【IMP】F送给OGX TL的大礼包，大家帮忙check下有什么问题
Layne Lee
那些年，我们一起做过的eXchange！！！
Dear all:
大家五一快乐！！！
首先，对奋战在“卖人”一线的TL们表示诚挚的慰问！！！！大家都辛苦了！！！！一鞠躬！！！！
其次很抱歉以前都没有给大家做过什么关于F的指导性的文件，但是大家却amazingly做的这么好！真是让我这个略不称职的F感动啊！！！二鞠躬！！！
以后我会努力多骚扰大家的！！！废话不多说，想就exchange中涉及F的流程再想大家强调一下，以后大家在工作的时候就尽量按照流程办事吧~这样也可以减轻你们亲爱的VP的负担哈~
Raise
Step 1: EP →LC（ VPO负责）
◇ EP签合同，一式两份
◇ 缴纳EP FEE: (GCDP=DT=2500;GIP=ET/MT/TT=3500)
◇上form，状态必须为New，姓名应当填拼音，不要写中文
◇督促EP填写search tool（OGX与FN两张sheet)，请使用规范模板
Step 2: LC →MC（VPF负责）
◇ LC VPF将合同寄至MC
注：1.只接受LC/expansion的VPF邮寄的合同，所以请TL们不要自行寄送合同
◇ LC VPF将相应EP Fee全额转给MC
◇LC VPF 整理EP Search Tool 以及汇款凭证(NOT REQUIRED，但是自己一定要保留存根)
Step 3: MC →LC
◇MCVPF会在收到的合同上敲公章，并将其中一份合同寄给LC，一份MC留底
◇NST会在每周三和周日的晚上统一改状态并在LC balance中公布改状态结果
注：在每个月的5号左右，NST会公布汇总表version1，届时VPF和VPO会核对
Step 4. LC →EP
◇LC VPF收到合同原件之后，复印一份作为LC留底
◇LC VPF在收到合同原件之后在五个工作日之内将所有材料交给EP
Quit
申请退出退款的EP应符合以下条件：
1.
◎ EP从来没有match过任何TN，状态为available 或者rejected
◎ EP match了某个TN，但是因为不可抗力因素，没有出行，状态为matched
◎ fake realization，状态为realized
2. EP没有违反合同中的规定
流程
Step 1. EP →LC
填写refund claim form，打印出来签名后交给LC VPF
Step 2. LC→MC
◇LC VPF每月填写一张 EP refund claim summary汇总当月所有申请quit refund的信息，并将refund claim打包
注：MC只接受LC/Expansion VPF所发的邮件（not TL, not EP)
Step 3. MC→LC
◇NST根据database的记录进行approve
◇NST在每个月的5号左右，公布汇总表version1，请VPF和VPO一定认真核对
注：rejected的情况处理
1. “Not in database”:重新上交ST,并且注明是补交的
2. “Approved previously”:请查阅以往balance
◇ MC会在每月10号，公布balance，并在16号将EP退款退给LC
Step 4. LC →EP
◇LC会在MC公布EP退款名单后的10个工作日内将退款返还给EP
Deposit
Step 1. EP →MC&LC
◇EP填写在线反馈表(批准退款的凭证）
◇EP上传report & photo至dbank(宣传材料库）
◇EP填写refund claim，打印并签名，上交给LC VPF（LC保留的退款凭证）
注： 1. 请提醒EP一定要在反馈表中填写银行账号信息
2. 请RTN填写时正确选择LC
Step 2. MC
◇每月1号下载反馈表信息
◇根据反馈表填写情况以及database记录进行approve
◇NST在每个月的5号左右，公布汇总表version1，请VPF和VPO一定认真核对
注：rejected的情况处理
1. “Not in database”:重新上交ST,并且注明是补交的
2. “Approved previously”:请查阅以往balance
◇ MC会在每月10号，公布balance，并在16号将EP退款退给LC
Step 3. MC→LC
◇NST根据database的记录进行approve
◇NST在每个月的5号左右，公布汇总表version1，VPF和VPO会认真核对
注：rejected的情况处理
1. “Not in database”:重新上交ST,并且注明是补交的
2. “Approved previously”
◇ MC会在每月10号，公布balance，并在16号将EP退款退给LC
Step 4. LC →EP
◇LC要在MC公布EP退款名单后的10个工作日内将退款返还给EP
另外，以下是我在最近match期间汇集的一下问题，总结出来希望对大家的工作有所帮助！！
Q1:以前的search tool不见了，怎么办？
A: 只要再填一次search tool就行了
Q2：为什么 EP form 状态会变成on hold？On hold之后怎么办？
A： 系统原因，只要在上好form之后修改form内信息，状态就会变成on hold，所以为避免此类情况，以后上form要谨慎！如果已经On hold了，可以发邮件到bbbbbin747 @gmail.com
Q3: 上form时，exchange type弄错了，怎么办？
A： 直接在form里面修改，change Exchange Type（这是在EP FEE交对了的前提下）
Q4：如果EP原本想在暑假出去，但是因为种种不给力的因素，没有match成功，只能延期到寒假，需要交延期费吗？
A：按照合同，这种情况是要缴纳500元的延期费用的，但是在实际操作中将会酌情处理。原则就是“EP不为难我们，我们不为难EP”。
Q5. 延期的流程是什么?
A: ◇如果过期EP form状态为rejected,就直接重新上交search tool，并备注是延期（是否交钱酌情而定）。
◇如果过期EP form状态为expired，就需要重新上一张form，再上交新的search tool，注明旧的EP ID以及这是延期的情况（是否交钱酌情而定）。
最后，隆重的向大家介绍Finance的全职member-----谢彬！！！！
她的邮箱是bbbbb...@gmail.com ，
以后她还有我会和大家一起共同处理涉及finance的一些问题，当然也欢迎对F有兴趣的同学主动和我们联系，让我们一起在@的F这条康庄大道上越走越远吧！！！
李金
Layne Lee
Vice President of Finance Department
Local Committee Xi'an Jiaotong University
AIESEC in Mainland of China
Mobile: +86 15249298324
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AIESEC is an international platform for young people to discover and
develop their potential so as to have a positive impact on society
Layne Lee
收到请务必回复哟~还害怕出bug
发件人： Layne Lee <layn...@gmail.com>
日期： 2012年5月1日 下午10:12
主题： 【IMP】F送给OGX TL的大礼包，大家帮忙check下有什么问题
收件人： Jingyi Du <jing...@aiesec.net>, "| VP OGX-NC@XJTU Eva 邵静雅" <aiesecxjtuo...@gmail.com>
抄送： EB TEAM <aiesec-xj...@googlegroups.com>
Eva 邵静雅| VP OGX-NC@XJTU
Best Regards! =)
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Layne 李金| VP Finance@XJTU
李 金
Layne Lee
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