Darum ist Datenschutz im Bewerbungsverfahren unumgänglich

[Jack Ryan]

Im Bewerbungsverfahren werden zwangsläufig personenbezogene Daten
verarbeitet. Erfahren Sie, welche datenschutzrechtlichen Vorgaben
gegenüber Bewerberinnen und Bewerbern eingehalten werden müssen.



Es ist entscheidend, dass Bewerbungsprozesse in Unternehmen
reibungslos und effizient ablaufen. Viele Arbeitnehmerinnen und
Arbeitnehmer betrachten mehrere Jobwechsel im Laufe ihres
Berufslebens als einen natürlichen Teil der beruflichen Entwicklung.
Das sogenannte Job-Hopping und die damit verbunden gestiegenen
Fluktuationsraten führen dazu, dass immer mehr Bewerbungen
verarbeitet werden. Konfliktsituationen können im
Bewerbungsverfahren entstehen, wenn Bewerbende nicht eingestellt
werden oder sich in irgendeiner Form diskriminiert fühlen. Daher ist
die Ausgestaltung des Bewerbungsverfahrens in Übereinstimmung mit
den Datenschutzgesetzen von großer Bedeutung.
Warum Datenschutz im Bewerbungsverfahren wichtig ist

Im Bewerbungsverfahren werden zwangsläufig personenbezogene Daten
der Bewerberinnen und Bewerber verarbeitet. Damit ist der
Anwendungsbereich des Datenschutzrechts eröffnet und Arbeitgebende
müssen bei der Ausgestaltung ihrer Bewerbungsprozess die Vorgaben
der Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzes
beachten. Ohne Datenverarbeitung ist es Arbeitgeberinnen und
Arbeitgebern nicht möglich herauszufinden, ob Bewerberinnen und
Bewerber fachlich und persönlich ins Unternehmen passen. Die meisten
Kandidatinnen und Kandidaten liefern diese Informationen in ihren
Bewerbungsunterlagen: Darunter Anschreiben, Lebensläufe und
Zeugnisse. Die darin enthaltenen personenbezogene Daten reichen vom
Alter über die Adresse und die Ausbildung bis hin zur
Religionszugehörigkeit.

Welche Daten dürfen Unternehmen im Bewerbungsverfahren verarbeiten?

Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und das
Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) regeln den Umgang von Unternehmen mit
personenbezogenen Daten. Im Kontext von Beschäftigung und Bewerbung
ist insbesondere §26 Ab. 1 S. 1 BDSG die zu beachtende
Rechtsgrundlage. Demnach ist die Datenverarbeitung zulässig, wenn es
für die Entscheidung über die Begründung eines
Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. Die Verarbeitung der
Bewerberdaten, wie Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse und andere
Qualifikationsnachweise sind üblicherweise erforderlich, um die
Eignung einer Bewerberin oder eines Bewerbers zu überprüfen. Eine
Einwilligung des Bewerbenden ist für den Ablauf eines gewöhnlichen
Bewerbungsverfahrens grundsätzlich nicht erforderlich.

Datenschutzinformation verlinken

Für einen ausreichenden Datenschutz der Bewerberdaten müssen
Unternehmen alle Bewerbenden über die bevorstehende
Datenverarbeitung aufklären und sie über ihre Rechte als Betroffene
informieren. Dies ist in einer Datenschutzinformation mitzuteilen.
Prüfen Sie, ob auf Ihrer Internetseite oder Ihrem Online-
Bewerberportale eine Datenschutzinformation eingestellt ist und
diese alle nötigen Angaben aus Artikel 13 DSGVO beinhaltet. Ein
entsprechender Textbaustein zu dem Bewerbungsverfahren und jedem
eingesetzten Software-Tool sollte in Ihrer Datenschutzinformation
vorhanden sein.

Wer darf Bewerbungsunterlagen einsehen?

