PROCESO DE COMPRAS Escuela de Administracion Gastronomica y Turistica del Caribe

[TAURO ETILICO]

LAS COMPRAS

Siempre que sea necesario el establecimiento debe replantear su
política de compras, cuando sea necesario ya que las
inversiones son muy altas y se necesita efectividad en la operación.
El proceso se inicia en la operación cuando se solicita un artículo en
el almacén y este existe; entonces se origina un control de
entrega.
La alternativa que sigue es cuando un artículo no existe; se origina
la solicitud de compra.

Debemos definir en este paso la calidad, elección del proveedor,
contacto del proveedor.

Este es el factor primordial a la hora de elegir a un proveedor, pero
esto no quiere decir que necesariamente tengamos que
buscar siempre la mejor calidad, pues pueden interesarnos tipos
intermedios o superiores, según los casos y para lo que se
vayan a utilizar. No obstante, aclaramos que la imagen de nuestros
proveedores esta cifrada en la calidad de sus artículos y,
recíprocamente, nuestra imagen comercial puede depender, en gran parte
de la calidad de los mismos.
En el campo de las mercancías consumibles y perecederas, la
comparación es muy problemática y los criterios difieren. Por eso
se hace necesario implantar normas de calidad, al alcance de todos los
involucrados, apareciendo la especificación de compra
estándar, donde un grupo de personas como el gerente de alimentos y
bebidas, el chef de cocina, maitre, barman, almacenista, se
reúnen con la jefatura de compras y digan como, cuando quieren su
producto.

En sentido general, un proveedor es la persona que tiene a su cargo
proveer o abastecer de todo lo necesario. Según esta
definición, como podemos suponer, cuando hablamos del proveedor de un
restaurante nos referimos a la persona o grupo a quien
se le compra todo lo que sean productos alimenticios, por lo que será
un elemento de referencia imprescindible en el tema de las
compras.
Es necesario tener en cuenta que un proveedor puede ser muy eficiente
en un principio, pero con el tiempo podría cambiar sus
condiciones o la calidad de los productos que entrega. En ese caso
sería conveniente desestimarlo.

Hay varios tipos de proveedores que denominaremos de forma distinta en
función de sus diversas características.

EN FUNCION DE SUORGANIZACIÓN

Los proveedores deben ser escogidos después de haber analizado el
mercado y en consonancia con la política de compras que
haya planificado la empresa de restauración. Cabe la posibilidad de
que en empresas que trabajan en cadena, “la central” suele
establecer cuales son los proveedores que se deben contratar y de que
productos deben ser suministradores; si bien existe la
posibilidad de aplicar una descentralización según los artículos o
servicios a realizar.

En el momento de solicitar una información se debe tener a mano la
información necesaria.
La efectividad de la operación es conocer cual es el canal que vamos a
utilizar:

Para adquirir los productos de manera eficaz, hay varias formas de
comprar, cada una con unos rasgos diferentes. La elección de
un método u otra está en función de los siguientes puntos:

Deberá escoger el método que más le convenga en función de las
características de su establecimiento. No es lo mismo un
restaurante de carretera que un restaurante vegetariano emplazado en
una ciudad. También se puede emplear a la hora de
comprar varios métodos a la vez, puesto que es posible que cada tipo
de producto tenga un método más adecuado. Por ejemplo,
la relación de compra que se establece para el suministrador de
pescado fresco no puede ser, lógicamente, la misma que la que
se establece para el distribuidor del agua embotellada.
Antes de la compra debe tenerse en cuenta:

En un gran establecimiento diversos servicios deberán trasmitir el
pedido a una oficina central que reagrupará los pedidos, siendo
prioritario la fecha de necesidad para que se puede buscar al
proveedor idóneo, y la calidad esperada.
En este proceso es importante la asesoria de los especialistas en la
materia para lograr la eficiencia.
La ley de parettó. Clasifica prioridades y tipos de productos:

Productos clase A: Productos de alto valor y bajo volumen de rotación:
representa 10 a 15% de la venta.

Productos clase B: productos de regular rotación precio promedio
valor: representa 25% de la venta.

