【AIESEC FN】2013 05 报销季开始

[mengying jiang]

Dear all:

      今年第三轮的报销季开始~~~上一次的报销有很多人表示错过了，那么这次的你不能错过~~

      在前几天的时候，FN这个function刚刚open了一个project，叫做FSC（finance subcommittee），在之后的暑假中，FN将和这个刚组建的focus group一起，从各个层面来考虑LC的FN发展问题。本周末，LCP,VPF,VPTM将会对candidate进行interview，等到下周，大家就能够看到谁成为了FSC的一员啦~~~

       另外，FN小课堂的output我已经整理完了，现在处于EB内部审核阶段，预计在周日的时候就会将output 发给大家，这样就能够巩固小课堂上面的知识，下学期新的FN training，也将使用新的模式。

      说回报销，这一次的报销我们和上一次一样，使用editgrid进行网上的申请。请按照下面的提示，申请报销。

※报销范围：

2013年04月到05月，所有部门日常花费：电话费，打印费，交通费等。

※报销对象：

AIESEC BJTU(包括SU），所有人员。

※报销流程：

1.登录以下网址，并按以下示例的要求填写表格（小心填写）。（截止时间2013年5月28日晚20:00前）

http://www.editgrid.com/user/haibala/LC_BJTU_Reimbursement_Claim_Form_2012 

2.等待审批结果（结果将以邮件形式announce）

3.在FN规定的时间内（2013年5月28日晚22:00前）将凭证的电子版发至finance.a...@gmail.com.

邮件格式：

主题：【报销】BJTU201305，申请人姓名，花费的用途，花费的金额，花费发生的时间

正文：不用填写

附件：相关凭证（包括报销的纸质版凭证的照片，网上消费截图，sales team话费报销表，subsidy申请表格，trainee reception fund申请表）

3.根据审批结果领取reimbursement，同时携带发票等凭证。

※报销规范：

1.ICX/Pbox CC电话费：

   报销时间段：每年3,4,5,6；9,10,11,12.共计八个月

   报销标准：sales team 每人10RMB/月

   凭证：带有VP,TL签名的报销单据（下载后由TL将CC情况填写完毕，打印出来，以一个Sales Team为单位经由VP,TL签字报销。凭证于报销当日上交纸质版）

   注释：每个team的TL请将电子版的表格于DDL(2013年5月28日

晚上22：00前发到FNfinance.a...@gmail.com 邮箱）

2.ICX/Pbox CV 费用

   报销标准：10元/CV。

   凭证：在editgrid上注明，费用所产生的时间以及公司或公益组织名称。

3.ICX/Pbox trainee reception接机费。

   报销标准：实销实报，上限为100元/trainee。

   凭证：在reimbursement claim form上填写APP，需要注明trainee姓名，TN情况这两个信息。

※报销注意

1. 如果有不确定的报销及补贴问题，请单独回邮件给VPF sherry（mengyin...@aiesec.net） finance会一并解决并给予答复，

同时完善报销补贴机制。

2.如果错过这次的报销，从下一次的报销，FN这边会扣除20%的报销额，即最终只会报销80%的金额。所以请大家注意时销时报哦~~

大家都这次报销吧~~

3.附件中包含了financial policy，也欢迎大家提意见~~（PS：FSC也会继续完善financial policy）

4.SU的报销：在SU的EB/TL/mbr不方便到本部领取报销金的情况下，FN将会把报销金按数额汇至SUP的银行账号，同时发邮件进行annouce,由SUP进行SU内部报销的分配。（也会由LCD代为转交）

5.电子凭证和表格误DDL上交，将会扣除20%的款项。每次报销时必须携带票据等凭证，否则不予以报销。如果本次报销款项不能按时领取，将会自动延期至下一次报销日领取，同时每延迟一次削减20%的报销款。提交票据时，票据上请注明时间，消费人姓名，用途信息（不注明清楚的FN将有可能不予报销处理）

6.project的报销需在向VPF提前至少五天提交budget（详见附件1）的情况下，才会予以报销。未经审批的project花费，FN将不做报销处理。在project结束后一周内提交PJ的financial report（附件6），否则只报销60%的花销。

7.subsidy的退款需先填写Subsidy Application Form（详见附件2），审批通过后再予以报销。此处需注意：

 ①CEED,X+T报销将按照JD完成情况进行报销，未达到的部分将会扣除相应的subsidy金额（详见 Job Role，这部分@高世博也会解释的)

②CD的subsidy需要满足两个条件：1)CD是EB/TL（即不是newee）  2)已向OC缴纳delegate fee     3）返还一周内提交 CD report  

③Faci报销标准按照faci缴纳的faci fee补贴，需在表格中附上当时缴纳faci  fee的凭证以及一周内提交 faci report。

8.ICX GIP/Pbox：Sales Team CC的报销需要由TL组织填写《2013 Reimbursement Form CC》（详见附件3），经由VP以及TL签字后，对整个team（包括TL）的当月话费进行报销。每年报销4,5,6,10,11,12六个working month的补贴。（值得注意的是，FN并不十分提倡直接分掉这笔CC费用，可以选择将一个term的集合起来，由TL进行保管，作为team bounding fee；任何其他的使用方式也可以）

9.Trainee Reception：包括接机时机场快轨（50RMB）和日常接待trainee的费用（餐饮，公共交通等），buddy需要填写《Trainee Reception fund form》（附件4），交给FN后进行报销。实销实报，每一个trainee最多报销100RMB的接机费用。

10.FN不支持任何乘坐出租车的行为。因此在交通费的报销中，打的费用不予报销，希望大家低碳环保，多多乘坐公共交通工具。

11.在进行民调之后，大家普遍认为financial policy需要出一个极其极其正式的版本~现在这里的附件中是年初的初稿，预计正式的版本可能会在下个term上线。在此之前，所有关于报销的问题请戳（mengyin...@aiesec.net）

#报销申请截止日期：2013年5月28日晚上20点（到时会清空editgrid上面的报销明细）

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姜梦莹

Sherry Jiang

 

Vice present of Finance ,2013/2014

AIESEC BJTU in Mainland of China

OGX&FN  EP database：http://www.editgrid.com/user/bjtufinance/AIESEC_BJTU_finance_platform

Evolve to impact|Every experience matters.

 

Work Email:mengyin...@aiesec.net

Mobile :  138-1043-9407

Skype:sherry.jiang7

Website: www.aiesec.cn
Beijing Jiaotong University, NO 3 Shangyuan Cun, Haidian District, 100044 Beijing, P.R.China
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