Uso del Correo de Grupo

[Departamento de Informatica Juigalpa]

Estimados compañeros:


Reciban cordiales saludos por parte del equipo de trabajo del Departamento de Informática.

Hasta ahora se han creado y han aceptado la invitación para pertenecer al Correo de Grupo, los correos de los diferentes Directores de nuestra Municipalidad.

Los correos que tenemos enlistados hasta ahora son:

geren...@gmail.com: Correo de la Gerencia de Operaciones.
admo...@gmail.com: Correo de la Dirección de Administración
alj...@gmail.com: Correo del Despacho de la Alcadesa.
concejo...@yahoo.es: Correo de la Secretaría del Concejo Municipal.
datju...@gmail.com: Correo de la Dirección de Administración Tributaria.
finan...@gmail.com: Correo de la Dirección de Finanzas.
planific...@gmail.com: Correo de la Dirección de Planificación.
proyec...@gmail.com: Correo de la Dirección de Proyectos.
rrh...@gmail.com: Correo del Departamento de Recursos Humanos.
servmu...@gmail.com: Correo de la Dirección de Servicios Municipales.
unidad.adq...@gmail.com: Correo de la Unidad de Adquisiciones.
informa...@gmail.com: Correo del Departamento de Informática.

También los correos del Personal del Departamento de Informática:

carlos_...@hotmail.com: Correo personal de Carlos Cano
jhu...@gmail.com: Correo Personal de Jhubran Leal
ruiz_...@hotmail.com: Correo Personal de Mario Jose Ruiz
vla_e...@yahoo.com.mx: Correo Personal de Vladimir Chavarria.

Comó funcionan los Correos de Grupos?

El funcionamiento es sencillo, nada del otro mundo, cuando un miembro del grupo envíe un correo al grupo de correos (alcaldia...@googlegroups.com) este correo será recibido por cada miembro del grupo, de esta forma no habrá necesidad de enviar copias al resto de miembros; si la persona que envia el correo no es miembro del grupo no podrá enviar correos al grupo de correos. Hasta ahora todos los miembros del grupo pueden enviar correos al grupo sin ninguna restricción, pero también los podemos restringir.

Como pueden observar, también he agregado correos personales, tal es el caso de los miembros del Departamento de Informática. Ustedes pueden enviarme solicitudes para agregar nuevos miembros al grupo a los que ustedes estimen conveniente. Una vez que la persona agregada deja por algún motivo de trabajar para nuestra municipalidad, sencillamente se da de baja o se elimina del grupo de correos.

Puedo enviar correos directos sin enviarlos al grupo de correos?

Claro que si, cada correo funciona exactamente igual que cualquier otro correo. Usted puede enviar un correo por ejemplo a: geren...@gmail.com y este correo solamente le llegará al Gerente de operaciones, cabe señalar que el grupo de correos es para evitar las copias enviadas a las diferentes direcciones y/o miembros del correo de grupo.

Para que utilizar este correo de grupo?

Existen muchas aplicaciones que son válidas en los correos de grupos, por ejemplo:

- Para debatir temas concernientes a nuestra municipalidad. Por Ejemplo: al inicio se envió correo sobre la Página Web y las deudas que tiene nuestra municipalidad con COLNODO. Tema que aún no ha sido resuelto.

- Podemos hacer solicitudes de diversos tipos. Circulares internas, Memorandums, Solicitud de Materiales, solicitud de vacaciones, envio de correspondencia a las distintas áreas de nuestra municipalidad, etc. De esta forma nos evitamos el gasto de formatos de papelería impresa. habría que realizar cálculos del ahorro de formatos impresos.

Son válidos estos movimientos a través de correos?

Cada vez la modernidad va exigiendo nuevos retos, estos correos si pueden ser válidos porque sencillamente se generan de una unidad funcional de nuestra municipalidad y si se imprimen es evidencia que se realizó la solicitud. El correo de grupo aún es más válido porque no solamente recibe solicitud o atención del correo una persona, sino varias, luego se puede imprimir y caso resuelto.

Por qué digo que pueden ser válidos? Digo esto porque dichos procesos deben ser aprobado en los niveles superiores como procesos válidos, asi regirse bajo un funcionamiento automatizado y que los funcionarios puedan imprimir para hacer la parte documental.

Asi el gerente aunque este fuera del país, tal es el caso que se presentó, puede también hacer válidas sus orientaciones a través del correo, esto no solamente para la Dirección Superior sino también para los Directores y Jefes de Departamentos en General.

Todo va a depender de la Visión que tengan nuestros dirigentes municipales en general.

Asi cada Director y cada miembro estará pendiente de las notificaciones de correos entrantes. Por parte de Informática estamos buscando un programa para que el Director y/o Miembro del Grupo pueda ser informado de correos nuevos sin necesidad de entrar a la página Web en sus computadoras. Incluso desde sus celulares, desde sus casas, desde cualquier sitio donde se encuentre cualquier miembro puede enviar un correo.


Gracias por su atención.



CARLOS CANO.
DEPARTAMENTO DE INFORMATICA.