Producto clase C: productos de bajo valor y alto volumen de consumo:
representa 50% de venta.

podremos negociar con el proveedor los
Contratos por volúmenes y entregas
propio proveedor.

La gestión de compra esta ligada estrechamente a la gestión de stock y
disponibilidad de capital.
Se trabaja con los stocks máximo y mínimo, sobre la rotación de los
mismos, sobre el momento en que se debe realizar el pedido
y la cantidad a pedir. Los locales actuales fueron hechos en su
momento baja un criterio, no los podemos ni agrandar, ni achicar,
se dice si el funcionario tiene un local demasiado grande, tendrá
tendencia a almacenar grandes cantidades de mercancía ya que
ignora el costo total del capital invertido. También manutención,
alquiler, deterioro, obscelencia etc.
Se debe escoger productos que escapen a la tendencia de la moda, ya
que será muy difícil su consecución en un futuro.
Al momento de comprar se debe de pensar en almacenamiento, método de
conservación y la duración optima de estos.

Significa conocer donde podemos encontrar la calidad, cantidad y
precio de los elementos necesarios para nuestra operación.
A pesar de los diversos ofrecimientos de los proveedores, sus
continuas promociones, descuentos debemos elaborar
minuciosamente nuestros cálculos de cuanto cuesta nuestra futura
compra.

METODO DE COMPRAS

Ante la necesidad de uno o varios productos es necesario empezar con
una solicitud de compras, elaborada por el jefe se
sección o jefe de almacén según la situación expuesta en la operación.
Esta documento es interno y su flujo esta entre el
solicitante, jefe de compras, y la gerencia que determina y autoriza
la cantidad aprobada.

Cuando se elabora una solicitud de compra es necesario conocer la
fecha de la ultiman compra, precio, proveedor, tiempo que
duro la compra y cual fue su rentabilidad, su existencia, cantidad y
fecha requerida, unidad, cantidad descripción del articulo y uso.
Esta solicitud es firmada por el jefe de sección, jefe de almacén y
V.B de la gerencia consta de un original, se queda en la sección
que solicito y una copia a oficina de compras.
Una vez aprobada por la gerencia, el departamento de compra se apresta
a elaborar tres cotizaciones por producto, solicitando
información sobre: valor unitario, descuento, impoventas, transporte,
y condiciones de pago.
Después de efectuar la cotización y aprobada las condiciones y
garantías por parte del proveedor el departamento de compras
debe realizar inmediatamente la orden de compras o de servicio.
Teniendo en cuenta toda la información obtenida en las
cotizaciones.
La orden de compra se envía autorizada al proveedor.

La orden de compra tiene flujo con el exterior y origina un sistema de
cobro; ya sea que la mercancía llegue con nota de remisión o
factura.

TIPOS DE COMPRA

Usadas para mercancías de stock, su monto es alto y necesitan estudio
para su ejecución debe almacenarse.

Usadas para mercancías perecederas, de fácil descomposición y de uso
inmediato.
Las cantidades que se compren todos los días se deben de planear
cuidadosamente según la estimación de la venta y no con el
fin de mantener lleno el almacén del establecimiento. El inventario
debe revisarse cuidadosamente para asegurarse de no bajar al
mínimo, por ejemplo la leche, huevos, queso, yogur etc.

Son aquellas ejecutadas por una oficina que se relacionan con todas
las dependencia de la empresa que se contacta con los
proveedores para llevar a cabo una misión logística.
El objetivo del departamento de compras es asegurar la calidad y
suministrar los alimentos en fechas necesarias, teniendo en
cuenta el precio aceptable con las garantías posibles.

Con la concentración de fondos destinados a funciones de compras, se
coloca al establecimiento en una buena posición para
negociar teniendo en cuenta cantidades, perdió de consumo, ganancias
en descuento. Promociones de descontado, descuento
financiero por pronto pago.

Para la administración de cualquier establecimiento es fácil la
situación en un cuadro generadle compras, incluyendo los métodos y
procedimientos de compras, teniendo en cuenta el comparativo con meses
anteriores.

