Tarea 2.- Métodos modernos de administración

[Perla Joanna]

MÉTODOS MODERNOS DE ADMINISTRACIÓN

BENCHMARKING (BANCO DE MERCADOS)

Proceso continuo de medir productos, servicios y prácticas contra los
competidores más duros o aquellas compañías reconocidas como líderes
en la industria, comercio o servicio.

TIPOS:

• Interno: Dentro de una organización existen distintos tipos de
procesos encaminados hacia un mismo fin, con el benchmarking interno
se busca identificar los mas necesarios y eficientes, eliminando
aquellos que no lo son tanto.
• Competitivo: Identificar productos, servicios y procesos de los
competidores directos de la empresa y realizar una comparación con los
propios.
• Funcional: Identificar productos, servicios y procesos de empresas
no necesariamente de competencia directa con nuestra empresa,
identificando las necesidades que estos cubren a los usuarios.
• Genérico: Identificar prácticas y métodos implementados en
industrias, empresas de productos o servicios con giro igual o similar
al nuestro, que puedan ser viables en aplicación en nuestra empresa
para beneficio de la misma. Además, se pude observar (en la
investigación) los procesos de que carecen esas compañías y que de
nosotros tenerlas estar un paso adelante.

CALIDAD TOTAL

Implica la participación continua de todos los trabajadores de una
organización en la mejoría del desarrollo, diseño, fabricación y
mantenimiento de los productos y servicios que ofrece una
organización. Su interés apunta a una idea estratégica que implica una
permanente atención a las necesidades del cliente y a una
comunicación continua con el mercado para el desarrollo de una lealtad
y preferencia de los clientes o usuarios.

FACTORES CLAVES (DEMING):

• Atención al cliente. Interno y externo.
• Dedicación total. Todos los miembros de la empresa girando en torno
a la calidad.
• Evaluación. Establecer puntos de partida, formas de evaluar procesos
y resultados, puntos críticos, indicadores de costos...etc.
• Apoyo sistemático. Liderar el proceso, comunicaciones, sistemas
gerenciales....etc.
• Mejora continua. Prevenir e innovar, anticipar necesidades del
cliente, reducción de ciclos,....etc.

REQUERIMIENTOS:

• Todo integrante de la empresa debe estar informado y comprometido en
el logro de un buen desempeño.
• Participación creativa y eficaz en la consecución de los propósitos
planteados.
• Capacitar y entrenar continuamente en filosofías y técnicas de
calidad.
• Comprender y solucionar problemas y decisiones que afecten a los
clientes.
• Inmediata respuesta y reducción de los ciclos en los procesos de
trabajo.
• Diseño de procesos con calidad.
• Reducción de desperdicios, problemas y costos.

HERRAMIENTAS BÁSICAS:

K. Ishikawa, estableció siete herramientas básicas (seis estadísticas
y una de análisis) de la calidad:

1. El diagrama causa–efecto.
2. Las hojas de verificación y recopilación de datos.
3. Histograma.
4. Diagrama de Pareto.
5. Estratificación.
6. Diagrama de dispersión.
7. Gráficas de control.

EMPOWERMENT (CEDER PODERES)

Crear un ambiente en el cual los empleados de todos los niveles
sientan que tienen una influencia real sobre los estándares de
calidad, servicio y eficiencia del negocio dentro de sus áreas de
responsabilidad; involucrándolos de esta manera en el cumplimiento de
las metas de la organización, con un sentido de compromiso y
autocontrol; por otra parte, los administradores están dispuestos a
renunciar a parte de su autoridad decisional y entregarla a
trabajadores y equipos.

FUNDAMENTO:

Según Koontz y Weichrich, funciona así:

Poder = Responsabilidad (P=R)
Poder > Responsabilidad (P >R)= Conducta autocrática por parte del
superior, a quien no se hace responsable por sus acciones.
Responsabilidad > Poder (R >P)= Frustración por parte de los
subordinados, ya que carecen del poder necesario para desempeñar las
actividades de las que son responsables.

DOWNSIZING (REDUCCIÓN DE PERSONAL)

Forma de reorganización o reestructuración de las empresas mediante la
cual se lleva a cabo una mejoría en los sistemas de trabajo, el
rediseño organizacional y el establecimiento adecuado de la planta de
personal para mantener la competitividad. En strictu sensu (sentido
estricto) significa una reducción de la planta de personal, pero en
general expresa una serie de estrategias orientadas al Rightsizing
(logro del tamaño organizacional óptimo) y/o al rethinking (replantear
la organización).

TIPOS:

• Reactivo: Se responde al cambio sin un estudio acucioso de la
situación. Los problemas que se derivan de esta posición suelen ser
predecibles, tales como: reducción de la planta de personal, ambiente
y clima laboral inadecuado…etc.
• Proactivo: Es un proceso de anticipación y preparación para
eventuales cambios en el entorno, este tipo de opción posibilita
resultados y efectos más rápidamente, requiere de criterios
estratégicos basados en la idea de repensar la empresa.

COACHING (ENTRENADOR)

Es una formación individualizada. Algunos expertos lo definen como un
proceso de orientación y entrenamiento que muchas compañías prestan a
directivos que están consolidados en sus puestos y que son valiosos
para las propias empresas. A través de este modo de ser y hacer del
coaching se ayuda a estos ejecutivos a ser más eficaces en sus
puestos.

BALANCED SCORECARD (CUADRO DE MANDO INTEGRAL)

Según Robert Kaplan y David Norton, el BSC es la representación en una
estructura coherente de la estrategia del negocio a través de
objetivos claramente encadenados entre sí, medidos con los
indicadores de desempeño, sujetos al logro las metas determinadas y
respaldadas por un conjunto de iniciativas o proyectos. Un buen
Balanced Scocerard debe "contar la historia de sus estrategias", es
decir, reflejar la estrategia del negocio.

CAPITAL INTELECTUAL = CAPITAL HUMANO + CAPITAL ESTRUCTURAL

CAPITAL HUMANO

La creación de riqueza hoy en día es un HECHO MENTAL. Toda empresa
necesita de seres racionales. La tecnología ha disminuido la labor
física del hombre dentro de una organización, pero aun no ha logrado
suplir la RACIONALIDAD, que es lo que caracteriza al ser humano y
misma que lo mantiene vigente en el ambiente laboral.

CAPITAL ESTRUCTURAL

Infraestructura que incorpora, capacita y sostiene el capital humano,
además de la capacidad organizacional que incluye los sistemas físicos
usados para transmitir y almacenar el material intelectual. Expresado
coloquialmente, es lo que se queda en la organización cuando el
capital humano “se va a su casa”.

ABC COSTING (COSTEO ABC)

Actuación o conjunto de actuaciones que se realizan en una empresa,
para la obtención de un bien o servicio. En cada una de ellas se
realizan tareas que consumen tiempo y recursos, las cuales a su vez
originan costos. Estas actividades son generalmente repetitivas,
consumen recursos de costo y tiempo, etc., y se pueden clasificar, ya
sea por funciones (ej: recepción de compras o visitas al cliente), por
su naturaleza (ej: concepción de productos o servicios, realización de
las tareas operacionales, mantenimiento, o discrecionales), por su
conexión con el objetivo de costos (ej: volumen de producción,
organización de los procesos productivos, sostenimiento de un producto
o infraestructura), por su aporte a la generación de valor (ej:
actividades con valor agregado o sin valor agregado), o de acuerdo a
su nivel de actuación con respecto al producto (ej: a nivel unitario,
a nivel de lote, a nivel de línea, a nivel de empresa).

ESPÍRITU EMPRENDEDOR

Un emprendedor es una persona que se ocupa de llevar a cabo un
proyecto empresarial, es decir, iniciar una aventura empresarial,
organizar los recursos necesarios y asumir los riesgos y recompensas
asociados. Sus ámbitos de acción pueden ser: externo cuando se trata
de iniciar una nueva empresa o; interno cuando inicia un proyecto
dentro de una organización nueva para una empresa ya existente.

El espíritu emprendedor se hace presente en una persona cuando esta
busca la excelencia de su desempeño, trata de innovar y establecer
metas a largo plazo. Se puede decir que es una actitud que se traduce
en creatividad y una disposición para asumir riesgos para iniciar o
administrar un nuevo negocio.

E-COMMERCE (COMERCIO ELECTRÓNICO)

El término "comercio electrónico" (Vetas-compras online) ha
evolucionado desde su significado original de compra electrónica, al
significado actual que abarca todos los aspectos de los procesos de
mercado y empresas habilitados por Internet y, las tecnologías de la
World Wide Web.

Productos ofertados mediante escaparates web. Los productos pueden ser
físicos como coches usados o servicios (por ejemplo, viajes, consultas
médicas online, y educación a distancia).

