Compulsoriedade do Malote Digital

[Ramon de Andrade]

INSTRUMENTOS NORMATIVOS DO CONSELHO DA MAGISTRATURA

PROVIMENTO Nº 01 DE 09/02/2017 (DJE 14/02/2017)

Dispõe sobre a utilização do Sistema Hermes - Malote Digital - como meio exclusivo de envio e recebimento de documentos, na esfera jurisdicional, no âmbito do Poder Judiciário do Estado de Pernambuco e Órgãos Externos.

O PRESIDENTE DO CONSELHO DA MAGISTRATURA no uso de suas atribuições, e:

CONSIDERANDO a política nacional de informatização do processo judicial, disposta na Lei nº 11.419, de 19 de dezembro de 2006;

CONSIDERANDO os termos da Resolução n° 100, de 24 de novembro de 2009, do Conselho Nacional de Justiça, que dispõe sobre a comunicação oficial, preferencialmente por meio eletrônico, através do Sistema Hermes - Malote Digital;

CONSIDERANDO a necessidade de modernizar a administração da Justiça com a utilização da tecnologia da informação;

CONSIDERANDO a economia, a celeridade, a eficiência e a segurança proporcionadas pelo Sistema Malote Digital no envio e recebimento de documentos oficiais;

RESOLVE:

Art. 1º Instituir o Sistema Hermes - Malote Digital - para o envio e o recebimento de documentos, no âmbito jurisdicional, referentes a processos físicos ou eletrônicos entre as Unidades Judiciárias e Administrativas de 1º e 2º graus do Tribunal de Justiça de Pernambuco e Órgãos Externos.

§ 1º O acesso ao Sistema dar-se-á por meio do link www.tjpe.jus.br/malotedigital ou através de ícone disponível na intranet do sítio do Tribunal de Justiça de Pernambuco .

§ 2º É vedado o emprego do Malote Digital para transmissão de documentos ou informações de interesse particular.

Art. 2º O Sistema Malote Digital deverá ser utilizado obrigatoriamente no âmbito do Poder Judiciário como meio exclusivo de tramitação dos seguintes documentos oficiais:

I - cartas de ordem e precatória;

II - ofícios em geral, dentre outros documentos que precisem ou não ser anexados a processos eletrônicos ou físicos;

§ 1º Em se tratando do envio de expedientes referentes a processos físicos de natureza cível ou criminal do 2º Grau, os autos devem ser enviados ao Gabinete do Desembargador para conferência dos dados contidos no texto do documento.

§ 2º As cartas de ordem e precatória devem ser enviadas para o setor de distribuição da Comarca deprecada.

§ 3º Excetua-se a obrigatoriedade do uso do Malote Digital, no caso de expedição de cartas de ordem e precatória, quando as Unidades Judiciárias do TJPE de origem e destino utilizarem o Sistema Processo Judicial Eletrônico - PJe, as quais deverão ser protocoladas como "novo processo" pela unidade de origem.

§ 4º Fica vedado o envio e recebimento de documentos por qualquer meio físico.

§ 5º Os documentos enviados fisicamente serão devolvidos ao remetente.

§ 6º Apenas será permitida a remessa do documento impresso quando o destinatário for órgão externo ao Tribunal de Justiça de Pernambuco e não fizer uso do Sistema do Malote Digital.

Art. 3º Os distribuidores/protocoladores serão os responsáveis pelo recebimento via Malote Digital, correios, ou em mãos, das cartas de ordem e precatória, promovendo a distribuição no Sistema Judwin ou seu protocolamento no Sistema Processo Judicial Eletrônico - PJe.

Art. 4º Os usuários, servidores e magistrados, vinculados às Unidades Administrativas e Jurisdicionais credenciadas deverão consultar diariamente o Sistema Malote Digital.

§ 1º A inobservância do disposto neste artigo acarretará a responsabilização dos servidores e magistrados credenciados na unidade organizacional.

§ 2º O usuário que efetuar a leitura do documento enviado à sua unidade organizacional, salvo por justa causa, devidamente comprovada, não poderá se escusar de eventual responsabilidade alegando desconhecimento do conteúdo recebido.

Art. 5º Em se tratando de contagem de prazo, considerar-se-á realizado o ato no dia e hora do envio.

§ 1º Serão considerados tempestivos os documentos eletrônicos transmitidos até às 23 horas 59 minutos e 59 segundos do último dia do prazo.

§ 2º O usuário do Malote Digital não poderá alegar desconhecimento do conteúdo da comunicação que lhe foi enviada, ressalvadas as hipóteses em que o Sistema estiver comprovadamente indisponível.

Art. 6º Na hipótese de impossibilidade de envio e recebimento regular de comunicações por meio do Malote Digital, o usuário deverá, de imediato, comunicar o fato à chefia ou ao seu superior hierárquico, para evitar prejuízos às atividades Administrativas e Jurisdicionais,certificando nos autos o fato ocorrido.

§ 1º Os usuários deverão solicitar a imediata solução do problema ao setor de suporte técnico da Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicação - SETIC.

