يتضح الكلام من خلال المثال التالي :
تعمد الكثير من الجهات الخيرية إلى توثيق أعمالها بالتصوير الرقمي ليتم إدراجها بعد ذلك في التقارير المطبوعة ، وتحفظ هذه الصور بهيئتها الرقمية في اسطوانة ( تضيع في الغالب ) وتطبع نسخ منها على الأوراق الخاصة بالصور للاحتفاظ بها في الأرشيف .
ما سنعمد لطرحه هو :
الاستفادة من الشخص الذي قام بالأعمال السابقة وتدريبه على رفع هذه الصور بالبيكاسا ( قمة في السهولة ) لحساب اللجنة المختصة على القوقل ( مثلا ) ، والاحتفاظ بالنسخة الرقمية من التقرير على الرايتلي (
http://docs.google.com)، ويمكن تسهيل المهمة أكثر باعتماده قالباً للتقرير بالرايتلي .
وهكذا في بقية الأعمال فالسكرتارية يمكن أن تفيد من خدمات التقويم ( calender ) والمدير من المجموعات ( Groups ) بدلا من الاجتماعات والتعاميم ورؤساء الأقسام من المهام (Tasks) .. الخ
والخلاصة : أننا استفدنا من الطاقات الموجودة دون الحاجة إلى متطوعين وأعمال جماعية مفتوحة .