Carta da comissão dos proprietários/Letter from the commission of owners (16 Jan 2017)

[OBE]

- English version follows -

Caros Proprietários.
Durante este final de semana e após uma avaliação detalhada, a Comissão de Proprietários do Albufeira Jardim, concluiu as negociações com a Empresa que nos vai acompanhar na Exploração e Gestão do Condomínio nos próximos cinco anos.
O processo de seleção, como já anteriormente descrito, foi composto de entrevistas, questionários e apresentações, sendo que a avaliação final, por calculo de matriz de pontuação referente á avaliação de cada um dos membros da Comissão, ditou a Empresa vencedora.
Foram tidas como base no processo, três importantes áreas para as quais esta Comissão tem uma visão estratégica e sobre as quais assentam os principais pilares da gestão do empreendimento.
 
1 - Plano Geral de Gestão.
2 - Plano de Exploração Turística e dos Proprietários de apartamentos em Exploração.
3 - Plano Geral de Funcionamento do Condomínio.
 
Para além de todos os detalhes processuais, importa salientar nesta fase e a titulo de informação, as principais alterações e pontos importantes de cada um dos planos, que foram pontos de honra desta Comissão e que efetivamente podem fazer a diferença no futuro do Empreendimento.
A Empresa "Geração Proeza", foi aquela que reuniu perante os membros da Comissão de Proprietários para além da maior credibilidade, a melhor estratégia que com a visão da Comissão baseada numa gestão participativa podem conferir ao Albufeira Jardim e seus proprietários um ambiente de credibilidade que queremos para o futuro.
Assim as principais alterações nos três planos, e aquelas que para além dos assuntos administrativos são visíveis para os proprietários são as seguintes:
 
1 - No Plano Geral de Gestão.
- A Gestão será residente no Albufeira Jardim e não em qualquer outro local. Assim teremos oportunidade de resolver os nossos problemas no AJ contrariamente á situação atual em que existem departamentos em três locais diferentes. Com isto teremos também muito mais celeridade nos processos de decisão.
- A Gestão aceita o principio do pedido de três orçamentos para as obras no Empreendimento, sendo que uma das Empresas selecionadas pode ser proposta pela Comissão.
- A Gestão aceita que o Orçamento do Condomínio a apresentar á Assembleia de Condóminos, seja realizado de acordo com a Comissão de Proprietários e que seja o resultado deste exercício o documento a apresentar.
 
2 - No plano de Exploração Turística e dos Proprietários.
- Deverá haver um período de encerramento da exploração turística em época baixa, que embora não tenha datas exatamente fixas, se prevê ocorra entre Novembro e Janeiro, com exceção do período festivo de Natal e Final de Ano.
- O restaurante e bar do empreendimento deverão entrar num sistema de subaluguer, sendo que o valor de renda entra no Condomínio.
- O sistema de all-inclusive praticado no restaurante e bar do Empreendimento vai ser reduzido de forma significativa no próximo ano, sendo que serão confinadas as zonas de alimentação, com o objetivo de impedir comidas em zonas comuns tais como a piscina.
- Vão ser também no âmbito estratégico, promovidas condições para o turismo familiar, nomeadamente através de descontos para crianças e adolescentes acompanhados por adultos.
- Vão ser durante o ano de 2017 avaliadas todas as frações em exploração de modo a poderem ser remuneradas de acordo com a sua valia turística. Pretende-se que existam valores de comercialização diferentes para apartamentos com valências diferentes no que respeita á sua localização e ao seu estado de renovação.
Segundo esta avaliação irão ser propostos aos proprietários projetos de remodelação que deverão projetar as frações para patamares de rentabilidade superiores.
No ano de 2018, as frações em exploração irão ser comercializados e remunerados segundo esta classificação dentro de cada categoria.
- Será permitida a utilização dos apartamentos em exploração pelos respectivos proprietários durante o período de encerramento da exploração turística, sendo que para o efeito terão estes de pagar os consumos de agua e energia elétrica, assim como garantir a entrega do imóvel em condições idênticas ás da recepção. O proprietário deverá avisar a empresa exploradora sobre a intenção de utilizar o seu apartamento quinze dias antes da data de entrada.
- O proprietário com apartamento em exploração poderá também usufruir do mesmo nos períodos de funcionamento turístico, com um desconto de 25% em relação aos preços de venda em "Booking" para as datas pretendidas. A empresa exploradora reserva o direto de redirecionar o proprietário para apartamento similar em caso de que o seu se encontre ocupado.
- O sistema de retribuição de rendas anuais aos apartamentos em exploração assim como o sistema de gestão é participativo. Quer isto dizer que a Comissão de Proprietários pode a qualquer momento verificar as contas de exploração e condomínio. Neste âmbito a retribuição para os apartamentos em exploração tem uma percentagem fixa do lucro obtido com a exploração, o que de facto privilegia uma gestão aberta em que todos podem perceber o que de facto rendeu a Exploração Turística e o valor do seu rendimento relacionado.
- Existe a partir de agora a possibilidade de qualquer proprietário com apartamento fora de exploração, de o ceder por um tempo determinado á empresa exploradora, para que possa tirar assim rendimento do mesmo durante um período limitado.
Assim, e por períodos compreendidos entre 30 e 120 dias por ano, estes imoveis podem ficar disponíveis para exploração, sendo que deverão os proprietários antecipadamente contactar a empresa gestora e negociar essa disponibilidade.
Recordamos também que o aluguer paralelo é absolutamente ilegal dentro do titulo constitutivo existente no Albufeira Jardim, pelo que fica a Empresa gestora mandatada para denunciar ás autoridades competentes todo e qualquer procedimento de aluguer fora do sistema de exploração.
- A empresa exploradora, vai colocar todos os anos um valor percentual fixo do valor de lucro da operação, e de acordo com a comissão, para reinvestimento nos consumíveis dos apartamentos em exploração e para reinvestimento nos espaços comuns do empreendimento como forma de compensação pelo desgaste provocado pela operação turística.
- Estão também no âmbito da negociações acordados os novos serviços mínimos de Manutenção do Empreendimento que serão a base da contribuição do Condomínio. Esta discussão era uma pretensão antiga da Assembleia de Proprietários, já que considerávamos exagerado o valor em salários a pagar pelo Condomínio, principalmente em itens tais como o numero de rececionistas, funcionarias de limpeza e manutenção/jardins. 
 
