2 - Direttiva del Segretario Generale del 17 marzo 2020 sul "Protocollo Agile"

[Aquile Agili]

Si pubblica, in allegato a questo post, il documento già protocollato concernente le prime Linee Guida per "Protocollo Agile".

Si riporta di seguito il contenuto delle Linee Guida.

A tutti i Dirigenti

e p.c. alla SISPI SPA

Considerata l’attuale situazione emergenziale determinata dalla infezione COVID 19, si ritiene opportuno impartire le seguenti istruzioni al fine di ridurre le attività poste in essere dai singoli uffici in tema di protocollazione e nel tentativo di rendere la predetta attività maggiormente conforme alla metodologia smart working riducendo il numero dei dipendenti in presenza negli uffici dell’Ente.

Preliminarmente si ricorda che la Società SISPI spa con mail del 16/3/2020 ha comunicato l’elenco delle applicazioni raggiungibili da Internet, e quindi abilitate al regime di lavoro agile e tra queste rientrano le applicazione “Protocollo” e “Libro Firma”.

A tal proposito risulta necessario che tutti gli uffici adottino la procedura “Libro Firma” ne massimizzandone l’utilizzazione in quanto consente la protocollazione automatica.

Non può più essere consentito lavorare fuori da tale procedura tranne per i casi di seguito indicarti: gli uffici che non ne siano dotati dovranno adottarla con urgenza.

Per la posta non veicolabile attraverso “Libro Firma”, con riferimento alle attività di protocollazione è opportuno distinguere quelle che potranno essere svolte in remoto, che andranno privilegiate, da quelle che dovranno essere svolte in presenza.

Per le attività che potranno essere svolte in remoto si danno di seguito le specifiche indicazioni:

1. Gli uffici dovranno astenersi dal trasmettere su supporto cartaceo/analogico la posta che dovrà essere veicolata soltanto in forma digitale e tramite mail; 
2. Per evitare l’esaurirsi della capacità di archiviazione delle caselle di posta elettronica le scansioni dovranno avvenire a bassa risoluzione e riducendo al minimo necessario gli allegati alle mail/note; 
3. Ciascun ufficio per la protocollazione dovrà inviare all’indirizzo di posta elettronica del rispettivo protocollo eventuali mail/note per le quali sia necessaria la protocollazione; 
4. Dagli indirizzi di posta elettronica dei rispettivi uffici dediti alla protocollazione, ciascun operatore addetto al protocollo, operando in remoto in modalità “agile” sarà onerato di procedere alla medesima scaricando gli allegati che andranno inseriti nella piattaforma del protocollo informatico; 
5. Concluse le operazioni di protocollazione/evidenza ciascun ufficio potrà verificare le assegnazioni di competenza.

Sarà cura di ciascun dirigente, in funzione della propria organizzazione, individuare e trasmettere in forma digitale le pratiche per lo svolgimento dei consequenziali adempimenti ai singoli dipendenti che dovranno aver cura delle specifiche istruttorie.

Atteso inoltre, che ai vari uffici continuerà a pervenire, presumibilmente ed esclusivamente dall’esterno, posta in formato cartaceo, questa andrà scansionata a cura dell’ufficio ricevente, prima di essere inserita nella piattaforma “Protocollo informatico”. Per tali attività, da svolgersi in presenza presso gli uffici, quali servizi indifferibili che dovranno essere certificati, andrà garantita una presenza fisica degli operatori ridotta al minimo essenziale. 

All’uopo i Capi Area / Dirigenti dovranno regolamentare la presenza del personale negli uffici alternando gli operatori .

La SISPI, alla quale la predetta direttiva è inviata per conoscenza, vorrà adoperarsi al massimo grado al fine di garantirne l’operatività sotto il profilo tecnico.

Si fa riserva di impartire ulteriori disposizioni a seguito del manifestarsi di eventuali sopravvenienze anche alla luce delle sperimentazioni sul campo da parte di ciascun ufficio.

Cordiali saluti.

Il Segretario Generale