IMPORTANCIA DEL PROTOCOLO EN LA VIDA EMPRESARIAL

[TAURO ETILICO]

IMPORTANCIA DEL PROTOCOLO EN LA VIDA EMPRESARIAL

Las reglas básicas de nuestro comportamiento en sociedad deben ser
aprendidas a medida que vamos creciendo e igualmente debemos continuar
desarrollando en todo momento la flexibilidad necesaria para
enfrentarnos a situaciones nuevas ante las cuales a veces es preciso
mostrar tolerancia y hasta hacer concesiones para mantener la
armonía. Pero, de nuevo, si aprendemos a respetar los sentimientos,
los intereses y las emociones de nuestros semejantes, entonces (y sólo
entonces) estaremos capacitados para ser miembros de una sociedad y
compartir en paz en este planeta en el que todos convivimos.

La Etiqueta y el Protocolo tienen su base en una serie de reglas (o
sugerencias para evitar la implicación de la imposición) que
contribuyen a desarrollar en nosotros un sentido del decoro, los
buenos modales y la consideración y el respeto hacia las personas que
tenemos a nuestro alrededor. Si esto se pudiese resumir en una sola
frase, ésta sería NO HAGAS A LOS DEMAS LO QUE NO QUISIERAS QUE TE
HICIERAN A TI.

Es claro que si aplicamos este principio elemental en nuestro
comportamiento diario y si utilizamos en todo momento la corrección,
moderación y un sentido equilibrado de lo que es tener clase y estilo
estaremos cumpliendo con nuestras obligaciones en sociedad y para
nosotros mismos.

El diccionario define la palabra "Etiqueta" como "reglas del decoro
que gobiernan y guían el comportamiento humano".

La Etiqueta hoy está lejos de esas imposiciones arbitrarias y
artificiales de antaño, aunque la tradición ancestral sigue vigente en
muchas ocasiones, especialmente en lo que a ceremonias se refiere.
Casi al comenzar el siglo nos encontramos con que el mundo hoy es
distinto. Las familias algunas están fragmentadas (por separaciones,
trabajos, muerte, etc.), la mujer trabaja en frentes fuera del hogar,
la tecnología se ha metido de lleno en nuestras casas (televisores,
teléfonos, VHS, C.D., D.V.D. etc.) amén de que ha dejado de pensar en
el matrimonio y la familia como únicos propósitos de su vida.

De ahí que hoy hablemos de Imagen, Protocolo y Etiqueta en términos
modernos, adaptados a nuestras necesidades y realidades y buscando
siempre dar lo mejor de nosotros sin sacrificar ni renunciar a
nuestros derechos fundamentales.

PRINCIPIOS BASICOS DEL PROTOCOLO Y ETIQUETA EMPRESARIAL

P U N T U A L I D A D

- Llegar tarde es simplemente descortés e impropio.
- Ser puntual no significa llegar antes de tiempo, es cumplir la cita
a la hora acordada.
- Olvídese de las excusas. El éxito del ejecutivo es alcanzar la meta
que se ha propuesto.
- La puntualidad rige para todo: Documentos, cotizaciones, cartas,
pedidos etc.
- Los horarios varían de acuerdo con las profesiones y países.


D I S C R E C I O N

- Ser discreto significa saber guardar para usted las confidencias,
sean relativas a los negocios o de orden personal.
- En el mundo de los negocios la discreción representa un papel
importantísimo. La táctica es no dar un paso más allá de lo
permitido.
- Los comentarios fuera de tono, chismes e intrigas en vez de ayudar
pueden dañar un negocio y por supuesto su imagen.

C O R T E S I A Y P O S I T I V I S M O

- Ser cortés, agradable y optimista es la mejor llave para entrar con
éxito al mundo de los negocios.
- No importa la raza, color ni condición, una sonrisa siempre es bien
recibida.
- No confunda amabilidad con intimidad.
- Muéstrese abierto a las críticas y sugerencias, interésese por los
otros y no solo por usted mismo.

V E S T U A R I O

- La primera impresión es la que vale.
- Una imagen vale más que mil palabras.
- Adoptar una imagen acorde con su profesión es universal.
- Sienta respeto hacia las vestimentas de los países que visita.

L E N G U A J E C L A R O Y C O N C I S O

- Las personas que se expresan claramente tienen una ventaja. Una
mala comunicación escrita y oral puede detener el progreso de una
persona y debilitar sus otras capacidades.
- Cuide su lenguaje, las palabras vulgares no tienen lugar en el mundo
de los negocios.
- Hable claro y sepa escuchar.
- No haga chistes, ni comentarios fuera de tono.

PRECEDENCIAS

Llamar la atención, aspirar al primer lugar, sobresalir en una reunión
o ceremonia es un deseo innato del hombre. Para evitar que esto
suceda se crearon las precedencias.

Su origen data de la época del Rey Arturo y los caballeros de la mesa
redonda. Según las leyendas de la época el Rey mando a construir una
mesa redonda en la cual se podían sentar mil seiscientas personas, de
modo que todas tuvieran el mismo sitio de honor.

La norma de precedencia, se fundamenta en el principio de igualdad.

Cada Estado tiene derecho a darse la forma de Gobierno que estime
conveniente. Aunque el protocolo varia de un país a otro. Todo estado
soberano tiene derecho a honores concedidos a los demás bajo condición
de reciprocidad.

En Colombia las precedencias hasta la fecha están regidas por el
Decreto No.770 de 1982, por lo cual se expide el reglamento de
Protocolo y Ceremonial de la Presidencia de la República.

De acuerdo con los nuevos cargos que creo la Constitución de 1991, las
precedencias en Colombia son las siguientes:
- Presidente de la República
- Cardenal Primado
- Ex presidentes de la República
- Designado a la Presidencia
- Ministro de Relaciones Exteriores (si hay diplomáticos o
personalidades extranjeras)
- Decano del Cuerpo Diplomático
- Embajadores extranjeros
- Presidente del Congreso de la República
- Presidente de la Corte Suprema de Justicia
- Presidente de la Cámara de Representantes
- Presidente de la Corte Constitucional
- Presidente del Consejo de Estado
- Presidente del Consejo Superior de la Judicatura
- Presidente del Tribunal Disciplinario
- Presidente del Consejo Electoral
- Fiscal General de la Nación
- Ministros de Estado en el siguiente orden:
- Ministro de Interior
- Ministro de Relaciones Exteriores
- Ministro de Justicia
- Ministro de Hacienda
- Ministro de Defensa Nacional
- Ministro de Agricultura
- Ministro de Trabajo y Seguridad Social
- Ministro de Salud
- Ministro de Desarrollo Económico
- Ministro de Minas y Energía
- Ministro de Educación Nacional
- Ministro de Comunicaciones
- Ministro de Transporte
- Ministro de Comercio Exterior
- Ministro del Medio Ambiente
- Ministro de Cultura
- Secretario General de la Presidencia
- Embajadores Colombianos (si hay personalidades o diplomáticos
extranjeros)
- Comandante General de las Fuerzas Militares
- Generales y Almirantes de las Fuerzas Militares y de la Policía
Nacional
- Procurador General de la Nación
- Defensor del Pueblo
- Contralor General de la República
- Registrador del Estado Civil
- Alcalde Mayor de Bogotá
- Jefe Departamento Nacional de Planeación
- Jefes de Departamentos Administrativos (orden de creación)
- Viceministros de Relaciones Exteriores
- Mayores Generales y Vicealmirante
- Viceministros (mismo orden que los ministros)
- Gobernador de Cundinamarca
- Gobernadores (orden alfabético)
- Brigadieres Generales y Contraalmirantes
- Arzobispos y Obispos
- Senadores de la República
- Representantes a la Cámara
- Alcaldes de capitales
- Magistrados de la Corte Suprema de Justicia
- Magistrados de la Corte Constitucional
- Consejeros de Estado
- Magistrados del Consejo Superior de la Judicatura
- Magistrados del Tribunal Disciplinario
- Secretario General del Ministerio de Relaciones Exteriores
- Jefe de la Casa Militar de la Presidencia y Director General de
Protocolo del Ministerio de Relaciones Exteriores
- Coroneles y Capitanes de Navío
- Secretarios Departamento Administrativo de la Presidencia
- Consejeros del señor Presidente de la República
- Encargado de Negocios
- Tenientes Coroneles y Capitanes de Fragata
- Asesores del señor Presidente de la República
- Ministros Consejeros
- Secretarios Generales de los Ministerios
- Subsecretarios Ministerio de Relaciones Exteriores
- Subdirector de Protocolo del Ministerio de Relaciones Exteriores
- Superintendentes (orden creación superintendencias)
- Gerentes Institutos Descentralizados (orden de creación)
- Consejeros de Embajada o Legación
- Edecanes del señor Presidente de la República
- Mayores o Capitanes de Corbeta
- Presidente de la Asamblea Departamental
- Presidente del Tribunal Superior
- Presidente Concejo Municipal
- Oficiales Subalternos de las Fuerzas Militares

PRECEDENCIAS RELIGIOSAS

- Santo Padre
- Cardenales
- Arzobispos
- Obispos
- Monseñores
- Sacerdotes

PRECEDENCIA DE LAS AUTORIDADES MILITARES

Está determinada por el grado y antigüedad de los miembros de las
Fuerzas Militares y por la sucesión legal del mando, primando el
concepto de grado y antigüedad.

a. Ejército
b. Armada
c. Fuerza Aérea

LAS EMPRESAS

Tanto oficiales como privadas, deben tener las precedencias bien
establecidas, de conformidad con los correspondientes estatutos, de
tal manera que si se presentase un caso fortuito, se sepa quien debe
asumir la representación legal de la entidad.

Tanto en las reuniones de Junta Directiva como en las Asambleas, los
dignatarios deben ocupar sus puestos en orden de precedencia.

LA FAMILIA

El Jefe del Hogar es el Padre, sigue la Madre, los hijos en orden de
edad, los yernos y nueras por antigüedad, tendiendo en cuenta la fecha
de matrimonio, los Nietos por orden de edad, a menos que algún miembro
de la familia ocupe un puesto destacado en la Iglesia o el Estado.

PRECEDENCIA EN VEHICULOS

(Tierra, mar, aire). En automotores o carruajes, cuyos asientos están
colocados en el sentido de la marcha y lo aborden tres personas, el
primer puesto es el de la derecha del asiento trasero, el segundo el
de la izquierda, el tercero al lado del conductor. Cuando son cuatro
los ocupantes, el primer puesto es el de la derecha del asiento
trasero, el segundo el de la izquierda, el tercero el centro del
asiento trasero y el cuarto junto al conductor.

En todos los vehículos sube primero la persona de mayor categoría,
siguiendo las demás en orden de jerarquía, teniendo en cuenta el lugar
que le corresponde y la comodidad de la ocupación. Para descender se
procede a la inversa. En lancha, buque o aeronave, la persona de
mayor categoría se embarca de última y desciende de primera, en
ascensores entra y sale de primera.



PERSONAS O BANDERAS

8 6 4 2 1 3 5 7 9


--------------------------------------------------
------------------------------------------
---------------------------

PRECEDENCIA EN ESTRADOS

El lugar de honor está en el centro, el segundo a la derecha, el
tercero a la izquierda y así sucesivamente, de modo que los pares
están a la derecha y los impares a la izquierda. La primer fila,
generalmente es la más importante, si se trata de un acto académico,
una distribución de premios, condecoraciones, certificados, diplomas,
etc. Si se trata de presenciar un espectáculo ya sea un desfile,
revista, etc., o una función de teatro, evento deportivo o taurino,
etc., o cuarta fila, si la visibilidad es mejor. Generalmente, en un
teatro el palco presidencial es el central de segunda fila.

UBICACION Y DESPLAZAMIENTO A PIE

- Si las personas son dos, la de mayor precedencia va a la derecha.

- Si las personas son tres, la de mayor rango ocupa el centro, la que
sigue a la derecha y la tercera a la izquierda.

- Si son cuatro, las tres primeras se colocarían en el orden anterior
y la cuarta a la derecha de la situada en segundo lugar.

DIGNIDADES, TITULOS Y TRATAMIENTOS

Tanto en la vida privada con en la vida profesional, dirigir la
palabra es un arte. No es cuestión de fórmula solamente sino que
retrata a las personas. Muchísima gente que no sabe hablar ni emplear
las palabras, comete mil errores, debemos aprender a expresarnos
correctamente porque la palabra revela el buen o mal tono.

Debemos llamar a las personas por su nombre y nunca decir "este o
aquel", detalle verdaderamente ordinario. Por lo tanto, cuando nos
presentan a alguien es preciso recordar su nombre y sucesivamente el
de nuestros compañeros, alumnos, profesores, etc.

El título profesional o de cargo público son imprescindibles en el
ejercicio público profesional. A las autoridades las llamamos Señor
Ministro, Señor Alcalde, Señor Inspector, etc.

A los Reyes se les llama Majestad o Señor; a las Reinas Majestad o
Señora; a los infantes de los Príncipes y de los Reyes, si son varones
Alteza o Señor, si son niñas Alteza o señora; a los Jefes de Estado
Excelencia.

Disfrutan del tratamiento Excelencia: Los Ministros, Directores de las
Reales Academias, Embajadores y Ministros Plenipotenciarios y otras
personalidades que disfrutan del mismo tratamiento protocolario.

Durante la conversación corriente, no siendo acto oficial, se puede
omitir el tratamiento Excelencia para las autoridades civiles y
militares; al Ministro, le llamaremos Señor Ministro; a un General,
cualquiera que sea su grado, le diremos General, etc.

Los tratamientos especiales entre colombianos fueron cambiados en
agosto 30 de 1958. Desde entonces, el Presidente de la República y
demás empleados al servicio de la Nación, sea cual fuere su posición,
siempre recibirán el tratamiento de la denominación del cargo que
desempeñen, solamente anteponiendo el adjetivo "señor y usted" según
el caso. Ejemplo: Señor Presidente, Señor Ministro, etc.

Sin embargo, el tratamiento para con las personalidades extranjeras
debe ser el acostumbrado por el protocolo mundial, según la posición
que ocupen. Y este mismo tratamiento deben dar los extranjeros a las
autoridades colombianas.

Mundialmente a las autoridades eclesiásticas en ningún momento se les
puede omitir el tratamiento protocolario que les corresponda, ejemplo:
a los Cardenales se les llama Su Eminencia; a los Arzobispos, Su
Excelencia; a los Obispos, Su Ilustrísima; a los Sacerdotes
Superiores, Su Reverencia; a las Madres Superioras, Su Reverencia; al
Sumo Pontífice, Su Santidad.

PRESENTACIONES

Una de las maneras de expresar deferencia por las personas, es
presentarlas.
Como regla general, el hombre es presentado a la mujer, la persona más
joven a la mayor. Se presenta una mujer a un Jefe de Estado, a un
alto dignatario de la Iglesia Católica o a un miembro eminente de la
realeza.

El Rector de una universidad es a esa institución lo que un Jefe de
Estado es a una Nación, por eso a él se le presentan decanos,
profesores y alumnos sin consideración de sexo o edad.

No se deben omitir ni los títulos ni los apellidos, a menos que se
trate de un personaje muy conocido.

Las formas apropiadas son:

- Señor Presidente, tengo el honor de presentarle al señor ........

- Su Eminencia, (cuando se trata de un Cardenal) tengo el honor de
presentarle a la señora..........
- Excelencia, (cuando se trata de un Arzobispo u Obispo) tengo el
honor de presentarle al doctor ...........
- Alteza, (cuando se trata de un miembro de una casa reinante) tengo
el honor de presentarle a la señora..........

- Señor Rector, permítame presentarle a la señorita...........

- Señor Embajador, o Excelencia; puedo tener el honor de presentarle a
la Señora...........?

Para presentaciones informales es suficiente decir los títulos,
nombres y apellidos de las personas que se presentan, mencionando
primero y con mayor énfasis, el de la persona de mayor categoría.

Si de verdad se desea relacionar dos personas entre sí, es conveniente
acompañar la presentación de algunas palabras que sirvan de vínculo de
unión.

Todo invitado a un homenaje debe ser presentado al huésped de honor,
quien estará en la línea de recepción junto a los anfitriones, a menos
que se trata de un homenaje colectivo, caso en el cual el homenajeado
ingresará a la sala de banquetes cuando las demás personas ya están
ubicadas en sus lugares.

En reuniones sociales no es necesario presentar a todas las personas
entre sí, es conveniente presentar a quienes sean vecinos en la mesa
de comedor, pero aún en el caso de que no han sido formalmente
presentados, pueden y deben entablar una conversación y presentarse
personalmente diciendo: "Permítame presentarme, mi nombre
es..........." a lo que la otra persona debe responder también con una
presentación personal.

El dar la mano sigue las mismas normas usadas para las
presentaciones. Es la persona de mayor categoría quien debe extender
la mano. Es la mujer quien da la mano, si quiere. La forma de
presentar un orador es muy importante. A menos que sea una persona
muy conocida se deben resaltar sus méritos, para que el auditorio se
de cuenta de la importancia de la persona que lleva la palabra, a
demás es un estímulo para ella.

Es una falta de cortesía omitir el apellido al presentarse, cosa que
puede interpretarse como: “No quiero tener que ver nada con usted en
un futuro".

Se acostumbran las tarjetas de presentación, ya sean sociales o
comerciales; las primeras deben ser blancas y de cartulina muy fina,
las segundas admiten variedad en cuanto al color, el diseño, etc.,
para hacerlas llamativas; sirven para la publicidad y propaganda de
los servicios que se prestan. De todas maneras es importante que sean
de buen gusto.