MEJOR APROVECHAMIENTO DEL PERSONAL

La centralización de las compras lidera a todo el personal del
establecimiento a concentrarse en sus labores específicas. As el
departamento de compras adquiere conocimiento más a fondo de sus
operaciones, haciéndolos eficaces en la consecución de
condiciones mas favorables de adprovisonamiento.

Un proveedor digno de confianza es digno de gran ventaja para el
establecimiento, obtener su lealtad es gran ventaja, agilizando el
prosediento de compras con calidad.

EL TRANSPORTE Y LA ENTREGA

Como ya hemos visto, una buena selección del proveedor o proveedores
es necesaria para obtener la mejor calidad al mejor
precio y con el mejor servicio.
Para ello, hay saber evaluar la calidad de los productos alimenticios
comprados, lo que significa que la persona responsable de
las compras debe conocer el origen de los productos y visitar, a ser
posibles, las instalaciones donde se manipulan, los medios de
fabricación y los almacenes. Así mismo, para que la evaluación sea
efectiva se han de controlar las condiciones de transporte y
entrega de las mercancías, y cuyos requisitos explicaremos a
continuación.

En el transporte de los alimentos hasta el establecimiento los
productos, a veces sufren alteraciones por diversas causas. Las más
importantes de ellas:

El mal estado de limpieza del medio de transporte.
La falta de limpieza corporal de las personas que transporta la
mercancía.
Los materiales o recipientes sucios que contienen los productos.
Los productos colocados directamente en el suelo, expuesto a al
suciedad.
Los productos amontonados.
Las temperaturas no respetadas.
Las puertas abiertas demasiado a menudo, los malos ajustes o un
funcionamiento poco satisfactorio.
Los productos mal embalados.
La adquisición de productos congelados al principio de la compra
expuestos durante un tiempo más o menos largo a
temperatura ambiente, por lo que se empiezan a descongelar.
v Los productos perecederos que esperan en un vehiculo estacionado al
sol o a temperatura ambiente. La duración del
transportes de estos eructos debe vigilarse mucho: reducir las paradas
inútiles y escoger el recorrido más breve posible.

En ocasiones, el transporte lo efectúa el mismo restaurador o una
persona encargada para este fin. Esto suele ocurrir cuando el
peso neto total es normalmente inferior a 200 kg. En estos casos se
puede utilizar varios tipos de vehículos, pero siempre con la
condición de mantener las temperaturas exigidas y el estado higiénico
de los productos para conservar la calidad de los mismos.
Los tipos tipo furgoneta minimamente acondicionados sirven para el
transporte de los productos alimenticios. Actualmente algunos
están aislados térmicamente y en cualquier caso es necesario lo
siguiente:

Ø Que el material de su interior sea lavable, especialmente si el
vehiculo se utiliza para otros transportes.
Ø Que haya una separación entre los productos de pesca y carnes, con
contenedores, cajas o recipientes herméticos y, por
tanto, provistos de una tapa. Estas precauciones evitan la transmisión
de olores y el cruce de contaminaciones.
Ø Que se mantengan las temperaturas exigidas para los productos mas
frágiles con las ayudas de cajas isotérmicas (que no
dejan pasar el frió ni el calor), manteniendo así la temperatura
constante.

Si se emplean los vehículos personales, el portaequipaje debe estar
correctamente dispuesto y todas las condiciones precedentes

deben respetarse. No olvidemos que los clientes que pasan por el
establecimiento cuando se descarga pueden hacerse una idea
bastante precisa de las condiciones de higiene que reúne el local.

Tanto si los productos se adquieren directamente como si son
entregados en el establecimiento hay que fijarse bien en la
indicación de la fecha de caducidad, que debe ser precisa y clara.

De todas formas, hay una serie de productos alimenticios en los que no
es obligado indica la fecha de caducidad. Son las
siguientes:

Ø Frutos y legumbres frescas y patatas que no hayan sido peladas.
Ø Bebidas con más de un 10% de alcohol.
Ø Productos de panadería y de pastelería que, por su naturaleza, se
consume en el plazo de 24 horas después de su
fabricación.
Ø Vinagres.
Ø Sal de cocina.
Ø Azúcares en estado sólido.
Ø Quesos fermentados destinados a madurar total ó parcialmente en su
embalaje.
Ø Ostras, moluscos y otros mariscos vivos destinados a ser consumidos
crudos.