También pueden ser productos digitales como noticias, imagen y sonido,
bases de datos, software y todos los tipos de productos relativos a la
información. Entendido así, el comercio electrónico se parece a la
venta por catalogo o la tele-tienda.

JUST IN TIME, JIT (JUSTO A TIEMPO, JAT)

Filosofía industrial de eliminación de todo desperdicio del proceso
productivo. Incluye el proceso que va desde las compras hasta la
distribución.

KANBAN

Herramienta basada en la forma en que funcionan los supermercados. En
japonés significa "etiqueta de instrucción".

La etiqueta KANBAN contiene información que sirve como orden de
trabajo. Es un dispositivo de dirección automático que proporciona
información acerca de lo se va a producir, en que cantidades, con que
medios y como transportarlos. Generalmente se le asocia al JIT, pero
no es exactamente lo mismo

FRANCHISING

Acuerdo contractual mediante el cual una compañía matriz
(franquiciadora) concede a una pequeña compañía o a una persona
(franquiciador) el derecho de hacer negocios en condiciones
específicas. Meyer, H

Convenio con el concesionario en el mercado extranjero, ofreciendo el
derecho de utilizar el proceso de fabricación, la marca, la patente,
el secreto comercial y otros puntos de valor, a cambio de honorarios o
regalías. Kothler, Phillips

Un franquiciador tiene el derecho de nombre o de marca registrada y le
vende el derecho a un franquiciado, conociendo esto como licencia de
producto.

INTELIGENCIA EMOCIONAL

IE sería el uso inteligente de las emociones; de forma intencional
hacemos que nuestras emociones trabajen para nosotros, utilizándolas
con el fin de que nos ayuden a guiar nuestro comportamiento y a pensar
de manera que mejoren nuestros resultados. Cuando la persona tiene un
conocimiento eficaz sobre su inteligencia emocional puede encauzar,
dirigir y aplicar sus emociones, permitiendo así que las mismas
trabajen a favor, y no en contra de la personalidad.

Daniel Goleman en su libro Emotional Intelligence (La Inteligencia
Emocional), sostiene que tomar conciencia de nuestras emociones,
comprender los sentimientos de los demás, manejar las presiones y
frustraciones laborales y acentuar el trabajo en equipo, son
habilidades simples pero cruciales para desenvolverse con propiedad en
la sociedad actual.

KAISEN

Equivale a la idea de “mejoramiento continuo” y es equivalente a una
filosofía difundida ampliamente entre las empresas niponas (empresas
japonesas).

“Mejorar un proceso, es cambiarlo para hacerlo más efectivo, eficiente
y adaptable, qué cambiar y cómo cambiar depende del enfoque específico
del empresario y del proceso” Harrington.

IMAGEN CORPORATIVA

Un Banco que cuente con un hermoso jingle (eslogan), vehículos con los
mismos colores del edificio y del vestuario del personal, un logo
atractivo y una bonita frase publicitaria, luce sin lugar a dudas, muy
hermoso, pero ha sido asaltado un par de veces en el mes. Los
elementos citados no constituyen sino que la parte cosmética de la
Imagen Corporativa y los interlocutores podrían pensar que en lugar de
gastar tanto dinero en eso deberían preocuparse más por la seguridad.

LAS 7 S DE MCKINSEY

Strategy. (Estrategia): Obviamente se debe plantear una estrategia
correcta que refleje una precisa evaluación del entorno y en especial
de la competencia. Se plantea como una adecuada acción y asignación de
los recursos para lograr los objetivos de la empresa.
Superordinate goals: (Metas Superiores): Equivalen a una traducción
del concepto de Misión. Valores que comparten todos los miembros de
la empresa y que traduce la estrategia en metas circulares uniendo a
la organización en el logro de objetivos comunes.
Skills: (Habilidades): Son las capacidades distintivas de la empresa.
Son sus competencias centrales. Lo que la empresa hace mejor, así, la
estrategia elegida debe ser consecuente con estas habilidades.
Structure: (Estructura): Se refiere a la estructura organizacional y
las relaciones de autoridad y responsabilidad que en ella se dan,
obviamente la estrategia determinará la estructura y el diseño
organizacional, será el mecanismo facilitador para que la empresa
logre sus objetivos, si la estrategia cambia, la estructura cambia, no
constituyendo un escollo (peligro) para la primera.
Systems: (Sistemas): Todos los procedimientos y procesos necesarios
para desarrollar la estrategia (sistemas de información, sistemas y
procesos de producción, presupuestos, controles, etc.). Deben
alinearse con la estrategia y constituir el soporte adecuado para su
logro.
Style: (Estilo): La forma en que la alta dirección se comporta es el
modelo a seguir. Las acciones relevantes, incluso las simbólicas
comunican a cada miembro de la organización respecto de las
prioridades y compromiso de la empresa para con la estrategia.
Staff: (Personal): Son las personas que ejecutan la estrategia. La
administración de personal contribuye enormemente en los procesos de
obtención, mantenimiento y desarrollo de los recursos humanos en su
orientación hacia la estrategia.