3 - No Plano Geral de Funcionamento do Condomínio.
- Vão ser criados os "Cartões da Casa", que servirão de documento base de acesso aos espaços comuns do Empreendimento. Os cartões a emitir por cada apartamento, e em numero fixo por cada uma das frações, tem em conta a permilagem de cada unidade.
Conforme explicado na Assembleia Geral de 1 de Outubro, os cartões irão ser impressos e distribuídos a proprietários com as contas de condomínio em dia, pelo que os proprietários com o ano anterior em divida, não terão os respetivos cartões e não poderão utilizar os espaços comuns.
- As restantes regras de alteração de funcionamento apresentadas na ultima Assembleia Geral, e aprovadas na generalidade irão ser apresentadas aos proprietários na próxima Assembleia geral com detalhe, já que ficou a Comissão incumbida de deliberar sobre essas mesmas regras. Cumpre também informar que a empresa exploradora está de acordo com estas regras e fará jus aos seu cumprimento.
- Os proprietários munidos do Cartão da Casa, usufruirão de um desconto de 15% em todos os serviços de bar e restaurante do Empreendimento.
- A utilização dos campos de ténis será livre para os proprietários num período de 2 horas por mês por apartamento. Todas as horas excedentes serão pagas de acordo com tabela a fixar pela empresa exploradora.
- A empresa exploradora irá contratar um funcionário/vigilante para a piscina no período compreendido entre Junho e Setembro que coincida com as ferias escolares de Verão. Este funcionário terá como tarefa a vigilância, a salubridade e o controlo de entradas na piscina, pelo que poderá a cada momento pedir o Cartão da casa a cada um dos proprietários ou seu familiares.
- A empresa exploradora terá a seu cargo a vigilância do empreendimento. Assim terá de contratar vigilantes em permanência, devidamente identificados para os períodos estabelecidos de acordo com o que são consideradas horas de maior necessidade de vigilância.

São estas, a par de um sem número de detalhes administrativos as linhas base de gestão do nosso empreendimento nos próximos cinco anos.
Cremos que estão criadas as condições para que tenhamos uma gestão diferente, mais próxima dos proprietários e essencialmente mais aberta, que nos permita enquanto proprietários e por intermedio da Comissão em funções, participar e dar o nosso contributo ativo no interesse de todos.
Pensamos também que estão lançadas as condições para que os proprietários que retiraram os seus apartamentos de exploração, essencialmente por descredito na empresa exploradora, voltem a ganhar confiança e voltem a apostar na exploração como forma de rendimento.

