Hola,
Primero felicidades por tu beca.
Creo que el panorama que describes (Que tu tutor(a) esté en congresos
cuando te corresponde entregar el reporte CONACyT) es algo bastante
común. Yo he estado mas de una vez en esa situación, pero en ningún caso
he retrasado la entrega de mi reporte por esa causa.
Lo que he hecho en esos casos es pedir la carta antes de que mi tutor
comience el viaje, y si ya está a mitad del viaje puedes pedirle a tu
cotutor(a) o al coordinador de tu programa que te la extienda en
ausencia de tu tutor. En último caso le he pedido a mi tutor que
imprima, firme y escanee la carta por mi, obviamente esta última opción
es bastante trabajo para ellos, pero al menos yo he contado con el apoyo
de mi tutor para hacerlo y he tenido la carta a tiempo.
Espero que con las experiencias de todos los del grupo puedas encontrar
una buena solución. En caso de que ninguna opción te sea útil te
recomiendo escribirle a CONACyT y exponerles tu caso, ellos podrían
proponerte otras opciones.
Saludos a todos,
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Oscar