Como Puedo Convertir Un Archivo De Word A Excel
Jalisa Landgren
Word y Excel son dos de las herramientas de la suite de Microsoft ms utilizadas a diario por millones de personas en diferentes mbitos, ya sea profesional, educativo o personal. Por un lado, Word es un procesador de texto o documentos, mientras que Excel es la herramienta de Microsoft especialmente diseada para crear hojas de clculo.
A priori, parece poco probable encontrarse con la necesidad de tener que convertir un documento de Word a Excel, sin embargo, es ms habitual y frecuente de lo que nos lo parece. Si ests leyendo estas lneas, seguro que te has encontrado con esta necesidad y por eso vamos a mostrar cmo hacerlo de diferentes maneras. Ms que nada, porque existen diferentes mtodos que podemos llevar a la prctica con el objetivo de convertir un documento Word a Excel.
Si lo que deseamos es hacer la conversin de la informacin, existen varias formas de convertir un Word a Excel. En el caso de que tengamos una tabla con informacin o datos en Word y queramos convertirlo a una hoja de Excel es posible hacerlo copiando y pegando los datos de un lado a otro, mientras que tambin es posible exportar e importar todos los datos a travs de un fichero de texto plano o bien echar mano de alguna de las aplicaciones online especialmente diseadas para ello.
En el primer caso no podemos considerarlo como un cambio de formato, ya que se trata de extraer la informacin y trasladarla con el portapapeles, lo mismo sucede con la importacin automatizada o a travs de insertar el objeto en Excel. Tambin podemos exportar el archivo en formato HTML, pero seguiramos sin hacer el cambio de formato en s, la conversin de formato solo sera posible con alguna aplicacin externa como mencionamos al final de este artculo. Existen programas de pago para instalar en el ordenador, pero lo cierto es que las aplicaciones web gratuitas, si no necesitamos un resultado perfecto y profesional, son ms que suficientes.
Por tanto, vamos a comentar cules son las principales formas en las que podemos hacer la conversin de Word a Excel con los puntos fuertes y las desventajas de cada uno de ellos, as como posteriormente indicaremos algunas aplicaciones externas que pueden serte tiles. Recuerda que, si vas a usar apps externas, busca aquellas que son de confianza porque hay muchos peligros en internet cuando queremos descargar algo. Pero, para que os sea sencillo, os daremos una recomendacin de programas de terceros que podremos llegar a utilizar.
Para mover datos de una tabla de Word a Excel sin tener que volverlos a escribir es posible copiarlos directamente desde el procesador de texto y pegarlos en una hoja de clculo. Ahora bien, todos estos datos se pegarn en una celda individual de nuestro Excel. Sin embargo, si queremos que al pasar informacin de Word a Excel se mantenga el formato de la tabla, estos son los pasos que debemos seguir:
Excel cuenta con una funcin de importacin de datos a travs de un archivo de texto, por lo tanto, podemos usarla para convertir un documento de Word a Excel fcilmente. Si los datos son ms complejos, puedes guardar el archivo de Word como archivo CSV (valores separados por comas) y luego importarlo a Excel. Tenemos que guardar el documento para ms tarde exportarlo. Si queremos llevar a cabo dicha importacin de datos, tendremos que seguir esta serie de pasos:
En unos instantes, veremos cmo todos los datos exportados desde Word se importan directamente el Excel y ya podremos guardar la hoja de clculo con el nombre que queramos. De esta manera, conseguiremos constantemente importar datos sin problemas. Por lo tanto, cada vez que quieras llevar a cabo esto, tan solo debers repetir uno a uno los pasos que acabamos de ver.
Utilizando este formato ser ms fcil copiar datos y tablas de Microsoft Word a Excel. Para convertir un archivo del procesador de textos a la hoja de clculo de Microsoft 365 utilizando el formato HTML tendremos que completar nuevamente otra serie de pasos desde este programa. Concretamente, habr que realizar el siguiente proceso:
Una vez que hayamos completado todo este proceso, nicamente nos quedar por comprobar que la informacin es correcta, este proceso es especialmente til para archivos con informacin en tablas. Aunque, tambin se puede utilizar para otros fines.
Otra de las maneras para convertir un archivo de Word a Excel se puede realizar a travs de una herramienta que dispone la hoja de clculo de Microsoft 365. En este caso tenemos que guardar el archivo desde Microsoft Word como lo hacemos habitualmente en formato DOC o DOCX. Cerramos el procesador de texto y abrimos Excel. Nos dirigimos al men superior y hacemos clic en Archivo y despus en Nuevo. Configuramos el formato de la hoja de clculo que vamos a generar con el archivo de Word. Para trabajar con el archivo del procesador de textos pulsaremos en el men Insertar y despus haremos clic en Objeto.
