HOTELERIA Y GASTRONOMIA : CONTROLES

[gonzalo]

Escuela de Administración Gastronómica y Turística del Caribe

CONTROL DE ALIMENTOS Y BEBIDAS HOTELEROS
INVENTARIOS HOTELEROS

La importancia en el control de inventarios reside en el objetivo
primordial de toda empresa: obtener utilidades.
La obtención de utilidades obviamente reside en gran parte de Ventas,
ya que éste es el motor de la empresa, sin embargo, si la función del
inventario no opera con efectividad, ventas no tendrá material
suficiente para poder trabajar, el cliente se inconforma y la
oportunidad de tener utilidades se disuelve. Entonces, sin
inventarios, simplemente no hay ventas.
El control del inventario es uno de los aspectos de la administración
que en la micro y pequeña empresa es muy pocas veces atendido, sin
tenerse registros fehacientes, un responsable, políticas o sistemas
que le ayuden a esta fácil pero tediosa tarea.
Escuela de Administración Gastronómica y Turística del Caribe

EN TODOS LOS GIROS resulta de vital importancia el control de
inventarios, dado que su descontrol se presta no sólo al robo hormiga,
sino también a mermas y desperdicios, pudiendo causar un fuerte
impacto sobre las utilidades. En el presente estudio ejemplificaremos
el control de inventarios de una empresa restaurantera, dado que éste
tipo de negocios combinan las funciones comercial, de producción y
servicios.
Por ejemplo, sin el efectivo control de los inventarios dentro de un
restaurante, las fortalezas propias del giro (alta rentabilidad y
liquidez) se convierten automáticamente en debilidades.
El objetivo principal del presente documento es proporcionar
herramientas básicas y simplificadas del control de inventarios, a
modo de hacer de esta función rutinaria pero sencilla, que permita
llevar a cabo la planeación y la maximización de
 Problemas frecuentes en el control de inventarios
. Escuela de Administración Gastronómica y Turística del Caribe


a. Falta de registros
El microempresario, también conocido como "hombre orquesta",
difícilmente encuentra tiempo para llevar a cabo todas las funciones
que en él han sido encomendadas: las compras, las ventas, la
producción, el manejo de personal, manejo del efectivo... El
empresario ocupa su tiempo más en cuestiones operativas o tácticas que
en labores de orden estratégico.
En cuanto a la falta de registros (no sólo de inventarios, sino de
cualquier tipo de operación) se oyen los siguientes comentarios:
- Los registros son complicados y "sólo los contadores los entienden".
- Se necesita un programa de cómputo "carísimo" y complicado de
entender.
- "Necesito un encargado de almacén para llevar los registros bien y
al día"
- "No tengo tiempo suficiente para contar mi inventario"
Efectivamente, muchos de estos comentarios son ciertos en su momento,
es por eso que nos hemos avocado a la tarea de ir disminuyendo los
inconvenientes.
El objetivo de contar con registros de inventario no es simplemente
hacerlo porque las empresas grandes lo hacen, o porque el contador lo
pide (cuando lo pide) o porque los necesitamos para armar nuestro
balance general. El objetivo principal es contar con información
suficiente y útil para: minimizar costos de producción, aumentar la
liquidez, mantener un nivel de inventario óptimo y comenzar a utilizar
la tecnología con la consecuente disminución de gastos operativos.
Los programas de cómputo son excelentes, sin embargo, el que estén
bien estructurados no nos garantiza que vayan a cubrir nuestras
necesidades de información, si no los alimentamos con información real
y constante. Otro inconveniente que presentan es su alto costo y, en
MÚLTIPLES ocasiones, la falta de soporte técnico de parte del
proveedor. En otras palabras, es como si nos vendieran un avión y el
piloto nos lo prestaran o alquilaran no cuando lo necesitamos, sino el
día que pueden, si es que pueden o quieren. Claro, esto no en todos
los casos, pero sí en la mayoría.
Recomendamos ampliamente la utilización de una de las herramientas más
sencillas pero más poderosas que la tecnología actual nos ha brindado:
la hoja de cálculo.
El uso de la hoja de cálculo para los registros de la empresa tiene
los siguientes beneficios:
- Podemos hacer el formato que necesitemos con la información que
necesitemos a un costo mínimo.
- La mayoría de las computadoras nuevas cuentan ya con el programa de
hoja de cálculo más popular en el mundo (Excel de Microsoft)
- La operación de una hoja de cálculo se vuelve repetitiva, por lo que
es fácil de aprender y fácil de enseñar.
- El uso de hoja de cálculo elimina tiempos muertos de personal de
caja y administrativo, mismo del que nos podemos apoyar para el
control del inventario.
El problema en cuanto a la cuantificación de los inventarios puede ser
tan grande o tan pequeño como nuestra gama de productos. No
necesariamente una gama de productos extensa implica problemas
grandes, lo que sí complica la operación de nuestro negocio es una
gran gama de productos dentro de la materia prima, es decir, si
vendemos pizzas, pero también vendemos sushi, tortas, tacos,
arracheras, helados, tostadas y comida internacional, entonces nos
enfrentamos con una diversificación excesiva que nos obliga a tener un
inventario demasiado alto.
Pasos para establecer el control de inventarios
El sistema sugerido para el control de inventario es el llamado ABC.
El sistema ABC del control de inventarios se basa en el supuesto de
que tenemos productos "A", que componen al menos el 70% del valor
total en dinero de la materia prima, productos "B" que componen
aproximadamente 20% del valor de nuestro inventario y "C" que son el
10% restante, aproximadamente.
1. Anterior a cualquier clasificación, es recomendable llevar a cabo
un inventario físico total, junto con la lista de precios de los
productos que componen el inventario.
2. Posteriormente, resultará de mucha utilidad el "unitizar" todos los
productos de nuestro almacén, es decir, si por ejemplo utilizamos
frijol, no sería recomendable surtirlo a cocina proporcionándole el
costal completo, sino previamente debería ser porcionado y embolsado
en paquetes. Digamos que cada carga de la olla express puede recibir y
hacer dos kilos de frijol, de modo que cada unidad sería igual a cada
bolsa de dos kilos, en lugar de cuantificarla por saco o simplemente
por kilo.
3. Se llevaría entonces a cabo la clasificación ABC. Como ejemplo
podemos tener el caso de una coctelería, que tendría la siguiente
composición[1]:

