Fwd: 【OGX GCDP】小菡教你如何选TL——Middle management selection guidance
王雪梅 Shirley
发件人： 温凯迪 Kai Wen | RUC VP LCD <kaid...@aiesec.net>
日期： 2013年12月30日 下午12:27
主题： Fwd: 【OGX GCDP】小菡教你如何选TL——Middle management selection guidance
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发件人： Angela Moc <angel...@aiesec.net>
日期： 2013年12月17日 下午1:41
主题： 【OGX GCDP】小菡教你如何选TL——Middle management selection guidance
收件人： Derek Zhang <zhangyunteng...@gmail.com>, Juni Ran <juni...@aiesec.net>, zhangxiaod...@gmail.com, yanjiahu...@gmail.com, "aiesecxis...@gmail.com" <aiesecxis...@gmail.com>, jingj...@aiesec.net, Crystal Lee <crysta...@gmail.com>, 琚志成 <zhicheng....@gmail.com>, 毛书翰 <stuc...@gmail.com>, gloria...@aiesec.net, kaid...@aiesec.net, ambe...@aiesec.net, 李雪 <lixue.e...@gmail.com>, 马昂 <yurne...@gmail.com>, liqi7....@gmail.com, Lan SU <sulan...@gmail.com>, 钟帅 <ivanzhon...@gmail.com>, 高世博 <vincent....@gmail.com>, 徐徽 <peon...@gmail.com>, 蒲倩 <emma....@gmail.com>, hongho...@aiesec.net, stephen chen <stephe...@aiesec.net>, cassi...@aiesec.net, sifan.gu...@gmail.com, sunn...@aiesec.net, Zhou Jenny <jennyzho...@gmail.com>, jenn...@aiesec.net, sun....@aiesec.net, irenex...@gmail.com, mingyun ma <mingy...@aiesec.net>, azure.aie...@gmail.com, evex...@aiesec.net, Anran Lee <badboyl...@aiesec.net>, novia...@aiesec.net, cass...@aiesec.net, Shan Su <susan...@gmail.com>, 873352...@gmail.com, ruoxi...@aiesec.net, yexin.w...@aiesec.net, esthe...@aiesec.net, lanping wang <lanpin...@aiesec.net>, Coral Liu <cora...@aiesec.net>, 陈嘉俊 <jiajun1...@aiesec.net>, zi1 wang <zi1....@aiesec.net>, Jessica Chiang <jessica...@gmail.com>, zhaoyanbisu <zhaoy...@gmail.com>, lewn chen <lewn...@aiesec.net>, "quzhao.joyce" <quzhao...@gmail.com>, "ray.lin" <ray...@aiesec.net>, "1tony.lee" <1ton...@aiesec.net>, "VP-Crystal 吴冰莹丨VPo GCDP@BUAA" <bingying....@gmail.com>, "stephanie...@gmail.com" <stephanie...@gmail.com>, ogxgcdpnst1213 <ogxgcdp...@googlegroups.com>, Agnes | XJTU <aieseczh...@gmail.com>, 张馨文 <aiesec.zh...@gmail.com>, Dannie Zhang <danniez...@gmail.com>, yuwei fan <iri...@gmail.com>, 林雅渝 <vikylin.ai...@gmail.com>, RICK FUNG <fengyonglong...@gmail.com>, 潘梓浩 <simonp...@gmail.com>, 喻昕湉 <yxt...@gmail.com>, 吴非 <fay...@aiesec.net>, 叶玉菁 Renn丨NST GCDPo丨AIESEC SWUFE <ren...@aiesec.net>, 梁安林Anlin <anlin...@aiesec.net>, wu zason <wu.z...@aiesec.net>, chris ye <chri...@aiesec.net>, 吕沂桦 <aiesec...@gmail.com>
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Dear VP oGCDP,
Transition 进行的怎么样了呀？大家要开始准备选自己的TL了吧。
我要怎么设置我的function structure，选什么样的TL比较好呢。怎么筛选呢，criteria是什么呢？ 这封邮件能够给你所有的答案。邮件较长，请耐心阅读。
关于TL middle management selection（short for MM）。主要包含3大部分：
Ø Selection process guidance
Ø Selection preparation key points check
Ø Interview tips
在你们阅读这封邮件之前，请先花一分钟的时间填好middle management selection timeline和学校放假时间，这样我才能更好的support你们J
因为邮件重要性，阅读之后请回复邮件，表示已阅读。
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Selection process:
第一步 Release application
Release MMS由VP 以邮件形式发出,一般包含（或者又VP TM统一发出，或者function VP自己发出）
1.selection Logistic arrangement & Timeline
2 application form package
3 function structure &JD一览表
Tips: (以下内容可根据LC情况增加在selection package里面)