Cuando una persona desea hablar con otra en una empresa, se acostumbra
entregar una tarjeta de presentación a la recepcionista, quien la hará
llegar a su destinatario. Es facultativo de él recibir a la persona
inmediatamente, darle una cita o no recibirla, presentándole alguna
disculpa.

LA GESTION EMPRESARIAL

A medida que la competencia se vuelva más feroz, conseguir o conservar
un empleo, o ser ascendido, dependerá no sólo de las cualidades que
tenga (porque hay cientos de otras personas con las mismas
cualidades), sino de lo adecuadamente que se comporte y de la medida
en que usted se muestre y actúe como se espera de una persona en esa
posición.

Las opiniones se forman en los primeros cinco minutos de una
entrevista para solicitar empleo; la gente tiende a emplear a los
candidatos que encuentran simpáticos y a ascender a aquellos que los
hacen sentir cómodos. Los buenos modales, como decir "Gracias", ser
cortés y considerado, usar el lenguaje adecuado y vestir como
corresponde para un empleo dado, son algunos de los rasgos que
generalmente hacen que los empleados resulten agradables y tengan
probabilidades de triunfar.

La etiqueta, o comportarse de una manera adecuada, se ha convertido en
una estrategia clave para triunfar (y seguir triunfando) en el mundo
de los negocios.

Nos guste o no, llegar a la cima y mantenerse allí puede a veces ser
una cuestión de decir la cosa oportuna en el momento oportuno, o
evitar situaciones que perjudican las carreras, tales como revelar
demasiadas cosas; beber demasiado en la fiesta de Navidad; quebrar la
etiqueta de cuándo llegar a la oficina, basándose en la hora de
llegada de los subordinados o superiores. El buen criterio debe ser
evidenciado al elegir los regalos apropiados; hacer sociedad con las
personas que corresponde en la fiesta anual; comportarse con
corrección en los desayunos, almuerzos o cenas importantes, y al
decidir quién se hace cargo de la cuenta; elegir las palabras
adecuadas si despiden a un colega; conocer la etiqueta de las
relaciones entre hombres y mujeres en el trabajo y comportarse en
consecuencia; comunicarse correctamente por teléfono, personalmente o
por correo; dirigir eficazmente seminarios, reuniones o conferencias;
crear y contestar invitaciones; y organizar recepciones de negocios
que les hagan quedar bien a usted y a su compañía.

Las reglas cambian en cada empresa. Para progresar usted debe saber
cuáles son esas reglas en cualquier momento dado. En lo que se
refiere al atuendo, por ejemplo, hay una manera de vestirse que se
espera de usted si trabaja como ejecutivo en una institución de
servicios financieros y otra, en una editorial. Además, que usted
trabaje en el área creativa y no en la administrativa puede influir
sobre su vestimenta, lenguaje o comunicaciones escritas y conductas
conexas.

La etiqueta correcta siempre ha sido un elemento clave para que un
negocio de éxito trabaje sin contratiempos. Ahora que los negocios se
vuelven globales en su investigación, la etiqueta desempeña un papel
aun mayor.

La etiqueta incorrecta también puede impedir que le den empleo. Un
ejecutivo de una institución de servicio financiero tradicional no
consiguió el puesto porque: usaba trajes llamativos, un anillo de
diamantes en el meñique, y una pulsera de oro en la muñeca. Estaba
capacitado para el cargo, pero le iba a costar entrar en este negocio
por su estilo de vestirse.

MODO DE HABLAR

El modo de hablar incluye el tono, la enunciación, pronunciación, el
volumen y la corrección de las palabras que usa. Este es un aspecto
clave de su imagen ya que, personalmente, puede observarse junto con
su manera de vestirse y, por teléfono, es el único medio para
trasmitir su imagen.

Grave su voz y escúchela. Habla claramente?, Habla demasiado rápido?,
Tiene una voz tan baja que se pueden perder algunas palabras?, Las
palabras que usa son apropiadas?

Su voz y las palabras que usted emite son otro aspecto de imagen
profesional. Tómese tiempo para mejorar su modo de hablar, practicando
la pronunciación y el tono.

Uno de los aspectos más importantes del modo de hablar, para tener
presente en el nivel ejecutivo, es que el lenguaje vulgar no es
aceptado con la etiqueta profesional. Aunque el presidente de su
compañía o su superior use una palabra vulgar ocasionalmente, eso no
justifica que usted imite ese modelo.



CONSEJOS PARA COMUNICARSE MEJOR

• Más importante que hablar, es saber escuchar. Déle siempre al
interlocutor una oportunidad para responder y comentar acerca de lo
que habla.

• No reparta su atención en varios asuntos al mismo tiempo; mejor
termine un tema para después entrar en el otro.

• No mire con insistencia para otro lado mientras habla con alguien,
pues la persona con la que conversa puede pensar que no lo está
haciendo caso.

• Trate siempre de mirar a los ojos de la persona con la que habla; a
veces las miradas dicen más que las palabras.

• No tenga miedo en utilizar las manos para comunicarse, los gestos
pueden ser tan efectivos como las frases. Desde luego, tampoco
exagere.

• No trate de terminar las oraciones de los demás; de esta forma, su
interlocutor puede pensar que usted cree saber más que él.

• Cuando tenga algo importante que decirle a una persona, trate de
hacerlo personalmente y evite que estén otras personas presentes.

• Antes de expresar que no está de acuerdo con el punto de vista de la
otra persona, deje que esta termine su idea.

LA ETIQUETA Y EL ARTE DE HABLAR POR TELEFONO

• Elija el momento apropiado para hacer una llamada telefónica.
Recuerde que cuando usted llama por teléfono, está imponiendo su
presencia a una persona que no la esperaba o que no la solicito.
Nunca llame a horas de comida, ni muy temprano en la mañana o tarde en
la noche.

• Salude con un Buenos Días o Buenas Tardes o en su defecto Buenas
Noches; con ello demuestra no solo su grado de educación sino de
respeto a la persona que le contesta. Si ésta es conocida por usted,
salúdela por su nombre e inmediatamente identifíquese, con un saludo
breve y pregunte por la persona con la cual desea hablar. Sea directa
al iniciar una conversación. No comience a jugar con frases "A que no
sabes quien te habla", etc.

• No prolongue innecesariamente el tiempo de conversación telefónica;
más de quince minutos hablando por teléfono es tiempo suficiente para
tratar el tema objeto de la llamada. Recuerde que el teléfono se hizo
para acortar distancias y no es el medio para hacer ni confidencias,
cuentos, chismes, etc.

• Si usted fue quien hizo la llamada, es también quien debe poner fin
a la conversación.

• Antes de hacer una llamada, anote los temas que va a cubrir en la
conversación.

• Sea moderado en su tono de voz, no discuta, ni tampoco adopte un
tono de voz melosa, ni siquiera con la persona amada.

• Si la comunicación se interrumpe por algún motivo técnico; le
corresponde a la persona que originalmente hizo la llamada el
comunicarse de nuevo.

• Recuerde que las palabras "Por Favor" y "Gracias", deben ser
empleadas al comenzar y terminar una llamada telefónica.

• Número equivocado; cuando esto se presente, con cortesía informe que
se equivoco de la misma manera que a usted le gustaría que le
contestaran si usted se hubiese equivocado.

• Si al hacer una llamada le sale la grabación de un contestador
automático; no cuelgue, sea directo en el mensaje que va a dejar,
mencione su nombre y teléfono. Si usted es quien recibe mensajes,
devuelva las llamadas, no hacerlo es una falta mayor de cortesía.

• En general, un ejecutivo pocas veces hace una llamada telefónica
directamente; lo usual es que le informe a su secretaria el nombre de
la persona con la que desea hablar, y que sea ésta la que busque su
teléfono en el directorio personal de su jefe.

• Si la llamada se hace a una persona que ocupa una posición inferior
a la suya, la secretaria debe cerciorarse de que la persona que tiene
en la línea, antes de ser pasada a su jefe, es aquella con la que éste
desea hablar.

• Si ambos ejecutivos comparten un mismo nivel de autoridad, entonces
las secretarias llegan tácitamente a un acuerdo de pasarlos
simultáneamente.

• En el caso de mujeres ejecutivas, a menos que la diferencia de
posición sea muy evidente, lo correcto es que el ejecutivo hombre
reciba directamente la llamada de la mujer. Es una norma de cortesía
y amabilidad.

CUALIDADES DESEADAS EN EL MUNDO LABORAL

1. Considera un honor trabajar para la entidad en la cual presta sus
servicios.

2. Conoce su trabajo y lo ejecuta con eficiencia.

3. Presta sus servicios de manera espontánea, eficiente como sí la
entidad fuera propia, como sí su trabajo fuera irremplazable.

4. Es leal con la entidad. Sea en horas de trabajo o fuera de ellas,
habla siempre bien de la entidad y no permite críticas.

5. Tienen en cuenta que la "Reserva" es una obligación moral.

6. Manifiesta su respeto a los demás por medio de un trato acorde con
la jerarquía de cada persona, con amabilidad pero sin familiaridades
fuera de tono.