Los productos que más valor tienen asignado en su inventario son
prácticamente mariscos y bebidas, los cuales son también su producto
principal.
La clasificación ABC sería entonces la siguiente

Atendiendo a lo anterior podemos decir que son los productos A
(mariscos y bebidas) los que mayor utilidad le dan a la empresa y por
lo tanto, deben ser los que tenemos que cuidar y controlar más.
No sólo para el ramo restaurantero, sino también para cualquier
empresa comercial se aplican estos principios. Entonces, necesitamos
un registro que cubra AL MENOS todos los productos que identificamos
como tipo A y tipo B, que son los que merecen de mayor resguardo, pero
también mayor cuidado y atención en cuanto a la calidad que
presentan.
Los productos C pueden controlarse empíricamente o si se desea
mediante hoja de cálculo, sin embargo, no es obligatorio un control
estricto sobre ellos, pues esto aporta poco valor a la empresa y a sus
utilidades y sí puede aumentar sus gastos operativos ya que aumenta el
tiempo que el personal encargado tarde en realizar dicha labor.
4. Después de clasificar los productos en ABC, se debe proceder a
clasificarlos por origen, es decir, ¿los compramos en el mercado?, ¿el
proveedor nos los trae?, ¿nos los mandan por paquetería?.
La clasificación entonces quedaría como sigue:

5. Una vez que hemos clasificado nuestro inventario por tipo y por
origen podremos llevar a cabo una lista de control cuyo ejemplo
mostramos a continuación:

6. Una vez con el inventario inicial, podremos registrar -también en
hoja de cálculo- los consumos diarios de nuestras unidades de
productos, como "Entradas" y "Salidas", en el día en que sucedan.

Dicha lista de control nos servirá en primera instancia para controlar
los consumos diarios y semanales, así como para elaborar una lista de
compras que puede incluir el monto de dinero que vamos a gastar.
Mediante el control de inventarios se eliminan los tiempos muertos ya
que cualquier cajera capacitada puede llevar a cabo el registro, con
el apoyo de la persona encargada de recibir el material.
Para el conteo físico siempre se puede utilizar al personal operativo,
de modo que sea más rápido. El objetivo es que el empresario siempre
cuente con información valiosa para un mejor control de sus costos y
su flujo de efectivo.


 Exceso de inventario


El HOTELl se centra en tener altos niveles de inventario para
asegurar su venta, muchas veces se incurre en exceso de materiales
para la venta, lo que tiene como consecuencia principal el aumento de
la merma y la disminución de la calidad en perecederos, lo que lleva
como consecuencia una menor calidad de los productos que se ofrecen.
En empresas meramente comerciales, el tener exceso de inventarios
lleva a mayor descontrol los mismos y una disminución paulatina de la
liquidez, es decir, para mantener un alto nivel de mercancía la
empresa debe contratar créditos con proveedores y la recuperación del
efectivo va sirviendo para pagar dichos créditos y gastos fijos de la
empresa con dificultad, provocando que se viva "al día". Esta
situación es más acentuada cuando la empresa maneja créditos para sus
clientes, ya que entra en juego también la recuperación de cartera que
en nuestro país siempre es problemática.

