Duyet tai lieu tren sharepoint
5 views
Skip to first unread message
dampt
Aug 10, 2013, 4:17:58 AM8/10/13
to bgdn...@googlegroups.com
Kg các anh chị,
Theo như thắc mắc của Vân về vấn đề đề nghị nhập trên sharepoint là
không gửi 1 lúc cho nhiều người, vì vậy tôi đã chuyển sang chế độ duyệt
song song nghĩa là khi người đề nghị cấp nhập những người tham gia vào
quy trình từ đầu thì nó sẽ đồng thời chạy đến tất cả mọi người chứ không
theo thứ tự người nọ sang người kia nữa.
Lưu ý là chỉ lần đầu tạo quy trình thì mới phân công cho nhiều người
được, còn khi reassign task thì chỉ reassign cho 1 người duy nhất mà thôi.
Các chức năng khác: Request change, reassign task, reject ... hoạt động
như bình thường.
Vậy các anh/chị lưu ý và phổ biến cho nhân viên được biết và thực hiện.
Trân trọng.
--
Mr. Phan Tien Dam
Planning Manager
Woodworking factory - Cuu Long Joint Stock Company
Head office: 343 Tran Khat Chan st., Hai Ba Trung dist., Hanoi, Vietnam
Factory: Tan Hung ward, Hai Duong city, Hai Duong province, Vietnam
Website: www.cuulongvn.com
Tel.: (+84320) 351 4425 Fax: (+84320) 351 4426
HP: (+84) 988 465 789 Skype: phantiendam
Theo như thắc mắc của Vân về vấn đề đề nghị nhập trên sharepoint là
không gửi 1 lúc cho nhiều người, vì vậy tôi đã chuyển sang chế độ duyệt
song song nghĩa là khi người đề nghị cấp nhập những người tham gia vào
quy trình từ đầu thì nó sẽ đồng thời chạy đến tất cả mọi người chứ không
theo thứ tự người nọ sang người kia nữa.
Lưu ý là chỉ lần đầu tạo quy trình thì mới phân công cho nhiều người
được, còn khi reassign task thì chỉ reassign cho 1 người duy nhất mà thôi.
Các chức năng khác: Request change, reassign task, reject ... hoạt động
như bình thường.
Vậy các anh/chị lưu ý và phổ biến cho nhân viên được biết và thực hiện.
Trân trọng.
--
Mr. Phan Tien Dam
Planning Manager
Woodworking factory - Cuu Long Joint Stock Company
Head office: 343 Tran Khat Chan st., Hai Ba Trung dist., Hanoi, Vietnam
Factory: Tan Hung ward, Hai Duong city, Hai Duong province, Vietnam
Website: www.cuulongvn.com
Tel.: (+84320) 351 4425 Fax: (+84320) 351 4426
HP: (+84) 988 465 789 Skype: phantiendam
dampt
Sep 3, 2013, 10:48:48 PM9/3/13
to bgdn...@googlegroups.com, Nguyen Dinh Nhat, Doanh Bui Van
KG các anh/chị trưởng bộ phận,
Nội dung này tôi đã thông báo trước đây 1 tháng nhưng không thấy thực
hiện, nhân viên KD vẫn thắc mắc về đề nghị nhập và vẫn chuyển tuần tự
từng người.
Đề nghị các anh/chị phổ biến lại cho nhân viên khi làm đề nghị nhập thì
nhập luôn tên những người tham gia vào quy trình nhập, cách nhau bằng
dấu chấm phẩy ";".
Và lưu ý khi nhập nguyên liệu theo lệnh mua/kế hoạch và xuất bán tp thì
chuyển cho phòng KH (dampt, doanhbv) để PKH nắm đc tình hình vật tư về
kịp thời.
Trân trọng.
Nội dung này tôi đã thông báo trước đây 1 tháng nhưng không thấy thực
hiện, nhân viên KD vẫn thắc mắc về đề nghị nhập và vẫn chuyển tuần tự
từng người.
Đề nghị các anh/chị phổ biến lại cho nhân viên khi làm đề nghị nhập thì
nhập luôn tên những người tham gia vào quy trình nhập, cách nhau bằng
dấu chấm phẩy ";".
Và lưu ý khi nhập nguyên liệu theo lệnh mua/kế hoạch và xuất bán tp thì
chuyển cho phòng KH (dampt, doanhbv) để PKH nắm đc tình hình vật tư về
kịp thời.