LAS 5 S DE KAIZEN

Seiri: (Clasificar): Verificar los elementos verdaderamente necesarios
y los verdaderamente innecesarios en el trabajo y eliminar los
últimos. El objetivo básico es mantener sólo lo necesario, ordenando y
separando por categorías, clases, tipos, tamaños, rotación, etc.
Seiton: (Organizar): Las cosas deben mantenerse en orden de manera que
estén listas para ser utilizadas cuando se necesiten. Cada artículo
debe tener una ubicación, un nombre y un volumen (cantidad) designado
(especificado claramente). El objetivo básico es mantener el orden de
las cosas. “Cada cosa en su lugar”.
Seiso: (Limpieza): Mantener limpio todo el lugar de trabajo. Entre los
beneficios se encuentra el evitar accidentes, disminución de
reparaciones costosas, tomar acciones correctivas inmediatas, un lugar
impecable de trabajo, mejorar el clima laboral, mejorar la calidad.
Seishoo Seido: (Coordinar y estandarizar): Trabajar en equipo y lograr
la unificación a través de normas. Se logra mediante la participación
de todos en las acciones para mejorar la satisfacción de clientes
internos y externos
Shitsuke: (Disciplina y Autodisciplina): Formar él hábito de
comprometerse en las 5´s mediante el establecimiento de estándares y
seguir los procedimientos en el lugar de trabajo.
Dentro de la metodología de las 5´s ,el concepto de disciplina,
autodisciplina y autocontrol, se refiere al hecho de que cada empleado
mantenga como hábito y costumbre normal, la puesta en práctica de los
procedimientos correctos.

MENTORING

El término Mentor comenzó a aplicarse a todas aquellas personas
instruidas, maestros responsables y consejeros, de alguien con mucha
experiencia.

El mentoring en el sentido empresarial u organizacional será una
relación de asesoría entre un mentor y su pupilo.

El mentor ofrecerá sus conocimientos y experiencias como guía frente a
las dificultades que atraviese el pupilo aspectos centrales que
constituyen una relación de mentoring.

NEGOCIACIÓN

Roger Fisher y William Ury, autores del libro “Si...¡de acuerdo!
“ (1992), plantean un esquema de negociación basada en
“méritos” (intereses), en contraposición con la negociación
tradicional basada en “posiciones” (izquierda-derecha, trabajador-
empleador, cliente-vendedor, etc).

De acuerdo con estos autores son 4 las consideraciones a tener en
cuenta:

1. Las Personas: Los Negociadores son personas, son seres humanos con
emociones, percepciones diferentes, intereses a veces contrapuestos,
etc. y están tratando de solucionar un problema. Se establece que todo
negociador tiene dos tipos de intereses: la sustancia y la relación,
por un lado quiere solucionar el problema, pero por otro sabe que debe
cuidar su relación con la otra parte.
2. Los Intereses: Concéntrese en los intereses, no en las posiciones.
El problema básico en una negociación no es el conflicto entre
posiciones, sino el conflicto entre necesidades, deseos, expectativas,
preocupaciones, temores, etc., estos son los intereses. La posición es
algo que usted asumió sobre la base de sus intereses, por lo tanto:
los intereses son los que definen el problema.
3. Las Opciones: Genere una variedad de posibilidades antes de
decidirse a actuar. Invente opciones de mutuo beneficio y haga la
diferencia entre un obstáculo y un acuerdo. Los juicios prematuros, la
búsqueda de una sola respuesta, el supuesto del pastel de tamaño fijo
y la creencia de que la solución del problema es problema de ellos son
los principales obstáculos para la invención de ideas creativas. Como
el juicio inhibe la imaginación, trate de separar el acto creativo del
acto crítico y separe el proceso de imaginar posibles decisiones del
proceso de selección de ellas. Primero Invente, después decida.
4. Los Criterios: Insista en criterios objetivos identificando y
utilizando criterios equitativos independientes de la voluntad de las
partes, legítimos y prácticos, también trate de que los procedimientos
sean equitativos. Para la discusión respecto de la objetividad de los
criterios y procedimientos formule cada aspecto como una búsqueda
común de criterios objetivos, sea razonable y escuche razones y nunca
ceda ante la presión sino ante principios.

