Kostenkontrolling mit Standartsoftware in der Transportlogistik
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ebenso differenzierten Tarifkonstrukten, die ein Unternehmen mit seinen
Logistikdienstleistern im Laufe der oft langjährigen Zusammenarbeit aufgebaut hat.
Eine detaillierte Kontrolle einzelner Transportabrechungen ist häufig ob des
vorliegenden "Tarifdschungels" nicht möglich. Andererseits basieren gerade
langjährige Kooperationen zwischen Verlader/Empfänger auf der einen Seite und
Logistikdienstleistern auf der anderen Seite auch auf einem gewissen
Vertrauensverhältnis. Dies führt dazu, dass ein detailliertes Controlling der
Lieferdaten- und Abrechnungen sowie eine Bewertung der erbrachten
Transportdienstleistung oftmals gar nicht oder nur sporadisch durchgeführt wird.
Die Schnittstelle vom Verlader zum Transportdienstleister ist heute noch
vielerorts durch papiergebundene Dokumente - Lieferscheine und Frachtrechnungen -
geprägt. Trotz EDV-Einsatz auf beiden Seiten und teilweise realisiertem
Datenaustausch per EDI oder DFÜ, geschieht an dieser Schnittstelle regelmäßig ein
Bruch des Informationsflusses. Doch gerade diese Informationen über
frachtbewertete Sendungen sind es, mit denen sich Einsparungspotenziale im
Transport realisieren lassen.
Die immanenten Einsparungspotentiale, die in der Vor- und Nachkalkulation von
Frachten stecken, sind inzwischen vielerorts erkannt worden. Überprüfungen der
Tarifstruktur, Neukalkulation der Frachten und Neuausschreibungen, bzw.
Neuverhandlungen der Dienstleistungen sind die Folge. Gutschriftsysteme verlagern
den Kontrollaufwand an den Dienstleister und sorgen für eine vertragsgerechte
Leistungserbringungen. Der Rückfluss von Transportkosten- und
Lieferzeitinformationen ermöglicht wesentlich bessere Verkaufsergebnisse und ein
genaueres Controlling. Die Ermittlung von Deckungsbeiträgen mit auf Artikelebene
geschlüsselten Frachtkosten dient dem Vertrieb als Basisinformation für die
Optimierung des operativen Geschäfts.
Heute wird die Auswertung der Transporte oft durch die fehlende Datenbasis
erschwert. Verschärfend kommt hinzu, dass eine Nachkalkulation oft nur angestoßen
wird, nachdem die zugehörigen Transporte bereits durchgeführt und abgerechnet
worden sind. Die Prüfung von Details des Auftrags und eine Klärung von
Unstimmigkeiten werden somit nicht selten unmöglich. Ein „Lerneffekt“ tritt wegen
der fehlenden Zeitnähe für die zukünftige Abwicklung nur selten ein. Bereits
durch falsche oder nicht vertragskonforme Abrechnungen entstandener Schaden, kann
selten rückgängig gemacht werden.
Es sei erwähnt, dass auftretende Unregelmäßigkeiten in den Abrechnungen i.d.R.
nicht vorsätzlich durch den abrechnenden Partner in der Transportrelation erzeugt
werden. Vielmehr sind die meisten Abweichungen fast systembedingt, entstanden
durch fehlende Klarheit in der Tarifstruktur und durch unterschiedliche
Abrechnungssichtweisen zwischen Verlader und Dienstleister.
Diese unterschiedlichen Sichtweisen entstehen beispielsweise wenn eine Fracht
aus Sicht des Verladers als Gewichtstransport abgewickelt werden sollte, der
Dienstleister aber aufgrund spezieller Abmessungen der Ware nach Volumen
abrechnet. Hier wurde also vertraglich zwar höchstwahrscheinlich korrekt
abgerechnet, jedoch in den Vertragsverhandlungen war eine andere -u.U. deutlich
günstigere- Tariffierung beabsichtigt. Ein anderes Beispiel sind teure
Sonderfahrten aufgrund einzuhaltender Service-Zeitfenster. Intentionsgerecht
hätten diese nach Normaltarif abgerechnet werden sollen. Die Durchführung des
Transports als Sonderfahrt war im Rahmen einer Vorkalkulation natürlich nicht
planbar und wurde daher nicht mit einkalkuliert. Hier muss ein
Controllinginstrument eingreifen und dem Verlader die Differenzen zwischen
Planung und Realität in Sendungsstruktur und resultierenden Kosten aufzeigen.
Insbesondere müssen die Gründe für Abweichungen klar herausgestellt werden.
Unternehmen, die eine durchgängige IT-Unterstützung ihrer Transportdaten
unterhalten und ihre Transportdienstleister im Sinne des Supply-Chain-Managements
bereits in ihre IT-Umgebung eingebunden haben, können die Vorteile einer
automatisierten Abrechnung nutzen. Grundvoraussetzung ist natürlich, dass neben
der Tarifdatenbank auch alle anderen für die Kostenberechnung relevanten Größen
in ausreichender Genauigkeit DV-lesbar zur Verfügung stehen und entsprechend
verknüpft sind. Dies ist jedoch aufgrund der mangelnden Verfügbarkeit von
Sendungsdaten in der Planungsdatenbasis i.d.R. nicht durchführbar.
