La Carta Gantt ilustra la duración y las relaciones de tiempo entre
las actividades de un proyecto en forma gráfica. Esta herramienta está
bastante relacionada con la Malla Pert, en cuanto ayuda a tener una
visión más clara de las actividades a realizar y de la duración del
proyecto.
La Malla Pert es utilizada como una herramienta cuantitativa de
planificación y control, lo que permite a los administradores contar
con un modelo de optimización que entregue la solución óptima de una
secuencia de actividades en el tiempo, que deben realizarse para
finalizar el plan de acción. También permite al administrador
programar un proyecto por adelantado y a la vez calcular el tiempo
necesario para completarlo. Como herramienta de control, la Malla Pert
facilita las actividades de control, permitiendo la comparación del
tiempo real con el planificado.
Para ilustrar la Carta Gantt y Malla Pert, es muy importante
identificar primero las distintas actividades del proceso, con las
respectivas secuencias y tiempos de cada actividad.
Observaciones acerca de la Malla Pert
(a) Antes de comenzar una actividad, todas las actividades precedentes
deben haber terminado. Las flechas indican su procedencia lógica. Su
longitud no tiene significado alguno.
(b) Todas las flechas deben estar dirigidas de izquierda a derecha.
(c) Se tiene que tomar en cuenta aquellas actividades ficticias, que
son actividades que no consumen recursos y tiempo.
(d) Una vez asignados los tiempos de cada actividad, es importante
calcular los tiempos totales de cada una de las ramas
de la red, para así determinar cuál es la que emplea el mayor
tiempo, lo que indicaría las actividades que no se pueden retrasar.
La malla Pert es una herramienta de optimización utilizada
generalmente en lo que respecta a administración, ya que con ella
podemos determinar las distintas formas de llegar a un fin común
tomando en cuenta todas las posibilidades posibles (Combinaciones de
tareas y sus tiempos), lo que prescinde que anteriormente se halla
formulado su carta Gantt pertinente.
Observaciones de la malla Pert:
La ejecución de un proyecto cualquiera, es una actividad compleja, que
requiere de un acabado estudio previo para que su desarrollo sea
exitoso.
Si acotamos el espectro de proyectos, a los referidos a la ejecución
de
obras de construcción, el problema es aún mayor, puesto que el
producto se
elabora de forma artesanal, en donde el principal recurso es el ser
humano.
Lo impredecible de este recurso hace que sea difícil pronosticar
resultados. Sin embargo, un estudio acucioso previo a la ejecución de
las
actividades, reduce considerablemente esta incertidumbre, y uno de los
elementos fundamentales de este estudio, es la Planificación y
Programación
de actividades.
La Planificación al ocuparse de elementos como el tipo de recursos, el
presupuesto disponible, la organización de faenas, etc., anticipa y
predice
el comportamiento que tendrá la ejecución de los trabajos, para así
poder
estimar la forma mas correcta y eficiente de lograr los objetivos y
metas
de la empresa en la ejecución del proyecto. Luego, corresponde asignar
fechas calendario a nuestra Planificación, a modo de cumplir con lo
establecido en ella; a ésta etapa la denominamos Programación.
Dentro de las diferentes técnicas de Planificación existentes, el de
la
Carta Gantt, es el mas ampliamente conocido en diferentes niveles de
organización y en diferentes tipos de proyectos. Su adaptabilidad y
sus
diferentes grados de desagregación (según requerimientos específicos),
hacen que este método sea
MARCO TEÓRICO
La finalidad de la utilización de cualquier método de Planificación,
es
identificar las variables claves de un proyecto, para así poder
realizar la
mejor estimación posible del proyecto y su ejecución. De ésta manera
se
podrá cumplir con los plazos establecidos y con el costo
presupuestado.
La idea es que el sistema escogido permita visualizar claramente las
actividades necesarias para la materialización del proyecto, prever
los
posibles recursos necesarios, estimar la duración del proyecto,
considerar
aspectos de la organización del proyecto, entre otros.
