tiu ch, nhưng khng phải theo cả hai; bạn c thể lọc theo biểu tượng hoặc theo một bộ lọc ty chỉnh, nhưng khng phải theo cả hai.

Để c kết quả tốt nhất, khng kết hợp cc kiểu dữ liệu, như văn bản v số hoặc số v ngy trong cng một cột, v chỉ c một loại lệnh lọc sẵn dng cho mỗi cột. Nếu c kết hợp cc kiểu dữ liệu, lệnh hiển thị l kiểu dữ liệu xảy ra nhiều nhất. V dụ: nếu cột chứa ba gi trị được lưu dưới dạng số v bốn gi trị dưới dạng văn bản, lệnh Bộ lọc Văn bản sẽ được hiển thị.

Bạn c thể p dụng ty chọn Lọc chung hoặc bộ lọc ty chỉnh dnh ring cho kiểu dữ liệu. V dụ: khi lọc số, bạn sẽ thấy Bộ lọc Số, đối với ngy, bạn sẽ thấy Bộ lọc Ngy v đối với văn bản, bạn sẽ thấy Bộ lọc Văn bản. Ty chọn bộ lọc chung cho php bạn chọn dữ liệu bạn muốn xem từ danh sch dữ liệu hiện c như thế ny:

Bạn c thể nhanh chng lọc dữ liệu dựa trn tiu ch trực quan, chẳng hạn như mu phng chữ, mu hoặc bộ biểu tượng. V bạn c thể lọc xem bạn đ định dạng , kiểu được p dụng hay sử dụng định dạng c điều kiện.

Khi bạn lọc dữ liệu, chỉ c dữ liệu đp ứng tiu ch của bạn mới xuất hiện. Dữ liệu khng đp ứng tiu ch đ sẽ bị ẩn. Sau khi lọc dữ liệu, bạn c thể sao chp, tm kiếm, chỉnh sửa, định dạng, biểu đồ v in tập hợp con của dữ liệu đ lọc.

Cc bộ lọc được thm vo. Điều ny c nghĩa l mỗi bộ lọc bổ sung được dựa trn bộ lọc hiện tại v giảm thm tập dữ liệu con. Bạn c thể tạo cc bộ lọc phức tạp bằng cch lọc trn nhiều gi trị, nhiều định dạng hoặc nhiều tiu ch. V dụ: bạn c thể lọc tất cả cc số lớn hơn 5 cũng dưới mức trung bnh. Nhưng một số bộ lọc (trn cng v dưới cng mười, trn v dưới mức trung bnh) dựa trn phạm vi ban đầu. V dụ: khi bạn lọc mười gi trị trn cng, bạn sẽ thấy mười gi trị hng đầu của ton bộ danh sch, khng phải mười gi trị hng đầu của tập hợp con của bộ lọc cuối cng.

Trong Excel, bạn c thể tạo ba loại bộ lọc: theo gi trị, theo định dạng hoặc theo tiu ch. Nhưng mỗi loại bộ lọc ny đều loại trừ lẫn nhau. V dụ, bạn c thể lọc theo mu hoặc theo danh sch cc số, nhưng khng phải theo cả hai. Bạn c thể lọc theo biểu tượng hoặc theo bộ lọc ty chỉnh, nhưng khng thể lọc theo cả hai.

Bộ lọc ẩn dữ liệu khng lin quan. Theo cch ny, bạn c thể tập trung vo những g bạn muốn xem. Ngược lại, khi bạn sắp xếp dữ liệu, dữ liệu sẽ được sắp xếp lại theo một thứ tự no đ. Để biết thm thng tin về sắp xếp, hy xem Sắp xếp danh sch dữ liệu.

Bạn c thể lọc theo nhiều cột. Khi bạn p dụng một bộ lọc cho một cột, bộ lọc duy nhất sẵn dng cho cc cột khc l cc gi trị hiển thị trong phạm vi hiện đang được lọc.

