Atualização pós Assembleia Geral - General Meeting Up-date (12 de Abril 2017)

[Assembleia de proprietários]

From: Jose Teixeira <prop.a...@gmail.com>

Subject: Atualização pós Assembleia Geral - General Meeting Up-date

Date: 12 April 2017 at 22:58:10 SGT

To: Jose Teixeira <prop.a...@gmail.com>

Cc: Isabel Cassapo - Geração Proeza, lda <icas...@geracaoproeza.com>, António Guedes <antonio...@hoteisreal.com>

Caros Proprietários.

Serve a presente informação, para atualizar e dar conhecimento a todos os proprietários, quer tenham ou não estado presentes nas Assembleia Geral Ordinária do nosso Empreendimento, relativamente aos desenvolvimentos ocorridos, assim como ás resoluções tomadas nas varias reuniões que antecederam esta mesma Assembleia, e onde a Comissão interveio no sentido de continuar a implementar a mudança que todos queremos ver acontecer.

Na passada quinta-feira, 06 de Abril, e porque esta Comissão recebeu com alguma antecedência as contas de exploração, conseguimos após alguma insistência, ser recebidos pela Administração da Admitur, no sentido de clarificar alguns pontos, que nos pareciam incorretos, nomeadamente:

1 - O valor do Fundo de Reserva destinado á remodelação e manutenção de apartamentos em exploração não nos parecia coerente com os valores que tínhamos anteriormente, pelo que carecia de alguma explicação o valor em reserva apresentado.

A Admitur mostrou que o diferencial se devia a despesas de remodelação anteriores a 2016 que não entraram em calculo do fundo de Reserva. Esses mesmos valores foram devidamente justificados e documentados, pelo que, e estando efetivamente o seu gasto na época aprovado, a Comissão aceitou o valor de Fundo de Reserva no final de 2016 (cerca de 51 K€).

2 - Estando este valor (51 K€), aceite, ficou claro na mesma reunião que seria suficiente para suprir a comparticipação dos Proprietários com apartamentos em exploração para 2016 nas obras de benfeitorias geral em curso, mas que seria insuficiente para as reparações nos interiores dos apartamentos em exploração que foram exigidas, já que os apartamentos devem ser entregues á Geração Proeza em condições de funcionamento e não com equipamentos avariados ou defeituosos.  

Sobre este ponto a Admitur, mostrou que tem já, e para um total de 82 apartamentos, um valor de reparação de 27 K€, que se supõe venha a duplicar para os restantes 80 apartamentos em exploração, fazendo acreditar que o valor total para as reparações orce os 50 K€, anunciando ao mesmo tempo que suportará este custo e entregará até ao final do ano todos os apartamentos reparados e a conta de Fundo de Reserva dos Proprietários com Apartamentos em Exploração sem dividas.

3 - Foi também pela Comissão levantado o assunto relativo ás rendas dos apartamentos que configuram espaço comum e que pertencem ao Condomínio.

O valor destas rendas normalmente faz parte de uma nota de crédito que os proprietários recebem aquando da receção da sua prestação de Condomínio e que este ano não foi enviada.

A Admitur admitiu o erro, ficando decidido e retificado em Assembleia que este valor iria ser entregue ao Condomínio em adição ao fundo de reserva do mesmo.

4 - Também foi levantado o problema do diferencial entre o orçamento do Condomínio e o efetivo gasto durante o ano de 2016, sendo que há uma poupança de cerca de 12 K€ que não está patente em nenhuma das outras contas.

Ficou também decidido que este valor migraria para o Fundo de Reserva do Condomínio.

5 - Por ultimo, a Comissão voltou a insistir sobre as ações que a Admitur está a tomar para com os proprietários com dividas ao Condominio, assim como de consumo de agua.

A Admitur refere que tem os processos preparados e que apenas não deram entrada, porque carecem de autorização individual da Assembleia. Essa resolução foi efetivamente aprovada na Assembleia pelo que a Admitur tem neste momento toda a legitimidade para avançar com o procedimento judicial. 

Tendo estes cinco pontos discutidos e preparados para colocar em ata da Assembleia, a Comissão deu como satisfeita a sua pretensão nesta reunião. 

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Na passada sexta-feira, 07 de Abril, a Comissão voltou a reunir com o objetivo de discutir e detalhar as duas proposta finalistas para o Outsourcing de jardins e piscinas.

Neste âmbito foram detalhadas as propostas, conteúdos e preços das duas ultimas propostas, sendo que a Comissão iria durante segunda-feira dia 10 de Abril, verificar em loco alguns dos locais onde estas empresas tem já trabalhos realizados com vista á avaliação.

