Borrador de la Política de Preservación
Raquel Umaña
De: Raquel Umaña <rru...@gmail.com>
Fecha: 9 de octubre de 2013 15:41
Asunto: Borrador de la Política de Preservación
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Jorge Barquero Picado
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Hice una primera lectura a la propuesta y es un documento "agotador" y para ser [o intentar ser] una política institucional es excesivamente técnico en el lenguaje. Si se trata de una política para que el Consejo Universitario la dicte institucionalmente, muy pocos la entenderán. Hay elementos de política que podrían plantearse por aparte; el documento en sí se me parece mucho a un manual de normas técnicas; el formato es lo de menos, el contenido amerita un lenguaje más en "cristiano" para el común denominador. Para "tropicalizarlo" es importante utilizar terminología común en Costa Rica (v.g. hablar de "costos" en lugar de "coste", me suena como una película gringa traducida en un estudio español, en cuanto al estilo). En el índice se dice "Plan de ... ", "Plan de ...", "Plan de ...", y al llegar al texto, da la impresión de encontrar [o imaginar] otra cosa. Considero necesario hacer un inventario de definiciones, para que el lector tome como punto de partida y no dejar la lectura a la libre interpretación.
Una observación de fondo: ¿existe un diagnóstico del estado actual del "documento" digital, o lo que por ello se entiende, en la UCR?
Por ejemplo, volviendo al cuento de los estados financieros de la UCR, los "libros" contables de la institución son ahora "sistemas" (procesos automáticos o automatizados, no manuales ni físicos), ¿podrían ser considerados esos "sistemas" como objetos del ADUCR?; igual con el "sistema" de matrícula, el "sistema" de becas (que por cierto hace poquito cambió), el "sistema" de control de vacaciones; etc. etc. y todos los "sistemas" [los cuales no fueron pensados para un ADUCR]. En un futuro posible, el estado ideal sería una política de "cero papel", pero observo que aún es un asunto que no todos comparten ni desean y será la envolvente tecnológica misma la que con el tiempo, quizás no muy lejano, nos confronte de modo obligado a actuar con el documento digital, al igual que sucedió con el paso de la "máquina de escribir" al "computador personal".
Saludos,
Jorge Barquero Picado
Sección de Análisis Administrativo
Vicerrectoría de Administración
Raquel Umaña
Katya Enamorado
Hola a tod@s,
Les paso mis observaciones al documento “Política de Preservación Digital”.
1.- Archivo Digital.-
Entiendo que se trata de una parte integrante del Archivo Universitario, por lo que no procede que la Dirección del AUROL pueda delegar en sus colaboradores la administración del sistema informático. Hay que distinguir bien entre archivo digital y sistema informático, y no perder de vista los ámbitos de competencia de todos los involucrados.
La Dirección del AUROL es la responsable de todos los archivos que lo integran, incluyendo el digital. Todos los funcionarios del AUROL colaboran con las tareas necesarias para el cumplimiento de los propósitos de la unidad (incluyendo el correcto funcionamiento del Archivo Digital), pero la Dirección no puede delegar una función consustancial a su esfera de competencia, como es la administración (toma de decisiones, responsabilidad) del sistema informático o del Archivo Digital. Todos los profesionales del AUROL (en Archivística, Informática, etc.) tendrán una serie de tareas asignadas para dar mantenimiento al Archivo Digital y a los sistemas informáticos que se implementen, pero la administración del mismo o es de la Dirección del AUROL, o es de otro puesto (lo cual sería una locura puesto que es parte del AUROL). No puede, entonces, delegarse esta competencia.
2.- Comisión Institucional de Archivo Digital.-
Creo que esta Comisión debería ser un órgano asesor, no decisorio, que fije políticas generales y emita recomendaciones al AUROL, pero este último debe ser el encargado de administrar el Archivo Digital, en tanto parte integrante del Archivo Universitario. No puede ser que el AUROL ejerza autoridad sobre una comisión interinstitucional, conformada por autoridades y funcionarios de distintas dependencias, incluso de mayor jerarquía en la organización universitaria que la Dirección del AUROL. No se indica quién preside la Comisión.
Si el Archivo Digital es parte del AUROL, el responsable de su funcionamiento es la Dirección del AUROL. Para apoyar la toma de decisiones en este nivel conviene que exista una Comisión Institucional asesora que podría estar dentro del SAU, pero no dentro del AUROL. Por estar fuera, no puede encargarse de la toma de decisiones sobre la estrategia y la planificación del Archivo Digital, esas son funciones de la Dirección del AUROL. Sí podría fijar líneas de acción generales (lineamientos o políticas, en su acepción más abierta, no como usa estos términos el Estatuto Orgánico), así como también podría asesorar al AUROL con criterios interdisciplinarios.
El documento dice que la Comisión es la encargada de proveer los medios para el funcionamiento del ADUCR. ¿A qué medios se refiere? Esta no puede ser una tarea a cargo de un órgano interdisciplinario de este tipo. El AUROL debe procurar esos medios, con apoyo de la Rectoría, y la Comisión puede recomendar cuáles y cuánto requiere el ADUCR.
Tampoco parece necesario que la Unidad de Gestión de Proyectos y la Rectoría tengan miembros en la Comisión, con la Rectoría basta. Sí conviene que haya alguien del Centro de Informática.
Podría pensarse en que el Comité Gerencial de Informática asuma las tareas de asesoría de la Comisión Institucional de la que habla el documento, siempre que se modifique su reglamento para incluirle un giro archivístico y ampliarle la integración y las funciones (asesorar a la Rectoría y al AUROL en la toma de decisiones). En esta caso, no basta con que el Comité Gerencial vele por la aplicación del Manual y las Normas Técnicas de Control Interno relativas a los Sistemas de Información Computarizados, sino que debe también manejar todos los instrumentos técnicos archivísticos que requiere el ADUCR para funcionar.
3.- Otros comentarios e inquietudes.-
En general el texto está pensado de manera muy técnica, hay que revisarlo y utilizar términos propios de la gestión universitaria y del castellano latinoamericano (noto que muchos vocablos están pensados del otro lado del charco). Coincido con Jorge en este punto.
Si sustituyo la palabra “política” por “proyecto”, se entiende mejor el documento. Esto confirma que no se trata de una política, pero de esta iniciativa se puede sacar una política o unos lineamientos, una modificación reglamentaria, una norma técnica, etc.
Buena parte del Plan de Datos es pesadísima, sencillamente requiere traducción a un lenguaje más accesible, dentro de lo posible.
No queda claro cuáles de los componentes mencionados en el punto 3.1.1. (pág. 14) podrán ingresar al ADUCR, es decir, cuáles se conservan en este archivo de manera permanente. Esto me lleva a otro tema, ¿el ADUCR es un archivo final, de gestión, intermedio, histórico o todas las anteriores? Esto hay que aclararlo.
El término Plan de Ingreso es confuso, sugiero usar incorporación, transferencia (no sé si cabe) o algo similar. En el ámbito universitario conceptos como “fuentes de ingreso” son propios de la materia de presupuesto y finanzas.
Saludos,
K.-