Pegar Solo En Celdas Visibles Excel
Mack Mosely
A la hora de hablar de programas con los que realizar labores de hoja de clculo, es innegable que Excel de Microsoft es la herramienta ms popular y usada no solo en nuestro pas sino tambin a nivel mundial. Una de las acciones que ms solemos realizar cuando lo usamos es la copiar y pegar, algo que resulta muy sencillo de realizar. Sin embargo, cuando hablamos de datos filtrados, copiar y pegar estos datos no siempre es tan sencillo como cabra de esperar.
En el caso de hayamos intentado en alguna ocasin pegar algo en una tabla que ha sido filtrada seguramente habremos comprobado que no es tan fcil como parece. Al copiar tablas, es probable que en ocasiones copiemos filas o columna ocultas. Esto es algo que puede resultar engaoso, sobre todo si usamos Excel para calcular sumas de datos recopilados. En otras ocasiones, simplemente deseamos copiar solo las filas visibles y dejar atrs las ocultas para evitar que los datos que hemos oculado en la tabla puedan interferir en los resultados, especialmente si los hemos ocultado por algn motivo en especial.
Hay que tener en cuenta que en multitud de ocasiones trabajamos con una gran cantidad de datos y con hojas de clculo enormes en Excel. Manejar todo ello en ocasiones no es nada sencillo, ms si tenemos en consideracin que cada una de las celdas que componen nuestra hoja podra trabajar y manejar datos numricos de forma totalmente independiente. Esto quiere decir que, a la hora de seleccionar una serie de celdas en concreto, la tarea puede ser ms complicada de lo que nos podramos imaginar en un principio. De ah los trucos de los que os vamos a hablar a continuacin para poder trabajar tan solo con las celdas visibles.
En el caso de que algunas celdas, filas o columnas de una hoja de clculo no aparezcan, disponemos de la opcin de copiar todas las celdas o bien solo aquellas que sean visibles. De manera predeterminada, el programa de hoja de clculo de Microsoft copia las celdas ocultas o filtradas, adems de las que se encuentran visibles. En el caso de que no lo queramos, debemos seguir los pasos que detallamos a continuacin para copiar solo las celdas visibles.
Para ello debemos de seleccionar las celdas que deseamos copiar. Posteriormente nos dirigimos a la pestaa de Inicio. Aqu hacemos clic en Buscar y seleccionar que encontramos en la parte derecha representado por el icono de una lupa. Esto nos desplegar un men donde seleccionaremos la opcin de Ir a Especial.
Esto har que nos aparezca una nueva ventana emergente donde podremos elegir entre las mltiples opciones que nos permite: celdas con comentarios, constantes, frmulas, espacios en blanco, celdas con validacin de datos, etc. Aqu la que nos interesa es la opcin de Solo celdas visibles, por lo que hacemos clic en ella para seleccionar y pulsamos en Aceptar. Como os podris imaginar con esta funcin integrada en el programa de Microsoft ya podremos seleccionar especficamente las celdas con las que queremos trabajar en este caso.
A continuacin, con las celdas seleccionadas pulsamos para lo cual podemos usar el atajo de teclado Ctrl + C, o bien hacer clic con el botn derecho del ratn y seleccionar Copiar. Tambin podemos hacer clic directamente en el icono de Copiar (icono de dos pginas) que encontramos dentro del apartado de Portapapeles en la pestaa de Inicio.
Con este movimiento que os acabamos de describir ya dispondremos de las celdas que nos interesan en el caso que os describimos ahora, en el portapapeles para utilizarlas en cualquier otro lugar. Esto tambin nos ser de mucha utilidad si deseamos exportar esos contenidos en concreto a otras aplicaciones para utilizarlas en la labor que sea necesaria.
Ya solo nos queda movernos a la casilla donde queramos pegar las celdas que hemos copiado y usa la accin de Pegar. Para ello, podemos usar el atajo de teclado Ctrl + V, hacer clic con el botn derecho del ratn y seleccionar Pegar, o bien hacer clic en la opcin de Pegar que encontramos dentro del portapapeles en la pestaa de Inicio. Todo depender del tipo de pegado que necesitamos llevar a cabo en ese instante o de nuestras necesidades.
Pongamos como ejemplo que tenemos una tabla con un horario, con las columnas que son los das de la semana y las filas que son las horas. De ella queremos copiar todas las filas del MIERCOLES que incluyen MATEMTICAS. Para ello debemos de aplicar un filtro.
Esto har que aparezcan unas pequeas flechas en cada celda de la fila del encabezado, lo cual nos servir para realizar el filtrado, ya que solo ser necesario hacer clic en cualquier flecha para elegir un filtro para la columna correspondiente. En este caso como queremos filtrar las filas de MATEMATICAS dentro el apartado MIERCOLES, seleccionamos la flecha de este encabezado.
Ahora aparece una ventana emergente donde desmarcamos la casilla de Seleccionar todo y dejamos marcada nicamente la de MATEMATICAS. Por ltimo, hacemos clic en Aceptar y veremos exclusivamente las filas en las que aparezca MATEMATICAS dentro del horario.