§ 2º A Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicação - SETIC deverá publicar aviso de indisponibilidade do Sistema no sítio do Poder Judiciário do Estado de Pernambuco e no ambiente de acesso ao Malote Digital.

§ 3º Comprovada a indisponibilidade do Sistema no último dia do prazo para a prática de ato ou para resposta, fica autorizado o uso de outros meios eletrônicos de envio dos documentos, como correio eletrônico.

Art. 7º O credenciamento, o descredenciamento e o gerenciamento dos usuários do Malote Digital serão de responsabilidade da Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicação - SETIC.

§ 1º O credenciamento e o descredenciamento somente poderão ser solicitados pela chefia do setor ou pelo superior hierárquico do usuário por meio de abertura de chamado na Central de Serviços da SETIC, por meio de ícone disponível na intranet do sítio do Tribunal de Justiça de Pernambuco ou pelo telefone (81)3181-0001 .

§ 2º Nas hipóteses de afastamento do usuário cadastrado, o superior hierárquico deverá providenciar o credenciamento de substitutos para movimentação de documentos no Malote Digital.

Art. 8º O usuário terá acesso ao Sistema Malote Digital por meio do CPF e senha.

§ 1º A senha de acesso ao Malote Digital é pessoal e de responsabilidade exclusiva do usuário, o qual deverá obedecer às diretrizes de segurança estabelecidas pelo Poder Judiciário do Estado de Pernambuco e, em nenhuma hipótese, permitir o uso dela por terceiros.

§ 2º Os servidores e magistrados que possuem o token , fornecido pelo Tribunal de Justiça de Pernambuco, deverão assinar digitalmente os documentos enviados.

Art. 9º Os documentos anexados ao Malote Digital deverão, obrigatoriamente, ser gravados em PDF e o seu tamanho não poderá ultrapassar o limite estabelecido no manual do Sistema

Art. 10 As comunicações efetuadas por meio do Malote Digital estarão protegidas por sistemas de segurança - o que garante a integridade e a disponibilidade dos dados, não sendo necessária a impressão para efeito de registro ou arquivo.

§ 1º Todas as comunicações realizadas por meio do Malote Digital ficarão registradas na base de dados do Sistema e não poderão ser apagadas.

§ 2º Os documentos transmitidos estarão disponíveis para consulta on-line durante 1 (um) ano, contado da data de envio, após o qual serão transferidos para outro meio de armazenamento, podendo ser consultados mediante solicitação.

Art. 11 É vedada a remessa de comunicações em desconformidade com as determinações deste Provimento e o remetente ficará sujeito a sanções disciplinares.

Parágrafo único . O teor das comunicações realizadas por meio do Malote Digital é de inteira responsabilidade do remetente.

Art. 12 Os casos omissos neste Provimento serão resolvidos pela Presidência do Tribunal de Justiça.

Art. 13 A Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicação - SETIC realizará o cadastramento das Unidades Jurisdicionais e Administrativas e dos servidores e magistrados do Tribunal de Justiça de Pernambuco que ainda não estejam habilitados no Malote Digital.

Art. 14 Este Provimento entra em vigor 30 (trinta) dias após a data da sua publicação.

Recife, 09 de fevereiro de 2017

Desembargador Adalberto de Oliveira Melo
Presidente em exercício do
Conselho da Magistratura

Fonte: TJPE

[Ramon de Andrade]

"Colegas, bom dia. (...) ao devolver uma precatória pelo Malote Digital, deve-se devolvê-la também fisicamente pelos Correios." Alysson
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Alysson, a Resolução 185/2013, que instituiu o PJe, prevê a possibilidade de devolução física das peças essenciais da carta:

RESOLUÇÃO CNJ Nº 185 de 18/12/2013

Ementa: Institui o Sistema Processo Judicial Eletrônico - PJe como sistema de processamento de informações e prática de atos processuais e estabelece os parâmetros para sua implementação e funcionamento.

Art. 42. As cartas precatórias expedidas para as unidades judiciárias nas quais tenha sido implantado o PJe tramitarão também em meio eletrônico e quando da devolução ao juízo deprecante será encaminhada certidão constando o seu cumprimento com a materialização apenas de peças essenciais à compreensão dos atos realizados.

Fonte: CNJ

Porém, mais recentemente, o TJPE instituiu internamente a compulsoriedade do Malote Digital, inclusive para transmissão e devolução de cartas precatórias:

PROVIMENTO Nº 01 DE 09/02/2017 (DJE 14/02/2017)

Dispõe sobre a utilização do Sistema Hermes - Malote Digital - como meio exclusivo de envio e recebimento de documentos, na esfera jurisdicional, no âmbito do Poder Judiciário do Estado de Pernambuco e Órgãos Externos.

Art. 2º O Sistema Malote Digital deverá ser utilizado obrigatoriamente no âmbito do Poder Judiciário como meio exclusivo de tramitação dos seguintes documentos oficiais:

I - cartas de ordem e precatória;

§ 4º Fica vedado o envio e recebimento de documentos por qualquer meio físico.