A premência deste tipo de serviço tem a ver com as cada vez mais complexas regras para a utilização de produtos químicos e fitofarmacêuticos, tanto nos jardins como nas piscinas, sendo que ter funcionários permanentes nestas áreas obriga a constante formação e acompanhamento da lei. Com este tipo de Outsourcing, por um preço ainda ligeiramente menor, temos um serviço de "chave na mão", sem nenhum tipo de responsabilidade em termos de uso e compra de químicos.

Também foram debatidas e revistas as possibilidades de melhoria do nosso sistema de televisão. 

Foram verificadas varias possibilidades, e de entre elas a colocação de um prato de antena parabólica em cima de cada um dos edifícios, sendo que os utilizadores comprariam o seu aparelho descodificador, mas este processo revelou-se impossível já que retiraria os canais gerais a quem não quisesse comprar o descodificador. Também e para este efeito a rede de distribuição teria de ser anulada para que o sistema funcione independente.

Foi então decidido efetuar um investimento no sistema central de TV, de modo a manter os 6 canais digitais de TDT Portugueses, tal como estão e que apenas os televisores mais modernos conseguem captar, assim como modernizar todo o sistema das nossas antenas parabólicas centrais, colocadas junto ao restaurante, que passarão a injectar um sinal de melhor qualidade. 

O sinal proveniente do satélite Astra vai ser então tratado de forma digital com amplificação para 18 canais que irão ser distribuídos de acordo com o critério da entidade exploradora, sendo que deverão estar pelos menos dois canais de língua Inglesa, dois de língua Francesa, dois de Língua Espanhola, dois de Língua Alemã, um canal de desporto, um de musica, um infantil, para além dos canais Portugueses.

Este investimento vai ser realizado de imediato, orça os 3 K€ e prevê-se que esteja concluído durante o mês de Maio, pelo que e na mesma sequência, serão retiradas as antenas parabólicas colocadas sem permissão no exterior das fachadas em desrespeito ao Titulo Constitutivo e regulamentos do Condomínio.

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No sábado dia 08 de Abril, foi realizada a Assembleia Geral Ordinária do Albufeira Jardim I.

Os trabalhos foram iniciados durante a manhã em reunião informal com os Proprietários com Apartamentos em Exploração, que tiveram oportunidade de receber as devidas explicações da Admitur relativamente ás contas anteriores assim como ás relativas a 2016.

Foi-lhes informado para além das datas de pagamento das rendas relativas ao ano de 2016, que os valores relativos ás remodelações pagas e não efetuadas seriam ressarcidos juntamente com o pagamento em Agosto de 2017.

Foram também informadas pela Comissão as novas regras descritas no Acordo/Protocolo celebrado entre a Comissão de Proprietários e a nova Empresa Exploradora, com vista á exploração Turistica nos próximos 5 anos. Acordo esse que se anexa a este e-mail.

Durante a tarde, teve inicio a Assembleia Geral Ordinária, que se iniciou pela apresentação de contas relativas a 2016, e que foram claramente explicadas pela Admitur.

Ficou neste ponto em falta o detalhe da conta bancaria do condomínio, assim como as contas relativas a dividas dos Proprietários, que a Comissão se prontificou a enviar a todos os Proprietários, e que será efetivada logo que disponibilizado um quadro explicativo, já requerido á Admitur por esta Comissão.

Foi também apresentado e aprovado o orçamento para 2018, cujos detalhes foram explicados aos presentes, e que se anexa, assim como o orçamento de obras extraordinárias para 2018, que também se anexa e que deverá ser cobrado no próximo ano em prestação única, dado o montante ser bastante menor que em anos anteriores.

Aproveitamos neste ponto para também anexar um pequeno mapa do empreendimento com a distinção por cores dos anos previstos para a realização das obras em cada um dos blocos. Neste ponto apenas estão previstas as remodelações dos vão de escada dos blocos no ano de 2019.

Foi aprovada a proposta de incluir na ata a identificação de todos os devedores com vista á ação judicial por parte da Admitur. Neste ponto em particular a Comissão manifestou o seu desagrado pela demora na atitude resolutiva por parte da Admitur, sendo que não irá assumir os incobráveis que a Admitur não pugnou por cobrar antes da prescrição legal dos mesmos.

Foi também pedido por um condómino a lista dos apartamentos que fazem parte do espaço comum para que seja do conhecimento de todos e que também se anexa.

Por fim, foi efetuada a apresentação do Acordo/Protocolo realizado entre a Comissão e a Geração Proeza, onde e para além dos termos de gestão acordada figuram as novas regras de funcionamento do Condomínio e da Exploração Turística. 

Este Acordo/Protocolo, foi ratificado pela Assembleia Geral de Condóminos

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Na segunda-feira,10 de Abril, pelas 12:00h a Comissão reuniu na Camara Municipal de Albufeira, com o Exmo. Sr. Presidente.