Trân trọng.
dampt
Sep 4, 2013, 12:01:51 AM9/4/13
to Tuấn Phạm Anh, Tuấn Nguyễn Đình, Đức Trần Văn, bgdn...@googlegroups.com, Nguyen Dinh Nhat, Doanh Bui Van
PKH hdẫn lại cách lập quy trình như sau, đề nghị các trưởng bộ phận
forward email này hdẫn cho nhân viên của mình:
1. Vào trong thư mục chứa tài liệu cần chuyển đi,
chọn tài liệu cần chuyển, rê chuột lên dòng chữ tên file sẽ hiện ra mũi tên màu đen trỏ xuống (1)
nhấp chuột trái vào mũi tên đó, menu nhỏ xổ ra:
View properties: xem thuộc tính của file (tên file, ai tạo ra, ngày nào, ngày chỉnh sửa...)
Edit properties: chỉnh sửa thuộc tính. Dùng chức năng này nếu muốn đổi tên file
Edit in MS word: chỉnh sửa bằng word. Dùng chức năng này nếu muốn sửa file trực tiếp trên server.
Check out: chức năng này có tác dụng khi người sở hữu file checkout file này thì chỉ người đó mới chỉnh sửa và lưu lại được. Người khác chỉ có thể xem mà không lưu được cho đến khi nó được checkin.
Workflows: tạo quy trình (chỉ định việc duyệt/ký nhận tài liệu cho một người hoặc 1 vài người).
Send to: chuyển tài liệu. Sử dụng chức năng này để gửi email tài liệu đi hoặc để tải tài liệu xuống. Thường sử dụng để tải tài liệu. Vào send to > Chọn Download a copy > Lưu lại trên máy tính cá nhân.
Manage permissions: nếu người dùng được phân quyền cho phép phân quyền cho người khác thì dùng chức năng này để giới hạn những ai được quyền truy cập vào file này.
2. Chọn Workflows (2)
3. Cửa sổ workflows hiện ra, chọn "Duyệt tài liệu"
4. Cửa sổ phân công công việc hiện ra:
Trong mục Assign to (1): nhập tên những người tham gia vào quy trình nhập. LƯU Ý: chỉ người đầu tiên (người đề nghị) phân được cho nhiều người, còn từ sau trở đi, reassign task chỉ cho được 1 người. Vì vậy, người làm đề nghị nhập phải nhập đầy đủ những người tham gia vào.
Ví dụ nếu pKD nhập mua NVL thì tên những người tham gia: tuanpa (trưởng bộ phận để duyệt), những bộ phận liên quan dampt,doanhbv (kế hoạch - để biết), vannt (kế toán - để điều tiết kho nhập và thực hiện việc nhập), nhatnd (QC- để biết và vào QC chất lượng hàng hóa).
gõ tên+chữ cái đầu tiên của họ và tên đệm, ngăn cách bằng dấu chấm phẩy (;), cuối cùng thì ấn ENTER.
Nếu tên đúng thì phần mềm sẽ hiện ra tên đầy đủ. Nếu tên ai sai thì nó sẽ có in nghiêng, gạch chân màu đỏ và có dòng chữ "No exact match was found for...", sau chữ for là những tên mà bị sai. Để xóa nó đi thì rê chuột lên tên sai, nó hiện lên hình bàn tay, bấm chuột trái, chọn Remove. Lưu ý là không dùng nút xóa được (delete).
Ngoài khả năng nhập theo tên, phần mềm còn cho phép nhập theo nhóm, ví dụ có nhóm kinhdoanh trong đó có tất cả các thành viên là nhân viên kinh doanh thì khi nhập kinhdoanh vào, tất cả thành viên đều nhận được tài liệu.
- Sang mục (2) Order: chọn thứ tự nhận tài liệu
+ One at a time (serial): duyệt tài liệu tuần tự, người nọ duyệt mới sang người kia.
+ All at once (parallel): nhiều người nhận được đồng thời 1 lúc
Đối với quy trình nhập, chúng ta chọn All at once.
- (3) Người đề nghị nhập comment vào: nếu có ghi chú hay nhắn gửi hay chỉ đạo gì tới những người sau thì nhập vào đó.
- (4) Due date: thời hạn. Nhập thời gian cần hoàn thành vào mục này. Đơn vị có thể là ngày, giờ, tuần...
- Xong xuôi thì ấn nút Start và quy trình được tạo.
