Bienvenido al Boletin de IT-Solutions

[Boletin It-Solutions <Binaps>]

Tema: Modulo de Documentos:

1.1 Necesidad

El control de documentos es uno de los procedimientos obligados de la
Norma ISO 9001:2000 y representa la fuente número uno de no
conformidades en la auditorías de certificación. El 80% de las no
conformidades detectadas en las auditorias están relacionadas con el
control de documentos.
Es muy común ver en organizaciones que, a pesar del esfuerzo del
encargado del control de documentos, algunas personas presenten copias
no vigentes de los documentos; o que no tiene acceso a un documento
que necesita.
Es injusto que la mayoría de las no conformidades que se detectan en
las auditorías sean por aspectos que directamente no afectan la
calidad del producto. La empresa se esfuerza por ofrecer productos y
servicios de calidad y los auditores la señalan por un detalle en el
control de la documentación que puede ser irrelevante. Binaps Quality
es la herramienta concebida para resolver estas dificultades. Su
objetivo es liberar a las personas de la parte administrativa del
sistema, dejándole este trabajo a las computadoras.

1.2 Módulo de Documentos de Binaps Quality
Avisos en las transacciones de los Documentos
Cuando alguien con derecho modifica un documento, Binaps envía un
mensaje a los usuarios que deben revisarlo. Una vez que estos lo
revisan, Binaps automáticamente envía un mensaje a la persona que debe
dar la aprobación final a los cambios. Esta persona entra a Binaps,
aprueba los cambios y automáticamente el documento queda visible para
todos los usuarios de la lista de distribución. En cada etapa cada
actor cuenta con cierto tiempo (configurable) para realizar su tarea.
Si alguna de estas actividades no se realiza en el tiempo
reglamentado, se incluyen en un reporte de atrasos que Binaps genera
diariamente de forma automática y que envía una vez al día por correo
electrónico a una dirección de correo configurable. Esta dirección
puede ser la del gerente de calidad, del director o de alguna
autoridad de la empresa interesada en conocer el funcionamiento del
sistema de control de documentos. De esta manera la dirección está al
tanto de cómo está funcionando su sistema de calidad.
Por otra parte, los responsables de cada una de las tareas son
advertidos del tiempo que tienen para ejecutarlas y son enterados de
que la dirección de la empresa está al tanto de los atrasos que se
generen.
Las computadoras se hacen cargo del control. No más papeles
archivados. Dejamos de trabajar para el Sistema de Calidad y ahora el
Sistema de Calidad empieza a trabajar para nosotros. De modo que los
responsables de la calidad se pueden concentrar en su trabajo porque
la parte administrativa es realizada por las computadoras.
Control de la lectura de Documentos
Un problema crítico en las empresas es que a las muchas personas le
proporcionan copia de procedimientos, instructivos, etc., pero no los
leen. Simplemente lo guardan en una carpeta que luce muy bien como
adorno. Con Binaps esto queda solucionado porque podemos saber en todo
momento quien entró a leer cada documento y que tiempo lo tuvo
abierto. Podemos asegurarnos de que los usuarios estén enterados de
las nuevas modificaciones.
Con una interfase muy fácil de operar, Binaps garantiza que:
• los usuarios siempre consulten la versión actualizada de los
documentos,
• haya control sobre los documentos obsoletos o no vigentes,
• los documentos modificados sean revisados y aprobados antes de su
emisión,
• los cambios y el estado de revisión actual de los documentos sean
identificados,
• los documentos permanezcan legibles y fácilmente identificables

Beneficios
• Cubre completamente los requerimientos de la norma ISO 9000.
• Permite desarrollar una política y un procedimiento para el control
de documentos.
• Mantiene una lista maestra de documentos que incluye la
identificación del documento, fecha de emisión, y liberación para cada
documento controlado.
• Asegura que sólo los cambios autorizados puedan ser realizados a los
documentos controlados.
• Asegura que un procedimiento aprobado esté en su lugar, y tiene
seguimiento para todos los cambios y revisiones por los individuos
apropiados.
• Asegura que los documentos controlados estén disponibles para quien
los necesite cuando se requieran.
• Asegura que sólo la versión vigente y aprobada de cada documento
controlado es usada.
• Mantiene registro que muestre el historial de revisiones del
documento.
• Proporciona seguridad en el acceso a las versiones del documento.
• Avisa oportunamente de los documentos que esperan por revisión y/o
aprobación según la persona que entre al sistema.
• Funciona en red. Varios usuarios pueden usar el sistema a la vez
• No es necesario rescribir los documentos. Binaps incorpora
documentos a su base de datos desde cualquier aplicación instalada en
su computadora.
• Puede incorporar al sistema cualquier documento escrito en el
procesador de palabras de su preferencia.