A continuacin, copiar desde una tabla filtrada es ms fcil, pues cuando copiamos desde una columna o tabla filtrada, Excel copia automticamente slo las filas visibles. Por lo tanto, solo nos queda seleccionar las filas visibles que deseamos copiar y pulsar cualquiera de los mtodos para Copiar, como Ctrl + C. Seleccionamos la primera celda donde deseamos pegar las celdas copias y presionamos cualquiera de los mtodos para Pegar, como Ctrl + V, y se pegarn las celdas.
Cuando se oculta una celda manualmente en Excel, esta deja de estar visible para el usuario, sin embargo, la frmula que tiene en cuenta los datos de la celda, no se ven afectados. Es importante tener en cuenta conocer la implicacin en las frmulas de las celdas ocultas, a la hora de hacer operaciones en Excel, ya que pueden afectar a los resultados sin que el usuario sea capaz de encontrar el origen del problema.
Es recomendable, siempre que sea posible, aplicar filtros y frmulas sin ocultar previamente celdas, en especial, cuando debemos mostrar un sumatorio o contar el nmero de celdas que coinciden con cierto criterio de bsqueda. De esta forma, cuando comprobemos manualmente (si es posible por la cantidad de datos a analizar) si el resultado que muestra Excel coincide con el que hemos calculado manualmente, estaremos seguros del resultado.
Otro aspecto que debemos tener en cuenta es que no es posible ocultar celdas de forma independiente, nicamente podemos ocultar las filas o columnas donde se encuentran los datos que no queremos mostrar. Para ocultar una fila o columna, debemos seleccionarla previamente con el ratn, pulsar el botn derecho del ratn y pulsar en Ocultar. Para volver a mostrarlas, debemos realizar el mismo proceso, pero en lugar de pulsar en Ocultar, pulsaremos la opcin Mostrar.
Ocultar las celdas en Excel no implica que otras personas no puedan tener a esa informacin, ya que rpidamente podemos ver si la hoja tiene celdas ocultas. Cuando se ocultan, se ocultan tanto las filas como las columnas enteras, por lo s le pegamos un vistazo a la numeracin correlativa que siguen y vemos que falta una, rpidamente podemos acceder a su contenido siempre y cuando el archivo no est protegido para que no se puedan editar los datos, lo que puede provocar suspicacias entre algunas personas. Para evitar este problema, lo mejor que podemos hacer es compartir la hoja en formato PDF, ya que, de esta forma no se mostrarn ni las celdas ni las columnas que hayamos ocultado intencionadamente.
Otra forma que tenemos para evitar que los destinatarios vean si hemos ocultado alguna fila o celda, pasa por compartir nicamente una imagen de la tecla a travs de un documento de Word o de cualquier otra aplicacin, incluso de forma independiente en formato imagen.
Debemos diferenciar bien lo que son las celdas ocultas de una hoja de clculo que creamos en Excel, de los datos ocultos como tal. Hasta ahora nos hemos centrado en las celdas ocultas para copiar solamente aquellas que estn visibles en ese instante de manera efectiva. Pero se puede dar la circunstancia de que lo que est oculto realmente sean los datos de algunas de estas celdas o rango de estas, y que se copiaran igualmente, aunque no se vean de entrada.
Por ejemplo, tenemos la posibilidad de bloquear la visualizacin de todos los datos contenidos en una celda o rango con tan solo cambiar el color de la fuente. Si marcamos ese elemento individual o el rango y nos situamos en el men Inicio, tenemos la posibilidad de seleccionar el color de fuente en blanco para as ocultar todos esos datos. Ya sean nmeros, frmulas o textos, el contenido seguir ah, pero sin verse. Esto quiere decir que, si copiamos celdas en concreto, su contenido posiblemente se ver en el otro documento.
Sin embargo, esta es una funcionalidad que nos puede ser muy til a la hora de esconder determinada informacin a ojos de otros que vayan a utilizar nuestra hoja de clculo. Adems, al imprimir la misma tampoco se vern esos datos hasta que volvamos a cambiar su color de fuente.
Como no poda ser de otro modo, este es un potente programa centrado en el trabajo con hojas de clculo nos ofrece todo tipo de funciones, algunas de ellas desconocidas aunque llevemos aos trabajando con el software. Antes hemos visto la manera de ocultar determinadas celdas para que su contenido no sea visible por diversas razones que nos pueden llevar a hacer todo esto.
Sin embargo hay veces que los usuarios menos experimentados en el programa de Microsoft pueden confundir los valores de la celda como tal, con el elemento que nos propone Excel. Esto quiere decir que tenemos la posibilidad, como hemos visto antes, de ocultar el contenido que hemos tecleado antes y que forma parte de la celda en s. Pero hay que tener en cuenta que este elemento donde introducimos los datos tambin puede haber sido renombrado en el pasado, de ah que podemos confundir el nombre de la celda con su contenido.