En vez de insertar un grfico o cualquier otro elemento, ahora elegiremos la opcin Desde archivo. Nos dirigiremos al archivo de Word que habamos guardado anteriormente y lo seleccionamos, pulsamos despus en Insertar. Veremos que el archivo de Word est insertado en nuestra hoja de Excel como si fuera un archivo de imagen cualquiera. Podrs gestionarlo y configurarlo como cualquier otra imagen y personalizarla al gusto. Al tratarse de una imagen insertada tendremos la desventaja de no poder editar el texto que contenga, aunque si hacemos doble clic se nos abrir el archivo original en Word.
Si tienes experiencia en programacin en Excel, puedes crear una macro que importe automticamente los datos de un archivo de Word a Excel. Para hacer esto, utiliza el editor de Visual Basic en Excel para crear la macro y luego configrala para abrir el archivo de Word y extraer los datos relevantes.
Una macro es una secuencia de comandos automatizados que puedes crear en Excel para llevar a cabo tareas repetitivas. Si tienes conocimientos en programacin en Visual Basic for Applications (VBA) y ests familiarizado con el entorno de desarrollo de Excel, puedes crear una macro que importe automticamente los datos de un archivo de Word a Excel.
Para crear una macro que convierta los datos de un archivo de Word a Excel, necesitars usar el objeto Word.Application y el objeto Word.Document en VBA. Puedes abrir el archivo de Word en Excel utilizando la funcin Documents.Open del objeto Word.Application y luego copiar los datos relevantes utilizando la funcin Range.Copy del objeto Word.Document. Luego, puedes pegar los datos en Excel utilizando la funcin Range.Paste de Excel.
Si tienes un archivo de Word muy complejo y ninguna de las opciones anteriores funciona correctamente, puedes considerar convertir el archivo manualmente. Esto implica copiar y pegar los datos relevantes de Word a Excel uno por uno, lo cual puede ser un proceso largo y tedioso.
Para convertir los datos manualmente, abre el archivo de Word y copia los datos que deseas convertir. Luego, abre Excel y crea una nueva hoja de clculo. Selecciona la celda donde deseas pegar los datos y luego pega los datos desde Word en esa celda. A continuacin, revisa los datos para asegurarte de que se hayan copiado correctamente y ajstalos manualmente si es necesario. Repite este proceso para cada conjunto de datos que quieras convertir.
Cuando queremos hacer el cambio de Word a Excel es necesario tener en cuenta que en ocasiones el resultado no es como nos gustara, por eso podemos tener que adaptarlo en funcin de nuestras necesidades en funcin a cul es el mtodo que hayamos utilizado. Puede que el resultado o formato no sea el mismo, que el texto se pegue en la misma columna o que falle algo en el proceso.
Por eso, es importante que elijas el mtodo ms satisfactorio para ti en funcin de lo que pretendes conseguir. Y, si no queda ms remedio, por la razn que sea, siempre podemos pasarnos a las apps de terceros. Aunque, de primeras, habr que tener en cuenta esta serie de mtodos que podremos llevar a cabo con los programas de Microsoft.
Para que esto sea posible, recuerda tener suficientes columnas en blanco a la derecha de la columna que se desea para evitar que estos se sobrescriban sobre otros. Si es posible hacer esto, te quedar muy bien, en caso contrario te puede interesar mantenerlo tal como te queda o probar otra opcin. Para ello, los pasos que tendremos que completar sern los siguientes:
Esto puedes hacerlo con cualquier documento en el que puedes separar datos en diferentes columnas para mejorar la funcionalidad de la tabla. Cada vez que quieras llegar a poner texto en columnas, nicamente tendrs que volver a repetir cada uno de los pasos que os hemos dado.
Si no te gusta cmo queda, el resultado no parece una tabla, quieres hacerlo ms atractivo o simplemente quieres darle formato, lo que puedes hacer es aplicar formato a la tabla Excel que has creado. As, lo vers mucho mejor.
Para ello tienes que seleccionar una celda o rango de celdas de la table y en la pestaa Inicio debes dar a Dar formato como tabla. Seleccionas el estilo de tabla que te interesa y ya tendrs el nuevo formato aplicado. Si no te gusta cmo queda, puedes probar con otro. Si no quieres trabajar con los datos de la tabla, puedes posteriormente convertir la table en un rango normal.
Ahora solo quedara reposicionar o cambiar el tamao de la imagen, o podemos bloquear la imagen en una celda determinada de manera que cambie el tamao, se mueva, se oculte y se filtre junto con la celda asociada. No se aconseja pegar la imagen directamente, ya que podra variar el formato del resto de las celdas y podra suponer un problema a la hora de imprimirlo.
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