2013.09.06 Event meeting output

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宋宇晨

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Sep 6, 2013, 10:26:46 AM9/6/13
to aiesec-hit-...@googlegroups.com, ramon shi, 史晓睿, Li Chen, Leo Chen|VP OGX 2013 of AIESEC HIT,MoC, 钱薪如, 齐田雨
Hey AIESEC！！~~~

大家的IYLS怎么样啊？你们在南京充电的同时，留守家中的各位成员也都没有闲着，紧锣密鼓地开了个会。也请IYLS的各位把会议里的收获用到工作中来吧！~
Every experience matters!!~

今天的讨论事项是关于event形式和其他细节的确定。以下是output

关于路展
工大二区：时间：9月15号  8：00-12：00
形式：1、X+T&RTN Free Hug活动   参与人员：樊逸冰（Willa）、王也、李墨（Leo）、小冉、沈宇翔、Tina（Lillian）（人员需要具体协调，DDL：9.8）
          2、前台问询（需要两人，具体人员根据时间安排）
道具：桌子*1（Leo）
          Free hug手牌*3 @小冉@沈宇翔 你们两个有时间做出来吗？纸板正面 粗体Free Hug字母，背面“这个暑假，我在XX地” 字样。背面的字最好是粘上去的可以撕下来更改。DDL：9.12
         可能被问到的问题整理（三个program 的VP辛苦你们做一份针对你们program可能会被问到的问题整理吧。提前统一做出标准答案给我们的前台工作人员。宣讲会也有可能用到。）DDL：9.11

黑大：时间不定，需要跟@金钰沟通，预定在百团大战前一天
形式：1、roll call  穿插在发传单和Free Hug中间当作休息（Willa+Lillian）选歌的DDL：9.8
          2、发传单+Free Hug    需要人数3-5人  预计人员：金钰、沈宇翔、小冉+others（@Leo 记得问下那个理工的姑娘愿不愿意来）   Free Hug可以负责举牌拥抱展示我们的开放热情，讲自己的故事，发传单的同学可以解释我们为什么要做这个事情以及拥抱（我和Willa都觉得这个事情还挺福利的哈哈）
         3、前台登记，解答问题（需要两人，视各位具体时间表而定） 
道具：（电脑？待定）、小音箱*2、宣传单若干、桌子*1、手牌*3

林大：时间：9.14     8：00-12：00
形式：1、Roll Call（Willa这天有事情不能领跳，@周家羽可以替她嘛？Lillian）
          2、发传单&Free Hug   预计人员：周家羽、金钰、小冉、沈宇翔+others
          3、前台登记，解答问题（需要两人）
        2、3形式基本同黑大。experience上，因为考虑到两场路展参与的人不同，可能分配的任务也不同，还是可以保证体验多样性。
道具：音响（周家羽）、宣传单若干、桌子*1、手牌*3

以上是关于路展。另外，@ 小冉    天宇已经确定了宣传单的数量，麻烦你根据他提供的数据找地方印刷吧。 @周家羽你的budget要什么时候给我。。我是说过没有budget不给报销的吧。。。限期DDL：9.9   这个日期之前没有交上来的话真的什么都不给报销的啊要想好。。。。


关于宣讲会
时间：工大一区：9.13              工大二区9.14           林大：时间未定@周家羽  你们学校的宣讲一般在路展之前还是路展之后？
宣讲会的流程是比较统一的，具体流程如下

1、暖场视频*3  （@天宇麻烦你找一下可以用的吧）
2、AIESEC 口号开场（Hey AIESEC）
3、介绍Roll Call，邀请大家一起跳（可以在台下安插人手带动大家上台参与互动）这个部分的chair还没有找到。开放一个position欢迎大家来报名~~~
4、Roll Call  （Lillian、Lavender、Willa谁有时间就谁跟吧）  5min（介绍+跳）
5、AIESEC总体介绍    @师兄可以做一个PPT或者Prezi来做介绍吗？给你10min
6、Function介绍   考虑到有的VP晚上没办法到现场，预备安排一个VP介绍这些Function，请@Leo @Anthony@Jessica@Tina做一个自己部门的PPT+配套稿件交上来吧。这部分是为了让大家对各个Function有大致了解，所以不用太具体，只需要说明这里是做什么的就够了DDL：9.11    10-15min 另：这个部分的VP也还没定。@Tina小姐几号会回来？
7、Let‘s have fun together!!~~~ (Willa)  10min
8、GV介绍 （Leo）10min
9、GI介绍   （Anthony） 10min
Sharing：X+T、member/VP 讲述自己的故事。connect working形式（3个人左右）