Esta reunião, pedida pela Comissão visava principalmente chamar a atenção do Município para o estado lastimável em que se encontram as ruas do Empreendimento e a necessidade urgente de reparação, já que sendo um Empreendimento com vias de acesso publico, devem ser tratadas da mesma forma que as restantes vias do Município.

O Presidente da Camara compreendeu e prometeu envidar esforços para resolver o problema. Para melhor se inteirar pediu á Comissão que o acompanhasse nos próximos dias numa visita, que visa reconhecer no local o efetivo estado do empreendimento.

Ficou a Comissão, na pessoa do Sr. Engº Valdemar Cabrita, que coincidentemente e para além de membro desta Comissão, também é funcionário desta Autarquia, incumbido de organizar a visita, de acordo com agenda do Sr. Presidente, nos próximos dias.

Resta a esta Comissão pedir mais uma vez a todos os Proprietários que  efetuem os pagamentos dos valores respeitantes ás prestações de condomínio, assim como quotas extra, em atraso.

Há efetivamente um passivo enorme de Condomínio que importa resolver para que se possa dar continuidade ao projeto de melhoria que pretendemos implementar no Albufeira Jardim. Seguramente que este ano já verão melhorias e cremos que no ano que vem muitas mais virão.

TEMOS DE ACREDITAR QUE VAMOS CONSEGUIR PARA PODER CONSEGUIR MESMO!!

Contamos com a colaboração de todos e estamos disponíveis para esclarecer as duvidas que venham a ter, dentro do nosso tempo e disponibilidade.

Com os melhores Cumprimentos,
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A Comissão de Acompanhamento á Administração - Albufeira Jardim I

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Dear Owners.

This information is used to update and give notice to all owners, whether or not they were present at the Ordinary General Meeting of our Enterprise, regarding the developments that have occurred, as well as the resolutions adopted in the several meetings that preceded this Assembly, and where The Commission stepped in to continue to implement the change we all want to see happen.
Last Thursday, April 06, and because this Commission received the exploration accounts with some advance notice, we were able, after some insistence, to be received by Admitur's Administration, in order to clarify some points, which seemed to us incorrect, namely:
1 - The value of the Reserve Fund for the revamping and maintenance of apartments in operation did not seem to us to be consistent with the values ​​we had previously, and therefore the amount in reserve presented was not explained.
Admitur showed that the differential was due to revamping expenses prior to 2016, which were not included in the calculation of the reserve fund. The same amounts were duly justified and documented, so that, with the actual expenditure being approved at the time, the Commission accepted the Reserve Fund value at the end of 2016 (about 51 K €).
2 - With this value (€ 51 K) accepted, it was clear at the same meeting that it would be sufficient to provide the co-payment of the Owners with apartments in operation for 2016 in general improvements in progress but that would be insufficient for repairs in the interiors of the apartments in operation that were required, since the apartments must be delivered to Geração Proeza in working conditions and not with damaged or defective equipment.
On this point Admitur has shown that it has already, and for a total of 82 apartments, a repair budget of 27 K €, which is supposed to double for the remaining 80 apartments in operation, making believe that the total value for Repairs of 50 K €, announcing at the same time that it will bear this cost and will deliver until the end of the year all repaired apartments repaired and at the same time they wil support all the cost them selves.
3 - The Commission also raised the matter relating to the rent of apartments that make up common space and that belong to the Condominium.
The amount of these rents is usually part of a credit note that the owners receive when they receive their Condominium service and that this year was not sent!
Admitur admitted the error, being decided and rectified in the Meeting that this amount would be delivered to the Condominium in addition to the reserve fund thereof.
4 - The problem of the differential between the budget of the Condominium and the actual expenditure during the year 2016 was also raised, with savings of around € 12 K which is not evident in any of the other accounts.
It was also decided that this value would migrate to the Condomínio Reserve Fund.
5 - Lastly, the Commission again insisted on the actions that Admitur is taking towards owners with debts to the Condominium, as well as water consumption.
Admitur says that the proceedings have been prepared and that they have not been filed, because they require individual authorization from the Assembly. This resolution was effectively approved in the Assembly, and Admitur now has all the legitimacy to proceed with the judicial procedure.

With these five points discussed and prepared to be included in the minutes of the Assembly, the Commission expressed its satisfaction at this meeting.

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Last Friday, April 7th, the Commission reconvened with the objective of discussing and detailing the two final proposals for the Outsourcing of gardens and swimming pools Maintenance.
In this context, the proposals, contents and prices of the last two suppliers were detailed. On Monday 10 April, the Commission was to check on the spot some of the places where these companies already have work carried out with a view to evaluation.
The urgency of this type of service has to do with the increasingly complex rules for the use of chemicals and plant protection products, both in the gardens and swimming pools, and having permanent employees in these areas requires constant training and monitoring of the law. With this type of Outsourcing, for a price still slightly lower, we have a turnkey service, without any responsibility in terms of use and purchase of chemicals.