7. Se respeta a sí mismo y lo demuestra por medio de:
- Presentación personal
- Comportamiento inmejorable en todo lugar

8. No se deja sobornar.

9. Nunca espera que los demás observen reglas que él no observa.

10. Encuentra tiempo para escuchar a sus subordinados además de dar
las órdenes.

11. Cumple sus promesas, tanto las grandes como las pequeñas.

12. Respeta las ideas de los demás.

13. Responde a las llamadas telefónicas dentro de las veinticuatro
horas o hace que otra persona las responda por él.

14. Contesta la correspondencia importante en cuatro días y la que no
tiene importancia en dos semanas como máximo.

15. No pretende ser un experto en lo que no lo es.

16. Siempre devuelve las cosas que pide prestadas con rapidez y en
buenas condiciones.

17. Nunca repite un rumor que podría lastimar la reputación de
alguien.

18. Sabe cómo debe vestirse en el trabajo y fuera del trabajo, y
comprende cuál es la ropa apropiada para cada ocasión.

19. Contesta todas las invitaciones con rapidez, ya sea por escrito o
por teléfono.

20. En situaciones de oficina es respetuoso cuando corresponde serlo.

21. Sabe presentar a las personas correctamente y de manera que se
sientan cómodas.

22. Sabe felicitar a alguien y sabe aceptar una felicitación con
elegancia.

23. Es puntual o, si se ve demorado, siempre avisa a su anfitrión que
llegará tarde.






RELACIONES ENTRE HOMBRES Y MUJERES

Sea usted un hombre o una mujer, una secretaria o un vicepresidente,
la conducta de los hombres y las mujeres en el trabajo se han
convertido en uno de los problemas más apremiantes hoy en la etiqueta
de los negocios. La clave es tener buenos modales.

DETALLES PARA TENER EN CUENTA

1. Ceder del paso, tanto hombres como mujeres, es una señal de
cortesía elemental, que revela una buena educación y sugiere que
estamos conscientes de que compartimos con otros el espacio en el que
nos desarrollamos.

2. Sonría! la sonrisa es una señal infalible de cortesía que derrumba
hasta los obstáculos mayores.

3. Si un hombre y una mujer caminan por la calle, él debe escoltarla;
es decir, caminar del lado externo de la acera.

4. Al llegar ante una puerta, el hombre cortés debe abrirla y
mantenerla abierta, mientras le cede el paso a ella.

5. En un bus o vehículo público, en el que todos los asientos están
ocupados, si el hombre está sentado y la mujer de pie, lo cortés es
que él le ceda el asiento a ella.

6. Al subir o bajar de un automóvil, el hombre debe abrirle la
portezuela del auto a la mujer, y cerrar la portezuela con suavidad es
el complemento de esta rutina elegante.

7. Cuando una mujer se incorpora a un grupo, o cuando llega a un
salón, el hombre debe ponerse de pie.

8. El de menor edad o jerarquía debe abrir la puerta y ofrecer el paso
a la persona de mayor edad o jerarquía.

9. Emplear el "usted" en vez del informal "tú", es una señal de
respeto.

10. Si no puede evitar un bostezo, hágalo, pero con la mayor
discreción posible. No es necesario ofrecer disculpas ni
explicaciones. Tampoco pida disculpas por cualquier accidente que
pueda producirse como consecuencia de su proceso digestivo. Deseos de
estornudar?, son mecanismos involuntarios de nuestro cuerpo y así
deben ser aceptados.

11. Jamás lance papeles o deshechos al piso.

12. Los besos, los abrazos efusivos, y otras expresiones de cariño
deben reservarse para los momentos íntimos. Sea cordial en todo
momento, pero tampoco exagere.

13. Evite tocar a su interlocutor para enfatizar una expresión
determinada.

14. Acostúmbrese a sustituir sus manos con la palabra, así podrá
evadir situaciones embarazosas.

15. En casi todos los países de Latinoamérica, el beso social se
limita a una sola mejilla, ofrezca este tipo de beso. En muchos
países de Europa, el beso social es doble: ambas mejillas.

16. Debe besar socialmente a un hombre? Sólo cuando el grado de
amistad entre ambos es grande. Los jefes y los compañeros de trabajo
jamás se besan, es una norma sana que puede evitar complicaciones.
Como regla general, nunca bese a una persona que le acaban de
presentar.


COMO MANEJAR LA SITUACION CUANDO LA JEFE ES UNA MUJER


La asistente puede sentirse cómoda charlando con su jefa o haciéndole
confidencias como nunca se atrevería a hacer si tuviera a un hombre
como jefe. En niveles ejecutivos, los detalles íntimos o problemas de
la vida personal no son tema adecuado para compartir en el ambiente de
una empresa, especialmente con quienes son sus superiores o
subordinados. No permita que el sexo de su jefe o empleado le
proporcione un falso sentido de tranquilidad al desviarse de esas
reglas de la etiqueta de negocios. En algún momento esas confesiones
impropias pueden pender sobre su cabeza, saboteando su progreso o
haciéndole sentir innecesariamente incómodo en la presencia de alguien
a quien le hizo una confidencia.

La mejor manera de evitar esta situación es tratar a cualquier
ejecutivo según la etiqueta adecuada para alguien en ese nivel, antes
que tener en cuenta su sexo. En otras palabras, piense en las reglas
que indican cómo un subordinado trata a un superior o cómo dos
colaboradores deben tratarse entre ellos, más bien que en cómo una
mujer debe tratar a otra mujer o cómo el hombre debe tratar a una
mujer.

INCLUSION DE ESPOSAS Y ESPOSOS EN ACTOS DE LA EMPRESA

Hubo un tiempo en que el nivel ejecutivo de una empresa, dominado por
los hombres, tenía un rol específico asignado a las esposas de sus
ejecutivos, el de la "esposa de una corporación". Era una mujer, a
menudo con una buena educación pero cuya propia carrera era dejada de
lado poco después de su matrimonio, cuando empezaba a tener hijos. A
partir de ese momento, su empleo era estar a la entera disposición de
su marido ejecutivo con su mejor aspecto cuando asistía a la cena o
función de negocios de la compañía a que era invitada.

En las convenciones, se volvió muy importante ofrecer "programas para
cónyuges" que dócilmente dejaban todas sus obligaciones personales o
profesionales para ir a la ciudad o país donde el cónyuge tenía que
estar para una convención de unos pocos días.

Los tiempos han cambiado, sin embargo, y puede ocurrir que las esposas
de los ejecutivos tengan sus propias carreras y les resulte imposible
estar al lado del esposo en compromisos de cenas o convenciones.
También puede ocurrir que sea el hombre quien tenga que interrumpir
sus propios compromisos de negocios para acompañar a su esposa al acto
de su empresa.

Reconociendo que las esposas o esposos de su personal superior tienen
vidas profesionales activas, las empresas disminuyen cada vez más el
número de actividades a las que invitan a los cónyuges, o proyectan
algún acontecimiento ocasional para invitarle un fin de semana, cuando
es más probable que los dos estén libres. Las fiestas para toda la
empresa, como la de Navidad, probablemente excluyan adrede a los
cónyuges para evitarles la descortesía de no ir, impedidos por las
obligaciones de sus propias carreras. En realidad, si un
acontecimiento de la empresa incluye a los cónyuges, se considera
correcto que estén presentes.

LA AMISTAD EN EL TRABAJO

Es correcto cultivar amistades en el trabajo, mientras esas relaciones
no distorsionan su juicio cuando se trate de evaluar desempeños o
realizar las tareas diarias.

Las siguientes son algunas sugerencias sobre cómo mantener amistades
de negocios entre hombres y mujeres, de una manera adecuada:

- Si la amistad se relaciona principalmente con el trabajo, trate de
no llamar a su compañero de sexo opuesto a su casa, a menos de tener
un asunto específicamente relacionado con el trabajo, sobre todo si él
o ella vive con su cónyuge o pareja.

- Recuerde que no debe dar a su amistad ningún matiz que sugiera otra
cosa que cordialidad, vístase siempre adecuadamente.

EL AMOR EN LA EMPRESA

Los amores de oficina son otra preocupación clave para cualquiera que
trabaje en una oficina donde hay hombres y mujeres. Sin embargo,
tener un romance en el trabajo también puede acabar con su progreso en
esa empresa y también con su trabajo.

En lo que se refiere a las relaciones hombre-mujer en el trabajo,
todavía es válida la vieja etiqueta: No tenga una aventura con alguien
de más jerarquía que usted. En realidad, trate de no tener una
relación amorosa con nadie dentro de su departamento o empresa, a
menos que uno de los dos esté dispuesto a buscar otro trabajo, y por
cierto, no lo haga si esa relación puede ser arriesgada porque uno de
los dos está casado o comprometido de alguna u otra manera.

Algunas empresas todavía tienen la política de no emplear
matrimonios. Si los empleados se ennovian y empiezan a vivir juntos o
se casan, se les pide que uno de ellos se vaya.

