بشأن توجيهات تذكيرية للصناديق والمقاصف المدرسية
رئيس قسم التعاميم بمركز الاتصالات الإدارية
الرقم : 25 / 3150
التاريخ : 5/1/1433هـ
من : مديرة إدارة خدمات الطالبات
إلى : مديرة المدرسة / المعهد حفظها الله
الموضوع : بشأن توجيهات تذكيرية للصناديق والمقاصف المدرسية
حرصا منا على تنظيم سير العمل في أعمال الصناديق والمقاصف المدرسية فيما يخدم مصلحة الطالبات نأمل التقيد بالاتي :
1- الالتزام والتقيد بالتعميم رقم ( 25/3151) تاريخ 14/1/1432هـ بشأن قواعد وآلية الصندوق المدرسي والمتضمن الاتي :
- التقيد بجميع ضوابط واحكام بنودالصرف في الصندوق المدرسي والالتزام بنماذج الصرف الواردة في التعميم المذكور .
- تشكيل لجنة الصندوق المدرسي .وعقد الاجتماعات للجنه مرتين في كل فصل دراسي .و تدوين الاجتماعات الخاصة باللجنة في المحاضر المرفقة في التعميم رقم (( 408/3151 ) تاريخ 1/11/1431هـ بشأن مهام اللجنة الإشرافية ولجنة الصندوق المدرسي .
- يتم تقفيل السنة المالية قبل بداية امتحانات الفصل الدراسي الثاني بأسبوعين .
- ما بعد تقفيل السنة المالية وحتى انتهاء دوام الطالبات يتم تسجيله كفترة صيفية ويتم صرفه كمستلزمات مدرسية فيما يخدم مصلحة الطالبات .
- يتم إعداد السجل المالي للمقصف والصندوق المدرسي ويشتمل على (محاضر صرف أوعية الصندوق المدرسي : جميع التقارير الختامية لحوسبة الصندوق المدرسي ) وهي على النحو التالي :
* ( المشتريات ، المبيعات ، حصيلة الارباح دون أسماء مستحقات البنود الشهرية، المصروفات الشهرية ، كشف حصيلة الارباح الختامية ، إجمالي حصيلة الصندوق المدرسي . )
* إعداد السجل الإداري للمقصف والصندوق المدرسي ويشتمل على ( محاضر الاجتماع للصندوق المدرسي ، اجتماعات اللجنة الإشراقية ، استمارات الإشراف والمتابعة للمقصف المدرسي الشهرية
* المدارس التي يتم تشغليها من قبل متعهدين .يضاف لها نماذج توثيق المخالفات التي يتم ضبطها على المتعهد.
- تنصيب برنامج حوسبة الصندوق المدرسي على الجهاز الخاص للمدرسة .
2- تفعيل دور اللجنة الإشرافية في متابعة المقصف المدرسي حسب الاستمارة المرفقة في التعميم رقم ( 408/3151 ) تاريخ 1/11/1431هـ بشأن مهام اللجنة الإشرافية ولجنة الصندوق المدرسي مع الاحتفاظ بها لدى مديرة المدرسة .
3- تعبئة نموذج عقد التشغيل الذاتي للمدارس التي يتم تشغيل مقصفها ذاتياَ وذلك بناء على التعميم رقم ( 321791105/27) تاريخ 13/11/1432هـ بشأن آلية تشغيل المقصف ذاتيا وتوقيعها من قبل مديرة المدرسة وختمها بختم المدرسة وإرساله إلى إدارة خدمات الطالبات بالبريد الإلكتروني .بالنسبة للمدارس التي لم ترسل العقد.
4- يتم إيداع صندوق الإدارة التعليمية لمدارس التشغيل الذاتي في نهاية العام الدراسي من قبل مديرة المدرسة على حساب رقم ( 3044080509941) في بنك الرياض .
5- مطابقة فواتير المشتروات والمصروفات بالتقارير الخاصة بحوسبة المقصف والصندوق المدرسي من قبل مديرة المدرسة ومراجعة الحسابات وختمها بختم المدرسة شهريا (وتتحمل مديرة المدرسة دقة البيانات ومراجعة الفواتير) .
6- حفظ جميع السجلات المالية والإدارية وتقارير حوسبة الصندوق المدرسي في إدارة المدرسة للرجوع لها في أي وقت وعدم خروجها من المدرسة .
7- عند رفع أي تقرير لإدارة خدمات الطالبات ( مقاصف – مكافأة -نقل المدرسي ) يوقع من قبل مديرة المدرسة والمسؤولات ويختم بختم المدرسة وتصويره بالسكانر وإرساله بالبريد الإلكتروني وفي حالة تعذر ذلك يتم إرساله يدويا .
والسلام عليكم ورحمة الله وبركاته
هناء بنت خالد الكليب
هـ / الشعلان