NUEVA EMPLEABILIDAD

Las prácticas más recurridas y cómodas para desafectar de su trabajo a
las personas son: reducciones de jornada, cuando se perciben
esperanzas de recuperación de la normalidad; suspensión de la jornada
de trabajo, cuando se produce una interrupción temporal, vacaciones
colectivas y término del contrato de trabajo, obviamente la forma más
traumática, porque priva al trabajador de su fuente laboral. Otras
formas o prácticas socorridas son no completar los cargos que resulten
vacantes o recurrir a retiros indemnizados o jubilaciones pactadas.

OUTPLACEMENT

Desvinculación programada o asistida. Proceso de asesoría, apoyo,
orientación y capacitación dirigido a las personas a punto de
abandonar la empresa o ser transferida a otro puesto, para la búsqueda
de un nuevo empleo o actividad de calidad, nivel o condiciones
similares a las de su anterior ocupación, en el menor tiempo posible.

OUTSOURCING

También conocido como subcontratación, administración adelgazada o
empresas de manufactura conjunta, el outsourcing es la acción de
recurrir a una agencia exterior para operar una función que
anteriormente se realizaba dentro de una compañía. El objetivo
principal de la empresa es reducir los gastos directos, basados en una
subcontratación o tercerización de servicios que no afectan la
actividad principal de la empresa. Actúa como una extensión de los
negocios de la misma, pero es responsable de su propia administración.
Es una alternativa que permite lograr un alto desempeño en áreas
específicas obteniendo con ello una organización ligera y flexible. En
síntesis permite una dedicación y observación de la empresa hacia sus
actividades centrales.

REINGENIERIA

Modelo de negocios para abordar cambios en las organizaciones.
Incorpora estrategia corporativa, visión de procesos, personal y
tecnología para lograr mejorar el desempeño de los indicadores claves
y crear una ventaja competitiva sustentable en el tiempo. También se
puede definir como la revisión fundamental y rediseño radical de
procesos para alcanzar mejoras espectaculares en medidas críticas y
contemporáneas de rendimiento, tales como costos, servicio y
velocidad.

Se trata de trabajar mejor, más rápido y más barato que la competencia
sin importar la ubicación de ésta, ya sea en el interior del país o en
el exterior. Por tanto, es necesario hacer mejor, más rápidos y más
económicos los procesos esenciales de la empresa.

TRABAJO EN EQUIPO

Sinergia del Equipo de Trabajo: Es la esencia del trabajo en equipo,
en donde la productividad alcanzada por un equipo eficiente debe ser
superior a la alcanzada por la suma de las productividades
individuales de sus miembros. Debe existir una convergencia simultánea
de la energía individual para la realización del todo.

COMPETITIVIDAD

Ivancevich en su libro Gestión, Calidad y Competitividad (1996), cita
la siguiente definición:
“Competitividad Nacional, la medida en que una nación, bajo
condiciones de mercado libre y leal es capaz de producir bienes y
servicios que puedan superar con éxito la prueba de los mercados
internacionales, manteniendo y aún aumentando al mismo tiempo la renta
real de sus ciudadanos”

Esta definición puede adaptarse al ámbito organizacional, considerando
competitividad la medida en que una organización es capaz de producir
bienes y servicios de calidad, que logren éxito y aceptación en el
mercado global.

Añadiendo además que cumpla con las famosas tres "E": Eficiencia,
eficacia y efectividad. Eficiencia en la administración de recursos,
eficacia en el logro de objetivos y efectividad comprobada para
generar impacto en el entorno.

DESARROLLO ORGANIZACIONAL

Desarrollo Organizacional (DO), busca instrumentar un cambio
individual y organizacional, para que una empresa pueda adaptarse a
las fuerzas de cambio. Una de las más amplias definiciones de DO es la
de Richard Beckhard.
"Un esfuerzo: (a) planeado, (b) que cubre a la organización, (c)
administrado de desde la alta dirección (d) que incrementa la
efectividad y la salud de la organización, mediante (e) la
intervención deliberada en los procesos de la organización utilizando
el conocimiento de las ciencias de la conducta".

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