Hola, Carlos.
Por lo que comentas parece que estás utilizando el servidor de pruebas que se instala por defecto con el plugin de bigbluebutton. Esto pasa en el caso de Moodle y supongo que pasará igual con Chamilo.
Como te digo, es un servidor de pruebas para saber que tu plugin está bien instalado y se conecta a Bigbluebutton. Al ser de pruebas, cada semana (más o menos) borran todas las grabaciones ya que hay muchísima gente utilizándolo.
Por tanto, no es la mejor opción mantenerlo para una plataforma en producción.
Valora la posibilidad de tener tu propio servidor con Bigbluebutton instalado. Sea de forma autónoma o contratándolo con algún proveedor.
En la configuración de tu plugin solo deberías modificar la URL de tu servicio:
http://tuservidorbbb.com/bigbluebutton/ y el código secreto que se genere durante la instalación y que puedes averiguar con "bbb-conf --secret".
Saludos.
JP