En términos generales, la Carta Gantt, representa las actividades en
término de unidades de tiempo, a través de una barra horizontal que
dimensiona la duración de la actividad y fijando fechas de inicio y de
término para éstas, a través de las columnas que son las escalas de
tiempo.
Ésta representación puede realizarse en diferentes niveles de
agrupación,
así se pueden visualizar etapas, grupos de actividades, actividades y
subactividades.
Es importante destacar que en la gráfica también se puede obtener mas
información, dependiendo de la simbología que se emplee. Así, las
barras se
pueden ver complementadas por números que indiquen la cantidad de obra
a
ejecutar, por símbolos que indican algún hito, colores que indican
actividades criticas, entre otros. Lo importante radica que al escoger
cualquier tipo de representación, sea de acuerdo a las necesidades de
Planificación, Programación y Control que requiera el proyecto.
UTILIZACIÓN DE LA CARTA GANTT
Como ya es sabido, la utilización de métodos de programación en
cualquier
ámbito o quehacer industrial, puede ayudar de muy buena forma a
alcanzar
los objetivos propuestos, si es que esta herramienta es bien aplicada.
Tanto es así, que si que si no utilizáramos este tipo de instrumentos
no
podríamos saber con exactitud en que lugar estamos durante la
ejecución de
nuestro proyecto, y no podríamos saber la incidencia de una
determinada
actividad en un momento dado.
Los inventores de esta herramienta especifica para programar, fueron
los
señores Henry Gantt y Taylor, que en su principio lo hicieron pensando
en
la administración en general. Es decir la utilización aplicada a la
industria de producción moderna. El mayor aporte fue la creación de un
grafico de barras que ayudo a observar cronológicamente las
actividades y
ver su ejecución teórica en el tiempo. En definitiva es un esquema que
representa el tiempo requerido para la realización de una tarea. Son
seis
etapas que se deben de llevar a cabo:
. Listado de actividades
. Orden cronológico de las actividades
. Determinación de tiempos
. Elaboración del esquema
. Colocación de barras en el esquema
. Determinación de tiempos totales
La utilización precisa de la carta Gantt en el ámbito de la
construcción es
de mucha ayuda, puesto que permite observar en forma preliminar y de
manera
gráfica los avances esperados en el transcurso de cualquier tipo de
obra,
cosa que con otros métodos es muy difícil vislumbrar a menos que se
tenga
un conocimiento acabado de estos. En este tipo de gráficos también es
posible ver las duraciones esperadas y los posibles traslapos
(relaciones
de precedencia modificada).
También es importante destacar que es posible ver las fechas
calendario y
es factible efectuar una comparación del avance programado teórico con
el
avance real y realizar una comparación del inicio de una tarea y el
fin de
la misma, todo esto en el ámbito de la programación de la ejecución de
una
obra de construcción.
Básicamente la carta Gantt puede identificar partidas, dimensionando
en
unidades temporales, para la ejecución de cada actividad en lo que se
refiere a su inicio y termino programado.
Este método es recomendable para obras de carácter único, vale decir
donde
no halla partes de la obra que se repitan continuamente. Sin embargo,
se
puede utilizar en otro tipo de obras, como las repetitivas y lineales,
pero
combinando con otros métodos, para así lograr la mejor estimación de
acuerdo a las necesidades del proyecto.
Una característica importante es que se puede hacer también una
desagregación de la carta, agrupándola en diferentes tipos según quien
la
necesite, por ejemplo si la carta es solicitada por el gerente de la
empresa, a el le va a interesar revisar el lineamento general de la
obra,
por cuanto es posible resumir la carta en términos de que solo se vean
las
actividades más incidentes. Ahora si la carta es presentada al jefe de
obra
o a los capataces respectivos, será posible entonces hacer una carta
con un
mayor detalle y mas extensa, viendo gráficamente todas y cada una de
las
actividades a ejecutar según el plan propuesto.
Finalmente se puede decir que la carta Gantt puede utilizarse para
marcar o
señalar ciertas fechas importantes o hitos, en otras palabras el
momento en
que deben cumplirse estas fechas, y que pueden ser relevantes en la
ejecución de una obra; como pueden ser el inicio de una determinada
actividad, el inicio de los trabajos en general, el fin de una faena y
el
fin programado de la obra en general.