Avançamos agora para a fase de transição que nos parece vir a poder ser complicada e em que tentaremos, sem poder comprometer-nos, ajudar a não deixar cair o rendimento devido aos proprietários pela Admitur, quer em rendas quer em valores pagos ou descontados para remodelações que não foram realizadas. Para este efeito vai um dos elementos desta Comissão estar empenhado e completamente dedicado.
Assim e reiterando que a Comissão não tem qualquer poder sobre estas contas nem se pode de alguma forma substituir aos proprietários, pedimos a todos que tentem visitar os seus imoveis em exploração o mais rapidamente possível, verifiquem o seu estado e reclamem o que devem reclamar á Admitur, já que a nova empresa entrará com o que neste momento existe e não pode responsabilizar-se por repor o que não foi deixado! Também ela fará o inventário das existências no momento de entrada.

Irão também ser iniciadas as obras de remodelação e benfeitorias aprovadas na ultima Assembleia Geral de Proprietários. Com um plano de trabalho já aprovado, poderemos assistir durante este ano a uma remodelação mais visível já que depois dos trabalhos realizados em 2016, que envolveram a piscina e uma parte das coberturas, assistiremos este ano á reparação de fachadas e pinturas de uma boa parte dos edifícios do empreendimento.

Por ultimo cabe também pedir desculpa aos inúmeros proprietários que nos contactam e que não obtém a sua resposta, ou que a obtém de forma tardia! Que entendam que recebemos imensos emails e que não estamos 100% do tempo dedicados. temos as nossas vidas pessoais, das quais retiramos nos últimos meses muitas horas e muitas despesas que não serão ressarcidas, no objetivo de garantir que o nosso empreendimento avança no sentido que queremos e evolua de acordo com a nossa visão para uma unidade hoteleira, tranquila, com qualidade e que promova o turismo familiar.

Com os melhores Cumprimentos, somos
A Comissão de Proprietários - Albufeira Jardim I
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Dear Owners.

During this weekend and after a detailed evaluation, the Ownership Committee of Albufeira Jardim, concluded the negotiations with the Company that will accompany us in the Exploration and Management of the Condominium in the next five years.
The selection process, as previously described, was composed of interviews, questionnaires and presentations, and the final evaluation, by calculating the scoring matrix of each one of the Comission members, dictated the winning company.

Three important areas for which this Commission has a strategic vision and on which the main pillars of the management of the enterprise are based were taken in account during the process.

1 - General Management Plan.
2 - Touristic Exploration Plan and Owners of apartments in Exploration.
3 - General Plan of Operation of the Condominium.
 
In addition to all procedural details, it is important to highlight at this stage and for information purposes, the main changes and important points of each of the plans, which were honorary points of this Commission and which can effectively make a difference in the future of the Enterprise.
The "Geração Proeza" Company was the one that brought together to the members of the Commission in addition to the higher credibility, the best strategy that with the vision of the Commission based on a Participatory Management can give Albufeira Jardim and its owners an environment of credibility that we want for the future.

Thus the main changes in the three plans, and those that in addition to administrative matters are visible to the owners are as follows:

1 - In General Management Plan.

- The Management will be resident in Albufeira Jardim and not in any other place. So we will have the opportunity to solve our problems in AJ, contrary to the current situation where there are departments in three different locations. With this we will also have much more speed in the decision processes.
- Management accepts the principle of requesting three budgets for the works in the Enterprise, and one of the selected Companies can be proposed by the Commission.
- The Management agrees that the Budget of the Condominium to be submitted to the Assembley of Owners, be carried out according to the Owners Committee and that the result of this exercise is the document to be presented.

2 - In the Plan of Tourist Exploration and of the Owners.