Khi trưởng bộ phận nhận được thì các bộ phận khác cũng sẽ nhận được. Trưởng bộ phận duyệt, người được giám đốc ủy quyền duyệt xong thì các bộ phận liên quan mới bắt đầu thực hiện. Nếu trưởng bộ phận không duyệt thì Reject bình thường và những người sau không phải thực hiện nữa.
Trong trường hợp nhập, sau khi GĐ KD duyệt, thì QC cũng duyệt tài liệu, khi duyệt ghi rõ comment: có cần QC hay không, hoặc các yêu cầu khác. Kế toán sắp xếp kho nhập, phiếu nhập theo quy trình.
Lưu ý: phần mềm chỉ là công cụ để truyền tải thông tin và tài liệu một cách nhanh nhất đến mọi người. Phần việc còn lại trên hiện trường và các chứng từ vẫn phải tuân thủ quy trình xuất/nhập đã được duyệt.
* Khi tài liệu không được duyệt, cách hủy quy trình như sau:
Trong thư mục chứa tài liệu (xem hình ảnh ở mục 2. phía trên) có cột trạng thái "Duyệt tài liệu"
ở đó: In progress nghĩa là tài liệu vẫn đang chạy (chưa xong), approved nghĩa là tất cả mọi người tham gia quy trình đều đã duyệt tài liệu, canceled: quy trình đã bị hủy, reject nghĩa là có 1 người đã không duyệt tài liệu.
Khi tài liệu bị reject, cancel nghĩa là tài liệu đó không còn giá trị và phải hủy quy trình.
Việc hủy quy trình được thực hiện khi tài liệu bị reject, cancel hoặc được yêu cầu phải sửa đổi tài liệu (để không phải xóa đi, up lại mà có thể sửa trực tiếp file gốc và lập lại quy trình duyệt).
1) Đưa chuột về cột "duyệt tài liệu
2) chọn tài liệu muốn hủy quy trình và ấn vào trạng thái của tài liệu (In progress, approve, cancel, reject...)
cửa sổ sau hiện ra:
3) Chọn Terminate this workflow now
cửa sổ khác hiện ra hỏi lại có muốn hủy không > chọn yes > quy trình đã bị hủy.
Sau khi hủy quy trình thì tất cảc các yêu cầu ký duyệt liên quan đến tài liệu sẽ được xóa tự động. Người đề nghị có thể sửa đề nghị hoặc xóa nó đi nếu ko dùng đến nữa.
Nếu còn gì thắc mắc vui lòng liên hệ Mr Đam hoặc đề nghi 1 buổi training nữa nhằm giải đáp tất cả các thắc mắc.
Trân trọng.
1. Vào trong thư mục chứa tài liệu cần chuyển đi,
chọn tài liệu cần chuyển, rê chuột lên dòng chữ tên file sẽ hiện ra mũi tên màu đen trỏ xuống (1)
nhấp chuột trái vào mũi tên đó, menu nhỏ xổ ra:
View properties: xem thuộc tính của file (tên file, ai tạo ra, ngày nào, ngày chỉnh sửa...)
Edit properties: chỉnh sửa thuộc tính. Dùng chức năng này nếu muốn đổi tên file
Edit in MS word: chỉnh sửa bằng word. Dùng chức năng này nếu muốn sửa file trực tiếp trên server.
Check out: chức năng này có tác dụng khi người sở hữu file checkout file này thì chỉ người đó mới chỉnh sửa và lưu lại được. Người khác chỉ có thể xem mà không lưu được cho đến khi nó được checkin.
Workflows: tạo quy trình (chỉ định việc duyệt/ký nhận tài liệu cho một người hoặc 1 vài người).
Send to: chuyển tài liệu. Sử dụng chức năng này để gửi email tài liệu đi hoặc để tải tài liệu xuống. Thường sử dụng để tải tài liệu. Vào send to > Chọn Download a copy > Lưu lại trên máy tính cá nhân.
Manage permissions: nếu người dùng được phân quyền cho phép phân quyền cho người khác thì dùng chức năng này để giới hạn những ai được quyền truy cập vào file này.
2. Chọn Workflows (2)
3. Cửa sổ workflows hiện ra, chọn "Duyệt tài liệu"
4. Cửa sổ phân công công việc hiện ra:
Trong mục Assign to (1): nhập tên những người tham gia vào quy trình nhập. LƯU Ý: chỉ người đầu tiên (người đề nghị) phân được cho nhiều người, còn từ sau trở đi, reassign task chỉ cho được 1 người. Vì vậy, người làm đề nghị nhập phải nhập đầy đủ những người tham gia vào.
