Controles de Gestión y los Procesos Académicos
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Los procesos académicos forman parte elemental y actúan como un engranaje de las aristas en torno a la esencia académica, estos incluyen elementos como ingresos, egresos cursantes, aprobados, reprobados, deserción, planificación y otros, en la Uptamca esta responsabilidad recae sobre el Departamento de Control de Estudios y que a su vez trabaja en conjunto con el Departamento de Sistema, cuando se realizó un contacto inicial con dicho departamento se evidenció la falta de interés en suministrar información básica del mismo como basamentos o normas así como la información actualizada referente al estudiantado, ya que aparentemente genera un gasto el emitir un informe con los datos solicitados, además que el proceso (manejo del portal web) es muy engorroso, por lo que se requiere autorización de la coordinación, previa entrevista con el profesor Orestes Salerno. En vista de la situación planteada se procederá a definir desde una perspectiva teórica algunos elementos del Departamento de Control de Estudios.
El Departamento de Control de Estudios es el que se encarga de cumplir y hacer cumplir las normas legales vigentes establecidas en la Ley Orgánica de Educación y sus reglamentos, decretos, resoluciones, etc., referidos a la evaluación del rendimiento académico. Asimismo, velar por el desarrollo de los planes y programas de estudio y su correcta aplicación, asistiendo a los docentes en el mejoramiento de métodos y técnicas en el procedimiento de enseñanza. Vigilar, planificar y analizar los resultados obtenidos en el rendimiento académico, organizar todo lo concerniente al calendario académico y el desarrollo de sus actividades.
Su misión debe ser ofrecer una respuesta eficiente y eficaz en el momento oportuno, así como ejecutar, controlar y coordinar políticas diseñadas en materia de evaluación y acreditación de las enseñanzas, de conformidad con la normativa legal vigente establecida por el Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria, Ciencia y Tecnología, al servicio del estudiantado y profesorado orientando sus acciones para alcanzar la eficiencia en todos sus niveles.
Su visión debe ser promover la modernización, administración y control de los procesos y procedimientos que realiza este departamento de acuerdo a los avances tecnológicos, desarrollando los valores que caracterizan los fundamentos de la institución, así como ejercer el registro, control y evaluación de los documentos de probatorios de estudio de la comunidad estudiantil.
Dentro de los objetivos institucionales de las Universidades politécnicas, hay dos que competen directamente a este departamento:
1. Conformar un sistema organizacional dinámico, flexible y que responda de manera oportuna a los requerimientos, tanto internos de la comunidad universitaria, como externos de los diferentes sectores sociales.
2. Implementar una estructura curricular integral a nivel de pregrado y postgrado, sustentada en procesos académicos innovadores, dinámicos y flexibles, que integren el estudio con el trabajo, que permita la movilidad de estudiantes y profesores para la integración entre las universidades politécnicas y que respondan a los ejes de desarrollo del país.
Una vez definido los fundamentos del departamento encargado de los procesos académicos dentro de la Uptamca se procederá a vincular dicho departamento con el control de gestión, primeramente se definirá que son los controles de gestión y sus funciones dentro de cualquier institución.
De acuerdo con Abad (2001), el control de gestión se puede definir como “un instrumento gerencial, integral y estratégico que, apoyado en indicadores, índices y cuadros producidos en forma sistemática, periódica y objetiva, permite que la organización sea efectiva para captar recursos, eficiente para transformarlos y eficaz para canalizarlos”.
Los controles de gestión tienen varias funciones: facilitan el aprendizaje organizacional, crean la memoria corporativa, facilitan el diagnóstico permanente, mejoran la planeación y la organización, miden el perfeccionamiento, posibilitan la descentralización, evalúan el desempeño de los funcionarios, mejoran la flexibilidad y definen niveles de exigencia. Estas funciones hacen que la implementación de un sistema de control resulte de vital importancia para el conocimiento de la institución educativa y sus factores críticos de éxito en el marco de competitividad nacional e internacional (Pacheco, Castañeda y Caicedo, 2002).
Basados en la definición anterior para aplicar el control de gestión en los procesos académicos se debe:
· * Realizar una medición o comparación en diferentes años de elementos como ingresos, egresos, cursantes, aprobados, reprobados, graduados y desertores, vigilando o verificando que el registro de datos se encuentre actualizado, procesado y organizado.
· * Con respecto a los planes y programas aplicados se pueden evaluar mediante los egresados su efectividad, impacto y aplicación en el campo laboral.
· * Evaluar al departamento (mediante encuesta aplicada al estudiante) calidad, confiabilidad, servicio tiempo de espera, tiempo de respuesta, uso del portal web y sus beneficios entre otros.
· * Evaluar al departamento (mediante encuesta aplicada al docente) para verificar el desarrollo de planes y programas de estudio acordes con el perfil del egresado en cada mención.
· * Evaluar los elementos de deserción escolar (mediante encuesta aplicada a los estudiantes que abandonan la institución) para identificar, controlar y corregir dichos elementos.
Una vez evaluado los elementos anteriores, se deben engranar con el resto de las aristas en torno a la esencia académica de la Uptamca como parámetros para el diagnóstico universitario, y así lograr el control universitario a través de la toma de decisiones y cambios enfocados hacia la misión, visión y objetivos de la institución.
Referencias:
Vice Ministerio de Programas de Desarrollo Académico
PACHECO, J., CASTAÑEDA, W. Y CAICEDO, C. (2002): Indicadores
Integrales de Gestión. Bogotá, Mc Graw Hill.
Blanco, Amarilys
C.I V-15.118.163
Sección 12 – Turno Nocturno