1.Task package 分为 general task 如性格能力认知测试/ function task 由function VP设计可成为interview question进行function capacity考核
2.Tips package 如在app填写过程中会有SWOT分析 可附加SWOT分析教程；selection中confident vote会有presentation 环节 可附加 presentation skills training
3.International opportunity 结合CEED机会
第二步 TL preparation camp（一般是LC统一举办，或者根据function 情况举办部门小型的）
内容一般包括:
1.understanding about AIESEC(@2015/@way)&leadership
2.Get to know LC reality &function explanation
3 preparation guidance
Tips:
1 expectation setting要让大家有flexible的心态，没有选上也没有关系，要有back-up plan,这也是在selection过后保证需要的人才不流失的好手段！
2讲@2015的时候，讲讲TMP和TLP的criteria；
3可以增加old TL sharing环节让candidate 从emotional角度了解MM role&其中的learning/ opportunity
4 若时间太紧 没机会做MM preparation camp怎么办？
1.)可以在release 之后以online邮件的形式发送形成selection program
2.）online meeting或者小型的talk
3.）抓好old TL group在 final MM gathering上 deliver 信息保证TL team meeting可传达
4.）前期LCM有涉及 LC reality的session
第三步 Selection
1.Confident Vote:
包含内容:
1)speech delivery 分开function 进行 5min/人(内容:自我介绍，past @experience review, TL role understanding, team plan, team pipeline)
2).Q&A 根据具体时间分配可以所有function一起，也可以分function，3min/人
3).confident vote 一起进行，按一定比例(80 %供参考)投票得出有资格进行第二轮Interview的名单
2.Individual Interview
1)内容 以general question about vision & commitment，function question 两个维度进行
2)Interviewer team 根据LC情况设定,可以function VP+ function TL+TM observe
Selection Tips:
1.Prepare:一定提前看App，提前准备要提问的固定问题。
2.Open:场地一定要提前准备好，安静且相对独立
3.Ask lead question :e.g 探究式问题--请问你在学校是否举办过相关活动？那请你描述一下准备过程。再根据interviewee的描述进行深度挖掘。
4.Conclude:1交待面试结果时间2mention MM 的义务&要求 观察反应与态度3 给candidate 提问机会4一定要在面试结束后及时做好评价以及备注，以防时间过长忘记interviewee的表现。
注意：
1.Selection的过程是EB和TL candidates进行良性沟通的时机，而不是“找茬”,”challenge candidate”
2.我们考察的是Commitment(对组织的忠诚度和对工作的责任感)，expectation(对自我规划和组织工作alignment的认知)而不是motivation
3.Commitment & Expectation > 团队性格 > 个人特质、能力 > 个人经历,
4.interview之前有一个正式的谈话去平实的沟通在@的TL XP是怎样的，要做的事情是什么，可能suffer的是什么，会经历什么。
5.结果导向（result oriented）和人才导向（people oriented）这两条都是重要标志，但是不能被误解或者被比较。
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Selection preparation key points check：
(A) HR Structure
Delivery Team要不要按照地区来分？
目前大部分LC运行的HR Structure还是把delivery team按照TN市场来划分的，好处在于有针对性（EP Raise，TN Mkt Knowledge & Delivery）；
有一些LC在试行或者想要改变不按地区分delivery team，考虑的主要是对于Member的培养和learning。
建议：
第一，这非常考验你的HR Pipeline和TL capacity。不按地区分delivery team之后，不管你是self-match还是EPM Match，对于TL的要求都会变得非常高,TL需要了解各个TN市场的情况，尤其现在TN市场开始越来越杂，主要市场变多，小市场不断的冒出来, TL对于市场的敏感度会绝对了match的timeline抓的好不好，也就直接决定了你的result怎么样。当然要求越高，对于你TL和Member的培养也的确会越来越多；
第二，这非常考验你的function内部synergy和system。 比如你的TN资源是否有很好的渠道保证不同team之间的资源共享、资源沟通，比如LC-LC Partnership需要做统一的delivery的时候搜集各种EP的信息啊等等，都需要有非常好的内部体系来支持，特别对于做到一定规模的LC而言；
第三，这是一个关于TN市场做大还是做深的问题。不分地区的另一个好处是也许有办法把网撒的更开眼界方的更开不会受任何的限制，同时分地区不仅仅是做delivery，而是要思考这个team怎样把这样一个的确做的更深更好，比如即使我们传统的一个India Team，你的Member，TL是否足够了解我们这个最大的TN市场的所有动态？是否你的TL能够做出真正适合你这个学生市场的关于印度的promotion，并由此吸引到正确的EP？
Service & Learning Team要怎么做？
结合各个LC L&S team的情况，propose L&S 一定要包含一下三个部分。还可以根据自己的HR增加其他相应support的role，并注意和national project的对接。
Member Training
A. TL Training
搜集OGX function\Skills外的知识. 比如:Team Management. How to manage time？ communicate with EPs? Leadership & Sales等
避免TL除了function上的技巧外,没有足够的知识教member.