Ví dụ nếu pKD nhập mua NVL thì tên những người tham gia: tuanpa (trưởng bộ phận để duyệt), những bộ phận liên quan dampt,doanhbv (kế hoạch - để biết), vannt (kế toán - để điều tiết kho nhập và thực hiện việc nhập), nhatnd (QC- để biết và vào QC chất lượng hàng hóa).
gõ tên+chữ cái đầu tiên của họ và tên đệm, ngăn cách bằng dấu chấm phẩy (;), cuối cùng thì ấn ENTER.
Nếu tên đúng thì phần mềm sẽ hiện ra tên đầy đủ. Nếu tên ai sai thì nó sẽ có in nghiêng, gạch chân màu đỏ và có dòng chữ "No exact match was found for...", sau chữ for là những tên mà bị sai. Để xóa nó đi thì rê chuột lên tên sai, nó hiện lên hình bàn tay, bấm chuột trái, chọn Remove. Lưu ý là không dùng nút xóa được (delete).
Ngoài khả năng nhập theo tên, phần mềm còn cho phép nhập theo nhóm, ví dụ có nhóm kinhdoanh trong đó có tất cả các thành viên là nhân viên kinh doanh thì khi nhập kinhdoanh vào, tất cả thành viên đều nhận được tài liệu.
- Sang mục (2) Order: chọn thứ tự nhận tài liệu
+ One at a time (serial): duyệt tài liệu tuần tự, người nọ duyệt mới sang người kia.
+ All at once (parallel): nhiều người nhận được đồng thời 1 lúc
Đối với quy trình nhập, chúng ta chọn All at once.
- (3) Người đề nghị nhập comment vào: nếu có ghi chú hay nhắn gửi hay chỉ đạo gì tới những người sau thì nhập vào đó.
- (4) Due date: thời hạn. Nhập thời gian cần hoàn thành vào mục này. Đơn vị có thể là ngày, giờ, tuần...
- Xong xuôi thì ấn nút Start và quy trình được tạo.
Khi trưởng bộ phận nhận được thì các bộ phận khác cũng sẽ nhận được. Trưởng bộ phận duyệt, người được giám đốc ủy quyền duyệt xong thì các bộ phận liên quan mới bắt đầu thực hiện. Nếu trưởng bộ phận không duyệt thì Reject bình thường và những người sau không phải thực hiện nữa.
Trong trường hợp nhập, sau khi GĐ KD duyệt, thì QC cũng duyệt tài liệu, khi duyệt ghi rõ comment: có cần QC hay không, hoặc các yêu cầu khác. Kế toán sắp xếp kho nhập, phiếu nhập theo quy trình.
Lưu ý: phần mềm chỉ là công cụ để truyền tải thông tin và tài liệu một cách nhanh nhất đến mọi người. Phần việc còn lại trên hiện trường và các chứng từ vẫn phải tuân thủ quy trình xuất/nhập đã được duyệt.
* Khi tài liệu không được duyệt, cách hủy quy trình như sau:
Trong thư mục chứa tài liệu (xem hình ảnh ở mục 2. phía trên) có cột trạng thái "Duyệt tài liệu"
ở đó: In progress nghĩa là tài liệu vẫn đang chạy (chưa xong), approved nghĩa là tất cả mọi người tham gia quy trình đều đã duyệt tài liệu, canceled: quy trình đã bị hủy, reject nghĩa là có 1 người đã không duyệt tài liệu.
Khi tài liệu bị reject, cancel nghĩa là tài liệu đó không còn giá trị và phải hủy quy trình.
Việc hủy quy trình được thực hiện khi tài liệu bị reject, cancel hoặc được yêu cầu phải sửa đổi tài liệu (để không phải xóa đi, up lại mà có thể sửa trực tiếp file gốc và lập lại quy trình duyệt).
1) Đưa chuột về cột "duyệt tài liệu
2) chọn tài liệu muốn hủy quy trình và ấn vào trạng thái của tài liệu (In progress, approve, cancel, reject...)
cửa sổ sau hiện ra:
3) Chọn Terminate this workflow now
cửa sổ khác hiện ra hỏi lại có muốn hủy không > chọn yes > quy trình đã bị hủy.