§ 5º Os documentos enviados fisicamente serão devolvidos ao remetente.

Art. 11 É vedada a remessa de comunicações em desconformidade com as determinações deste Provimento e o remetente ficará sujeito a sanções disciplinares.

Fonte: TJPE

O objetivo é justamente combater a cultura do papel, com economia de tempo e despesas de postagem para do Tribunal de Justiça.

Os registros gravados permanentemente no MD são suficientes para comprovação a qualquer tempo da transmissão dos documentos, para efeito de protocolo:

Art. 10 As comunicações efetuadas por meio do Malote Digital estarão protegidas por sistemas de segurança - o que garante a integridade e a disponibilidade dos dados, não sendo necessária a impressão para efeito de registro ou arquivo.

§ 1º Todas as comunicações realizadas por meio do Malote Digital ficarão registradas na base de dados do Sistema e não poderão ser apagadas.

§ 2º Os documentos transmitidos estarão disponíveis para consulta on-line durante 1 (um) ano, contado da data de envio, após o qual serão transferidos para outro meio de armazenamento, podendo ser consultados mediante solicitação.

Por excesso de zelo, você pode arquivar fisicamente as peças já materializadas, pelo prazo do §2º ou mais, a depender do volume de precatórias na comarca; uma vez que o artigo 10 desestimula apenas a impressão de peças, nada dispondo sobre o arquivamento local das que já foram impressas para o cumprimento do ato deprecado.

Mais detalhes no artigo abaixo:

> Compulsoriedade do Malote Digital

Bom trabalho.

Ramon de Andrade
Distribuidor/Contador
Fórum de Palmares, PE

[Ramon de Andrade]

"Colegas, recebemos uma carta precatória cível pelos correios vinda de São Paulo. Ante o Provimento nº 01/2017 TJPE, devemos devolvê-la? Já temos o PJe obrigatório. Grato."
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Colega, a Resolução do CNJ nº 100/2009, ao instituir o Malote Digital como ferramenta de comunicação oficial entre os tribunais, nada estabelece sobre devolução dos originais remetidos fisicamente, para correção de fluxo do documento.

O Provimento CM nº 01/2017 o faz, porém no âmbito do Poder Judiciário de Pernambuco, nada podendo dispor em relação a outros órgãos ou tribunais.

É certo também que tribunais de outros Estados e/ou ramos do Judiciário não podem protocolar precatórias diretamente no PJe-TJPE, por falta de integração entre os bancos de dados dos diferentes órgãos, como esclarece o artigo abaixo:

> Protocolamento (Distribuição) no PJe de Cartas Precatórias Cíveis Oriundas de Outros Estados/Ramos do Judiciário

Nestes casos, portanto, a digitalização e protocolamento da carta no PJe continua a cargo do distribuidor do juízo deprecado.

Seguem as referências normativas.

Bom trabalho.

Ramon de Andrade
Distribuidor/Contador

Fórum de Palmares-PE
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> PROVIMENTO CM Nº 01 DE 09/02/2017 (DJE 14/02/2017)

Dispõe sobre a utilização do Sistema Hermes - Malote Digital - como meio exclusivo de envio e recebimento de documentos, na esfera jurisdicional, no âmbito do Poder Judiciário do Estado de Pernambuco e Órgãos Externos.

Art. 1º Instituir o Sistema Hermes - Malote Digital - para o envio e o recebimento de documentos, no âmbito jurisdicional, referentes a processos físicos ou eletrônicos entre as Unidades Judiciárias e Administrativas de 1º e 2º graus do Tribunal de Justiça de Pernambuco e Órgãos Externos.

Art. 2º (...) § 6º Apenas será permitida a remessa do documento impresso quando o destinatário for órgão externo ao Tribunal de Justiça de Pernambuco e não fizer uso do Sistema do Malote Digital.

Fonte: TJPE

> Resolução CNJ nº 100 de 24/11/2009

Ementa: Dispõe sobre a comunicação oficial, por meio eletrônico, no âmbito do Poder Judiciário e dá outras providências.

Art. 1º As comunicações oficiais entre (...) os tribunais (...) serão realizadas com a utilização do Sistema Hermes - Malote Digital, nos termos desta Resolução e da regulamentação constante do seu Anexo.

§ 1.º A comunicação de que trata o caput não prejudica outros meios de comunicação eletrônica utilizados pelos sistemas processuais existentes nos órgãos do Poder Judiciário.

§ 3.º O Sistema Hermes - Malote Digital deve ser utilizado, entre outros, para expedição e devolução de Cartas Precatórias entre juízos de tribunais diversos, salvo se deprecante e deprecado utilizarem ferramenta eletrônica específica para esse fim.

Art. 3.º Recomenda-se aos Tribunais mencionados no Art. 1º a adoção do Sistema Hermes - Malote Digital como forma de comunicação oficial entre seus órgãos e setores internos, magistrados e servidores.

Art. 4.º Os Conselhos e Tribunais podem, no âmbito de suas competências, expedir normas complementares de utilização do sistema, não conflitantes com a presente Resolução.

Fonte: CNJ