Base De Datos Neptuno.Mdb Descargar
Stephanie Dejoode
La combinacin de correspondencia consiste en fusionar un documento principal con una fuente de datos externa para crear una serie de documentos personalizados, cada uno de ellos correspondiente con uno de los registros (filas) de la base de datos. Esta es la tcnica principalmente utilizada para enviar mailings promocionales, comunicados a una base de datos de clientes o generar etiquetas.
De momento, veamos en primer lugar como usar el Asistente para combinar correspondencia, que en algunos aspectos facilita el trabajo (aunque en otros lo hace algo ms tedioso). En el prximo apartado Impresin en serie veremos como podemos agilizar esta tarea.
Si queremos replicar los pasos que damos en esta exposicin, podemos descargar clientes-neptuno.mdb, una base de datos en Access con los datos de unos hipotticos clientes. Tambin podemos descargar carta-invitacion-inicial.odt, el documento inicial para combinar la correspondencia, seleccionando desde el men contextual del enlace Guardar destino como, Guardar enlace como o similar (depende del navegador que utilicemos).
En el primer paso 1. Seleccione el documento inicial podemos escoger entre diversas opciones cual ser el documento principal de la combinacin. Como ya hemos preparado un modelo de carta optaremos por la primera opcin Utilizar el documento actual. Para avanzar, pulsaremos el botn Siguiente, o directamente en el panel lateral, seleccionar el paso deseado.
El paso 2. Seleccione el tipo de documento nos permite escoger entre Carta y Mensaje de correo electrnico. Si en nuestra base de datos hay un campo con el email del destinatario, podemos enviar directamente los documentos por correo electrnico en lugar de imprimirlos. Tras pulsar sobre el botn Siguiente llegamos al paso 3 del asistente.
La pulsacin del botn Seleccionar otra lista de direcciones nos permitir seleccionar entre las bases de datos que tenemos registradas en LibreOffice por haberlas utilizado en alguna ocasin.
Dado que la base de datos clientes-neptuno.mdb an no ha sido registrada en LibreOffice, pulsaremos Aadir y navegaremos hasta seleccionar el archivo. Tras una breve comprobacin de que los datos son accesibles, LibreOffice la mostrar en la lista.
Este paso ha sido muy fcil, pero esta facilidad nos est ocultando lo que ha ocurrido realmente. Al seleccionar el archivo .mdb, lo que ha ocurrido realmente ha sido que LibreOffice ha creado una conexin a la ruta actual del archivo de datos y la ha incrustado dentro del propio documento.
Pulsaremos sobre Aceptar para cerrar el dilogo Seleccionar lista de direcciones, por lo que volvemos a estar en el paso 3 del asistente donde comprobamos que se han habilitado las opciones que antes estaban atenuadas.
La opcin Este documento debe contener un bloque de direccin est activada, si bien, dado que los nombre de la columnas de la tabla que estamos enlazando no son estndar, Writer no identifica correctamente los campos que corresponden a direcciones, y por ello no permite seguir adelante (como nos permite observar que el botn Siguiente se muestra desactivado).
En los dos primeros casos, tras pulsar sobre el botn Siguiente accederemos al paso 5 del asistente, Ajustar diseo, que nos permite definir las posiciones de los bloques de direccin y del saludo.
Por la misma razn que en el paso anterior, recomendamos desactivar la casilla Este documento debe contener un saludo y seguir avanzando, saltando el paso 5 y haciendo clic sobre el botn Finalizar. O, ms agil an, pulsar en Finalizar tras haber seleccionado la Lista de direcciones en el paso 3.
Dado que en los pasos anteriores no hemos insertado ni el bloque de direcciones, ni el bloque de saludo, es ahora cuando aadiremos los campos de combinacin en nuestro documento modelo.
Hay varias formas de aadir los campos de combinacin necesarios para nuestra carta. Una de las ms sencillos es arrastrando los campos desde el Navegador de bases de datos de LibreOffice.
El Navegador de bases de datos se muestra en un panel acoplado en la parte superior de la ventana que nos permite acceder a todas las bases de datos registradas en LibreOffice. Esta herramienta, que dispone de su propia barra de herramientas para ordenar, actualizar o filtrar los datos muestra los orgenes de datos en el panel izquierdo y cuando en ese panel seleccionamos una tabla (en nuestro ejemplo, la tabla Clientes de la base de datos clientes-neptuno) se mostrarn a la derecha los datos de la misma.
Podemos usarlo para insertar los campos de combinacin en el documento haciendo clic sobre los ttulos de las columnas de datos y arrastrndolos al lugar del documento donde queremos que aparezcan.
En nuestro ejemplo insertaremos la columna NombreContacto en el lugar adecuado del saludo. Insertaremos tambin las columnas NombreContacto, CargoContacto, NombreCompaa, Direccin, CdPostal, Ciudad y Pais para formar nuestro propio bloque de direcciones.
El documento mostrar sombreados en gris los diferentes campos de combinacin. Recuerdemos que la visualizacin de los mismos puede variar segn activemos o no las opciones de Ver > Marcas o Ver > Nombres de campos.
Para aplicar filtros ms complejos podemos volver a invocar el asistente, y desde el paso 3 haremos clic sobre el botn Seleccionar otra lista de direcciones. Tras hacer clic sobre el botn Filtro podemos desde el dilogo Filtro estndar definir hasta tres condiciones de filtrado.
Si hacemos clic sobre el botn Editar documentos individuales, se crear un nuevo documento formado por las pginas ya combinadas del documento inicial con el origen de datos. Se mostrar un dilogo flotante con un contador mientras se genera la combinacin.
Podemos almacenar de diversas formas los documentos combinados. El botn Guardar documentos combinados presenta el dilogo del mismo nombre, desde el que podremos guardar los documentos combinados como un slo y nico documento, en documentos individuales, en ambos casos para todos los registros de la tabla o estableciendo un intervalo.
Si queremos obtener los documentos impresos, desde el botn Imprimir documentos combinados se presenta el dilogo del mismo nombre, desde el que podremos seleccionar la impresora destino e iniciar la impresin de los documentos combinados, para todos los registros de la tabla o estableciendo un intervalo.
Finalmente, el botn Enviar mensajes de correo electrnico presenta el dilogo Enviar documento combinado por correo electrnico, que nos permite enviar cada uno de los documentos combinados mediante correo electrnico, siempre y cuando en la tabla origen de datos dispongamos de una columna que contenga este dato.
Al igual que en las anteriores opciones podremos enviar los documentos de todos o de slo un intervalo de registros.
Para poder utilizar esta opcin necesitamos tener configurado un servidor de correo SMTP (correo saliente) de la misma manera que lo configuraramos en nuestro programa de correo o mvil. Se puede configurar este servidor de correo en Herramientas > Opciones > LibreOffice Writer > Correo para combinar correspondencia.
Finalizada la tarea de combinar correspondencia, ya podremos cerrar el documento inicial. Es recomendable guardar el documento inicial, ya que nos permitir volver a reutilizar el mismo documento en otras ocasiones. Bastar con volver a llamar al asistente, seleccionando en el primer paso Iniciar a partir de un documento existente; en este caso, al estar ya definidos los campos de combinacin podemos saltar directamente del primero al ltimo paso.
Este mtodo que hemos detallado nos resultar til para escribir cartas o enviar correos masivos, pero qu ocurre si deseamos imprimir etiquetas o utilizar los campos de la base de datos para algo diferente al tpico bloque de direcciones?
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