Sau khi hủy quy trình thì tất cảc các yêu cầu ký duyệt liên quan đến tài liệu sẽ được xóa tự động. Người đề nghị có thể sửa đề nghị hoặc xóa nó đi nếu ko dùng đến nữa.
Nếu còn gì thắc mắc vui lòng liên hệ Mr Đam hoặc đề nghi 1 buổi training nữa nhằm giải đáp tất cả các thắc mắc.
Trân trọng.
On 04/09/2013 9:56 SA, Tuấn Phạm Anh
wrote:
Đam vẽ bằng tay ra sơ đồ chuyển shepoint nhé. gửi lại cho KD để đỡ lúng túng, nếu ai đó ở kd chưa làm đúng thì nêu tên luôn để tiện khắc phục.thank
--
Bạn nhận được thư này vì bạn đã được đăng ký vào nhóm Google Groups "Ban giám đốc nhà máy".
Để hủy đăng ký nhóm này và ngừng nhận email từ nhóm, hãy gửi email tới bgdnhamay+...@googlegroups.com.
Để có thêm tùy chọn, hãy truy cập https://groups.google.com/groups/opt_out.
dampt
Oct 17, 2013, 9:45:34 PM10/17/13
to Tuấn Phạm Anh, Tuấn Nguyễn Đình, Đức Trần Văn, bgdn...@googlegroups.com, Nguyen Dinh Nhat, Doanh Bui Van, hang, Vu Thi Nga, Ngân Phạm Thị, Chiến Hà Đăng, Chuong Vu Minh, Huân, Le Van Diep
Kg các anh/chị,
không biết đây là lần bao nhiêu tôi gửi hdẫn này rồi. Đến giờ toàn bộ đề nghị cấp/nhập của P. kinh doanh vẫn cực kỳ lộn xộn.
không biết đây là lần bao nhiêu tôi gửi hdẫn này rồi. Đến giờ toàn bộ đề nghị cấp/nhập của P. kinh doanh vẫn cực kỳ lộn xộn.
hôm qua ông Chiến vẫn còn sang
hỏi đề nghị nhập gửi cho ai, không biết ông Tuấn NĐ đã chuyển thư
này sang cho ông Chiến chưa nhưng mà hỏi câu hỏi đấy thì nghĩa là
chưa đọc tí gì.
Tiếp đến là bà Nga, các đề nghị xuất, nhập của bà Nga
đây, vẫn gửi cho tần này người, gửi cho ông Hoàn làm gì? gửi cho bà Hằng làm gì? đã thế còn gửi cho bà Hằng những 2 lần???
trưởng bộ phận kế toán họ giao cho nhân viên nào làm là việc của họ, họ gọi thủ kho nào ra thì là việc của họ liên quan gì đến ông Hoàn bà Hằng???
Bà Yến đã chuyển tiếp hdẫn sang cho bà Nga chưa? Bà Nga đã nhận được chưa, đọc chưa, hiểu chưa? Chưa hiểu thì biết gì mà làm?
Kết luận: Đề nghị các ông bà cho ý kiến nếu khó quá, không thực hiện được thì đề nghị Giám đốc cho giải tán đi.
Tiếp đến là bà Nga, các đề nghị xuất, nhập của bà Nga
đây, vẫn gửi cho tần này người, gửi cho ông Hoàn làm gì? gửi cho bà Hằng làm gì? đã thế còn gửi cho bà Hằng những 2 lần???
trưởng bộ phận kế toán họ giao cho nhân viên nào làm là việc của họ, họ gọi thủ kho nào ra thì là việc của họ liên quan gì đến ông Hoàn bà Hằng???
Bà Yến đã chuyển tiếp hdẫn sang cho bà Nga chưa? Bà Nga đã nhận được chưa, đọc chưa, hiểu chưa? Chưa hiểu thì biết gì mà làm?
Kết luận: Đề nghị các ông bà cho ý kiến nếu khó quá, không thực hiện được thì đề nghị Giám đốc cho giải tán đi.
Tuấn Phạm Anh
Oct 19, 2013, 11:24:59 AM10/19/13
to dampt, Tuấn Nguyễn Đình, Đức Trần Văn, bgdn...@googlegroups.com, Nguyen Dinh Nhat, Doanh Bui Van, hang, Vu Thi Nga, Ngân Phạm Thị, Chiến Hà Đăng, Chuong Vu Minh, Huân, Le Van Diep
đưa ra chém hết vào lương đi
ra văn bản càng nhanh càng tốt
Reply all
Reply to author
Forward
0 new messages