RV: 10 consejos para aprovechar al máximo su tiempo de trabajo

[Manuel Mejia]

De: Jose Luis Jimenez [mailto:jjimenez...@gmail.com]
Enviado el: martes, 03 de diciembre de 2013 13:56
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Asunto: Fwd: 10 consejos para aprovechar al máximo su tiempo de trabajo








10 consejos para aprovechar al máximo su tiempo de trabajo


Aprovechar cada minuto del día es un arte, sino que lo digan quienes están
acostumbrados a que se pase el día sin poder avanzar en las tareas
pendientes. Algunos tips básicos le ayudarán a ordenar su tiempo, para que
su trabajo y el de todos en su pyme sea más efectivo.



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El primer consejo llega del sitio chileno especializado Laborum.com, que
recomienda no solo el orden, sino además la limpieza del entorno de trabajo.
Organizar cada cosa contribuirá a un ahorro de tiempo ya que todos sabrán
dónde está todo, algo que parece muy básico pero que, con el paso del
tiempo, se va descuidando y nos genera esas preguntas que de pronto nadie
sabe responder y nos hacen perder tiempo, como ¡¿dónde están los cartuchos
de la impresora?!.

El segundo, es uno de los tips mejor conocidos para aprovechar al máximo el
tiempo: SER PUNTUAL. Llegar a la hora que es al trabajo, a las citas, a
cualquier actividad, hará que ni usted ni los demás pierdan minutos
valiosos. Usted mejor que nadie conoce su rutina, sus rutas, así que sabrá
cuánto tiempo necesita para desplazarse. Además, cuando cumpla compromisos,
como reuniones o almuerzos de trabajo, no alargue su estadía más de lo
necesario.

Como tercer punto destaca el hacer una lista de lo que se planea hacer en la
jornada, donde lo principal es ir cumpliéndolas a pesar de otras que vayan
surgiendo en el camino y dando la prioridad adecuada a cada tarea. "Es mejor
empezar por las tareas que menos nos gustan o más complicadas por la mañana,
que es cuando más energía tenemos. Se puede usar una alarma para controlar
los tiempos y las pausas", resalta el blog español Workmeter.com, que
recomienda este paso especialmente a los trabajadores "freelance", aquellos
que trabajan solos y desde el hogar.

Un cuarto consejo tiene que ver con la previsión. Usualmente hacemos muchas
llamadas en el día, a veces planeadas y otras no. Antes de hacerlas,
asegúrese de recopilar toda la información que pueda necesitar, para tenerla
a mano y no tener que pausar la llamada o posponerla para hacer esta tarea..

El quinto tip invita a escuchar atentamente cuando le hablan o mantiene una
conversación. Una de las actitudes más desagradables es tener que preguntar
por algo que nos acaban de decir por no haber puesto atención. Si tiene
problemas de concentración, empiece la costumbre de anotar, sobre todo
cuando habla con un cliente o un proveedor. Escribir le ayudará a recordar
datos que luego podría volver a necesitar.

Aprender a compartir o delegar tareas es el sexto consejo, proveniente de la
Missouri Small Business & Technology Development Centers. Recuerde que una
persona no puede hacerlo todo,. Y no siempre estaremos en un escritorio o en
nuestra empresa, así que aproveche las herramientas que le da la tecnología,
por ejemplo con el uso de programas como Dropbox o Google Docs que permiten
compartir documentos, agendas, fotos, etc

El séptimo punto es evitar los llamados "ladrones del tiempo". Son muchos y
cada quien puede identificar los propios, pero los más usuales son las
interrupciones, la confusión en las prioridades, la postergación de tareas,
la precipitación en la toma de decisiones, pero sobre todo, cuando dejamos
que asuntos personales interfieran en nuestra agenda, algo que en nuestra
cultura es bastante común. Un paso importante es evitar el teléfono, tanto
celular como fijo. Indicar que no vamos a recibir llamadas o por el tiempo
que estaremos concentrados en una labor, poner el celular en modo silencio.

Un octavo consejo se orienta al aprovechamiento de la tecnología para
agilizar tareas como mantener un control de su flujo de caja o incluso a la
hora de contratar personal, hay numerosas páginas en la web que le ayudan a
buscar candidatos. También hay programas que le permitirán medir la
productividad de su personal, como RescueTime o algunos más radicales como
Freedom, un programa que le bloquea el acceso a internet por un periodo
determinado de tiempo para evitar la tentación de conectarse a redes
sociales, por ejemplo.

El noveno "mandamiento" es conocer el valor de cada minuto. Haga la prueba
de hacer diferentes cosas en un minuto y verá que ese corto lapso dura lo
suficiente para muchas cosas. No malgaste sus muchos minutos de trabajo; más
vale dedicar 10 minutos con concentración a una tarea, que una hora sin
estar enfocados en ella. La calidad es más importante que la cantidad,
aconseja el portal especializado DeGerencia.com

Por último, todos los consejos anteriores solo serán posibles de implementar
si se mantiene un balance entre todas las áreas de nuestra vida. No renuncie
a una o varias, al contrario, aprenda a gestionar su agenda, lo que
significa que debe dedicar tiempo a todas ellas (empresa, familia, estudio,
amigos, salud,etc), ciertamente a algunas más que otras, pero sin dejarlas
de lado del todo.


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