 Insuficiencia de inventario



c. Insuficiencia de inventario
Su propio nombre lo indica: sin el inventario suficiente para vender,
no sólo perdemos la venta sino que también podemos perder al cliente.
El negar productos demerita sobremanera la concepción que el cliente
tiene del negocio. El no contar con cierto producto provoca que el
consumidor asista a otro negocio, ya que la competencia es cada vez
más agresiva.
d. Baja calidad de la materia prima dada su caducidad
Tomando de nuevo como ejemplo un restaurante, en numerosas ocasiones
el cliente no puede darse cuenta del tiempo de refrigeración o tiempo
de anaquel del producto que está consumiendo: la receta y el sazón de
nuestro cocinero es excelente. Sin embargo, el cliente siempre se dará
cuenta cuando un producto excede sus expectativas por ser un producto
del día y por lo tanto fresco.
Existen opiniones encontradas al respecto de comprar por volumen o
comprar la materia prima conforme se vaya necesitando. La experiencia
nos ha mostrado que dadas las circunstancias de cercanía y
conveniencia, es mejor no comprar material perecedero por volumen sino
hacer que el proveedor nos entregue sus productos en pequeñas remesas
o comprarlo y escogerlo nosotros mismos, esto permitirá contar siempre
con materia prima de óptima calidad y la preferencia del cliente. La
calidad de los alimentos (así como del servicio ofrecido) justificará
nuestros precios.
Por otro lado, la compra por volumen nos abre la posibilidad de
obtener mejores precios por nuestros productos. En sí, lo recomendable
es comprar por volumen los productos con caducidad mayor a 5 días. Los
más frescos como la carne, el pollo, cerdo, pescados, mariscos y las
verduras de poca duración en refrigerador se deberían comprar
diariamente, dependiendo de la necesidad de la empresa y de la
motivación del empresario para llevar a cabo todas las acciones
tendientes a ofrecer productos de la máxima calidad.
e. Robo
Desafortunadamente es usual que sean los mismos empleados (o aún los
clientes) quienes lleven a cabo el robo hormiga, otro factor que lleva
al aumento de costos por falta de control del inventario.
f. Mermas
La merma de materiales constituye otro factor que aumenta
considerablemente los costos de ventas. Existen autores que consideran
que una merma aceptable sería desde el 2% hasta el 30% del valor del
inventario. La realidad es que la única merma aceptable es del 0%:
aunque se trate de una utopía el conseguirlo, nuestro objetivo siempre
debe estar orientado hacia el estándar más alto y no ser indulgentes
con la obtención de nuestras utilidades.
g. Desorden
Es un hecho que el desorden en bodega o en el área de trabajo provoca
graves pérdidas a la empresa. Podemos desconocer que tenemos
existencias en almacén y comprar demás o bien, simplemente no
encontrar material que necesitamos y este pierda su vida útil.

 Políticas de controla. Seguridad en bodega


Debe destinarse un área específica para guardar las mercancías y
materia prima que vamos a vender.
El acceso a bodega debe ser restringido a una o dos personas como
máximo y solo debe entrar más personal cuando sea necesario llevar a
cabo inventarios físicos.
Mariscos, carnes, aves, refrescos, cervezas y cualquier material de
alto costo deben guardarse bajo llave si no se van a utilizar en el
día, así como también si se encuentran en congelación.
Existen negocios en los que se han implementado el uso de cámaras,
vigilantes, costosos sistemas de cómputo, etc. El mejor control sin
lugar a duda es aquel que le llamaremos "democrático": el costo del
material faltante se reparte entre las personas que tengan acceso al
área de bodega y/o preparaciones, resultando ser prácticamente todo el
personal. Pero esto no puede llevarse a cabo sino tenemos conocimiento
de si en realidad nos falta o no material, es decir, sin registros de
control.
 Control de la calidad en expendios de comida preparada


Debe existir una persona encargada de supervisar que la materia prima
se encuentre en las condiciones óptimas para poder ofrecerla al
público. Dicha persona verificaría la nota o factura de ventas contra
el pedido hecho, revisaría la calidad de los perecederos de acuerdo
con la tabla de control de la calidad de materia prima que se incluye
como anexo 1.
El responsable puede ser el jefe de cocina o bien el empresario mismo.
No es recomendable dejar que esta labor sea desempeñada por personal
administrativo ya que no tendría el mismo nivel de compromiso.
Como un factor de control del platillo una vez terminado, es necesario
que tanto el jefe de cocina como sus auxiliares prueben la preparación
en porciones mínimas, para asegurarse de que cumple con el estándar de
calidad que buscamos ofrecer al cliente. Esta práctica, si bien
aumenta marginalmente el costo de producción, es un gran apoyo en la
capacitación de los ayudantes de cocina y elimina las devoluciones de
platillos casi en un 100%.

 Acomodo de las mercancías y Método PEPS


La ubicación de las mercancías nos dará la pauta para un mejor
control de las mercancías, facilitando su conteo y localización
inmediata.
El método PEPS (Primeras Entradas Primeras Salidas) facilita el
control, disminuye los costos al minimizar mermas y coadyuva a
mantener la calidad.
Acomodo sugerido por tipo de producto:
En la gráfica ejemplo se muestran varias consideraciones:
- No se indica una entrada y una salida de mercancía de la bodega. Por
supuesto que todo depende de la configuración física del negocio, sin
embargo, la opción de tener un sólo acceso facilita el control.
- En primer lugar se muestran frutas, verduras y huevo que, de ser
posible, deben ser refrigerados para alargar su vida útil.
- Posteriormente se encuentra el congelador, cuyo contenido ha sido
fraccionado y empaquetado previamente en el área de preparación al
recibir la mercancía, en unidades fáciles de contar (marquetas,
contenedores, "carteras", etc.)
- Los artículos de uso más común, se presentan cercanos a la entrada,
así como aquellos de menor duración en almacenamiento.
- Los productos químicos (artículos de limpieza) se almacenan en un
extremo, sólo junto a productos que no se contaminen con facilidad
(productos enlatados, en frasco o con empaque sellado)
- No se incluyen bebidas refrigeradas ya que en teoría, estas se
encontrarían junto al área de servicio.
Visto de frente, un anaquel tendría más o menos la siguiente
disposición física:

