PUNTO DE EQUILIBRIO
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TAURO ETILICO
Jul 9, 2011, 9:22:18 PM7/9/11
to ADMINISTRACION HOTELERA
Fidelio Suite 7
Práctica guiada
Front Office—Versión 7.xx
INFORMÁTICA APLICADA AL SECTOR TURÍSTICO
Manual del alumno – Fidelio Suite v. 7
- 2 -
ÍNDICE
Introducción.................................................................................................................................
3
Como
comenzar.........................................................................................................
4
Login.....................................................................................................................
4
Ejercicio
guiado ............................................................................................................................
5
Reserva.......................................................................................................................
5
Creación del
Cárdex..............................................................................................
5
Creación de
Reserva..............................................................................................
7
Check-
in...................................................................................................................
12
Ejecución de la “Auditoría
nocturna”. ................................................................
12
Buscar
Llegadas ..................................................................................................
18
Cargos ......................................................................................................................
20
Cargos
fijos .........................................................................................................
20
Cargos
manuales .................................................................................................
24
Facturación y Check-
Out.......................................................................................
25
Manual del alumno – Fidelio Suite v. 7
- 3 -
1
Introducción
Por ciclo de vida de un cliente entendemos los procesos representados
en el siguiente
esquema:
Estos procesos describen, desde la primera interacción entre el
cliente y el hotel hasta la
salida del cliente, todas las transacciones que un hotel puede
realizar respecto un
cliente. El objetivo de este capítulo es la de describir cada uno de
estos procesos desde
el front-office del sistema de gestión hotelera Micros-Fidelio.
Brevemente definimos estos procesos como:
1. Reserva: Es el proceso mediante un cliente realiza una petición de
contratación
de alguno de los servicios de un hotel.
2. Check-in: Es la transacción en la que se registra la entrada del
cliente en el
hotel.
3. Cargos: Una vez el cliente se encuentre alojado en el hotel, se
desarrolla una
instancia durante la que se consumen diferentes servicios del hotel:
teléfono,
restaurante, garaje, masajes, etc. Cada uno de estos servicios se
deben ir
cargando en el sistema en la cuenta del cliente.
4. Facturación: Es el proceso en el que se realiza la liquidación de
los cargos
asociados a un determinado cliente.
5. Check-out: Es la transacción en la que se registra la salida del
cliente del hotel,
liberando los servicios que tenía asignados (normalmente la
habitación).
Un proceso fundamental que se realiza fuera del front-office es el
proceso de cierre o
auditoría nocturna. Este proceso es el encargado de cerrar el sistema
para realizar
labores de mantenimiento diarias: asignación de reservas no-shows (no
presentados),
resúmenes estadísticos, procesos de contabilidad de los cajeros,
asignación de cargos
en las cuentas de los clientes, ,,,, y de cambiar de día en el
sistema.
Además de estos procesos, existe un último módulo denominado como
Gobernanta.
Una vez que se produce el check-out del hotel, el sistema marca la
habitación como
pendiente de limpieza y el departamento de gobernanta del hotel
procede a su puesta a
punto. Mediante el módulo de gobernanta se pueden indicar incidencias
en las
habitaciones (por ejemplo, habitaciones fuera de servicio), asignar
los trabajos de las
camareras de pisos, cargos de minibar, etc.
Reserva
Check-in
Cargos
Facturación
Check-out
Manual del alumno – Fidelio Suite v. 7
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Como comenzar
Login
Para utilizar el sistema Fidelio Front Office debe primero registrarse
en el sistema. Para ello
debe estar en posesión de una identificación o contraseña de usuario
válida.
Login en Fidelio Front Office:
1. Desde el Escritorio, pulse.
Aparece la pantalla de Login
2. Escriba su identificación de usuario en el campo User
I.D(identificación del Usuario).
3. Pase al campo Password (contraseña)
4. Escriba su contraseña secreta en el campo Password
5. Pulse la tecla LOGIN.
La pantalla del menú principal del Fidelio Front Office aparecerá.
Ya está usted registrado en el sistema.
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2
Ejercicio guiado
Reserva
“El Sr. Manuel Fernández desea reservar una habitación. Es un cliente
individual y quiere
reservar 3 noches desde mañana. Necesita una habitación doble para él
y su mujer
(Manuela García), con cama extra para su hija de 4 años. Necesita
carta de
confirmación”.
El menú principal del Suite 7 Front Office tiene seis iconos situados
en la esquina superior
izquierda de la pantalla. Cada icono representa uno de los principales
módulos del usuario.
Creación del Cárdex
Un cárdex es un informe o ficha sobre un cliente, empresa, agente o
grupo, que incluye
estancias anteriores y reservas abiertas. