Que se entiende por Contabilidad separada?
CharlieBrown
¿Qué se entiende por contabilidad separada ó con una codificación adecuada?
En la asociación que trabajo nos obligan a llevar la contabilidad separada o
con una codificación separada ya que gestionamos una iniciativa comunitaria
y hay que diferencias entre la asociación como gestor y la asociación como
beneficiario de las ayudas para funcionamiento de la misma.
Un saludo y gracias
CharlieBrown
la factura en la fecha del gasto, independientemente de su corriente
monetaria, ahora me dicen que los trimestres los he de cerrar por los gastos
efectivamente pagados. Eso no es el principio de caja? Como se usa por
ejemplo en una nómina?
"CharlieBrown" <jua...@aciudadrodrigo.com> escribió en el mensaje
news:b6u13b$903hb$1...@ID-154362.news.dfncis.de...
EDU/JU
subvenciones a su correspondiente finalidad (o sea a sus correspondientes
gastos) y, con frecuencia, viene exigida en las propias bases o condiciones
de la subvención. Básicamente consiste en contabilizar en uno o varios
registros especiales ( y diferentes de los utilizados en contabilidad
general) las operaciones imputables a la actividad subvencionada. Es una
contabilidad que no sustituye a la oficial sino que la complementa y solo
sirve para su finalidad específica, que es justificar la actividad
desarrollada y, en su caso, demostrar que los costes subvencionados no son
inferiores a la propia subvención, precisamente por eso se llama
contabilidad separada porque se lleva en registros aparte y solo se
contabilizan las operaciones que afectan a la actividad (aunque no se debe
incurrir en contradicción). Hoy en día es muy corriente llevar ese tipo de
contabilidad en unas simples hojas de cálculo excel o similares, aunque
también cabe la posibilidad de abrir subcuentas en la contabilidad general,
concretamente en el grupo 6 y, en su caso en el grupo 7 (seguramente te
refieres a esto cuando hablas de codificación separada).
Es importante usar un buen sistema de referencias para que todo esté
cuadrado y justificado. Por poner un ejemplo, puede ocurrir que una factura
de 1.000 ? de material de oficina sea imputable a la actividad subvencionada
en 325 ?, por tanto habrá que apuntar en la contabilidad separada un gasto
por 325 ? y en la factura (aparte de las anotaciones que correspondan por
contabilidad general) habrá que dejar referencia del apunte contable de
contabilidad separada con la referencia del asiento correspondiente. Por
poner otro ejemplo referido a las amortizaciones: habrá que hacer hojas
internas de imputación, para contabilizar lo que corresponda por este
concepto según algún criterio objetivo de imputación. En definitiva, en
cierto sentido se parece un poco a la contabilidad de costes, pero es
solamente una contabilidad parcial ya que en las operaciones que no afectan
a la actividad subvencionada no se contabiliza nada.
En cuanto a lo de usar el criterio de caja en lugar del criterio de devengo,
es la primera vez que lo veo. Ciertamente, en general, a efectos de
subvenciones suelen exigir la justificación del gasto y la justificación del
pago, pero no es normal que exijan una contabilidad según el criterio de
caja. No obstante, tampoco me parece complicada la contabilización según ese
criterio, aunque en ese caso la contabilidad separada no podrá ser por
subcuentas sino en registros aparte. En el caso de una nómina, simplemente
se contabilizaría en la fecha del pago en lugar de hacerlo en la fecha de
devengo (muchas veces ambas fechas coinciden).
Saludos.
__________________news:b6u2o7$90mi2$1...@ID-154362.news.dfncis.de...
CharlieBrown
pone en los requerimientos: "... deberá llevar un sistema de contabilidad
independiente, en el que consten todas las intervenciones que desarrolle
respecto de los gastos, compromisos y pagos relacionados..."
Entonces... qué es sistema de contabilidad independiente?
Yo entiendo que es llevar dos contabilidades, una de la gestión de la
iniciativa comunitaria y otra de la asociación en general donde se recoja
los gastos y subvenciones que puede recibir de la "contabilidad" anterior.
No sé si me explico, pero gustosamente te suministro más datos.