En la gráfica ejemplo se muestran varias consideraciones:
- No se indica una entrada y una salida de mercancía de la bodega. Por
supuesto que todo depende de la configuración física del negocio, sin
embargo, la opción de tener un sólo acceso facilita el control.
- En primer lugar se muestran frutas, verduras y huevo que, de ser
posible, deben ser refrigerados para alargar su vida útil.
- Posteriormente se encuentra el congelador, cuyo contenido ha sido
fraccionado y empaquetado previamente en el área de preparación al
recibir la mercancía, en unidades fáciles de contar (marquetas,
contenedores, "carteras", etc.)
- Los artículos de uso más común, se presentan cercanos a la entrada,
así como aquellos de menor duración en almacenamiento.
- Los productos químicos (artículos de limpieza) se almacenan en un
extremo, sólo junto a productos que no se contaminen con facilidad
(productos enlatados, en frasco o con empaque sellado)
- No se incluyen bebidas refrigeradas ya que en teoría, estas se
encontrarían junto al área de servicio.
Visto de frente, un anaquel tendría más o menos la siguiente
disposición física:

En el gráfico anterior podemos apreciar que se establecen
"coordenadas" para localizar más fácilmente los productos almacenados,
para mayor claridad se ilustra con el siguiente ejemplo:

Así, vemos que en el anaquel "C", espacio "1" (o "C1" de manera
abreviada) encontramos un producto desechable voluminoso pero de muy
poco peso, que en caso de caer no dañará al trabajador ni se dañará el
producto en sí.
También se denota que en los espacios A5 y B5 no encontramos productos
ya que son anaqueles de alimentos. Esto no significa que no puedan
utilizarse estos espacios para almacenamiento, aunque por higiene,
estos no deberán ser perecederos que puedan ser consumidos por
animales rastreros.
Con las coordenadas establecidas se pueden localizar y contar los
productos mediante listas de manera extremadamente sencilla. Dichas
listas pueden servir al supervisor o gerente para verificar que lo que
existe en papel, se encuentra efectivamente dentro de la bodega.
La laboriosidad que conlleva este método de control resulta más un
beneficio que una tarea inútil, ya que ayuda de manera natural a
terminar con tiempos muertos del personal.
El acomodo PEPS (Primeras Entradas Primeras Salidas) es bastante
simple: aquellos productos que entran en bodega en primer lugar, serán
también los primeros en salir de la misma, recorriéndose los productos
más viejos hacia el frente del anaquel y los más nuevos se quedarán en
la parte posterior. Con esto aseguramos aún más la frescura de los
productos que vendemos
:
 Control de caducidades

1.Las caducidades deben revisarse desde el momento que se reciba la
mercancía.
2. Consultar con el proveedor el modo de leer su fecha de fabricación
y caducidad, esto es en casos específicos como la cerveza, refresco, y
de algunos otros productos si es el caso.
3. Se llevara un control de caducidades mediante un formato el cual
será revisado semanalmente por el encargado de almacén y verificado
por la gerencia.
4. La mercancía con caducidad más próxima es la primera a la que se le
dará salida y será dada de baja en el control de caducidades una vez
se haya transferido a algún departamento.
5. No se recibirá por ningún motivo mercancía de baja fecha de
caducidad se levantara un reporte de incidencia al proveedor y se
avisará a la gerencia, chef ó jefe de piso.
6. Revisar el control de caducidades de las demás áreas, presionando
en que se lleve semanalmente y haciéndoles selectivos para verificar
que todo este en orden.
7. El acomodo de la mercancía perecedera y con fecha de caducidad debe
ser con forme a esta, los productos mas a la mano serán los que tengan
la caducidad más próxima, para el momento de hacer transferencias dar
la mercancía con la menor fecha de caducidad.
 Control de mermas
1. Se llevará un control de todas las mermas que haya por departamento
en el formato correspondiente, anotando el motivo de la merma.
2. Semanalmente se llevara a cabo la revisión de las mermas con el
jefe de departamento, firmando la revisión (formato) y siendo
verificada por la gerencia.
3. Las mermas generadas por el mal manejo de mercancía o por mal uso
de productos deberán ser registradas en un reporte de incidencias para
tomar las decisiones pertinentes en cada caso.
4. Las mermas producidas por circunstancias propias del producto
ajenas a la operación se registrarán en un reporte de incidencias y se
notificará al proveedor, tratando de llegar a un acuerdo para el
cambio físico de dicha mercancía.
5. Se llevará un listado de mermas con el costo de cada producto
mermado el cual será revisado semanalmente con la gerencia para tomar
las decisiones pertinentes.
6. Se atacarán inmediatamente las mermas producidas por errores del
personal, teniendo como prioridad las de mercancías caras y las que se
tengan como reincidencias en varios departamentos según el formato de
control
 Procedimientos de almacén
1. Una vez recibida la mercancía se procederá a ponerla en el lugar
asignado para ella en el almacén.
2. Se ingresará en el sistema toda la mercancía recibida en el
almacén.
3. Se revisará constantemente el acomodo de la mercancía para prevenir
accidentes y deterioro del producto.
4. Semanalmente se hará un conteo selectivo de mercancía para
verificar que todo esté en orden (checar la mercancía que más se
utiliza).
5. Se hará un inventario físico semanal del almacén cotejándolo con el
que tenemos en sistema.
6. Se revisarán semanalmente las caducidades de los productos dándole
prioridad y salida a los de más cercana caducidad.
7. Se harán conteos diarios de la mercancía más cara para llevar un
control de esta (items o productos hijos).
8. Las salidas de almacén a los diferentes departamentos se deberán
realizar mediante el formato correspondiente y ser firmado por el
encargado de almacén y por la persona que realiza el pedido de
mercancías.
9. Toda salida de mercancía hacia los demás departamentos deberá ser
registrada en el sistema, esto es darle salida de almacén y entrada en
el departamento al que se haya hecho la transferencia.
 Procedimientos de recibo de Mercancias