以上是今天的讨论结果。请各位认证查看DDL，有问题及时跟event组沟通~~
Fighting Fighting OCT！！！~~~~



--

宋宇晨 Lillian Song

Vice President Finance  2013| 财务部

AIESEC HIT(Harbin Institute of Technology) | AIESEC哈尔滨工业大学分会

AIESEC Mainland of China | AIESEC中国大陆区

“Down to earth. Make miracles happen”

所有已经发生和AIESEC HIT有关财务事务，请务必申请补贴，连接：

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Tina Qi

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Sep 6, 2013, 8:20:35 PM9/6/13
to 宋宇晨, aiesec-hit-...@googlegroups.com, ramon shi, 史晓睿, Li Chen, Leo Chen|VP OGX 2013 of AIESEC HIT,MoC, 钱薪如
辛苦各位！！！

Tina小姐14号早上才到哈尔滨
整个周末要做数学建模 可能不能参加一区以外的活动了
很抱歉很抱歉！！

Function PPT我会在11号交给你们
但这几天还在外漂泊 回去之后又有个这里LC TMP recruitment的活动要参加 所以估计是要踩着DDL完工了〜

MarComm的部分@徐天宇可以做吗？

另外，个人觉得整个DDL都有点晚（好吧，虽然我自己几乎没法提前完成的…）。如果11号24:00才收齐材料，即使第二天就给feedback，12号24:00就能出第二稿，也没时间彩排了啊！Info Session我强烈要求要彩排！（自己去年讲的时候 通过彩排提高了很多！而且讲过几场发现明显越讲越好了 熟能生巧 因此要尽量给每个speaker更多提前锻炼的机会！）
不知道有木有可能大家一起把timeline往前提呢？这样才能压缩出一起彩排的时间！

再次感谢大家的辛苦工作！！
祝一切顺利 新学期LC人丁兴旺 多子多福 哈哈哈:)

Tina

Leo Chen|VP oGCDP 2013 of AIESEC HIT,MoC

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Sep 6, 2013, 9:01:19 PM9/6/13
to Tina Qi, 宋宇晨, aiesec-hit-...@googlegroups.com, ramon shi, 史晓睿, Li Chen, 钱薪如
我补充一下：
  1. 我们定在12号（周四）晚上做info-session的彩排以及路展那天在展台做介绍的training；所以info-session的各个部分的responsible person要在这之前把东西准备好；training是分@总体/GT/GV/GI三大项目，分别由师兄、Tina、我和盛秋来做；
  2. 路展那天做free hug或者宣讲会share的人尽量是：在哪个学校就找哪个学校的人。另外，因为咱们人手本来不太够，所以当天只要没事的人都是要来帮忙的，希望大家都有这个意识！我非常不想再次看到我们在号称自己是全球最大的学生组织的时候，路展当天就一两个人在那傻站着！
  3. 面试的场地安排，原则上是：如果该校区APP较多就在那个校区面，如果不多就统一起来面。所以金玉，家羽请保证你们各自校区能找到面试的教室；
  4. 最后在大概把时间地点再明确下：
  • 12号晚上路展training+宣讲会彩排；
  • 工大一区：13号晚上宣讲；无路展；
  • 工大二区：14号晚上宣讲；15号上午路展；
  • 林大：宣讲待定；14号上午路展；
  • 黑大：宣讲待定（百团前一天晚上）；路展待定。

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陈立 Leo Chen

Vice President Out-Going Exchange, 2013| 出境交流部总监

AIESEC HIT(Harbin Institute of Technology) | AIESEC哈尔滨工业大学分会

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