Die Informationslücke in der Logistikkette kann geschlossen werden
Die Informationslücke in der Logistikkette kann geschlossen werden
In der Praxis dominieren allerdings heterogene Systeme mit mehreren und
teilweise wechselnden Dienstleistern sowie stark differenzierten Leistungen
(Sonderfahrten, etc.) und damit eine papiergebundene Abwicklung. Der Lieferschein
als Begleitpapier zur Sendung und eine vom Dienstleister erstellte und
ausgedruckte Frachtrechnung herrschen als Medium vor. Gerade für den Partner in
der Kette, der die Fracht zu tragen hat, ist jedoch ein Controllinginstrument für
die Frachten am wichtigsten und gleichzeitig die Wahrscheinlichkeit am
geringsten, auf die Lieferdaten und Frachtrechnungen DV-technisch zugreifen zu
können.
Abhilfe aus diesem Dilemma schafft das automatisierte Abrechnungs- und
Controllingsystem Trust’n go, dass der Dortmunder Logistikberater VCE
Verkehrslogistik Consulting & Engineering GmbH mit der i-net media Management &
Logistikintegration anbietet. Dieses Controllinginstrument kombiniert mittels
einer Low-Cost Hardware die automatische Erfassung papiergebundener Frachtpapiere
bzw. Frachtrechnungen mit einem Dokumentenmanagementsystem und einer
ausgefeilten Software zur Vor- und Nachkalkulation von Sendungen. Dieses System
schließt die Informationslücke in der Transportbewertung, indem es mit
geringstem technischen Aufwand relevante, aber nur papiergebunden verfügbare
Informationen, in die IT-Welt zurückholt. Diese Controllinginstrument ist
adaptierbar auf alle Branchen.
Sozusagen nebenbei führt das System dabei eine automatisierte Rechnungskontrolle
durch. Das System unterstützt die Pflege der Haustarife und prüft diese schon bei
der Erfassung auf Plausibilität und Konsistenz. Es werden Tarifsprünge
identifiziert, die eine nicht leistungsgerechte Fracht zur Folge haben.
Mögliche bisher unentdeckte Fehlerquellen sind beispielsweise:
leichtere Sendungen kosten absolut mehr als schwerere
kleinere Entfernungen kosten mehr als größere
leichte Gewichtsänderungen führen zu unproportional höheren Frachtkosten
Sind die Tarife einmal korrekt im System hinterlegt, ermöglicht das Instrument
die Vor- und Nachkalkulation der vorliegenden Sendungsdaten. Hierbei ist es dann
gleichgültig ob diese Sendungsinformationen durch die Einspeisung aus
papiergebundenen Medien hervorgegangen sind oder in einer höheren Ausbaustufe
direkt in die DV abgelegt wurden.
Für die automatische Frachtkalkulation werden die Warenempfänger geocodiert, d.h.
den Tarifzonen (Gebiete oder Entfernungsklassen) zugeordnet. Dies ermöglicht
gleichzeitig die geographische Strukturierung und Analyse der Sendungsdaten.
Regionale Besonderheiten können somit bei Frachtverhandlungen einbezogen werden.
Mit der Implementierung des hier beschriebenen Konzeptes wird die Qualität der
logistischen Plandatenbasis durch einen automatisierten Prozess kontinuierlich
verbessert. Warenempfängeradressen liegen geprüft und mit einer Gebietszuordnung
vor. Sendungsdaten stehen mit allen relevanten Informationen und insbesondere mit
Soll- und Ist-Fracht bereit. Weitergehende Analyseinstrumente können an diese
Plandatenbasis angekoppelt werden. Aufwendige und langwierige Datenaufbereitungen
und Plausibilitätsprüfungen entfallen und reduzieren so den Kostenaufwand. Die
Durchführung von Ausschreibungen kann nun ebenfalls wesentlich effizienter
realisiert werden, da Tarifofferten sendungsgenau und regionsspezifisch bewertet
und verglichen werden können.
Einsparpotentiale, für deren Realisierung bisher eine Integration des
Transportdienstleisters in die IT-Struktur des Unternehmens als
Grundvoraussetzung angenommen wurden, können durch diesen Ansatz vorzeitig
realisiert werden. Die Vorteile bleiben bestehen, wenn die "papierenen"
Schnittstellen zukünftig durch Datenaustausch ersetzt werden, da dann die
Kontroll- und Optimierungsprozesse im Sinne einer permanenten
Logistikoptimierung bereits etabliert sind.
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Über die Autoren
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Dipl.-Inform. Bernhard van Bonn - VCE GmbH Dortmund
Dipl.-Inform. Hans-Thomas Nürnberg - VCE GmbH Dortmund
Frank Stiebeling - i-net media Dortmund mailto:in...@inet-media.de
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