Fwd: [Nat Plenary]SONA released

[韩露]

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发件人： Michael Boping Zhang | MC VP Organization Development of AIESEC in Mainland of China <boping...@aiesec.net>
日期： 2013年4月19日上午6:24
主题： [Nat Plenary]SONA released
收件人： Enoch Wong <enoch...@aiesec.net>, "aiesec-moc-m...@googlegroups.com" <aiesec-moc-m...@googlegroups.com>, cherr...@aiesec.net, faith...@aiesec.net, gerald...@aiesec.net, lidi...@aiesec.net, lloy...@aiesec.net, ramo...@aiesec.net, sylvia...@aiesec.net, Victor...@aiesec.net, allen wang <allen...@aiesec.net>, BJTU廖励志Lee <liao....@aiesec.net>, Changsha户宇婷Candy <cand...@aiesec.net>, Cong Xie <xie....@aiesec.net>, CQU-张姊怡 <martia...@aiesec.net>, Doris Woo <Dori...@aiesec.net>, grace wong <grace...@aiesec.net>, Ivy zhang <ivy....@aiesec.net>, "ji.li...@aiesec.net" <ji.li...@aiesec.net>, "Leo 陈天立 | LCP @UNNC" <tianl...@aiesec.net>, "liu....@aiesec.net" <liu....@aiesec.net>, Melon Chan 陈俊西 | AIESEC SYSU Local Committee President <melon...@aiesec.net>, PKU关月鹂moon <guan...@aiesec.net>, shaohuai zhuo <frank...@aiesec.net>, Sharon Chen <sharonc...@aiesec.net>, SISU蒋冰清Naomi <naomi...@aiesec.net>, TJU陈竹静Flora <chen.z...@aiesec.net>, UIBE钱聪Celia <cong...@aiesec.net>, Vera Cheung张维拉 <vera....@aiesec.net>, xilong sun <miracl...@gmail.com>, XMU简莹Amanda <amand...@aiesec.net>, 吴旭东DUT <xudo...@aiesec.net>, 王宇翔 King | LCP 2013 | AIESEC SWUFE | Mainland of China <king...@aiesec.net>, 韩露 <hero....@aiesec.net>

Dear all，

很久不见了！大家马上要进入summer peak的准备，QR也陆陆续续开始了。Q1的SONA在此正式launch，这一次的sona有几个比较显著的变化。我先说一些general的变化，第二部分会有解释如何一步步进行操作。

*SONA is partly moved to the Podio.

从这个Q的SONA开始，我们的SONA分成两个大的部分：

• Pipeline (在editgrid上面)
  
• Function SONA, LC calendar等 (在Podio上面)

绝大部分的SONA内容将在Podio上面完成。界面更友好，操作更简便。大家可以随时导出数据，并且参考其他LC的做法。对于SU管理来说，会更加透明，更加简便。LC甚至可以用这个来track SU的情况。

*SONA is partly

changed to

 

Monthly basis

.

大部分的SONA的内容从季报改为了月报。请大家参照每个具体的项目查看。

*

Expectation: 今后的数据会更加强调精准和有有效性，并且会严格track SU的数据，填起来会稍微有些麻烦

为了更好的管理national plenary的数据，掌握national的准确情况，SONA会变得比以往更加严格。这也是希望大家能够重视自己的组织发展数据。不要在多年之后重新找的时候才发现这些数字都不靠谱，从而无法从面上了解自己做的究竟怎么样。

*

Podio的每个填写项目如果有特殊的要求，都会在填写的栏目旁边显示一个黄色的小框，请注意里面的提示。

填写指南

1.准备：

1.1

请确保你的aiesec.net邮箱是正确的

。

contact list在这里：

https://docs.google.com/a/aiesec.net/spreadsheet/ccc?key=0ApTc7Tg3mAOadHpOUDlHQUJRSGUwN0NGTFhzT3B5eUE#gid=7

请注意，全国的LC、SU、EI等的EBT成员都需要在里面。如果SU只有负责人（比如一个TL）也应该把他们加入。

1.2

检查你的university list。

http://www.editgrid.com/user/aiesec_moc_od_database/University_List_of_AIESEC_MoC

检查你的LC下面的SU或者覆盖到的学校是否正确。之后的pipeline还有很多SONA数据的填写都需要based在这个列表上面，非常重要！

2.P

odio

2.1 登陆P

odio

打开Podio.com，用aiesec.net邮箱注册或者登陆。注册之后请更新你的联系人信息，学校、职位、联系方式等。可以参考我的联系人填写方式写（boping...@aiesec.net）。进去之后找左边的工作组，叫做"National Plenary_2013"

2.2【LCP】在podio中

点击上面一排的第二个图标“University”

在这里点击右侧绿色的university按钮，添加依次添加LC下面的所有SU（对于LC-SU model LC）或者学校（City-based/融合型LC）。这里可以直接参考前面的university list。

2.3【LCP】在podio中

点击上面一排的第一个图标“LC”

同样点击右侧绿色的LC按钮，添加添加LC以及下面的所有SU或者学校。

2.3【各EB】

点击其余图标，按照自己的领域填写

除activity、LC、university、SONA report、SONA tracking以外，一共有16个不同的图标，分为3组。每个图标的填写要求有一些不同，填写的时候请阅读右侧绿色按钮下面的说明文字：

A组 (13个)：

oGIP, oGCDP, iGIP, iGCDP, TXP/membership, MarComm, ER & LLC, Governance & Accountability, FN & Legality, LCD, Infrastructure, Campus Relation, Recruitment

B组 (1个)：

YP+QR

C组 (2个)：

LC calendar, LC history

以下几个作一些解释：

YP+QR - 这个是储存YP和QR的相关材料的地方。每个LC一个条目，每个季度要更新一次。

Recruitment - 春秋两季的CI tracking，分别在2-4月和7-10月需要填写。

LC calendar - 年初尽可能填写全，然后每个Q更新一次

LC history - 敦促大家简单整理一下LC的history，以后千秋万代都可以用。MC的coach也可以很快掌握你们的情况。

TXP/membership - 就是TM

Governance & Accountability；FN & Legality - 由LCP负责填写，不同LC的负责人不一样。主要是内部沟通、内部reporting等内容。

Infrastructure - LC的基础设施，为LC正常function作保证的物质条件。每个Q更新一次

2.4 数据的周期请按照report的周期来写。如monthly report请添加三条记录；quarterly report只需要添加一条。

3.

GSS（Google spread sheet）

3.1 打开链接，填写pipeline和year goal等。

http://www.editgrid.com/user/boboaiesecer/AIESEC_MoC_SONA_-_Pipeline_for_2013

密码：sona2013

每个表格我都用BJTU作为例子。

凡是没有运行这个项目的或者没有数据的，请填写N/A。

3.2 NPS的数据

如果有national的survey请填写national survey结果。如果没有，请填写customergauge的结果。

Sam.指样本数；dec.指decorator的数量

每个Q/Half-year/Year的NPS和样本数是指累加的情况。

3.3 tips

大家可以先把表格导出之后，填好了以后统一复制黏贴上去。但是一定注意不要把其他LC的也覆盖掉了。这样做也能够防止被误删之后没有了数据的尴尬。

我们希望以后能够找到更好的方法使覆盖掉别的LC的问题不要再出现。

4. 仍有几个function还没有完全build好SONA，主要是计算周期的问题。请大家先填写pipeline还有除了X function和MarComm以外的所有内容。我会在周五之内尽快弄好update给大家。

*DDL for "GROUP A" SONA is Apr 22nd 24:00

由于这是第一次改革成这样的填写方式，DDL前只需要填写Podio中Group A和pipeline中到Mar为止的SONA

Group B会跟4月份的SONA一起设定DDL（5月5日）

Group C的DDL是5月31日

Podio上面是有自动记录你的填写时间的功能的，我们会根据这个填写时间来track你是否有按时上交。凡是有program operation的SU/University都需要填写。

*Q1 SONA report of LC SONA will be released on Apr 24th

大家可以在SONA report这个图标里面找到2012年全年的SONA report和原始数据。以后我们也会在在这里存放所有的SONA导出数据以及报告，以便大家查看。

需要注意的是，由于每个人都有修改权限，请大家不要随便乱动文件和workspace的结构。如果太混乱的话，以后我只能让大家的权限到只能添加不能修改，那么一旦填错就要重来了。大家请注意。

有任何问题，请联系我！

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张博平 Michael Zhang

Vice President of Organization Development, 2012/2013

Alumni Taskforce Responsible, 2012/2013
Member Committee (National Office), AIESEC in Mainland of China

AIESEC中国大陆区总会

组织发展部总监

校友项目负责人

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"United with Purpose. Running Extra Miles."

Mobile: (86) 18600365894 | Skype: boboaiesecer | Website: www.aiesec.cn

Address: Room 1803, Tower E, Central Valley (中关村公馆) | 16 Haidian Middle Street, Haidian District, Beijing 100080 | P.R. China

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韩露

Hero Han

Local Committee President

Local Committee of ShenZhen University 2013
AIESEC in Mainland of China

Down to the Earth|Striving for Excellent| Proactive Learning| Every experience matters.

Work Email: hero.cancer@aiesec.net
Mobile:+8618718573752|Skype:hero.cancer|Website:www.aiesec.cn

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