Las conservas, productos congelados, helados, cremas heladas y
sorbetes deben llevar, además de la fecha de caducidad, la
inscripción del lote de fabricación.

ESPECIFICACION DE COMPRA ESTANDAR

Para cumplir cabalmente con el control de compras el encargado de la
sección debe disponer de la siguiente información:

Se referencia a la elaboración de un manual de compras de alimentos y
bebidas donde se describen las especificaciones de cada
articulo, su uso, su presentación, su dosificación, temporada, medida,
peso, volumen, acompañado de su calidad.
Generalmente se aplica en los grupos con que se trabaja:

Esta labor se lleva acabo en un comité de mejoramiento: con ayuda del
chef de cocina, maître, barman, mesero, jefe de compras,
gerencia de alimentos y bebidas.
Generalmente, se solicita productos de temporada, frescos y en base a
la receta estándar, es muy usual utilizar la lista de
mercado colocando las características.

PRINCIPIOS GENERALES DE COMPRA

Conocimiento relacionado con la necesidad de la empresa
Conocimiento de la especificación estándar
Conocimiento de los proveedores
Conseguir convenios sobre pagos
Coordinación correcta entre los diferentes pasos de la compra, su
recibo.
Disponer de toda la información básica.
Buenas relaciones con los proveedores.
Manejar éticamente los procesos.
Ser leal al proveedor “hotel”.

RESPONSABILIDAD DE LA PERSONA ENCARGADA DE COMPRA

Es recibir solicitudes de compras para luego poner a funcionar toda la
logística con objetivo de conseguir los productos de buena
calidad, cantidad con un precio competitivo del mercado donde se
desarrolle su actividad.
Deben tener todas las alternativas para suplir emergencias en caso de
no contar con transporte ó sencillamente un pedido de
emergencia conocer donde conseguirlo en el tiempo exacto con
efectividad y eficacia,

Deberá recibir las solicitudes de compra/ lista de mercado
Deberá elaborar las cotizaciones.
Deberá elaborar las órdenes de compra.
Escogerá los proveedores.
Negociará con los proveedores.
Entrevistará a los proveedores.
Analizará las ofertas y comparará precios competitivos.
Conseguirá toda clase de licencias e importaciones.
Llevará el seguimiento a las órdenes de compra.
Dispondrá de sistema de transporte cuando amerite.
Asegurarse de la necesidad de los productos solicitados.
Tener toda la información necesaria sobre catálogos revistas, etc.

ALMACENAMIENTO

Su objetivo principal es controlar, inspeccionar, conservar y
despachar todo elemento depositado en el almacén.
Para realizar el control necesitamos los siguientes datos:
1. Tarjeta de Kardex: es un sistema de inventario permanente,
implantado como un procedimiento para controlar el
movimiento de las mercancías. Esta tarjeta permite controlar las
cantidades de costo de las entradas y salidas de un artículo
y dar la existencia de este sin hacer un inventario físico.
La tarjeta consta de las siguientes partes:
- Encabezamiento: razón social, nombre de la cuenta principal, nombre
de 31 artículos con la referencia y el código.
- Fecha, mes, día y año en que se efectúa la transacción por
registrar.
- Detalle: descripción del movimiento, compra, venta o devolución en
compra y venta.
- Comprobante diario de contabilidad.
- Entradas: se registran compras y devoluciones de compra de
mercancías, registrando el costo y el total de artículos
comprados con los datos de las facturas de compras liquidadas al
costo, al final de el periodo esta columna informa el
valor total de las mercancías almacenadas durante el periodo:
Inventario inicial + compras- devoluciones de compras.
- Salidas
- Saldos
- Costo unitario
- Localización
- Proveedor
2. Bin- Card: registra el movimiento de entrada y salida, en la
columna de balance, y se utiliza para el control e inventario de
granos, enlatados, envasados, lácteos, vinos, licores y cigarrillos.
- Nombre del artículo