El mejor consejo sobre la etiqueta de los romances de oficina es ser
discretos, sea correcto o no el romance, tal como ocurre en cualquier
relación humana. La oficina no es el lugar para hablar de asuntos
maritales; es igualmente, inadecuado permitir que su romance se
convierta en tema de conversación. No sólo debería usted ser discreto
porque es incorrecto involucrar a su lugar de trabajo en cuestiones
tan íntimas, sino que usted debe evitar convertirse en tema de los
chismes de oficina. La fábrica de rumores está siempre dispuesta a
acoger el chisme sobre un amorío de oficina y puede destruir una
reputación o acabar con una carrera.

Examine su conducta con el sexo opuesto para que gestos aparentemente
inocentes, como apoyar la mano sobre el hombre de alguien, o un abrazo
al pasar, no se interpreten equivocadamente como románticos. Es
mejor, que se evite cualquier contacto físico con el sexo opuesto que
un hombre o una mujer puedan interpretar como acoso sexual, lo mismo
que cualquier conversación que pudiera hacer ruborizar a alguien.
También es mejor tener los encuentros en público y dentro de las horas
de oficina usuales.

PROTOCOLO ESCRITO

Su éxito como ejecutivo aumentará, si todo lo que escribe en un
contexto de negocios se adhiere a los principios generales de etiqueta
de mostrar interés por los demás, usar formatos y lenguaje aceptables,
y responder puntualmente.

Los ejecutivos pueden ser juzgados primero por el tipo de carta que
escriben antes de ser evaluados por su manera de hablar o su destreza
en el trato personal, ya que a menudo hasta conseguir un empleo
comienza con una carta solicitando información. Una vez que el
ejecutivo consigue el trabajo, las evaluaciones positivas y los
ascensos pueden depender de que escriba cartas adecuadas y efectivas.

La buena redacción comercial depende de cuatro consideraciones:

Pensamiento: Es el contenido de su escritura, o qué dice en sus
cartas, notas o memos internos. Debe tener en claro las ideas que
desea expresar o no podrá comunicar con persuasión esos pensamientos o
puntos a otros.

Legibilidad: Es la claridad de su escritura. La mejor manera de
lograrla es usar palabras, oraciones y párrafos breves. Unas pocas
palabras bien escogidas harán mejor impresión que un montón de frases
vacías.

Corrección: Se refiere a la gramática y a la ortografía que usted
utiliza. Escribir incorrecta o torpemente no tiene excusa. Cuando
dude, consulte libros de gramática, libros sobre estilo fáciles de
leer.

Adecuación: Tiene que ver con el tono de su escrito. El tono (su
elección de palabras, el grado de informalidad o formalidad que le da
a su estilo) debe adecuarse a la persona a quien le escribe, tal como
su ropa es la adecuada para el tipo de clientes con que trata.

EL ARTE DE ESCRIBIR LAS CARTAS

- Elija un papel de excelente calidad, y en tonalidades muy claras.

- Recuerde que los sobres deben ser del mismo papel y tonalidad que el
papel de escribir.

- Escriba siempre sus cartas personales a mano, y con tinta negra.
Las cartas comerciales deben ser escritas a máquina.

- Las tachaduras, manchas de tinta o borrones son de pésimo gusto; una
carta elegante debe ser impecable.

- Compruebe que su carta no tiene errores de ortografía.

- Cuidado, no escriba nunca lo que prefiere que otros no sepan, las
cartas circulan más de lo que imaginamos.

- Exprésese con sinceridad, empleando un vocabulario fácil.

- Incluya siempre la fecha en que está redactando la carta.

- Comience con una frase de saludo apropiada.

- Si la persona tiene título, incluya el mismo precediendo su nombre y
también en la frase de saludo.

- Apártese de expresiones vagas como "etc.", "lo que todos sabíamos",
entre otras.

- La primera página de una carta nunca se enumera.

- Firme siempre sus cartas con su nombre y apellidos.

- Todas las cartas recibidas deben ser contestadas a la brevedad
posible.

- Compruebe que la dirección que ha escrito en el sobre es la
correcta.

- Coloque el sello en la posición apropiada.

- La dirección del destinatario debe quedar centrada en el sobre.


CUANDO ESCRIBIR UNA CARTA

- Para contestar una invitación formal que haya recibido.

- Para dar las gracias por cualquier atención de la que haya sido
objeto.

- Todas las expresiones de felicitación, deben ser respondidas con una
carta o nota breve.

- Si alguien le hace un favor, agradézcalo personalmente, pero también
envíe una breve nota.

- Esas tarjetas postales que se reciben cuando los amigos viajan,
deben ser contestadas.

- Las expresiones de pésame.

- Después de una invitación a una fiesta, a una cena, o a una reunión,
es muy apropiado enviar una nota dando las gracias.


LA VIDA SOCIAL Y SUS REGLAS


MOTIVOS DE UNA INVITACION

El hombre es un animal sociable por naturaleza y como tal siente la
necesidad de relacionarse con sus semejantes y, desde siempre, ha
invitado a sus congéneres a compartir sus alimentos. Es decir, le ha
invitado a compartir lo más importante en su supervivencia.

Esta sería la explicación más rudimentaria del hecho de las distintas
invitaciones que, para reunirnos en torno a una mesa o a unos
manjares, nos hacemos los hombres a todo lo largo y ancho de la
geografía mundial.

Podríamos diferenciar claramente al anfitrión en su calidad de
familiar o amigo, del anfitrión empresarial, papel, éste último que
forma parte de su cometido en el mundo de los negocios.

Tanto como amigo a familiar, como en su vertiente empresarial, el
anfitrión puede llevar a cabo una invitación para:

Conseguir: Un negocio, una amistad, un favor.

Agradecer: Una hospitalidad, un favor, una invitación.

Conocer: Una persona, una situación.

Celebrar: Un homenaje, una ocasión festiva.

Dar a conocer: Una noticia, una situación, un hecho.

Aclarar: Un hecho, un rumor.

Hacer: Nuevos Amigos

Fortalecer: Amistades, negocios.

Solucionar: Problemas, situaciones.

FORMAS DE INVITAR

En general podríamos decir que la invitaciones en torno a una mesa
estarían resumidas en:

Comida-Aperitivo
Para poder entendernos conviene aclarar lo que el Diccionario de la
Real Academia de la Lengua Española nos indica sobre este tema.
Comida: Alimento que se toma a una u otra hora del día.
Almuerzo: Comida que se toma al mediodía o primeras horas de la tarde.
Cena: Comida que se toma por la noche.
Lugar: Puede realizarse en casa:
- Atendido por camareros.
- Atendido por la propia Anfitriona.
- Atendido por el servicio doméstico.
- También puede tener lugar en un restaurante.
Invitaciones:
- En comidas formales, deben enviarse con quince días de antelación.
- En comidas informales, puede invitarse por teléfono a los más
allegados, comunicándoles los detalles relativos a vestuario, fecha,
hora y nombre de los demás comensales, diez días antes como mínimo.

Sugerencias relativas a almuerzos y cenas, a tener en cuenta:

- No conviene invitar a sentarse en una comida a la misma mesa, a
trece comensales. Hay personas que son supersticiosas y no debemos
ponerlas en un aprieto, para ello nada mejor que tener previstas a
quince o doce personas.
- Nunca debemos sentar a dos personas del mismo sexo juntas.
- En el caso de un matrimonio, los cónyuges no deben sentarse juntos,
ni enfrente el uno del otro. Esta regla se denomina "descanso
matrimonial".
- Si en nuestra mesa contamos con la presencia de un extranjero,
coloquémoslo o entre personas que hablen su propio idioma o un idioma
común.
- Procuraremos no sentar juntas a personas que no se lleven bien o que
no tengan nada en común.
- Tengamos previsto un lugar donde depositar los abrigos de nuestros
invitados.

Se denomina aperitivo a aquella parte del almuerzo o de la cena que se
sirve antes que ellos y cuya misión, además de abrir el apetito, es la
de permitir la llegada de los comensales, facilitar que éstos se
conozcan y se presenten y que inicien la conversación. No debe saciar
el apetito de los comensales, ya que esto no les permitirá saborear
los platos que se servirán después.

Como sugerencia:

- Los alimentos: tres o cuatro clases de pequeños canapés, de los que
pueden comerse de un solo bocado, sean suficientes.
- Las bebidas: variadas, fáciles de preparar y de servir, con alcohol
o sin él.

El aperitivo puede tomarse sentado, pero suele tomarse de pie. Es
natural que los primeros invitados en llegar se sienten, pero como
siguen llegando más, se levantan para saludarlos, charlan y siguen de
pie.

Cóctel-Recepción

A pesar de que el cóctel, una mezcla de bebidas alcohólicas y de otros
líquidos, ha sufrido hoy una notable pérdida de su pasada popularidad,
su nombre ha quedado como distintivo de un tipo de reunión festiva
que, en nuestro país, suele comenzar hacia las siete de la noche y
cuya duración es de tres horas aproximadamente.

La recepción, por su parte, tiene una duración de dos horas, más o
menos.

Tanto el cóctel como la recepción son los medios adecuados para
quienes desean invitar a un gran número de personas, sin que su
organización requiera grandes complicaciones.
En el cóctel se reúne a amigos, familiares, compañeros de trabajo, o
personas del mundo de los negocios. Sin embargo, la recepción es
siempre oficial y formal y realizada por una autoridad. Esa es la
única faceta que diferencia una clase de invitación de la otra.

La concepción de ambas celebraciones, como cenas realizadas de pie,
ofrece algunas ventajas para los organizadores:

- Permite que el número de invitados pueda ser mayor que el de una
cena sentada.

- Los comensales pueden sentarse donde quieran, o quedarse de pie.

- La impuntualidad de los invitados pasa completamente desapercibida,
ya que no es necesario que hayan llegado todos ellos para comenzar.

- El invitado puede moverse libremente por entre los asistentes, lo
que le permite escoger a las personas con las que le apetece charlar
y pasar el rato.

Este tipo de actos también presenta ciertos inconvenientes; el más
importante para la anfitriona, es que, puesto que los invitados pueden
consumir sus alimentos en cualquier lugar de la estancia en la que se
mueven, es mayor la posibilidad de que algo se dañe.

De todos modos, cada vez que llegue algún nuevo invitado, debe ser
recibido personalmente por el organizador del cóctel o recepción,
quien lo introducirá entre los de más invitados, presentándolo para
evitar que quede aislado.

Invitados
- Cuando uno pueda escoger por sí mismo a sus invitados, intentará que
pertenezcan a medios sociales parecidos.

- Es aconsejable no invitar a la misma fiesta a personas enfrentadas
por algún motivo.

- En el caso que se produjera alguna situación difícil, será el
anfitrión quien, con tacto y delicadeza, hará todo lo posible por
despejarla, evitando de este modo que el resto de los invitados
presencie una escena desagradable.



Invitaciones

Si se trata de personas muy allegadas o con las que nos une una gran
amistad, puede invitárseles por teléfono, con al menos quince días de
antelación. Cuando haya que enviar invitaciones por escrito, éstas se
cursarán con un máximo de treinta días, y un mínimo de quince. Nunca
caeremos en el error de invitar con una antelación menor de una
semana.

La invitación contendrá información sobre el lugar, la fecha y el
motivo de la misma, así como el horario de comienza y de
finalización. Cuando se trate de una invitación oficial, se incluirá
también el tipo de indumentaria que debe vestirse.

Llegada y Despedida

Tratándose de amigos todo se acepta. Pero cuando la invitación es
formal y oficial y sobre todo se trata de una recepción, existirá una
línea de recibo, desde la que los anfitriones han de recibir, saludar
a sus invitados y, dentro de sus posibilidades humanas, despedirlos.

Como la puntualidad en los cócteles y recepciones es conveniente, pero
no imprescindible, los anfitriones deberán estar en la llamada línea
de recibo, durante los primeros treinta minutos, no más.

Cuando se acerque la hora de partida, los anfitriones no se colocarán
próximos a la salida. Tal hecho podría tomarse como una insinuación
de que deben marcharse. Sin embargo, los invitados deben despedirse,
por lo menos, de la anfitriona.

La Comida
En este tipo de fiestas, suele ofrecerse para beber cerveza, jerez,
vinos blanco y tinto, otros tipos de bebidas alcohólicas, zumos, aguas
minerales y bebidas refrescantes, entre otras.

La comida, siendo sencilla, es imprescindible para contrarrestar la
ingestión de alcohol. Alimentos que puedan cogerse con las manos, ya
que se toma de pie. Si se sirven canapés, que se puedan comer de un
bocado.

Acondicionamiento del sitio
Si el cóctel o la recepción se realizan en un hotel, o restaurante,
todo resulta más fácil. En ellos disponen ya de estancias
generalmente grandes, preparadas para este tipo de invitaciones.

El problema surge cuando la invitación tiene lugar en casa. En ese
caso es preciso disponer ciertas habitaciones, de manera que los
invitados disfruten del necesario confort.

En el cuarto de baño, y en lugar visible, colocaremos cepillo, jabones
y papel higiénico, colonia y toallas limpias, para uso de nuestros
invitados.

No olvide que debe distribuir suficientes ceniceros por los lugares
más estratégicos, de modo que no dejen caer cenizas y colillas al
piso.



Cómo Distribuir a los Invitados

Si lo que celebramos es un cóctel o una recepción con bastantes
invitados y no queremos que éstos se amontonen un mismo lugar, existen
algunos trucos que, puestos en práctica, nos evitarán esa sensación de
estar apretados.

Si tenemos varios lugares para que la gente se distribuya en ellos, lo
normal es que a medida que van llegando se queden en el primer salón.
Pero si situamos, estratégicamente opuestos, puntos de bebida y comida
en los extremos de las salas o salones, los invitados se desplazarán
en busca de estos puntos, por si mismos, con lo que se extenderán por
todo el espacio disponible.

Cena-Buffet
Es una manera adecuada de invitar a cenar, formal e informalmente, a
un número importante de invitados. A diferencia del cóctel, en el que
se cena de pie, en la cena-buffet la gente lo hace sentada. No
requiere asistencia de personal calificado que nos ayude, lo que la
convierte en algo agradable y actual. Si además podemos contar con
algún amigo, que nos extienda una mano, al atender a nuestros
invitados, nos resultará mucho más fácil. Sin embargo, no sirve para
acontecimientos de cierta importancia ya que es una cena calificada de
informal.

Toda la cena gira en torno a una mesa que puede ser colocada adosada a
una pared o que puede ser rodeada, y sobre la que están colocados los
alimentos. Si la mesa está adosada a la pared los invitados, tras
coger plato, cubierto, pan y servilleta, se acercarán a la mesa por la
izquierda, se servirán los alimentos y se retirarán de la mesa por la
derecha de la misma.

Si la mesa está colocada para ser rodeada, el movimiento de los
comensales es diferente: Se acercarán por la derecha, se dirigirán
hacia la izquierda, rodearán la mesa y se retirarán por la derecha.
Para orientar a los invitados despistados, es conveniente colocar al
principio de la mesa, para que sea lo primero que se coja, los platos
apilados, los cubiertos, los vasos y las servilletas. Acomode un
lugar, separado de la comida, para depositar los vasos y platos
usados.

Los invitados pueden acercarse a la mesa, cuantas veces lo crean
oportuno, para servirse más comida. Alguien se encargará de ir
retirando los platos usados y las bandejas vacías, así como de reponer
la comida y la bebida que se vayan agotando. Si el buffet se celebra
en casa, las bebidas pueden situarse en una mesa auxiliar.

Las mesas pueden ser adornadas con un centro de flores, que no sea muy
voluminoso, o un cesto lleno de frutas frescas dispuesto con gracia.
Si coloca candelabros, enciéndalos en cuanto oscurezca.

DETALLES CON LOS ANFITRIONES

Los invitados a almorzar o a cenar suelen llevar un pequeño obsequio
para la anfitriona o para el anfitrión. Es una costumbre muy
difundida y arraigada el regalar flores. En este caso, lo más
práctico es enviarlas por medio de la floristería, con una tarjeta del
remitente, antes del almuerzo o de la cena. Si las llevamos
personalmente, obligaremos a la anfitriona a colocarlas
apresuradamente en un jarrón, para evitar que se estropeen. También
pueden enviarse el día siguiente, nunca más tarde, con un tarjeta para
agradecer la invitación.

Algunos prefieren llevar una botella de vino o de champaña. No es muy
aconsejable, ya que el vino que va a servirse en la comida estará ya
previsto y preparado de antemano.

A no ser que se haya hecho mención expresa de ello con anterioridad o
que exista una gran amistad entre anfitrión e invitado, éste no debe
llevar postres ya que se supone que la anfitriona tendrá el menú
previsto. Sí pueden llevarse bombones, o caramelos para los niños, en
el caso de que los haya. También pueden regalarse objetos personales,
aunque no es muy corriente.

Su es usted el anfitrión o la anfitriona, no tiene que descorchar en
la comida ese vino que su invitado acaba de traerle, ni tampoco tiene
por qué incluir el postre que acaban de regalarle. Pero le
recomiendo, que coloque las flores, lo antes posible, en un florero
con agua.

INVITACIONES

Las invitaciones son otro aspecto necesario de los agasajos de
negocios, se trata de una simple llamada telefónica a un colega con la
propuesta, encontrémonos para comer, o una invitación más formal,
escrita con elegancia y hecha especialmente para cada uno de los
veinte invitados a una cena de negocios. Las invitaciones verbales
por teléfono son aceptables para todas las cenas y fiestas, salvo las
más formales.