"EDU/JU" <EJO...@teleline.es> escribió en el mensaje
news:b6ut3j$9blvg$1...@ID-92161.news.dfncis.de...
EDU/JU
los beneficiarios de subvenciones. Te están pidiendo una contabilidad
independiente presupuestaria, al estilo de la contabilidad pública. La
contabilidad pública, en lo referente a gastos, se basa en llevar una
contabilidad de todas las fases del gasto. Básicamente las fases de gestión
del gasto son cuatro:
1.- Autorización: Es el acto por el cual se aprueba la iniciación de un
expediente de gasto.
2.- Compromiso: Es el acto mediante el cual se vincula con un tercero a
efectos de realización de un gasto, por ejemplo firma de un contrato de
obras o de suministro.
3.- Obligación: Es el acto mediante el cual se adquiere una obligación de
pago; por ejemplo, la conformación de una factura. Coincide con el devengo,
por lo que se considera que es el momento en que el gasto queda consumado.
4.- Pago: Esta no hace falta explicarla.
Por lo que dices, te exigen llevar una contabilidad independiente referida a
las fases 2 y 4, aunque creo que, al referirse también a gastos,
implícitamente quieren hacer referencia a la fase 3.
Te puedo explicar brevemente la forma sencilla de llevar una contabilidad de
ese tipo, pero si necesitas más detalles puedes ver el enlace que hay en
www.edujuconta.com relativo al Centro Directivo de la Contabilidad Pública.
El esquema sería el siguiente, utilizando una hoja de cálculo:
La hoja tendría al menos cuatro columnas, si bien las tres últimas estarían
divididas en dos, por lo que el total sería 7:
1.- Descripción y referencia del gasto
2.- Compromiso, con dos subcolumnas: fecha e importe.
3.- Obligación, con dos subcolumnas: fecha e importe
4.- Pago, con dos subcolumnas: fecha e importe.
Forma de operar:
Cuando firmes un contrato o hagas un pedido, lo apuntas en la columna 2
Cuando recibas una factura de conformidad, lo apuntas en la columna 3.
Cuando pagues una factura conformada, lo apuntas en la columna 4.
Por supuesto, esta hoja de cálculo, si te interesa, puede llevar más
columnas pudiendo obtener saldos entre unas columnas y otras, yo solo te he
indicado lo más elemental para cumplir con lo exigido. Por otra parte, en la
Administración Pública, para contabilizar cada una de esas fases se utilizan
unos documentos contables diseñados "ex profeso"; tú verás si en tu caso es
necesario introducirlos para seguridad del sistema o no es necesario. Por
ejemplo el documento en el que se recoge la fase 1 se llama Documento A; el
de la fase 2, Documento D; el de la fase 3, documento O; y el de la fase 4,
documento P (también llamado orden de pago o libramiento).
De todas formas, como dices que trabajas en una asociación, a lo mejor ya
usáis algo parecido ya que las entidades no lucrativas suelen llevar una
contabilidad presupuestaria más o menos complicada, según sus necesidades.
Saludos.news:b6v1av$9f1cb$1...@ID-154362.news.dfncis.de...
J. Juanky
Me obligan a usar el Plan General Contable adaptado a entidades sin fines
lucrativos, por eso no entiendo bien lo del sistema de contabilidad
independiente... sólo lo entiendo desde la perspectiva de tener dos empresas
(independientes) y en cada una contabilizar según qué... no sé... es lo que
se me ocurre.
Gracias de todas formas, estuve leyendo tu página y ... seré visitante
asíduo.
Gracias de nuevo
"EDU/JU" <EJO...@teleline.es> escribió en el mensaje
news:b6v742$9dpji$1...@ID-92161.news.dfncis.de...
doce
No hay ningún problema en llevar una contabilidad ajustada al PGC si el
programa que usas tiene un departamento de analítica. Lo suelen tener casi
todos, mejores o peores.
En concreto, cada partida se integrará en una cuenta analítica, a la que
iremos cargando los diferentes gastos, independientemente del criterio
usado. Al final del ejercicio, el saldo que tenga cada cuenta analítica
despejará si se ha cumplido o no el objetivo de la subvención.