B． Newiee Training
加强newiee对AIESEC、OGX的正确认识和理解.可以帮助newiee设计development Path.
这一点,可帮助解决member quit的问题.
C. L&S 需定期收集member、TL的反馈,并出report,方便调整方式方法.
EP Management
A. EP education
i. 协助training CV、Self-match等
ii. 搜集并整理各国签证信息,并deliver给EP（可以让EP自己搜集整理,但L&S必需有签证信息的KM!）
iii. 搜集并整理EP出国前的所需准备.包括心理、生理、物质等.
iv. 定期Update各国新闻、消息等给EP
B． EP Activity
i. EP——Returnee Mentorship的开展
ii. EP bonding (可以让EP互相share自己的有趣旅游经历,或是match心得)
iii. 文化活动 （让EP更好的感受到异国的文化）
iv. XPS
以上是为了让EP积极的involve到match过程中,不仅仅减轻了EP M 的压力,也为日后promote L+X提供很好的机会
L&S还需定期的收集EP的问题、反馈, 并且需要间接的调整EP的expectation。
Returnee Management
i. 收集整理returnee海外实习反馈信息,并作出report,检视自己还有哪点做的不到位。整理returnee的report、照片,并做成GCP
ii. Returnee Gathering
除了returnee sharing 自己exchange的故事,L&S还需帮助他们总结此次exchange的影响和意义.如果出现bad case,还需安抚他们.
iii. EP——Returnee mentorship
iv. 请returnee帮助联系TN taker，加快match的进程.
Proposed structure：
这样的structure比较适合大中型LC来适用。 对于中小型的LC，可以考虑由TL兼任或者一个manger 任两个职位。（考虑到LC自己相应规模和工作量来决定最终的架构，不一定需要一共team ，只要有人有相应的responsible就好。）
SU谁来管？
每个LC的SU发展情况不同，给大家几个建议，但是具体怎么做SU大家还是要base到你们的local情况上来说, 另外根据新的EDM的model, LC会逐渐向single campus 发展，SU 达到相应的criteria 会逐渐发展成为独立的entity。
- 有几点tips需要注意：
(1) 你的本校区一定要是你的重点发展和关注的市场，因为这是你作为一个LC存在的根基所在，如果OGX做不好通常影响AIESEC在这个校园的品牌、影响力甚至是校园关系，那么最直接就是影响整个LC的发展
(2) 你现有的SU就要花心思花精力花人力花时间好好管！要对SU有long term 的plan。 SU是对于你这个LC这个OGX的能力的很大考验。 特别是对于新的SU或者现在很多做了两三年还是没有任何实质增长的瓶颈期SU，你的OGX做不好，你的市场基础没有建立好品牌基础没有建立好，想其他再多也是没有用的。Educate一个市场是需要时间和精力的。
(3) 如果你想要好好发展你的SU市场，就一定要有base在那个学校的SU Team，这个team的人特别是team leader建议从returnee中提拔；当你有两个及以上的SU市场之后，以及当你的OGX规模做到一定程度以后，建议你本校OGX要设立管SU的SU Coach/Coordinator，直接delivery所有关于OGX的guidance和coaching，这个SU Coach/Coordinator建议是做完OGX TL 好的Senior TL.
(4) 最后的建议，SU是根据每个LC你function和LC的实际情况来决定的，请LCP和VPOGX无比重视这件事！一定要坐下来找个时间好好聊一下SU的问题，把它提到LC层面聊一聊，你们对于你们所有SU和本校的三年发展的计划，你们希望三年以后这些SU发展成什么样子, 是不是有希望成为独立的entity，还是会逐渐把这个市场关掉。然后把所有的短期strategy和HR Structure发展都base在这样的长期规划中去做.
尤其是LCP，请和VPO一起去evaluate SU市场，投入产出比怎么样，是否还要继续keep这个SU. 有限的资源是一定要放在你的本校市场上的！
是否要设专门的Raise Team或者其他Team？
取决于你自己local的情况！如果你有好的人力，有足够的市场需求，就去做吧
把人才留住，最大利用化，可以copy很多NST的经验，利用senior的人力来做很多performance之外想做的改变或者尝试
什么样的人适合做TL？我怎样选TL ?