1. El recibo de mercancía se hará por la parte posterior del negocio
de ser posible.
2. Se le recibirá a los proveedores conforme vayan llegando uno por
uno, no habrá favoritismos salvo en el caso de necesidad extrema de
cierta mercancía.
3. El recibo de la mercancía debe ser minucioso, es decir revisar
cajas cerradas, checar que la mercancía venga en óptimas condiciones,
verificar peso de mercancía que lo requiera, checar caducidades, etc.
4. En dado caso de que el proveedor traiga mercancía de menos o en
condiciones no óptimas para el negocio se avisara a la gerencia y se
devolverán esos productos, además que se levantara un acta de
incidencia si así se requiere.
5. Revisar facturas de mercancía recibida para cotejar que lo que se
recibe físicamente es lo que dice la factura y, en dado caso de haber
un error, tachar y corregir en el documento la cantidad errónea.
6. La revisión de facturas se hará en el momento de recibir la
mercancía (o de acuerdo con la política interna de la empresa),
circulando las cantidades de producto correcto y tachando y
corrigiendo las que no.
7. Llevar un control en el formato de recibo de las mercancías que se
reciben por proveedor, al final del recibo solicitar firma de la
persona representante del proveedor o del mismo en dado caso que sea
el que surta el producto.
8. Toda la mercancía recibida debe ser colocada en su lugar correcto
en el almacén y ser capturada en sistema.
Principios generales de recibo de mercancías
Para ejercer las funciones de recibo es necesario considerar los
siguientes principios:
• Conocimiento de la llegada de mercancías, es decir, conocer cuando
el proveedor debe despachar los pedidos.
• Conocimiento en el manejo de balanzas y de medidas de capacidad y
peso.
Conocimiento de la calidad, cantidad exigible y presentación para
aprobar el recibo de la mercancía.
Conocimiento del tratamiento de la mercancía una vez apruebe su
recibo.
Conocimiento del tratamiento de información y su adecuada
distribución.
Estos principios son básicos para desarrollar adecuadamente la
actividad de recibo de mercancías, además de los conocimientos de la
estandarización de productos, para evaluar la calidad de los mismos.
Por lo tanto debe conocer todos los productos requeridos para la
operación de las diferentes áreas, relacionando en forma adecuada la
información respecto a los documentos (facturas) emitidas por los
proveedores, comprobantes de recibo de mercancía, solicitudes, listas
u órdenes de compra, para el control de contabilidad y de contraloría
de alimentos y bebidas o costos. De acuerdo con estos principios, es
esencial que para esta actividad, se disponga de:
Una persona competente, conocedora de como evaluar la calidad y el
tratamiento de la mercancía.
Un área que facilite el descargue de mercancía y equipos adecuados
para pesar y despachar la mercancía al almacén o área respectiva.
Especificaciones estándar para facilitar la revisión de la mercancía.
Conocimiento de los ‘’máximos y mínimos” para guiarse en cuanto a las
cantidades recibidas.
Implantación de procesos para generar la información básica para el
control de alimentos, bebidas y suministros.
Consideraciones específicas para el recibo de materia prima Para el
desarrollo eficaz de la actividad de recibo de mercancía, es
importante tener en cuenta las siguientes consideraciones:
Realizar el conteo físico y la respectiva constatación del peso de
cada artículo despachado por el proveedor.
Verificar que las cantidades enviadas por el proveedor sean las
mismas
tramitadas por compras a través de la:
Lista de frutas y verduras ( formato I CC 2 01)
Lista de carnes (formato I CC 2 02),
Lista de lácteos (formato I CC 2 03),
Solicitud de compras de almacén (formato I CC 2 04)
Orden de compra (formato I CC 301)
Que las características de la mercancía que está entregando el
proveedor, se ajusten a las especificaciones exigidas por compras.
•Que el precio de las mercancías facturadas por el proveedor
corresponda a los relacionados en las 4 listas, solicitudes y órdenes
de compra.
Que se realice el despacho de mercancías recibidas al almacén, una vez
cumplido el proceso de información.
El considerar los anteriores aspectos, limita el fraude por parte de
los proveedores, que se manifiesta cuando el establecimiento no ejerce
en forma apropiada las anteriores recomendaciones. Las prácticas de
fraude más comunes son:.......................
Facturar productos de mayor calidad, enviando otros de calidad más
baja.
Colocar los artículos con la calidad exigida en la parte superior de
empaque, generalmente visible y el resto oculto con calidad más baja.
Es común esta práctica en el caso de bultos.
•Despachar por parte del proveedor artículos con el peso ‘’rebajado”
al exigido, en el caso de las carnes y otras mercancías selladas.
Utilizar ‘’rellenos” en cajas para aumentar el peso y lograr el
exigido.
Colocar la mercancía directamente en almacén y tramitar facturas que
no corresponden a lo entregado y en ocasiones con precios alterados.
Además de estas situaciones, se presenta en ocasiones fraude por parte
del propio almacenista recibidor de mercancía, quien es cómplice con