Algunos programas permiten separar el total de un gasto contable en varios
subtotales de analítica, en el caso de que el gasto no sea para un solo
proyecto. Otros, como Contaplus, obligan a dividir el gasto contable en
tantos importes como repartos tiene la analítica.
Espero que te sirva. Un saludo
"CharlieBrown" <jua...@aciudadrodrigo.com> escribió en el mensaje
news:b6u13b$903hb$1...@ID-154362.news.dfncis.de...
EDU/JU
adaptación al sector de entidades no lucrativas, hay en él una segunda parte
referente a información presupuestaria que quizás te pudiera servir, si
abres un programa ex profeso para la actividad subvencionada. Lo que no
acabo de comprender es que os exijan la contabilidad de los compromisos y de
los pagos, más bien parece que sean condiciones exigibles a una
Administración Pública, ¿no será que vosotros actuáis como colaboradores de
alguna Administración (Ayuntamiento o Diputación) y os han pasado el muerto?
Saludos.
J. Juanky
sentido de la palabra. Digamos para entendernos que la subvención se la
conceden a la asociación en la que trabajo y ésta, concede ayudas a
promotores, entonces hay que registrar el compromiso que adquieres con el
promotor en la cuantía de su ayuda y luego registras el pago de esa ayuda
cuando la realizas por el importe final, que si es igual, la cuenta se
cancela, si no es igual, el promotor firma un compromiso de renuncia a los
fondos sobrantes y se contabiliza esa cantidad en una cuenta del grupo 7 que
no recuerdo y cancelas la cuenta del promotor, creo que los promotores están
en las cuentas 432/x. Amén de contabilizar los fondos que van llegando
diferenciandolos entre todos los que vienen, ya sean locales, central,
autonómicos ó europeos.
Eso respecto a la asociación como gestora de fondos.
Pero la duda enorme la tengo respecto a la asociación como asociación en sí
que recibe una ayuda también de esos fondos para los gastos de
funcionamientos anuales, y otros expedientes que pueda promover. Ahí es
donde tengo la verdadera duda.
Me han dicho que haga dos contabilidades (2 empresas) y si es necesario, al
final las consolide ambas... pero no me queda absolutamente nada claro.
Respecto a lo que voy viendo, se utilizan las cuentas del grupo 61 dividido
en 61xy (para las partidas presupuestarias) y sus auxiliares. Eso para los
gastos de funcionamiento, para otros expedientes, se utilizan las cuentas
62...68, si no me equivoco mucho. Por supuesto que las cuentas del grupo 6
se han adaptado a las necesidades de la asociación, sin seguir las cuentas
del plan General Contable adaptado a entidades sin ánimo de lucro, pero el
funcionamiento es el mismo, quiero decir que la cuenta 64 no registra los
gastos por nóminas, SS y demás, sino que registra un expediente en sí.
La verdad es que toda esa parte no la veo muy, muy clara. El programa a usar
es el contawin 2000 office (creo), pero lo cierto es que es el contawin, los
apellidos no los recuerdo perfectamente pero es la última versión. He estado
mirando esta tarde la analítica y no me queda muy claro las cosas.
Las criterios contables a usar es el principio de devengo, de prudencia...
pero en ningún momento, el libro del ICAC para ese plan habla del criterio
de caja, entonces... cómo leches puedo decirle al programa que me diga los
resultados de un trimestre (61 y demás), porque para gastos sí, me vale,
pero para ver lo pagado, no, ya que la filosofía es pagar las facturas de
proveedores a mediados del mes siguiente al mes vencido, y las nóminas? La
seguridad social no se paga hasta el mes siguiente al mes vencido, el
IRPF... al mes siguiente al trimestre natural vencido... entonces... no me
cuadrará nunca los gastos con los pagos, y he de inventar algo para que no
tenga que sacar los gastos y luego restar a las partidas las facturas que no
se han pagado pero si contabilizado el gasto. Si contabilizo por la fecha de
pago no estoy cumpliendo el principio de devengo.
No sé, creo que estoy demasiado liado y os estoy liando más.
Perdón por todo el rollo, pero quiero aprender ó al menos hacerlo bien.
Saludos y gracias
"EDU/JU" <EJO...@teleline.es> escribió en el mensaje
news:b71gtm$a31rh$1...@ID-92161.news.dfncis.de...