8 - Circolare sulla predisposizione delle proposte di deliberazione di competenza della Giunta dal 1° aprile 2020

[Aquile Agili]

Si porta a conoscenza della "Circolare sulla predisposizione delle proposte di deliberazione di competenza della Giunta dal 1° aprile 2020".

In conseguenza del trasferimento in modalità agile di una grande parte delle attività comunali, e nelle more della utilizzabilità dell’applicativo “WEBRAINBOW” anche per la predisposizione delle proposte di deliberazione di competenza della Giunta (come è noto tale applicativo è già in funzione a regime da 15 mesi per le determinazioni dirigenziali) si impartiscono le seguenti disposizioni in materia con decorrenza 1° aprile 2020.

Preliminarmente si stabilisce che le proposte di deliberazione di Giunta devono obbligatoriamente essere prodotte su file in formato PDF/A firmate digitalmente.

Si ricorda alle SS.LL. che per sottoscrivere digitalmente un documento in PDF/A è possibile, per gli Uffici già abilitati, utilizzare il software “Libro Firma” o utilizzare il software Dike per la firma con chiavetta o firma remota, già in possesso di tutti i Dirigenti dell’Ente.

In particolare per “Libro Firma”, nella sua modalità diretta di firma digitale di un atto, è stato prodotto un dettagliato tutorial di supporto al seguente link:

https://drive.google.com/file/d/1T0iZAzgWx_oPD7ZaRHxoB_Wx4Ougqltw/view.

Tale link sarà nuovamente riproposto sullo strumento di comunicazione interna “Aquile Agili” .

Per ciò che attiene agli aspetti procedurali, il Servizio/Settore proponente, dopo aver generato un numero di protocollo in uscita per la proposta ed aver caricato fra gli allegati del protocollo i files che compongono la proposta stessa (già firmati digitalmente dal Dirigente proponente, dal Capo Area/Settore e dall’Assessore al ramo), dovrà provvedere a inviare via email alla Ragioneria Generale, per il visto di regolarità contabile, la suddetta proposta di deliberazione di Giunta composta da tutti i files in formato PDF/A, menzionando nel testo dell’oggetto del messaggio di posta “Trasmissione proposta di deliberazione di G.C. prot. n. ….del…… ”.

La Ragioneria Generale dovrà provvedere a predisporre il documento per la regolarità contabile (ed eventuali relazioni aggiuntive) in formato PDF/A firmato digitalmente.

Lo stesso Servizio di Ragioneria, dopo aver generato un numero di protocollo in uscita per la nota che accompagna la proposta ed aver caricato fra gli allegati del protocollo tutti i files che compongono la proposta stessa (già firmati digitalmente dal Dirigente proponente, dal Capo Area/Settore e dal Ragioniere Generale), compreso il parere di regolarità contabile e gli altri files allegati a corredo della medesima, provvederà ad inviare via email alla Segreteria Generale tutti i documenti in formato PDF/A della proposta di deliberazione, menzionando nel testo dell’oggetto del messaggio di posta “Trasmissione proposta di deliberazione di G.C. prot. n…….del…… ”.

Ad ogni buon fine si ricorda, inoltre, che un documento in formato PDF/A può essere sottoscritto digitalmente da più firmatari (esempio: Dirigente proponente, Capo Area, ecc.), ma non può essere più modificato (per aggiunte o correzioni) dopo la prima firma digitale. Pertanto, per una agevole gestione della redazione del testo è consigliabile da parte del Dirigente di Servizio/Settore condividere preventivamente il documento di proposta con tutti i firmatari dell’Area proponente.

Sarà cura del Dirigente proponente inviare, comunque, via email alla Segreteria Generale i file in formato .doc, .docx della proposta di deliberazione, per le altre operazioni integrative necessarie.

La Segreteria Generale, all’inizio delle video sedute di Giunta, renderà disponibili all'interno di una cartella Google Drive i documenti firmati digitalmente della proposta di deliberazione.

Dalla data del 1° aprile 2020 non è più permesso produrre ed inviare formati cartacei firmati a penna e scansionati, e comunque diversi da quanto stabilito nella presente circolare, in quanto non conformi al Codice dell’Amministrazione Digitale (d.lgs. 82/2005 e ss.mm.ii.).

Qualunque invio in modalità non conforme non sarà preso in considerazione.

Si rappresenta, per doverosa correttezza e cortese preavviso, che l’invio non conforme potrebbe concretare anche una violazione del codice disciplinare in corrispondenza di una eventuale urgenza che imponesse di dover provvedere, con la conseguenza che l’irregolare invio potrebbe comportare, per tale via e motivo, una forzatura nei confronti dell’Organo deliberante e del Segretario generale partecipante per legge.

La presente circolare sarà pubblicata. sullo strumento di comunicazione interna “Aquile Agili”.

Cordiali saluti.

Il Segretario Generale

Dott. Antonio Le Donne