Die Bewerbungsunterlagen dürfen nur von Mitarbeitenden eingesehen
werden, die an dem Bewerbungsverfahren beteiligt sind. Dabei handelt
es sich regelmäßig um die zuständigen Mitarbeiterinnen und
Mitarbeiter im Personalbereich und ggf. die Geschäftsleitung. Häufig
werden Bewerbungen an allgemeine Funktionspostfächer wie
beispielsweise jo...@beispiel-unternehmen.de mit weitreichenden
Zugriffsrechten gesendet. Von dort aus erfolgt die interne
Weiterleitung der Bewerbungsunterlagen oder die Speicherung in einem
allgemein zugänglichen Ordner. Um interne Weiterleitungen und die
damit verbundene Vervielfältigung von Bewerberdaten zu vermeiden,
ist es ratsam, ein Bewerbungs-Postfach mit klar definierten
Zugriffsrechten zu verwenden. Dieses Funktionspostfach aus dem E-
Mail-Archiv zu entfernen, um eine zeitgerechte Löschung zu
ermöglichen. Für eine effiziente Verwaltung der Bewerbungsunterlagen
ist es sinnvoll, klare Regeln für die Ablage der Dokumente zu
etablieren. Beispielsweise können Sie dies erreichen, indem Sie die
Download-Funktion innerhalb eines Cloud-Speichers mit einfachen
Bordmitteln deaktivieren. Alternativ bieten Bewerbermanagement-Tools
auch die Möglichkeit, automatisierte Löschroutinen festzulegen und
zu nutzen.

(Un)zulässige Fragen im Bewerbungsverfahren

Das Fragerecht des Arbeitgebers erstreckt sich ausschließlich auf
den Umfang, der für das konkrete Bewerbungsverfahren erforderlich
ist. Ein Bezug zur ausgeschriebenen Stelle liegt üblicherweise vor,
wenn es um Fragen bezüglich des beruflichen Werdegangs oder der
Qualifikationen des Bewerbenden geht. Fragen zu Schwangerschaft,
politischer oder religiöser Überzeugung, Gewerkschaftszugehörigkeit
und Vermögensverhältnissen sind grundsätzlich unzulässig.
Datenerhebungen, die auf (arbeitsrechtlich) unzulässige Fragen im
Bewerbungsgespräch zurückzuführen sind, verstoßen auch aus
datenschutzrechtlicher Sicht gegen die gesetzlichen Bestimmungen. Es
ist in keiner Weise angebracht, Informationen dieser Art zu
dokumentieren, beispielsweise in Protokollen. Zusätzlich ist die
Aussagekraft solcher Informationen ohnehin begrenzt, da
Bewerberinnen und Bewerber ohne Konsequenzen berechtigt sind,
unzulässige Fragen wahrheitswidrig zu beantworten.
Sind Background-Checks von Bewerberinnen und Bewerbern erlaubt?

Das Suchen weiterer verfügbarer Daten neben den Bewerbungsunterlagen
(sogenannten Background-Checks), stellt ebenfalls eine relevante
Datenverarbeitung dar. Allerdings ist nicht jede Form von Background-
Checks zulässig. Die Überprüfung von sozialen Netzwerken mit
freizeitorientiertem Fokus, wie beispielsweise Instagram und
Facebook, ist unzulässig. Zulässig ist demgegenüber das Überprüfen
berufsorientierter Netzwerke wie LinkedIn und Xing. Trennen Sie beim
Background-Check Privates von Beruflichem und vermeiden Sie die
Recherche in privaten Netzwerken.

Wie lange dürfen Bewerberdaten gespeichert werden?

Bewerbungen sind spätestens nach sechs Monaten löschen. Die Sechs-
Monats-Frist ergibt sich aus der Möglichkeit des Bewerbenden, nach
dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG) zu klagen. Ist eine
Bewerberin oder ein Bewerber der Auffassung, dass eine
Ungleichbehandlung aufgrund von Geschlecht, Alter oder einer
Behinderung zur Ablehnung geführt hat, kann diese oder dieser
innerhalb einer Frist von sechs Monaten klagen. Für den
Arbeitgebenden bedeutet dies, dass er während dieses sechsmonatigen
Zeitraums in der Lage sein sollte, relevante Daten als Schutz für
mögliche Rechtsverteidigungsmaßnahmen aufzubewahren.

In besonderen Fällen ist es erlaubt, die Bewerberdaten länger
aufzubewahren, etwa wenn Bewerberinnen oder Bewerber in einen
Bewerber- oder Talentpool aufgenommen werden sollen. Voraussetzung
dafür ist, dass Bewerberinnen und Bewerber zu diesem Zweck vorher in
die Speicherung der Daten einwilligen. Aus Beweisgründen sollte die
Einwilligung entweder digital oder schriftlich dokumentiert werden.

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