el conductor o despachador de la mercancía; tal es el caso típico en
que el proveedor manda el pedido completo pero el despachador solo
entrega parte de la mercancía y el recibidor acepta la factura total
del pedido.
Todas estas prácticas se presentan al no existir un sistema de
información que controle dichas situaciones.
Proceso general para el recibo
Este proceso se inicia disponiendo de la siguiente información
proveniente de compras:
De la “lista de frutas y verduras” (formato I CC 2 01)
De la “lista de carnes” (formato I CC 2 02)
De la “lista de lácteos” (formato I CC 2 03)
De la “solicitud de compras de almacén” (formato I CC 2 04)
De la “orden de compra” (formato I CC 3 01)
Estos documentos mantendrán informado al almacenista/recibidor sobre
el momento de entrega de los respectivos pedidos por parte del
proveedor.
El proceso general para el recibo, se desarrolla a través de los
siguientes pasos:
1. Preparación de recibo.
2. Recibo de Mercancía.
3. Tratamiento post-entrega proveedor.
Una de las gestiones más importantes para el recibo, es la misma
preparación ya que garantiza el éxito de la actividad y el
ordenamiento de la información. Esto hace referencia a que el
encargado clasifica las listas, solicitudes u órdenes de compra
remitidas por compras según ‘’fecha de entrega”.
De esta forma el recibidor conocerá el día en que el proveedor deberá
colocar la mercancía en el restaurante, estando pendiente para
realizar el respectivo recibo e informar a compras si el proveedor
demora la entrega.
En el caso de frutas y verduras, lácteos (1), carnes y salsamentaria,
pescados y mariscos y aves y caza, grupos de inventario cuya compra
que se tramita por medio de las listas; el recibidor, al disponer de
esta información (día siguiente a la elaboración de la lista),
preparará el área de recibo y las 1balanzas respectivas para que estén
en condiciones adecuadas en el momento de revisar la mercancía.
Es importante exigir a los proveedores un horario determinado para la
entrega de pedidos, ya que así, el almacenista/recibidor puede
organizar su actividad de recibo y entrada al almacén, y además,
llevar al día los reportes diarios de recibo de mercancía, incluso en
restaurantes pequeños, ejercer otro tipo de funciones.
En caso de encontrar alguna discrepancia en cuanto a precio, cantidad,
calidad o especificación
diferente a la registrada en la solicitud u orden de compra, se debe
avisar de inmediato al contralor de alimentos y bebidas, para dar
pronta solución, hablando directamente con el proveedor y se decida
si
se acepta o no.
En cuanto a las cantidades se puede presentar el recibo parcial del
producto, notificando al contralor de alimentos y bebidas, con el fin
de acordar con el proveedor si se compromete a completar la cantidad
solicitada inicialmente o si se requiere hacer nuevamente la gestión
de compras. En caso de que haya lugar a una devolución total o parcial
de la mercancía por no cumplir con las especificaciones establecidas,
se devuelve con una nota explicando el motivo de la devolución y
exigiendo la correspondiente nota crédito o la reposición de los
productos.
El recibo de todas las mercancías se debe hacer bajo la colaboración
de alguno de los empleados del área correspondiente. En el caso del
recibo de alimentos, debe procurarse que siempre se haga el recibo en
presencia de cualquier persona con cierto grado de responsabilidad del
área de alimentos y bebidas, que es donde se presenta mayor
discrepancia. Tener presente esta regla para el recibo de los demás
productos.
Si se aplican las anteriores consideraciones, el recibo de mercancía
se reduce a cumplir los siguientes aspectos;
1. Ordenamiento de la mercancía en la plataforma.
2. Revisar y escoger los artículos que se ajusten a las
especificaciones exigidas.
 3. Efectuar el conteo total de la mercancía escogida y revisada.
4. Comparar las cantidades aceptadas con lo relacionado en las listas,
solicitudes de compra de
alimentos y bebidas, de suministros o de las órdenes de compra.
5. Si las cantidades coinciden, revisar si en la factura del proveedor
son las mismas y los precios
coinciden con los pactados.
6. Si no coinciden las cantidades, elaborar el memorando de corrección
de facturas, dirigido al
proveedor con copia al contralor de alimentos y bebidas, relacionando
los productos ceptados
con el precio pactado.
7. Despachar la mercancía al almacén o área correspondiente.
8. Aceptada la factura del proveedor, sellar y firmar en señal de
aceptación.
9. Elaborar los reportes de recibo correspondientes.
Al firmar y sellar la factura del proveedor, entregando las copias y
reservando el original para el restaurante, se inicia la fase de post-
entrega proveedor, que consiste en definir el tratamiento tanto de
información como de las mercancías propiamente dichas. En cuanto a
información, el encargado elabora el ‘’comprobante de recibo de
mercancías” (formato I RM 2 01), documento básico para el registro
contable y control de las existencias para alimentos, bebidas y
suministros.
Al final del movimiento, el encargado recopila los ‘’comprobantes de