- Grupo al cual pertenece
- Presentación del producto
- Número que se le adjudica al producto
- Cantidad consumida del producto entre pedidos
- Cantidad de que se cumple el producto mientras se acaba el ciclo del
programa.
- En que se hace el movimiento ya sea para entrada o salida.
- Registro de las entradas.
- Resultado del inventario.
3. Meat –Tag (tarjeta de carnes): a través de este se ejerce un
control de inventario para las carnes y salsamentaría, pescados
y mariscos, aves y carnes. La elaboración de este concierne a recibo,
ya que la mercancía debe entrar al almacén. Esta
relaciona el contenido de dichos paquetes especificando el número de
unidades y el costo unitario; que corresponda al
comprobante de recibo de mercancía.
- Grupo de inventario
- Clase de carne de acuerdo al grupo: res, ternera, cerdo.
- Nombre del corte.
- Peso total
- Numero de porciones
- Costo por libra
- Nombre del proveedor.

ESPECIFICACIONES DEL ALMACEN EN GENERAL

El almacenista debe ser competente a la conservación de las
mercancías, siendo parte de ellos la organización de los
diferentes puestos que integran el almacén de un hotel o club: los
alimentos requieren de un lugar según su temperatura
y ambiente.
Los alimentos por su cuidado se subdividen así:

a. Cuartos fríos para carnes: su temperatura esta más cerca posible de
0 grados a -10 grados.
b. Cuartos fríos para pescado: su temperatura deberá ser de de 0
grados a -20 grados. Estos no pueden estar juntos
a la carne debido al olor que el despide.
c. Deposito de comestibles: su temperatura debe ser seca ya que se
guardan aquí productos enlatados, condimentos
y harinas.
d. Cuartos fríos de productos lácteos: la temperatura debe ser de 4
grados y humedad requerida para la leche, crema
y queso.
e. Cuarto para frutas y verduras: su temperatura debe ser de 4 a 7
grados. Este varía de acuerdo al tipo de fruta o
vegetales.
f. Bebidas: el estante de los licores debe tener buena ventilación,
las botellas de vino deben estar en forma vertical que
el líquido tenga contacto con el corcho y no sufra resequedad.

CLASIFICACIÓN DE ALIMENTOS Y BEBIDAS PARA DILIGENCIAR EL
ALMACENAMIENTO

De acuerdo a la clase de alimento se aplicará un proceso de gestión de
almacenaje diferente que altera la utilización del sistema
de información.
La clasificación se debe identificar así:
Carne y salsamentaría
Pescados y mariscos
Aves y caza
Lácteos, huevos, pan frutas y verduras
Enlatados y envasados

Granos
Se puede decir que la mayor parte de alimentos pueden ser almacenados
satisfactoriamente durante un año bajo condiciones
adecuadas sin tener en cuenta la perdida de valores.
La temperatura de refrigeración de cuartos fríos deben estar
controlados por termómetros y es necesario que cada uno tenga su
propia tablilla.

RECOMENDACIONES ESPECIALES PARA EL ALMACENAMIENTO

Temperatura adecuada. La alta temperatura produce mohos y bacterias
durante periodos prolongados.
Los enlatados a temperaturas excesivas acelera la descomposición de
alimentos y produce perforaciones en las latas.
La humedad elevada produce bacterias y mohos.
La limpieza es un buen factor que elimina polvo y otras impurezas.
La duración de la carne dependerá de:
- Calidad original
- Manejo del matadero hasta el procesador
- Si es fresca congelada, salada, ahumada o cocida
- Si viene empacada y envuelta o no
- Tamaño y forma de los cortes

TOTAL
CANTIDAD
ARTICULO
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COMPROBANTE DE COMPRA
UNITARIO

Nombre:_________________________________ Firma:_______________________
NIT o CC No._________________
He recibido en la fecha
la suma de:____________________________
Elaborado por: ____________________________
En letras:
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Por concepto de la compra de los artículos detallados a continuación: