Como Dividir En Celdas Un Texto En Excel
Jacinto Dieujuste
Vamos a explicarte cmo dividir celdas en Excel separando el contenido que haya en ellas, una pequea opcin bastante til en el caso de que hayamos metido en alguna ms de lo que cabe bien. Hay una opcin en la pestaa de Inicio para combinar y dividir celdas, pero esta no es la que estamos buscando, y por eso te vamos a decir cul es.
Vamos a empezar explicndote el proceso para dividir celdas haciendo que el contenido que hay en ellas tambin quede separado en columnas. Luego, pasaremos a hablarte de esa opcin de dividir celdas que hay en la pestaa de Inicio, y cules son sus limitaciones. Los archivos de Excel se pueden abrir en otras apps, recurdalo, pero si usas otra la forma de proceder podra ser diferente.
Lo primero que tienes que hacer es tener organizado el contenido de la celda que quieras separar. Entre los valores o palabras a dividir, tienes que introducir separadores como pudieran ser espacios, comas, punto y coma, o tabuladores. Con ello, el propio Excel podr identificar luego las cosas que debe dividir junto a las celdas.
Ahora, selecciona la celda que quieras dividir, y que ya tenga el contenido separado. Cuando lo hagas, pulsa en la pestaa de Datos (1) en la parte superior. Una vez dentro de Datos, tienes que pulsar en la opcin de Texto en columnas (2), que encontrars en el apartado de Herramientas de datos.
Se abrir una ventana en la que se inicia un proceso de tres pasos. En este proceso, vas a poder configurar el separador que se tiene en cuenta y la manera en la que se dividen las celdas para crear varias columnas con ellas. Por lo general, Excel acertar bien cmo lo quieres dividir, pero siempre tendrs una previsualizacin.
Adems, si lo prefieres, en el tercer paso podrs cambiar el formato o elegir en qu celdas quieres colocar el contenido en el caso de que prefieras no hacerlo en las contiguas. Cuando termines, ya habrs dividido la celda seleccionada en varias.
En la pestaa de Inicio tambin vas a tener una opcin de Separar celdas. Pero esta opcin es para volver a separar celdas que hayas combinado. La parte negativa es que si combinas celdas, los valores no se fusionarn sino que slo se tendr uno en cuenta, por lo que al volver a separarlas perders los valores que tenas antes.
El procesador de texto Microsoft Word ofrece la posibilidad de crear tablas cuyas celdas pueden dividirse en dos o ms columnas. No es el caso, en cambio, de las tablas de Excel. La razn de la ausencia de esta funcin es que, de lo contrario, la hoja de clculo ya no podra procesar los datos correctamente. As pues, cada vez que queremos dividir una celda de Excel para presentar su contenido de forma adecuada, hay que buscar soluciones alternativas.
Aqu te mostramos cmo dividir una celda en Excel y separar su contenido en varias columnas con la ayuda de smbolos separadores y del asistente para convertir texto. Adems, en nuestro artculo te contamos cmo separar una celda que contenga varios valores que quiz hayas combinado previamente, sin querer, a partir de varias celdas.
Puede ser conveniente hacerlo, por ejemplo, si la tabla no incluye funciones especiales, pero su contenido es demasiado extenso para el nmero actual de filas y columnas. Otra razn podra ser que la celda contuviese dos o ms valores que Excel debiese procesar individualmente, algo bastante habitual cuando se trabaja con conjuntos de datos importados.
Si se tiene una celda de Excel cuyo contenido se quiere repartir en varias celdas, en principio no hay nada que impida hacerlo. La nica condicin es disponer de suficientes columnas libres (o celdas, si es que el reparto solo concierne a una fila). El nmero de columnas libres debe ser al menos tan alto como el de los valores que se quiere separar de la celda original. Si, por ejemplo, se quiere repartir el contenido entre un total de tres columnas, se necesitan al menos dos columnas libres junto a la columna inicial.
La explicacin que presentamos a continuacin toma como ejemplo una celda inicial que contiene tres valores: 1, 2 y 3; que han de repartirse en tres columnas. Para ello, el primer paso es introducir separadores entre los valores, como pueden ser tabuladores, espacios, comas o punto y coma (como en el ejemplo):
Si lo que quieres es, en cambio, separar celdas en Excel que contengan ms de un valor y que previamente fueron combinadas manualmente, el proceso explicado anteriormente no te servir. La razn es que Excel solo puede convertir una columna cada vez, pero un rango de celdas combinadas siempre contiene al menos dos columnas. Para poder separar el contenido de tales celdas, por lo tanto, hay que deshacer primero la combinacin de las celdas, lo cual se consigue de la siguiente forma:
Al deshacer la combinacin, todo el contenido volver a estar en una sola celda, pero entonces ya podrs seguir los pasos que explicamos anteriormente para separar los valores en diferentes celdas o columnas con ayuda del asistente para convertir texto.