recibo de mercancías”
(formato I RM 2 01) en el ‘’reporte diario recibo de
alimentos” (formato I RM 2 02), en el “reporte diario recibo de
bebidas y cigarrillos” (formato I RM 2 03) o en el “ reporte diario
recibo de suministros” (formato I RM 3 01), de acuerdo con el grupo de
inventario que se esté recibiendo. Tratamiento de la información
El tratamiento de información hace referencia a la elaboración del
‘’comprobante de recibo de
mercancías” (formato I RM 2 01) en post-entrega proveedor. Para
elaborar este comprobante se debe conocer con propiedad como se
efectúa el control de la existencia en cuanto a ‘’directos e
inventario”. Directos: Son aquellos productos de naturaleza
extremadamente
perecedera y prácticamente son de consumo inmediato, es decir, se
usarán o pasarán a producción en un tiempo muy corto una vez sean
recibidos, y se caracterizan por tener una rotación muy alta.
Este tratamiento se aplica básicamente a los siguientes grupos de
inventario:
• Frutas y verduras
• Lácteos
El tratamiento de directos implica cargar al costo al ser recibidos,
es decir, al ser relacionados en el ‘’comprobante de recibo de
mercancías” (formato I RM 2 01), como tal, se consideran como costo
bruto alimentos.
Inventario: Son aquellos productos que no se usarán inmediatamente y
son almacenados, ejerciendo sobre ellos el control de inventario a
través de la tarjeta de existencia o ‘bin-card” (formato I CA 3 01)
o sea, se adquieren para un determinado tiempo. Se consideran como
tales, los siguientes grupos de inventario:
Lácteos (2).
• Envasados, enlatados y empacados.
• Granos.
• Licores.
• Vinos.
• Cervezas.
• Gaseosas.
• Cigarrillos.
• Suministro clientes.
• Suministro aseo.
• Suministro impresos.
• Suministro papelería.
Es decir, para que estos afecten el costo de alimentos y bebidas y de
suministros necesitan ser
despachados del almacén a producción o al área correspondiente por
medio de la ‘’requisición de 10 mercancías” (formato I CA 2 01) o
(formato I CA 2 02).
Los grupos de inventario de ‘’carnes y salsamentaria”, ‘’pescados y
mariscos”, ‘’aves y caza” se tratan como ‘’directos” o ‘’inventario”
de acuerdo a las condiciones de conservación y consumo. En
operaciones
muy pequeñas y muy limitadas donde la compra de estos productos es
diaria para su consumo inmediato, el tratamiento es de ‘’directos”,
pero, en la generalización de los casos, donde se requieren cantidades
considerables para el consumo de varios días es necesario el control
de inventario de estos productos por medio del ‘’meat tag”, es decir
que el tratamiento es de ‘’inventario”.
En muchas ocasiones se presentan problemas de criterio para el
tratamiento de ‘’directos” e ‘’inventarios” debida a la confusión de
perecederos y no perecederos y a la vez con los respectivos grupos de
inventario. Esto se debe a que no todos los perecederos se consideran
como directos para efectos de control, tal es el caso de las carnes.
Lo mismo en determinado grupo de inventario, pueden tratarse algunos
productos como ‘’directos” y otros como ‘’inventario”, como es el caso
de los ‘’lácteos”
ya que todos ellos son prácticamente perecederos. La diferencia entre
lácteos (1) y lácteos (2) es precisamente su tratamiento de control.
Los Lácteos (1) son los típicamente perecederos, de consumo inmediato
que se tratan como ‘’directos”, mientras que los lácteos (2) deben ser
tratados a
través de control de inventario y se han considerado como no
perecederos, siendo que el grupo de lácteos en general es perecedero.
Recordemos que Lácteos (2) son mantequillas, margarinas y quesos que
tienen la facilidad de ejercer sobre ellos control de inventario. Los
artículos que pertenecen a suministro y que son comprados como
directos, se llevan al grupo de inventario que se llama ‘’suministros
varios”. Estas son compras esporádicas o de emergencia, que van a ser
utilizadas casi que de inmediato.
Para aclarar conceptos se establece que cada grupo de inventario de
acuerdo a su tipo ‘’perecedero” y ‘’no perecedero” se trata como
directo e inventario respectivamente, de acuerdo al control que se
les
ejerza, esto es: Los grupos de inventario de:
• Carnes y salsamentaria
• Pescados y mariscos
• Aves y caza
Deben ser tratados como ‘’inventario” a través del ‘’meat-tag” según
los criterios de conservación y consumo.
El grupo de inventario de ‘’lácteos” que son tratados como
‘’directos”, se considera de tipo-perecedero lácteos (1); mientras los
que tienen la facilidad de tratarse como ‘’inventario”, se consideran
de tipo ‘’no-perecedero” lácteos (2). En el siguiente cuadro se define
el tratamiento de control para cada
grupo de inventario.
TIPO GRUPO DE INVENTARIO CÓDIGO TRATAMIENTO
• Perecederos Carnes y salsamentaria CS Inventario
Pescados y mariscos PM Inventario
Aves y caza AC Inventario
Lácteos (1) L (1) Directo
Frutas y verduras FV Directo
• No Lácteos ( 2) L (2) Inventario
perecederos Enlatados, envasados y EE Inventario
empacados
Licores LIC Inventario
Vinos V Inventario
Cigarrillos CIG Inventario
Gaseosas GS Inventario
Suministros clientes SC Inventario
Suministro aseo SA Inventario
Suministro papelería SP Inventario

Procedimiento de toma física (Conteo de mercancías)
Escuela de Administración Gastronómica y Turística del Caribe


1. La mercancía se contará de izquierda a derecha, de arriba hacía
abajo y de atrás hacía adelante.
2. Se contará en presencia un "contador" y un "auditor" para cotejar
que lo contado sea lo correcto.
3. Se dividirá la bodega (anaqueles) por número para mejor
distribución y rápida detección de errores.
4. El contador y el auditor no contarán la mercancía del mismo lugar
sino que uno empezará en el primer anaquel y el auditor por el último.
5. Se hará un listado de mercancía en el cual se tomarán los productos
encontrados en el anaquel de izquierda a derecha, de arriba hacía
abajo y de atrás hacia delante, esto para facilitar más el conteo.
6. Se bajara la mercancía que se tenga duda en su conteo y se
regresará a su lugar una vez contada.
7. Se abrirán todas las cajas para verificar que se encuentren las
cantidades correctas de producto dentro de ellas.
8. Si se encuentra un producto que no esté anotado en la lista se le
dará un número de secuencia intermedia dependiendo la ubicación del
producto y se anotará al final de la hoja.
9. Los números de secuencia de la mercancía enlistada serán de 10 en
10 y por anaquel, es decir en el anaquel 1 abra la secuencia 10, 20,
30, etc. Y hasta el número que se necesite según la cantidad de
mercancía que haya, y en el anaquel 2 será lo mismo comenzando por el
número 10 y continuando de 10 en 10.
10. Al final del conteo se cotejarán las hojas de contador y auditor
(listados) para verificar que no haya errores, si hay habrá que
verificarlos y corregirlos, una vez que todo esté bien checado y sin
ninguna anomalía se procederá a ingresar el conteo en el sistema.
11. Imprimir lo capturado en sistema y revisar que no haya ningún
faltante físico de mercancía, en caso de haberlo se volverá a contar
la mercancía con faltante y se buscará en todos los lugares posibles
que pueda estar antes de tomarla como faltante
Beneficios del control de inventarios
.El manejo eficiente y eficaz del inventario trae amplios beneficios
inherentes: venta de productos en condiciones óptimas, control de los
costos, estandarización de la calidad... todo en aras de tener mayores
utilidades.
También en la operación propia de la empresa, los beneficios son
tangibles:
a. Planeación de compras de la empresa.
Al controlar el inventario vamos creando información precisa, que nos
será útil para aprovisionarnos de producto sin excesos y sin
faltantes, ya que conoceremos a ciencia cierta las fluctuaciones de
las existencias dependiendo de la época del año en que estemos.
De acuerdo con el historial de ventas de la empresa podremos
determinar la cantidad necesaria para la compra semanal, también
mediante hoja de cálculo:

La hoja de cálculo, una vez alimentada con información generada
diariamente, nos sugerirá de manera aproximada qué tanto debemos
comprar de cada producto del inventario, una vez analizada la rotación
de cada producto durante un periodo de al menos 3 meses.
b. Planeación del flujo de efectivo.Como fue citado en el apartado
anterior, conoceremos el monto de la compra ya sea diaria o
semanalmente, lo que nos permitirá saber cuánto habremos de invertir
en pesos. Así eliminaremos o postergaremos gastos no propios a la
operación de la empresa, para no minar su liquidez.
Formatos de control de inventarios
Los siguientes formatos de control, pueden ser usados libremente para
el control de nuestro inventario. Dependiendo qué tantos aspectos
queremos controlar, serán los formatos que necesitemos.



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