没有说哪一类的人最适合做OGX的TL，这更取决于你的function和你这个VP。因为OGX是个更注重以整体一个function和每一个team来出performance而胜过个人出performance的部门。
说选TL几个小tips吧：
(1) 你这个VP能不能带这个人出performance。不管是什么样性格的人，总有lead她/他的方式，不要选你明知道没有办法让她/他motivation或者commitment的人
(2) Sometimes motivation is more important than experience =)
(3) TL是一整个Group, TL 做为一个整体是否能更好互补的存在作用于这个function，甚至与VP互补！
(4) 知人善用！！
(5) 为你的potential successor做好考虑=）
怎样培养新TL的capacity？
抓住寒假这个非常非常好的时间！！！新TL寒假要做什么：
- 如果你的TL能出去做X是最好不过的事了！！不要害怕没有人力，做X是为你组织和人力发展的长期最好的投资！
- 新TL要管好所有在国外Realization的EP！利用好放假前的时间，让TL和所有要出去的EP多接触，帮助做preparation工作，这样一方面出国以后方便他们继续keep in contact，保证有人能随时联系到EP，另一方面通过他们不断和去这个地区的EP的接触，也能帮助他们最快最好的了解他们将要去负责的这个地区的情况=）
- 做TN市场的MR！！！怎么做？用所有可以用的resource——你的EP啊returnee啊report啊数据大全啊DAAL啊@.net啊等等等等！要求TL一定要出MR Report（包括通过EP/Returnee对于这个市场的了解，包括通过数据分析自己给自己定出的下学期的goal，包括通过市场分析做出的对于这个TN市场的promotion和delivery规划）
- 总而言之！要争取让你的TL一对于他负责的新市场有最全面的了解，第二要把市场做深，就一定要花心思好好研究好好想，这才是做OGX TL重要的learning：） 怎么做marketing。大家这个寒假也可以找两本书好好看一看，学习一些知识，学以致用。）
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Interview Tips:
1.Candidate 在function performance上能力不够，但是对LC的commitment很高应该怎么办呢？
首先，两个都好的一定选；其次，由于Candidate function performance不好会，成为以后带team时member challenge TL 不够qualified的隐患，所以选择这类candidate要慎重。performance衡量标准:如果Candidate的performance是达到function average水平&以上，就没问题。如果在平均水平之下，需要根据情况分析，比如:是因为这个Team的TL或者 Team mates导致整个team performance不好还是Candidate个人原因。
2.短短30分钟我怎么去考察Candidate对LC的commitment或motivation呢？
1.)可以问 你为什么愿意去选xxx position呢？若candidate回答的点除了individual benefit之外更多的提到了对LC的contribution& impact是Candidate Motivation的有效证明；
2.)可以问 你关于AIESEC未来的打算是什么呢？若Candidate很清晰自己的打算，且提到想要申VP或national position 也能证明motivation；
3.) 过往的@experience 来看，这一点是考察candidate motivation 至关重要的第一点，以往 experience的好坏很大程度上影响Candidate的motivation，从performance角度而言，可以使用candidate performance是否达到function average level来衡量，从involvement角度而言，可以根据自己LC tracking system 每次LC activity到场情况，以及参加OC role 的积极性。
3 对于 LC involvement不够，但又申请的TL candidate，考核依据是什么？
Performance足够好也是一个qualified 的TL需要具备的capacity；如果Performance不是很好，involvement又不是很多，此种状况下可以challenge candidate 在申请 TL 的原因
4 最终没有选上的Candidate 还是愿意留在function，这种情况应该怎么处理呢？
没有选上TL 也许意味着不能在领导力或者经理路线上更进一步，
但同时也意味着他/她可以走一条专业路线到其它部门去锻炼一些自己有兴趣愿意钻研的专业技能，成为这个领域的专家（Marketing, PR, Media, HR, Personal Coaching, Finance, Sales, CRM 等等等等）。这些人也是learning& service team 或者manager 最好的人选。
轮岗到 Supporting Function 的 Member 应该是对 AIESEC 有深一些的了解而与此同时对所要从事的工作内容非常有兴趣愿意去自学实践来验证自己是否适合这个行业和工作内容的
5.面试提问的一般思路是什么呢？
从capacity角度，可以让candidate 讲述过往experience 中的achievement,下学期带team的规划与challenge ；从motivation角度，既是role understanding，why AIESEC这类问题
6 interviewer需要做什么准备？
有以下三件事非常重要：1仔细看candidate的application form；2最好能在面试之前布置task给candidate做，当场可进行Q&A challenge candidate；3和candidate的TL有一个较深入的交流 了解情况，特别是要转function的member.
以上是根据多年的经验，给大家总结的guidance。 欢迎VPoGCDP们提出你关于interview最想问的问题，我们一起来讨论选出最合适的TL，附件也有一些参考资料。
TL是我们未来的希望， 有任何问题随时沟通，爱你们。（因为邮件重要性，阅读之后请回复邮件，表示已阅读。）
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