联络组换届会议记录2012年9月8日

[Lucy Tsai]

联络组09月08日换届会议记录

会议时间：2012、09、08    20:15~22:00

会议地点：文教联络组&策划组

会议目的：换届、新工作安排以及各个问题的讨论和解决方案

会议主持：赖玉莲&龙树艺

会议记录：龙树艺

会议议题：

1、         选新组长

2、         通讯录更新

3、         家人的分组安排

4、         生日提醒

5、         通知、收集信息等

6、         补贴（暂定）

会议内容：

1、选出孔凡猛、郭安妮为新一任组长；卢月英为外联；苏剑冰负责通讯录更新。

2、（1）每年的九月份要整理出一份最新的通讯录，因为有新的家人加入；更新完后要在群里发布一下。

（2）换号的家人要把新号码告知小组长，如果有家人换号了却没能及时告诉小组长的，或者在收集信息的时候没能通知到的，小组长要多方面打听和收集是否换号了，然后每个小组长汇总换号信息后再反馈给剑冰，剑冰更新后再在群里发布，顺便提醒是谁换了号码。

（3）通讯录的新模板由剑冰自己决定怎样改革，力求简洁有效。

（4）更新频率：两个月一次。

3、要把义工、大学生和高中生合理安排分布，以平均工作量免得出现分布不公的现象。

4、选出两人（单双月那样错开负责）在每个月月初的时候告诉每一位小组长（小组长只负责自己组里的家人），这个月他们组有谁谁谁过生日，然后小组长在生日那天可以以短信、飞信、微信、打电话、qq、邮件（可以提前发送）、微博等各种形式向寿星送上祝福，当然，当天也要在群里说一下，并且附上寿星公的联系方式。

5、（1）对于大型活动，要通知全部的家人，两次短信，不回复的，就打电话；义工的，可以发邮件，通知到就可以了。对于一些小型的聚会，高中生可以不用通知，义工两次短信就可以了，其他的都要通知到。（2）收集信息，这个不分义工和学生；但视具体