The possibilities for improving our television system were also discussed and reviewed.
A number of possibilities were verified, including the placement of a satellite dish on each of the buildings, and users would buy their decoder, but this process proved to be impossible since it would remove the general channels to whom did not want to buy the decoder. Also for this purpose the distribution network would have to be canceled for the system to function independently.
It was decided to invest in the central TV system in order to maintain the 6 Portuguese digital DTT channels, as they are and that only the most modern TVs can capture, as well as modernize the entire system of our central parabolic antennas placed next to the restaurant, which will then inject a signal of better quality.
The signal coming from the Astra satellite will then be treated digitally with amplification for 18 channels that will be distributed according to the criteria of the explorer, and must be at least two English-speaking channels, two French-speaking channels, two Spanish-speaking channels, two German-speaking channels, a sports channel, a music channel, a children's channel, besides the Portuguese channels.
This investment will be carried out immediately, it will cost 3 K € and it is expected to be completed during the month of May, and in the same sequence, satellite dishes placed without permission outside the façades will be withdrawn in disregard of the Constitutive Title And Condominium regulations.

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On Saturday, April 8, the Ordinary General Meeting of Albufeira Jardim was held.
The work began in the morning in an informal meeting with the Owners with Exploration Apartments, who were given the opportunity to receive Admitur's explanations regarding previous accounts as well as those relating to 2016.
They were informed beyond the payment dates for the year 2016 that the amounts related to the repairs paid and not made would be reimbursed together with the payment in August 2017.
The Commission has also been informed of the new rules described in the Agreement / Protocol concluded between the Owners' Commission and the new Exploring Company, with a view to exploration in the next five years. Agreement that is attached to this email.

During the afternoon, the Ordinary General Meeting began, first of all were presented the accounts for 2016, which were clearly explained by Admitur.
At this point was raised the need to see the detail of the bank account of the condominium, as well as the accounts relating to the owners' debts, which the Commission agreed to send to all the Owners, and which will be effected as soon as an explanatory table, already required to Admitur by this Commission will be received.

The budget for 2018, was lauched and the details were explained to those presente. This budget was approved as well as the budget for extraordinary works for 2018, which is also attached and which should be collected next year in a single installment due the fact that it is much lower than in previous years.
We also use this point to attach a small map of the enterprise with the color distinction of the years planned for the revamping of each block. At this point only the remodeling of the external áreas were budgeted. Stairwells of the blocks are forecasted for 2019.

The proposal to include in the minutes the identification of all debtors with a view to the lawsuit by Admitur was approved. In this particular point the Commission expressed its displeasure at Admitur's delay in its resolutive attitude, and will not assume the irrecoverable ones that Admitur did not undertake to collect before the legal prescription of the same.

It was also requested by a condo owner the list of apartments that are part of the common space so that everyone's knowledge and that is also attached.

Finally, the agreement / protocol between the Commission and Geração Proeza was presented, where, in addition to the agreed terms of management, the new operating rules of the Condominium and the Tourist Exploitation are presented.
This Agreement / Protocol was ratified by the General Assembley's Meeting

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On Monday, April 10, at 12:00 PM, the Commission met at the Albufeira Chamber President.
The purpose of this meeting, which was requested by the Committee, was to draw the attention of the Municipality to the pitiful condition of the streets of the Enterprise and the urgent need for redress, since it is an undertaking with public access routes, they should be treated in the same way as the remaining roads of the Municipality.
The President of the Chamber understood and promised to make efforts to solve the problem. In order to find out more, he asked the Commission to accompany him in the next few days on a visit to recognize the actual state of the enterprise.
The Commission was, in the person of Mr. Valdemar Cabrita, who, coincidentally and in addition to being a member of this Committee, is also an official of this Autarchy, which is responsible for organizing the visit, according to the President's agenda, in the coming days.

It remains for this Commission to once again request all Owners to pay the amounts for the condominium installments, as well as extra installments, in arrears.

There is effectively a huge liability for Condominium that needs to be resolved so that we can continue the improvement project that we intend to implement in Albufeira Jardim. Surely this year will see improvements and believe that next year many more will come.

WE HAVE TO BELIEVE THAT WE WILL GET TO REALLY GET IT !!!

We count on the collaboration of all and we are available to clarify the doubts that you may have, within our time and availability.

Best Regards,

A Comissão de Acompanhamento á Administração - Albufeira Jardim I

           Acordo/Protocolo de Exploração e Gestão de Condomínio, dos Apartamentos Turísticos Albufeira Jardim I