DESVENTAJAS
A pesar de la gran utilidad que otorga la programación por medio de la
carta Gantt, cuenta con desventajas muy claras.
Manejo de un número muy limitado de actividades, pudiendo hacerlo
ventajosamente para no más de 35 a 40. Si se considera que para el
mejor
control se programa diariamente, se hace engorroso tratar de analizar
una
actividad cuando lleva la mitad del plazo del proyecto. Los proyectos
complejos pueden incorporar cientos y hasta miles de actividades, y a
su
vez durar años. Sin embargo, la utilización de sistemas
computacionales que
se emplean en la actualidad, ha resuelto de alguna manera esta
limitación,
pudiéndose manipular una mayor cantidad de actividades y por
consiguiente
se pueden planificar y programar proyectos de mas larga duración.
Ejemplo: Si se cuenta con 300 actividades y se deben cumplir en un
plazo de
300 días, lo complicado que seria ver si estamos atrasados en la
actividad
159 en el día 243.
Además no permite trabajar fácilmente las interrelaciones de secuencia
entre diferentes actividades, como tampoco buscar opciones para
comprimir
unas o descomprimir otras.
La trayectoria critica y las trayectorias subcríticas no se encuentran
claramente representadas, ni presentan ventajas para su análisis.
La reprogramación manual o computacional, producto de cambios en las
previsiones originales o de atraso o adelantos en los avances reales,
es
dificultosa debido a que se debería cambiar todas las actividades en
adelante dependiendo de la fecha calendario.
ANÁLISIS DE EJEMPLOS
Ejemplo N° 1
El proyecto que se presenta corresponde al mejoramiento de la ruta de
acceso a la localidad de Ojo de Opache desde la ciudad de Calama. La
carta
Gantt presentada entrega en resumen todas las actividades
involucradas, que
son 27 en total. Es posible entonces mostrar el quiebre jerárquico del
proyecto. Dando en primer lugar una división por áreas que son:
. Obras preliminares
. Habilitación de camino auxiliar
. Movimiento de tierras
. Terminaciones
. Obras complementarias.
A continuación es posible visualizar el otro quiebre, más detallado,
que
son todos los sub-análisis que se hacen por cada una de estas grandes
divisiones entregadas.
Finalmente se observan las barras de Gantt en que pueden verse las
duraciones de las mismas y sus fechas de inicio y termino en una
situación
calendarizada, programando la planificación; además de algunas
relaciones
de precedencia como es el caso de la actividad derechos y permisos con
la
actividad instalación de faenas.
Las modernas herramientas con que se encuentran en la actualidad,
presentan
una gran ventaja con lo que se utilizaba antiguamente. En este
concepto se
muestra el ejemplo dado, ya que es un extracto de la programación
hecha en
el software Microsoft Project, el cual es capaz de mostrar en forma
muy
clara las actividades a realizar, observándose en forma muy detallada
el
resumen de las actividades más importantes o de mayor duración,
relaciones
de precedencia y por supuesto fechas calendario de las mismas.
Además el software permite imprimir en forma sencilla la información
entregada, pudiendo cambiarse la configuración de las duraciones (si
es que
se quiere obtener la programación real), sus nombres, etc. Detalle muy
importante si por ejemplo existen en el transcurso del proyecto obras
extraordinarias.
El ejemplo presentado, muestra la versatilidad del sistema, puesto que
por
definición, la Carta Gantt sería aplicable a obras de carácter
singular,
sin embrago, el ejemplo presentado es un camino, el cual para efectos
de
planificación y programación, se define como una obra lineal, donde
las
actividades tienen precedencia modificada. Aún así, se puede utilizar
el
sistema, teniendo en cuenta las limitaciones que tiene este
instrumento y
combinando las ventajas que presenten otros métodos de programación,
como
es el caso del sistema PERT, en sus diferentes modalidades.