Si las invitaciones se van a imprimir, se necesitarán tres semanas por
lo menos, sólo para esa tarea. Siempre que haya invitaciones escritas
calcule por lo menos un mes desde el momento en que decide ofrecer la
fiesta hasta el momento en que imprime, envía y recibe las respuestas
a sus invitaciones. Si va a invitar por teléfono, es aceptable un
mínimo de anticipación de dos semanas.

INVITACIONES FORMALES

- La etiqueta de hoy recomienda que todas las invitaciones formales
sean impresas.

- Redacte la invitación formal siempre en tercera persona.

- Envíela exactamente dos semanas antes del evento anunciado.

- Si es un matrimonio quien hace la invitación formal, los nombre
completos de los cónyuges deben aparecer en la tarjeta.

- Las abreviaturas no son correctas en una invitación formal.

- Es posible que la invitación sea extendida por una organización, un
club o una institución determinada, en ese caso, deberá aparecer el
nombre completo de la institución.

- El tamaño de la invitación formal sigue un patrón tradicional y, el
impresor puede orientarla en este sentido.

INVITACIONES INFORMALES

Hay ocasiones en que la invitación formal no es necesaria, porque no
se trata de un evento de mayor envergadura. En esos casos, puede
hacerse una invitación informal:

- Personal

- Por teléfono

- Enviando una nota sencilla escrita a mano

- Por medio de una tarjeta especial para la ocasión, ya impresa.

- Ya sea por escrito, o por teléfono, cuando se hace una invitación es
conveniente solicitar una confirmación de asistencia.

- Si recibe una invitación en persona, o por teléfono, puede
confirmar su aceptación o declinación, de la misma forma.


MUY IMPORTANTE: Es absolutamente imprescindible que todas las
invitaciones que se reciben sean respondidas con la mayor rapidez
posible. No hacerlo no sólo es incorrecto, sino que puede
interpretarse como un descuido social y hasta como una ofensa. Si no
puede aceptar la invitación, siempre ofrezca una razón por la cual se
ve precisada a declinarla, sea muy breve.

EL RSVP

A menos que usted acepte en el momento una invitación hecha en persona
o por teléfono, todos los almuerzos, cenas, fiestas u otras reuniones
de negocios a las que sea invitado requieren un RSVP adecuada. Las
cenas de negocios y las recepciones de ejecutivos, los tipos de
agasajos más formales, requieren el mayor cuidado en cuanto a enviar
una respuesta. A menos que la persona que le invita sea un amigo
personal, que


se ofendería si su secretaria le llamara de su parte, qué persona se
ocupa del RSVP no es tan importante como que se cumpla con hacerlo
llegar. Si en su invitación se especifica un plazo (RSVP antes del 4
de diciembre), respete esa fecha. Si no se especifica fecha, responda
inmediatamente con un sí o un no terminante. Si tiene que rehusar la
invitación, hágalo por teléfono o por escrito. No es necesario dar un
motivo para no aceptarla.

Lo más importante es recordar que todas las invitaciones de negocios
requieren algún tipo de RSVP. Tome nota que si en el último momento
un sí se convierte en no, o viceversa, debe llamar a quien le ha
invitado. No se presente inesperadamente, o deje de presentarse si
sus planes han cambiado.




EL P.M.

Es una abreviatura francesa, pro-memorie, que traduce "solo para
recordar" y se aplica cuando la invitación se hizo de forma telefónica
y se confirmó la asistencia del invitado.


EVENTOS ESPECIALES EN LA EMPRESA


Organización: Cuando en la empresa hay que organizar un evento
especial, ante todo hay que organizar un Cronograma de actividades, el
cual se debe basar en lo siguiente:

Un mes antes del evento:
a) Definición del evento
b) Lugar y fecha a realizarse
c) Invitados especiales
d) Numero de personas participantes
e) Presupuesto asignado.

Teniendo en cuenta lo anterior se iniciará una asignación de labores a
cada una de las personas que conforman el equipo que organiza los
eventos.

1) Al definirse los puntos a y b se procederá a definir los términos
en los cuales se hará la tarjeta de invitación, como el color, tipo de
letra, texto etc.

2) Se elaborara una lista de invitados especiales a los cuales se les
informará telefónicamente, para saber si tiene disponibilidad para
asistir al evento. Una vez confirmados se le enviará la Tarjeta de
Invitación formal en donde aparecerá la abreviatura P.M. o para
recordar.
3) Los demás participantes se les enviará con 15 o 20 días de
anticipación la tarjeta con la sigla R.S.V.P. para llevar un registro
de cuantos invitados van a asistir.
A los ocho días de haber cursado las invitaciones se debe comenzar un
seguimiento telefónico, para saber si estas llegaron a su destino y si
existe confirmación positiva o negativa.

4) Con un presupuesto asignado se organizará la parte logística del
evento.
a) Si el evento incluye alimentos se llamará a la Casa de Banquetes, o
quien haga sus veces para coordinar lo relacionado con bebidas, menús,
muebles, vajillas, cristalería, arreglos florales etc.
b) Si va a ser animado, se contactará con los músicos, maestro de
ceremonias, técnicos de sonido y ayudas audiovisuales.
c) Se seleccionará el personal que atenderá durante el evento. De
acuerdo con el numero de invitados se contratará los meseros, personal
de servicio en cocina, recepción, vestier etc.
Ocho días antes del evento el equipo organizador se reunirá para
repasar toda la infraestructura y saber que puntos están bien o mal.
El día del evento, todo debe estar listo, para evitar correr y hacer
las cosas mal.
Desde el momento de recibir al invitado hasta que este se retire debe
sentirse bien atendido, a cuerpo de rey, en este punto radicará el
éxito del evento.
Al día siguiente se hará un balance de cada uno de los componentes del
evento para encontrar fallas que deberán ser corregidas en próximos
acontecimientos.


ETIQUETA PARA ORGANIZAR COMIDAS EN LA EMPRESA


El moderno y, en ocasiones, irracional ritmo de trabajo de algunos
dirigentes y ejecutivos empresariales y altos cargos de la
administración pública impone, con excesiva frecuencia, la necesidad
de concertar reuniones que, pese a su carácter laboral, deben
mantenerse en horarios propios de la vida privada.

DESAYUNOS

Las reuniones de trabajo en torno al desayuno tienen una duración
aproximada de una hora. Se pueden hacer en la oficina, si se cuenta
con el área disponible, o en una cafetería o restaurante cercano o en
los hoteles y también en la residencia del anfitrión.
Debe ser un desayuno tradicional sencillo a base de café con leche,
jugo de naranja, mantequilla, mermelada, huevos, pan o un desayuno
típico de la región.

ALMUERZOS

Tienen una duración aproximada de dos horas. Debe ser un almuerzo
ligero, para poder seguir trabajando a continuación y con pocas
bebidas alcohólicas.

Este tipo de reuniones deben concretarse por teléfono, con antelación
suficiente y suelen realizarse en el restaurante mas conocido por el
anfitrión.

El anfitrión deberá llegar con unos minutos de antelación para esperar
a sus invitados y de paso mirar que todo este como lo solicito.
No olvide que un almuerzo de negocios es para eso, por tanto los
temas personales no se deben tocar.

Para cancelar la cuenta es preferible que con anterioridad se haya
acordado con el restaurante el envío de la factura a la empresa, con
eso no se incomodará ni el anfitrión ni el invitado.

COCTELES O RECEPCIONES

Duración aproximada una hora.
Generalmente se sirven picadas o pasabocas, acompañados por licores.
El fin de esta reunión es el de integrar a un grupo de personas
interesadas en concretar negocios. Por eso no se requiere de sillas,
para evitar que se formen pequeños grupos. La intención es que los
invitados roten por el salón en busca de la persona que le conviene a
sus intereses.

CENAS DE TRABAJO

Su duración será de dos horas, comenzando generalmente a las 8 de la
noche.
En ella se involucran a los cónyuges, si existen o una persona amiga
del invitado.
Se trata de mantener primero la parte social y ya hacia el final de la
cena, se hablara de negocios.


ETIQUETA EN LA MESA


Usted ya debe conocer los modales en la mesa aprendidos desde niño,
pero hay tres reglas básicas que debemos observar al sentarnos a la
mesa, y de ellas depende en gran parte la imagen que proyectemos a las
personas a nuestro alrededor:

• Al comer es muy importante que mantengamos una actitud de
consideración y respeto hacia los demás, en todo momento. Evite hacer
sonidos desagradables al comer o beber; no hable mientras mastica; no
cruce sus manos y brazos por encima de los platos de los demás
comensales; vístase apropiadamente; mantenga una postura correcta.

• Mostrar mesura al comer. Una persona de apetito desmedido, incapaz
de controlar su voracidad, se convierte en protagonista de una escena
de gula deprimente, en la cual no sólo ofende a sus compañeros de
mesa, sino que demuestra su flagrante mala educación.

• Conversación. Una conversación amena, sobre temas agradables, da
vida a una mesa elegante. Tenga presente que la conversación no es
siempre improvisada, y que los grandes conversadores muchas veces
seleccionan de antemano una lista de temas que dominan completamente
para irlos planteado ante un grupo determinado en un momento dado en
que el ritmo de la conversación decaiga.