Nhập dữ liệu từ tệp hnh ảnh mẫu Bấm chuột phải vo hnh ảnh sau đy v "Lưu hnh ảnh dưới dạng..." một bản sao cục bộ, rồi bấm vo Dữ liệu > Từ Ảnh > Ảnh Từ Tệp v lm theo hướng dẫn trn mn hnh để chuyển đổi ảnh thnh dữ liệu.

Chụp mn hnh một bảng từ một trang web Nếu bạn đ từng cố gắng sao chp v dn một số dữ liệu từ một website, bạn c thể nhận thấy rằng định dạng trng khc đi sau khi bạn dn n hơn so với trước đ trn website. Thay vo đ, hy thử chụp hnh cắt từ mn hnh của bảng (bằng cch nhấn phm nhật k Windows + Shift + S), sau đ chọn Dữ liệu > Từ Ảnh > Ảnh Từ Bảng tạm. Sau đ, lm theo hướng dẫn trn mn hnh.

Chụp ảnh một số dữ liệu in ra C thể bạn muốn nhận dữ liệu từ bản khai thuế trước đ của mnh vo Excel v bạn chỉ c bản in. Chỉ cần chụp ảnh từng ci một, chuyển ảnh vo my tnh của bạn (OneDrive l cng cụ tuyệt vời để thực hiện điều ny). Sau đ, bấm vo > liệu Từ Ảnh > Ảnh Từ Tệp v lm theo hướng dẫn trn mn hnh để chuyển đổi ảnh thnh dữ liệu.

Nhập dữ liệu từ tệp hnh ảnh mẫu Bấm chuột phải vo hnh ảnh sau đy v "Lưu hnh ảnh dưới dạng..." một bản sao cục bộ, rồi bấm dữ > liệu từ ảnh v lm theo hướng dẫn trn mn hnh để chuyển đổi ảnh thnh dữ liệu.

Chụp ảnh một số dữ liệu in ra C thể bạn muốn nhận dữ liệu từ bản khai thuế trước đ của mnh vo Excel v bạn chỉ c bản in. Chỉ cần chụp ảnh từng ci một, chuyển ảnh vo my tnh của bạn (OneDrive l cng cụ tuyệt vời để thực hiện điều ny). Sau đ, bấm Dữ > liệu Từ Ảnh v lm theo hướng dẫn trn mn hnh để chuyển đổi ảnh thnh dữ liệu.

Trnh hnh ảnh m tả dữ liệu từ một gc - gc nhn nn hướng ln trước v đặt tiu điểm. Nếu c thể, hy cn nhắc khắc phục sự cố bằng cch sử dụng điều khiển iPhone của bạn.

Nhập dữ liệu từ tệp hnh ảnh mẫu Bấm chuột phải vo hnh ảnh sau đy v "Lưu hnh ảnh dưới dạng..." một bản sao cục bộ, sau đ bấm Dữ liệu > liệu Từ Ảnh > Ảnh Từ Tệp v lm theo hướng dẫn trn mn hnh để chuyển đổi ảnh thnh dữ liệu.

Qut một số dữ liệu từ sch hoặc tạp ch Nếu bạn thấy một số dữ liệu th vị trong một cuốn sch v muốn sử dụng n trong Excel, đy l một cch tuyệt vời để bỏ qua thao tc nhập. Nếu bạn c iPhone, hy bấm chuột phải vo Excel trn my Mac v chọn Qut Ti liệu. iPhone của bạn sẽ sng ln. Sau đ, bạn c thể chụp ảnh dữ liệu v lm theo cc hướng dẫn trn mn hnh để nhanh chng đưa dữ liệu vo Excel.

Chụp mn hnh một bảng từ một trang web Nếu bạn đ từng cố gắng sao chp v dn một số dữ liệu từ một website, bạn c thể nhận thấy rằng định dạng trng khc đi sau khi bạn dn n hơn so với trước đ trn website. Thay vo đ, hy thử chụp hnh cắt từ mn hnh của bảng (bằng cch nhấn SHIFT+CTRL+CMD+4 trn my Mac), sau đ chọn Dữ liệu > Dữ liệu từ Ảnh > Ảnh Từ Bảng tạm. Sau đ, lm theo hướng dẫn trn mn hnh.

3a8082e126