Ejemplo N° 2
En el proyecto "Movimiento de Tierras y Obras Civiles de Sistemas de
Relaves Generales de la Concentradora, Codelco Chile, División
Chuquicamata", se realizó una programación cuya secuencia corresponde
a un
proceso constructivo industrial, en el cual se cuenta con el siguiente
itemizado:
. Instalación de faenas
. Canal de Aproximación
. Canal de Devolución
. Estación de Muestreo
. Cámara de Distribución
. Interconexión
. Desmovilización
La función del proyecto consiste en la toma de muestras del relave, a
la
cual por medio de ensayos se determinará su calidad. Para este
proyecto se
construyó un canal de aproximación el cual desvía el relave, también
se
construyó una estación de muestreo, y finalmente un canal de
devolución.
Se puede observar del ejemplo, que se tomó en consideración el quiebre
jerárquico, la calendarización, el avance teórico y real de cada
actividad.
A continuación se indica con mas detalle cada consideración.
Quiebre jerárquico; es necesario para ordenar una secuencia
constructiva.
Se puede observar que cuenta con más de 40 actividades (79), lo que se
encontraba como una limitante. Gracias a sistemas computacionales se
pueden
realizar planificaciones y programaciones de mas actividades sin
problemas.
Calendarización; se ha considerado las fechas de trabajo, el 01.01.01
no se
trabaja, por lo tanto, debería quedar implícito en la carta Gantt,
para
obtener una correcta programación y no atrasarse en la entrega final.
Avance teórico; para realizar el avance teórico se supone la
utilización de
la duración entregada por los rendimientos teóricos y de experiencias
anteriores. Sin embargo, como la carta Gantt no presenta ruta critica
ya
que no están enlazadas, la duración del proyecto es relativa. Sin
estar
enlazadas se puede observar las precedencias modificadas, que indican
que
esa actividad se puede iniciar sin necesidad de terminar la anterior.
El
avance teórico esta representado por barras en un diagrama de tiempo.
Avance real; este avance esta representado por una barra mas fina en
el
centro de la barra de avance teórico, e indica como su nombre lo dice
el
avance realmente ejecutado. Se puede observar que existen actividades
completamente realizadas y otras por completar. Por ejemplo
Instalación de
Faenas 100 % , en cambio Preparación Armaduras Canal Aproximación
tiene un
75 %. Con este avance se puede controlar mejor el proyecto, y así
determinar los atrasos o avances
A pesar de que la base del método de Carta Gantt indica que sirve para
proyectos singulares, este es un proyecto lineal de precedencia
modificada,
ya que siendo un canal se pueden ejecutar actividades secuenciales en
el
mismo tiempo y en distinto frentes de trabajos.
CONCLUSIONES
Se puede concluir que el método de planificación y programación de
Carta
Gantt es útil en la medida que se emplee correctamente y se le pueda
sacar
el máximo provecho. Este método sirve tanto para ser presentado al
mandante
del proyecto a un nivel general, como para la empresa a un nivel de
control.
Por lo general, el mandante al momento de licitar un proyecto, entre
los
documentos que pide, está la programación, indicando la fecha de
termino
del proyecto y por ende la duración estimada de este. Sin embargo,
para la
empresa licitante, es necesario un desglose más acabado, con más
detalles
de actividades para un control más eficiente.
Dentro del organigrama de la empresa, se necesitan diferentes niveles
de
programación. Para el nivel superior, como el gerente, es necesario un
desglose general donde figuren los itemizados más relevantes; para el
nivel
de jefe de proyecto, será necesario una programación más detallada;
para el
capataz de terminaciones, será una programación más detallada con
detalles
específicos.
El nivel de detalle y nivel de control, lo entrega el desglose de
actividades y la distribución del tiempo, es decir, si la programación
es
mensual, el control se hace muy difícil, no así si el programa es
diario,
de esta forma se mantiene un control mucho mayor. Así mismo, la
distribución del tiempo dependerá de la duración del proyecto.
Las precedencias modificadas ayudan a realizar una programación más
realista, se puede trabajar en una actividad mientras se está haciendo
una
que la precede.
El método Carta Gantt es flexible, actualmente permite la programación
rítmica, lineal, repetitiva, entre otras, del mismo modo en que se
pueden
combinar todos estos métodos de Planificación y Programación.