- There should be a period of closing of the tourist operation during low season, although it does not have exactly fixed dates, it is expected to occur between November and January, except for the festive period of Christmas and New Year.
- The restaurant and bar should enter a sub-rent system, and the income amount enters the Condominium.
- The all-inclusive system practiced in the restaurant and bar will be reduced significantly in the next year, and food areas will be confined, in order to prevent food in common areas such as the swimming pool.
- There will also be in the strategic scope, to promote conditions for family tourism, namely through discounts for children and adolescents accompanied by adults.
- During the year 2017, all the fractions in exploration will be evaluated so that they can be remunerated according to their tourist value. It is intended that there be different marketing values ​​for apartments with different values ​​in relation to their location and their state of renovation.
According to this evaluation will be proposed to the owners remodeling projects that should project the fractions to higher levels of profitability.
In the year 2018, the fractions in exploration will be traded and remunerated according to this classification within each category.
- The use of the apartments in operation by the respective owners during the period of closing of the tourist operation will be allowed, for which they will have to pay the water and electricity consumption, as well as guarantee the delivery of the property under the same conditions as the reception. The owner should advise the operating company of the intention to use his apartment fifteen days before the date of entry.
- The owner with apartment in operation can also enjoy it during tourist periods, with a discount of 25% in relation to the sale prices in "Booking" for the dates intended. The explorer reserves the right to redirect the owner to similar apartment in the event that his or her apartment is occupied.
- The system of remuneration of annual rent to apartments in operation as well as the management system is participatory. This means that the Owner's Commission can at any time verify the exploration and condominium accounts. In this context the remuneration for the apartments in operation has a fixed percentage of the profit obtained with the exploration, which in fact privileges an open management in which everyone can perceive what actually yielded the Touristic Exploration and the value of its related income.
- From now on, the possibility exists for any owner with an out-of-farm apartment to give it up for a specified period of time to the operating company so that he can thus derive his income from it for a limited period.
Thus, for periods of between 30 and 120 days per year, these properties may be available for exploration, and owners should contact the management company in advance and negotiate such availability.
We also recall that parallel rental is absolutely illegal within the existing title in Albufeira Jardim, so the Management Company is mandated to report to the competent authorities any and all rental procedures outside the operating system.
- The exploring company will place a fixed percentage of the profit value of the operation each year, and according to the commission, to reinvest in the consumables of the apartments in operation and to reinvest in the common spaces of the enterprise as a way of compensation for wear caused by the tourist operation.
- Also under the scope of the agreed negotiations are the new minimum services of Maintenance of the Enterprise that will be the basis of the contribution of the Condominium. This discussion was an old claim of the Owners Assembly, since we considered the amount in salaries payable by the Condominium to be exaggerated, especially in items such as the number of receivers, janitors and maintenance / gardens.

 
3 - In the General Plan of Operation of the Condominium.

- The "House Cards" will be created, which will serve as a basic document to access the common spaces of the Enterprise. The cards to be issued for each apartment, and in fixed number for each one of the fractions, takes into account the permilagem of each unit.
As explained at the General Assembly on 1 October, the cards will be printed and distributed to owners with current condo accounts, so owners with the previous year in debt will not have their cards and will not be able to use the common spaces .
- The other rules of operation, presented during the last General Assembly, and generally approved, will be presented to the owners at the next General Assembly in detail, since the Commission was responsible for deciding on that. It should also be noted that the operating company complies with these rules.
- The owners with the Card of the House, will enjoy a discount of 15% in all services of bar and restaurant of the Resort.
- The use of the tennis courts will be free for the owners in a period of 2 hours per month per apartment. All excess hours will be paid according to the table to be set by the exploring company.
- The operating company will hire a swimming pool attendant between June and September, which coincides with the summer school holidays. This staff member will be responsible for supervising, sanitizing and controlling pool entrances. At each moment the Card of the House could be requested to each of the owners or their relatives.
- The exploration company will be in charge of the surveillance of the enterprise. Thus, it will have to hire permanent vigilantes, duly identified for the established periods according to what are considered hours of greatest need of surveillance.


These are, along with a number of administrative details, the base lines of management of our enterprise in the next five years.

We believe that conditions are created for us to have a different management, closer to the owners and essentially more open, allowing us as owners and through the Commission in office to participate and make an active contribution in the interest of all.

We also think that the conditions are set for the owners who have withdrawn their apartments to be exploited, essentially because they are scorned by last management company, to regain confidence and return to exploitation as a form of income.
We have now advanced to the transition phase which seems to us to be complicated and in which we will attempt, without being able to compromise ourselves, not to drop the income due to the owners by Admitur, either in rent or in amounts paid or discounted for remodeling which were not performed. For this purpose one of the elements of this Commission will be committed and completely dedicated.

In this way, and reiterating that the Commission has no power over these accounts and can not in any way substitute the owners, we urge everyone to try to visit their apartments in exploration as soon as possible, check their condition and claim what they must claim to Admitur, since the new company will enter with what currently exists and can not take responsibility for resetting what was not left! A new inventory will also be done at the time of entry.

Renovation works and improvements approved at the last General Assembly of Owners will also be initiated. With a work plan already approved, we will be able to watch this year a more visible remodeling since after the works carried out in 2016, which involved the swiming pool and a part of the roofs, we will this year attend the repair of façades and paintings of a good part of the buildings of the entreprise.

Lastly, it is also necessary to apologize to the many owners who contact us and who do not get their answer, or who gets it late! Let them understand that we receive immense number of emails and that we are not 100% dedicated. We have our own personal lives, from which we have withdrawn in the last few months many hours and many expenses that will not refound, in order to guarantee that our enterprise advances in the direction that we want according to our vision for the future, With quality and promoting family tourism.

With our best regards, we are,
A Comissão de Proprietários - Albufeira Jardim I