Con Hojas de clculo de Google, puedes dividir datos claramente definidos, como el texto separado por comas, en varias columnas. Por ejemplo, una columna con el texto "Apellido, Nombre" se puede dividir en dos: "Apellido" y "Nombre".
Si hay varias celdas que incluyen contenido antes de combinarlas, se mantendr todo el contenido, pero se transformarn en texto las celdas con un formato de datos especfico, como por ejemplo nmeros, monedas o fechas.
Todo el contenido de la celda combinada anteriormente aparecer en la primera celda cuya combinacin se haya deshecho. Las celdas recin creadas toman el formato y el color de relleno de la celda combinada previamente.
Con Hojas de clculo de Google, puedes dividir datos claramente definidos, como un texto separado por comas, en varias columnas. Por ejemplo, una columna con "Apellido, Nombre" se puede dividir en 2 columnas: "Apellido" y "Nombre".
Para controlar el modo en que las filas y columnas de una regin de datos Tablix muestran los datos en un informe paginado, debe entender cmo especificar las filas y columnas para los datos detallados, los datos de grupo, las etiquetas y los totales. En muchos casos, puede usar las estructuras predeterminadas de una tabla, matriz o lista para mostrar los datos. Para ms informacin, consulte Tablas (Generador de informes y SSRS), Matrices o Listas.
Una regin de datos Tablix muestra los datos detallados en filas y columnas de detalles, y los datos agrupados en filas y columnas de grupo. Al agregar grupos de filas y de columnas a una regin de datos Tablix, las filas y las columnas en las que van a mostrarse los datos se agregan automticamente. Puede agregar y quitar manualmente filas y columnas para personalizar una regin de datos Tablix y controlar cmo se muestran los datos en el informe.
Para entender cmo personalizar una regin de datos Tablix, debera entender primero cmo interpretar las indicaciones visuales que aparecen al seleccionar una regin de datos Tablix en la superficie de diseo.
Puede crear y modificar los archivos de definicin de informes paginados (.rdl) en el Generador de informes de Microsoft, en Power BI Report Builder y en el Diseador de informes de SQL Server Data Tools.
Al seleccionar una regin de datos Tablix, los grficos de los identificadores de filas y de columnas indican el propsito de cada fila y columna. Los identificadores indican las filas y columnas que estn dentro o fuera de un grupo. En la tabla siguiente se muestran diversas presentaciones del identificador.
Las filas dentro de un grupo se repiten una vez para cada valor de grupo nico y se usan normalmente para los resmenes agregados. Las filas situadas fuera de un grupo se repiten una vez con respecto al grupo y se usan para las etiquetas o los subtotales. Al seleccionar una celda de Tablix, los identificadores de fila y de columna y los corchetes incluidos en la regin de datos Tablix muestran los grupos a los que pertenece una celda. En esta ilustracin se muestran las indicaciones visuales siguientes:
Despus de agregar grupos de filas y de columnas, puede agregar una fila para mostrar los totales para las columnas y una columna para mostrar los totales para las filas. En la ilustracin siguiente se muestra una matriz con grupos de filas y de columnas, y una fila y una columna de totales.
El Panel de agrupacin muestra los grupos de filas y de columnas para la regin de datos Tablix seleccionada actualmente en la superficie de diseo. En la ilustracin siguiente se muestra el Panel de agrupacin para esta regin de datos Tablix.
El panel Grupos de filas muestra el grupo primario Category y el grupo secundario Subcat. El panel Grupos de columnas muestra el grupo primario Geography y el grupo secundario CountryRegion, as como el grupo Year, que es un grupo adyacente al grupo Geography. Al seleccionar el grupo Subcat en el panel Grupos de filas, la barra de grupo adquiere un sombreado naranja ms oscuro y la celda de miembro del grupo de filas correspondiente se selecciona en la superficie de diseo.
Las filas y los grupos de filas, as como las columnas y los grupos de columnas, tienen relaciones idnticas. La explicacin siguiente describe cmo agregar filas para mostrar datos detallados y de grupo en filas de una regin de datos Tablix, pero se aplican los mismos principios a la adicin de columnas para mostrar datos detallados y agrupados.
Para cada fila de una regin de datos Tablix, hay una fila dentro o fuera de cada grupo de filas. Si la fila est dentro de un grupo de filas, se repite una vez para cada valor nico del grupo, denominado instancia de grupo. Si la fila est fuera de un grupo de filas, solo se repite una vez con respecto a ese grupo. Las filas situadas fuera de todos los grupos de filas son estticas y solo se repiten una vez para la regin de datos. Por ejemplo, un encabezado de tabla y una fila de pie son filas estticas. Las filas que se repiten al menos con un grupo son dinmicas.