Aquile Agili
Strumento di comunicazione interna del Comune di Palermo
https://groups.google.com/forum/#!forum/aquileagili
Perchè Aquile Agili
La Segreteria Generale, di concerto con l'Ufficio di Gabinetto, il Servizio Innovazione e il Settore Risorse Umane, in questo periodo di emergenza “Coronavirus” ha avviato le procedure per il Lavoro Agile con la Direttiva del 12 marzo 2020.
Al fine di ottimizzare la comunicazione interna in un momento di isolamento fisico del personale, è stato adottato “Google Gruppi” quale strumento digitale che può rendere tutto il personale più vicino.
La denominazione “Aquile Agili” prende spunto dal simbolo della Città e del Palazzo cittadino, nonché dalla modalità “agile” del lavoro pubblico che la normativa nazionale impone oggi come standard operativo per tutta la Pubblica Amministrazione.
Ma questa denominazione vuole essere altresì un auspicio per affrontare questo difficile periodo con l’agilità delle aquile che sfrecciano nel cielo e guardano il mondo da una prospettiva diversa.
Il lavoro da casa è una cosa nuova per noi tutti, figure apicali e dipendenti, quindi pone tutti sullo stesso piano.
E poiché sappiamo che ogni minaccia cela una opportunità è, dunque, importante affrontare questo momento difficile con uno spirito di collaborazione, sperimentando nuove modalità di comunicazione agili ed efficaci. Alla fine saremo migliori di prima.
Insomma, come dice la frase di Einstein, “chi supera la crisi supera se stesso senza essere superato”.
La comunicazione interna con lo strumento Google Gruppi
Ora diamo alcune informazioni sullo strumento utilizzato.
“Google Gruppi” è uno strumento che fa parte della suite Google in dotazione su ogni pc assegnato dall’Amministrazione in uso ai propri dipendenti.
E’ disponibile sia per i profili di base, quelli privati che molti di noi hanno in quanto possessori di smartphone con il sistema operativo Android, che per i profili aziendali, quali quelli che la Società SISPI ha cominciato ad attivare, e continua gradualmente ad attivare, per il personale comunale.
Il funzionamento del Google Gruppi
I ruoli
In Google Gruppi sono previsti i ruoli di “amministratore” (o “proprietario”), cioè la figura che pubblica gli argomenti, e i “membri”, cioè le figure che leggono gli “argomenti” pubblicati.
Gli “argomenti” pubblicati sono come i post dei blog; essi permettono la possibilità di inserire:
- testo
- link interattivi a siti
- immagini
- video informativi
- allegati pdf, .doc. xlsx, ecc.
L’amministratore invita ad aderire i “membri”, i quali corrispondono agli indirizzi di posta elettronica delle seguenti figure:
- amministratori,
- consiglieri comunali,
- consiglieri di circoscrizione,
- dirigenti capi area
- dirigenti di settore e di servizio
- dipendenti in possesso di un indirizzo di posta elettronica,
- comitato unico di garanzia,
- organismo indipendente di valutazione,
- revisori dei conti,
- organizzazioni sindacali,
- altri soggetti nel tempo individuati.
Tutti i membri possono leggere le comunicazioni
Se per mero errore qualche indirizzo di posta elettronica non dovesse essere incluso inizialmente dall’amministratore, basta andare all’indirizzo https://groups.google.com/forum/#!forum/aquileagili
e chiedere nello stesso Google Gruppi di essere inclusi.
L’amministratore, ricevuta automaticamente via email la richiesta di inserimento, procederà tempestivamente ad inserire l’indirizzo di posta elettronica del richiedente nel Gruppo.
In tal maniera tutti i membri saranno in grado di ricevere l’email con il nuovo argomento pubblicato periodicamente dall’amministratore.
L’amministratore pubblica gli argomenti da comunicare al personale
Quando l’amministratore pubblica un nuovo “argomento” tutti i membri del Gruppo Aquile Agili ricevono una email con il testo dell’argomento e il link all’indirizzo web dove si trova pubblicato lo specifico argomento.
Il membro del Gruppo può decidere, selezionando le scelte nei settaggi del Gruppo della sua interfaccia:
di ricevere una sola notifica email al giorno anche se
l’amministratore ha pubblicato 2,3,4 o più nuovi argomenti in un giorno;
oppure di ricevere tante email quanti sono gli argomenti pubblicati.
Nel primo caso tutti i nuovi argomenti del giorno arrivano insieme in una email come una sorta di newsletter. Nel secondo caso, invece, si riceverà una notizia singola alla volta.
Ogni argomento ha un numero progressivo in oggetto
Ogni argomento postato sul gruppo avrà come oggetto un numero sempre progressivo seguito da trattino (-) seguito dall’oggetto della comunicazione, ad esempio:
“1 - benvenuti nel nuovo strumento di comunicazione interna del comune”
I membri del Gruppo possono ...
I membri del Gruppo possono decidere, se lo ritengono opportuno, di rispondere sull’argomento pubblicato inviando un’email all’account aquileagili@comune.palermo.it indicando lo stesso oggetto dell’argomento postato sul Gruppo. Lo staff di Aquile Agili provvederà a rispondere all’email oppure, più probabilmente, raccoglierà più indicazioni concernenti il medesimo argomento e pubblicherà una notizia che risponda alla pluralità delle esigenze espresse di comune interesse.
Si è stabilito di non abilitare la funzione “replica sullo stesso argomento pubblicato nel Gruppo”, in quanto il numero dei membri è molto elevato, per garantire la massima diffusione ed efficacia integrativa, ma le eventuali risposte sulla pagina web del Gruppo rischierebbero di vanificare lo spirito con il quale si intende comunicare informazioni utili al personale tutto dell’Amministrazione.