NOTE d'INFORMATION RELATIVE A LA NOUVELLE PROCEDURE

[Matthieu Hély]

Nanterre, le 15/09/2010

Division des Personnels
Affaire suivie par :
Jacqueline BERTRAND
Cellule HARPEGE

J.-F. Pradat-Peyre
Chargé de mission

NOTE d'INFORMATION RELATIVE A LA NOUVELLE PROCEDURE
POUR LE DEPOT D'UN DOSSIER DE VACATAIRE ENSEIGNANT

Objet : Mise en place d'un outil de saisie en ligne accessible par le Web
pour le dépôt d'un dossier d'un vacataire enseignant

Dans le cadre de l'amélioration du système d'information de notre
université, certaines procédures liées à la gestion des données évoluent en
se simplifiant.
Ainsi, la procédure liée au recrutement des vacataires enseignants
fait l'objet d'une simplification et d'une plus grande souplesse.
L'outil de base reste l'outil (GISEH) mais celui-ci est complété par
une nouvelle interface Web accessible depuis tout poste sur l'Université (et
à terme depuis n'importe quel ordinateur). Cette interface vous sera
démontrée très prochainement.

La procédure est la suivante :

Etape 1 :
Le vacataire enseignant (nouveau ou ancien) initie son dépôt de
candidature pour l'année en cours en se connectant sur un site dédié et
saisit avec la plus grande précision possible :
- les informations concernant son identité nécessaires à son
recrutement et à la création d'une adresse électronique « u-paris10.fr ».
(nom, prénom, numéro de sécurité sociale, date de naissance, adresse
électronique valide où le candidat reçoit ou consulte son courrier, statut,
UFR ou service principal de rattachement).
Un astérisque présent devant certains champs indique à l'utilisateur
leur caractère obligatoire ou optionnel ; cette saisie d'informations se
fait à l'aide de deux écrans.

Etape 2 :
Les données saisies sont validées par l'intéressé(e). Un courriel
est adressé automatiquement au correspondant GISEH de l'UFR ou service
principal de rattachement, lui indiquant un lien de connexion permettant de
valider le dépôt de candidature (le vacataire est connu, semble satisfaire
les conditions d'entrée dans la fonction publique, n'a pas déjà déposé un
dossier en cours d'examen et il va pouvoir commencer à travailler).
Un message d'information sur la prise en compte du dépôt de
candidature est également envoyé au vacataire.
Une information « d'alerte » pourra être ajoutée à ces messages dans
le cas où le vacataire ne satisfait pas certaines contraintes simples, comme
les limites d'âge.
.../...
- 2 -
Etape 3 :
Le dépôt de candidature étant validé, un courrier faisant office
d'accusé de réception sera envoyé au vacataire à son adresse électronique
personnelle. Ce message lui indiquera les pièces à fournir en vue de la
constitution du dossier pour une prise en charge administrative et
financière. Ce message invitera également le vacataire à créer et à activer
une adresse de messagerie « u-paris10.fr » en suivant les démarches
indiquées sur la page d'accueil du CRI.

Rappelons que cette adresse de messagerie « u-paris10.fr » est
indispensable pour accéder aux services en ligne de l'Université (comme par
exemple le dépôt de documents pour des cours via les services de Comète) et
permettra à terme au vacataire de s'identifier pour suivre l'état
d'avancement de son dossier

Etape 4 :
Une fois les pièces actualisées fournies par le vacataire, le
correspondant GISEH vérifie ceux-ci et complète le dossier préalablement
constitué dans GISEH.
Il transmet les documents au service des personnels enseignants
pour la prise en charge financière et administrative selon l'ancienne
procédure.

Remarques :
- Pour que la procédure fonctionne correctement il est important que
plusieurs personnes par UFR ou service principal de rattachement puissent
agir en tant que « validateur de dépôt de candidature », rôle normalement
attribué au correspondant GISEH mais pouvant être tenu par d'autres
personnes en cas d'empêchement de celui-ci.
- Les adresses de messageries de ces personnes devront être fournies
au plus tôt à
Mme Jacqueline BERTRAND (Cellule HARPEGE - DRH - Tél. : 01 40 97 74
71
e-mail : jber...@u-paris10.fr).
- Une première liste de noms à valider est jointe en annexe de cette
note.

- Dans les rares cas où le vacataire n'a pas d'adresse électronique
personnelle, il pourra fournir celle de l'enseignant qui le recrute et il
devra prendre contact directement avec le secrétariat pédagogique pour être
informé de l'évolution de sa candidature.

- Lorsque le vacataire saisit (maladroitement) plusieurs demandes
successives, seule la première donne lieu à un envoi de message ; les autres
tentatives indiquent au vacataire que sa demande est en cours de validation
(ou déjà validée) et qu'il doit se rapprocher du correspondant vacataire de
l'UFR ou service principal de rattachement pour toute question
supplémentaire.

- Le travail fait par le vacataire simplifie le travail effectué par
les correspondants GSEH ou par le bureau des vacataires à la DRH. Il devrait
permettre à terme de supprimer totalement le dossier papier (ne resteraient
que les justificatifs à fournir).

- L'information étant saisie plus tôt (et au plus près des personnes
intéressées), cette procédure va dans le sens de l'amélioration entreprise
concernant la qualité et la fiabilité des données présentes dans le système
d'information de l'Université.

La Cellule HARPEGE se déplacera dans les UFR ou services pour
présenter l'outil et former les personnels en leur fournissant un
aide-mémoire.

Nous espérons que cette interface facilitera la gestion des dossiers
de vacataires,

Le Secrétaire Général,

D. RAMOND

Matthieu Hély, Maître de conférences en sociologie

IDHE - Université Paris X
Bâtiment T - Bureau T120
200 av. de la République
92001 Nanterre
Tel : 01.40.97.49.12

Mail to : matthi...@u-paris10.fr

Page personnelle : http://matthieu.hely.perso.sfr.fr/