Meeting minutes bestuursvergadering 06/10/2009

[Kris Philippaerts]

Bestuursvergadering 06/10/2009

Algemeen

Onderwerp: Bestuursvergadering
Datum: dinsdag 6 oktober 2009
Tijdstip:18u00-20u00
Locatie: iLean, Veldkant 33a, Kontich

Deelnemers

Johan Lybaert: voorzitter
Bart Reyserhove: bestuurslid
Jurgen De Smet: bestuurslid

Kris Philippaerts: bestuurslid (meeting minutes)

Kurt Hardy: bestuurslid

Verslag

Bespreking van de rollen binnen het bestuur

De toekenning van de rollen zoals besproken op de vorige vergadering werd bevestigd.

Kurt Hardy stelt zich kandidaat om de opvolging van de werkgroepen en de rapportering op zich te nemen.

Voor de rollen Commercieel/Marketing/Ledenwerving en Interne communicatie werd nog geen kandidaat gevonden. Het bestuur aanvaardt daarom (tijdelijk) een gemeenschappelijke verantwoordelijkheid voor deze twee rollen.

Overzicht:

• Voorzitter (Johan)
• Budget (Bart)
• Werkgroepen opvolging/rapportering (Kurt)
• Commercieel/Marketing/Ledenwerving (?)
• Interne communicatie (?)
• Inner Circles en events (Peter)
• Redactie (Pieter)

Inner Circle

Voor de inner circle zijn reeds twee voorstellen gedaan.

Beyond Budgetting

Voorstel van Jurgen
De inhoud lijkt goed, en er lijken voldoende synergieën met Agile te zijn
De flyer is niet uitnodigend en zal waarschijnlijk niet veel agilisten warm kunnen maken: deze zal dus zeker op een andere manier voorgesteld moeten worden

• De kostprijs lijkt op het eerste zicht geen probleem. Jurgen moet wel een vast budget afspreken die de verplaatsingskosten en hotelkosten dekken.
De locatie moet nog bekeken worden.
Het bestuur geeft groen licht en Jurgen mag deze afspraak vastleggen, inclusief een datum. Hierbij wordt gemikt op een avond in december. 

Actiepunten

• [Jurgen] spreekt een vast budget af voor de verplaatsingskosten en de hotelkosten
  
• [Jurgen] zet de afspraak vast

Jeff Sutherland

• Voorstel van Johan
• Jef Sutherland wil op 21 april een sessie voor de inner circle komen geven
Blijkbaar wordt er niets aangerekend voor de sessie op de inner circle. Johan vraagt dit nog eens na.
• De voorwaarde voor zijn komst is dat wij een CSM cursus hosten op 22 en 23 april.
  
Het kostenplaatje moet nog eens in detail bekeken worden
Een voorstel was om de CSM te organiseren tegen kostprijs voor de leden om zo nieuwe leden aan te trekken.
Het bestuur komt overeen dat Johan de afspraak met Jeff Sutherland mag vastleggen.

Actiepunten

• [Johan] legt de afspraak vast met Jef Sutherland
• [Bart] bekijkt het kostenplaatje nog eens van de CSM
  

Algemene opmerkingen voor de inner circles:

We mikken steeds op avondsessies
Ontvangen vanaf 18u
Spreker tussen 19u - 21u30
Inclusief eten
Engagement naar leden: 3 sessies per jaar (per kwartaal, behalve de zomer)
Het nakomen van dit engagement valt onder de verantwoordelijkheid van de groepsverantwoordelijke (i.c. Peter)
• De inner cirle wordt bij voorkeur enkel opengesteld voor leden en hun (max. 5) connecties.
De groepsverantwoordelijke (Peter) zoekt uit wat er in Nederland reeds gebeurd is rond inner circle activiteiten (contact opnemen met Loek De Goede). Aangezien deze persoon ook verantwoordelijk is voor 'Commercieel, marketing en ledenwerving', vraagt Peter hier ook meteen meer informatie over.

Actiepunten

• [Peter] zoekt uit wat er in Nederland al gebeurd is rond 'Inner circle' en rond 'Commercieel, marketing en ledenwerving'. Contact opnemen met Loek De Goede.
  

De begroting

Bart maakte een eerste voorstel van het budget, gebaseerd op enkele assumpties.
• Bart zal dit document rondsturen.
Bart voegt de post 'marketing' nog toe.

• Ons doel is om uiteindelijk break-even te draaien.
Dit jaar zal er vooral gefocust worden op de financiering van de inner circles.
De werkingskosten van de werkgroepen dienen geminimaliseerd te worden.
Het bestuur spreekt af om de werkgroepen te budgeteren en elke groep 500€ werkingskosten toe te kennen.
Werkgroepen dienen gelimiteerd te worden in de tijd, ongeveer 4 maanden.
Per jaar mogen maximum 4 werkgroepen georganiseerd worden om de inzet van het bestuur en de leden niet te snel op te branden.

Actiepunten

• [Bart] stuurt het digitale document rond
• [Bart] voegt de post 'marketing' nog toe in het budget

Secretariaat

• Van zodra het nodig is, zal er gekeken worden of wij gebruik kunnen maken van de nederlandse faciliteiten.

Agile Consortium Open Space

• Open space organiseren
• 20 November: blokkeren in de agenda
• Locatie: Breda
• Iedereen welkom.

Werkgroepen

Actiepunten

• [Kurt] doet een informatieronde en port de bende wat aan.

Algemeen

Actiepunten

• [Alle bestuursleden] maken een lijstje van de mensen/organisaties die kandidaat zouden zijn om om lid te worden en in het bestuur te komen.

[Pascal Van Cauwenberghe]

Per ongeluk hebben we een user group meeting gescheduled op dezelfde dag
als de ACB Inner Circle.

Mijn fout. Ik had geen rekening gehouden met dat event toen de
organisator een datum voorstelde.

Om een beetje overzicht te behouden beheer ik een kalendar op
http://www.agilesystems.org/

Ik zal de ACB events opvolgen, zodat we dergelijke clashes kunnen vermijden.

--
Pascal Van Cauwenberghe
Nayima bvba
Tel: +32 476 997428
Fax: +32 2 7310152
---
http://blog.nayima.be
http://www.nayima.be
http://www.xpday.net
http://www.xp.be

See you at


SPA 2010: 16-19 May 2010, London, UK. I will be co-presenting “Solve Conflicts Without Compromise with the Conflict Resolution Diagram” and “Pinocchio – On Becoming a Lean Leader” with Portia Tung


--
Je hebt dit bericht ontvangen, omdat je je hebt aangemeld bij de groep 'AgileConsortiumBelgium' van Google Discussiegroepen.
Als je een bericht in deze groep wilt plaatsen, stuur je een e-mail naar agileconsor...@googlegroups.com.
Als je je wilt afmelden voor deze groep, stuur je een e-mail naar agileconsortium...@googlegroups.com.
Bezoek deze groep op http://groups.google.com/group/agileconsortiumbelgium?hl=nl voor meer opties.