Notulensi rapat Keuangan.
shierly...@yahoo.co.id
Rapat Keuangan tgl 13 Pebruari 2014.
Peserta Rapat di tempat Pak Joseph
1. Pst. Ferry
2. Bpk. Joseph Munthe
3. Ibu Sonya Inna
4. Shierly Megawati
5. Herman
7. Lucia Liana
Notulen Rapat : (Ibu Sonya akan mengirimkan yang lebih detail untuk notulensi rapat yang di tempat Pak Yoseph)
1. Herman dan rekan sampai saat ini masih terus melanjutkan pembenahan laporan keuangan tahun 2014. Melengkapi terus data-data dan penunjangnya. Diharapkan semua unsur yayasan yang seharusnya bertanggung jawab ikut membantu penyelesaian laporan ini.
2. Ibu Shierly menyampaikan permintaan Bpk Agus Dharma, mengenai permintaan agar diadakan audit external unt laporan keuangan bulan Jan - Maret 2014. Dan menunjuk auditor externalnya adalah Bpk. Yoseph Munthe. Dan Pak Joseph bersedia membantu yayasan untuk melakukan audit keuangan tersebut.
3. Hasil review laporan keuangan tahun 2013, disepakati akan selesai petengahan bulan Maret sampai paling lambat awal april. Untuk laporan keuangan bulan Jan - Maret 2014, disepakati akan selesai dilakukan audit external awal Mei 2014.
4. Sudah dibuka 2 account baru di Bank Mandiri, yang nantinya akan digunakan oleh kegiatan rutin yayasan, dan account di BJB akan dikhususkan untuk penerimaan dan pengeluaran untuk pembangunan. Dari Pak Joseph meminta agar seluruhnya dicatatkan secara terpisah dengan keuangan yayasan.
5. Beberapa arahan dari Pak Joseph Munthe adalah soal data pendukung selengkap-lengkapnya. Misal : bila ada pengeluaran transport maka harus dilengkapi dengan bukti bon parkir, jalan tol, taxi, bensin, travel, dll.
Bila uang rapat, harus disertai dengan absensi dan notulensi rapat.
Seharusnya yayasan punya RKT yang dilampirkan pada saat laporan tahunan sehingga bisa dievaluasi apakah sudah dijalankan sesuai RKT atau belum.
Selama ini tidak semua persyaratan ini dilakukan. Jadi Pak Yoseph minta agar semua dilengkapi, terutama mulai tahun 2014.
Kesulitan di lapangan harus bisa disiasati dan diatasi. Karena hal ini berkenaan dengan dana dari pihak donasi dan pertanggung jawabannya.
Pak Munthe juga menyarankan agar organ yayasan dilengkapi dengan teman-teman yang lebih beragam (baik agama, suku, dan ras) sehingga bisa mencerminkan sungguh bahwa yayasan ini bukan kegiatan kelompok tertentu saja.
7. Beberapa rekomendasi yang dibicarakan adalah :
a. Sebaiknya mencari bendahara harian yang punya kemampuan akuntansi sehingga bisa membantu pencatatan dan data pendukung yang rapi. Dan akan segera dicari bendahara harian. Saat ini kami sedang menjajagi seseorang yang akan membantu bernama Bpk. Herry. Akan mulai mencoba membantu untuk membuat ADRT Yayasan dan pedoman yayasan, membantu membereskan persoalan pajak, dan membuatkan sistem untuk usaha biji dan bibit.
b. Untuk usaha biji dan bibit, mencari bentuk kerjasama yang lebih mudah. Ibu Shierly dibantu bendahara diharapkan memikirkan bentuk kerjasama terbaik yang pencatatannya lebih mudah.
c. Bendahara segera melakukan pemisahan uang pembangunan dan yayasan yang ada di Bank BJB.
d. Saat ini Yayasan sudah tidak punya uang untuk pengeluaran operasional, oleh karena itu diputuskan untuk mengalihkan 2 donasi dari Ibu Linda dan Ibu Ratna (beliau berdua sudah dihubungi dan setuju) untuk dijadikan biaya operasional, tetapi kompensasi akan tetap diberikan dalam bentuk nama yang tercantum di dinding kamar tidur.
e. Uang dari pendiri Yayasan, akan digunakan untuk biaya operasional Yayasan. Sementara ini yang sudah dan yang akan menambah kas yayasan adalah : Pst. Ferry (10jt), Rm. Sarwanto (5jt), Bpk. Hody (10jt), Bpk. Agus (25jt), Bpk. Alex (10jt + mobil Luxio untuk kepentingan operasional Pst. Ferry bila nanti mobil Pst. Ferry yang sekarang dipakai sudah dikembalikan kepada Keuskupan), Ibu Teko (500rb), Ibu Popong (5jt). Saya akan terus coba kontak para pendiri yang lain untuk juga membantu.
Demikian beberapa hal menyangkut keuangan.
Terima kasih.
Salam
Shierly Megawati
Sent from my BlackBerry® smartphone from Sinyal Bagus XL, Nyambung Teruuusss...!