• La puntualidad, al ser invitado a una cena es un elemento de primer
orden. La puntualidad es una falta de consideración hacia su
anfitrión, en todas partes del mundo. Tampoco peque de ser súper
puntual y se presente antes de la hora indicada.

• Al sentarse a la mesa espere a que su anfitrión le señale el lugar
que usted deberá ocupar. Si usted es mujer el hombre que queda a su
derecha deberá mover su silla para ayudarla a sentarse. En cenas muy
formales generalmente los nombres de los comensales están colocados en
los diferentes puestos de la mesa.

• Trate de no comer hasta el último trozo de comida que tiene en el
plato, y trate de mantener el mismo ritmo de los otros con quienes
come. Comer demasiado despacio o demasiado deprisa, llama la atención
sobre sus hábitos en la mesa.

• Tome un trozo de pan del plato. Coma solo un trozo antes de la
comida; se considera de malos modales comerse todo el pan y tener que
pedir más.

• No use palillos. Discúlpese, vaya al tocador y, en privado, ocúpese
de los trozos de comida que le hayan quedado entre los dientes.

• No ensope nada.

• No mastique con la boca abierta.

• Siempre se servirá primero al invitado de honor, el de mayor rango,
o el de más edad. El anfitrión será el primero en probar el vino,
luego si se lo ofrecerá a las damas.

• Cuando finalice de comer, coloque los cubiertos paralelos y sobre el
plato.

• Use la servilleta del mismo lado siempre, así no se notarán las
marcas al limpiarse.

• No lleve la copa a los labios sin habérselos secado antes con la
servilleta.

• No apoye los codos sobre la mesa, cuando este bebiendo o comiendo
algo.

• No beba agua entre plato y plato.

• No juegue con los cubiertos o las migas de pan.

• No agarre el pan con el tenedor.

• No deje la cuchara de la sopa dentro de la taza.

• No se pase las manos por la cabeza, así sea para arreglarse el
cabello.

• Cuando el anfitrión despliega la servilleta, es la señal aceptada
para que los invitados tomen las suyas, las abran y las coloque en su
regazo. Si la servilleta es pequeña se desdobla completamente, si es
grande se deja doblada a la mitad. Nunca debe colocarse la servilleta
en el cuello o en el escote. Las servilletas se mantienen en el
regazo hasta el final de la cena. Una vez que todos hayan terminado
de comer, colóquela sin doblar a la derecha junto a su plato y no
sobre él.

• La comida por caliente que esté no se sopla.

• No coma con la cabeza inclinada sobre el plato ni levante este para
acercarse la comida a la boca.

• La ubicación de los cubiertos en la mesa, se hace de acuerdo con el
orden en que los mismos van a ser utilizados por los comensales,
comenzando por el más alejado del plato, a cada lado del mismo.

• Al terminar el primer plato, los cubiertos usados se dejan sobre el
mismo para que sean retirados.

• Para el siguiente plato, use el cubierto que ahora queda más
alejado.

• El cuchillo, cuando no está siendo utilizado, se sitúa sobre el
borde superior del plato, sin que toque la mesa.

• El tenedor, cuando se usa para pinchar un alimento, se debe mantener
con los dientes hacia abajo.

• Si prefiere percibir el sabor de dos alimentos diferentes a la vez,
sencillamente tome una porción de cada uno a la vez.

• Beba silenciosamente y al empinar la copa o vaso, mire hacia el
fondo de éste, no a su alrededor.

• Es incorrecto cortar toda la carne en un mismo momento, corte una
porción cada vez. Existe una excepción: la carne servida a los niños
sí puede ser cortada toda al mismo tiempo.

• Al tomar la sopa, ésta debe recogerse moviendo la cuchara hacia
afuera, nunca hacia usted.

• La sopa debe ser vertida silenciosamente en la boca, evite los
sorbos acompañados de sonidos comprometedores.

• Antes de beber un sorbo de vino o agua, asegúrese de haber tragado
todos los alimentos.

• Mientras mastica, deje reposar los cubiertos sobre el plato, no los
mantenga en las manos como si fueran armas que está esgrimiendo.

• Las semillas, espinas, huesos pequeños y otros elementos no
comestibles, pueden ser colocados en el borde del plato, pero sea
discreta en esta operación, y siempre emplee la servilleta para secar
las manos. En caso de una uva, cereza, aceituna u otra fruta, la
semilla se retira de la boca con la propia mano. Si es un alimento
que se está comiendo con un tenedor o cuchara, utilice ese mismo
cubierto para depositar el hueso, semilla o espina y deposítela en el
borde del plato.

• Nunca escupa cuando esté sentada a la mesa y tampoco en la
servilleta.

• Antes de llevar un cubierto con alimentos a la boca, compruebe que
tiene la temperatura adecuada.

• Se le ha caído, accidentalmente, algún alimento sobre el mantel?
Utilice el cubierto para recogerlo, discretamente, y colóquelo en el
borde del plato. Tampoco se excuse.

• Es de mala educación buscar en la fuente la porción mayor de un
alimento determinado.

• Es muy importante tener presente que al camarero no se le dan las
gracias cada vez que le sirve un nuevo plato.

• Cuando se sirvan alimentos que puedan ser llevados a la boca con las
manos o que ofrecen alguna dificultad para comerlos, como las
langostas, el pollo, etc., generalmente se presentan pequeñas vasijas
con agua ligeramente perfumada una vez que estos platos sean
retirados. Coloque sus dedos en el agua, enjuágueselos ligeramente y
séquelos con la servilleta.

• Jamás fume en la mesa.

• Si al servir el café y los licores pasan una bandeja con cigarrillos
ello significa que el anfitrión está dando su aprobación a que los
invitados a que así lo deseen puedan fumar.

• Si usted se atraganta mientras come, lo correcto es levantarse y
dirigirse al baño para resolver el problema, al regresar informe que
está bien sin dar mayor importancia.

• Hay personas que son alérgicas a determinados alimentos, sí es su
caso recíbalo y déjelo a un lado.

• Si usted esta a dieta, o declina previamente la invitación o
sencillamente come menos. Si es por motivos de salud, infórmele a su
anfitrión para que no se incluya platos que le afecten.


FECHAS Y CELEBRACIONES

ENERO

1 Año Nuevo.
6 Día de los Reyes Magos.

FEBRERO

9 Día del Periodista

MARZO

1 Día del contador.
8 Día internacional de la mujer.
17 Día del sicorientador.
18 Día del negociador internacional.
27 Día del locutor.
27 Día internacional del Teatro.

ABRIL

1 Día del controlador técnico de audio.
7 Día mundial de la salud.
22 Día de la tierra.
23 Día del bibliotecólogo.
23 Día de los idiomas.
26 Día de la secretaria.
27 Día del trabajador voluntario.
28 Día del bacteriólogo.
29 Día del árbol.
29 Día del niño.

MAYO

1 Día Internacional del trabajo.
10 Día del veterinario.
12 Día de la enfermera.
12 Día del Estadista.
14 Día de la madre.
15 Día del maestro.
17 Día interamericano de la telecomunicación.
23 Día del comerciante.

JUNIO

1 Día Internacional del niño.
5 Día del Medio Ambiente.
17 Día del higienista dental.
22 Día del abogado
22 Día del zootecnista.
25 Día del padre.

JULIO

2 Día del cooperativismo.
3 Día del economista.
4 Día del dibujante.
13 Día del panadero.
16 Día del transportador.
19 Día del bodeguero.

AGOSTO

7 Día del Ejército nacional.
11 Día del nutricionista.
11 Día de la independencia de Antioquia.
17 Día del ingeniero.
26 Día del tecnólogo de alimentos.
27 Día del abuelo.
28 Día del peluquero.

SEPTIEMBRE

6 Día del fonoaudiologo
8 Día internacional de la alfabetización.
15 Día gerontólogo.
16 Día del amor y la amistad
26 Día de las relaciones públicas y la seguridad social.
27 Día del turismo.
28 Día del vendedor.

OCTUBRE

3 Día del odontólogo.
3 Día del archivista.
4 Día del mesero.
4 Día del poeta.
12 Día de la raza.
12 Día del cronista deportivo.
14 Día de los tecnólogos.
21 Día del promotor social.
22 Día del trabajador social.
25 Día del administrador.
27 Día del Arquitecto.
27 Día del mensajero.
31 Día de las brujas.
31 Día del ahorro.

NOVIEMBRE

1 Día de los santos.
1 Día del vigilante.
5 Día del policía.
17 Día del terapista ocupacional.
22 Día de los músicos.
24 Día agrónomo.
24 Día del psicólogo.
25 Día del instrumentador.

DICIEMBRE

1 Día del químico farmacéutico.
3 Día panamericano del medico.
4 Día del publicista.
5 Día del bombero.
10 Día del sociólogo.
16 Día del aguinaldo.
17 Día del piloto.
25 Día de navidad.
26 Día de los inocentes.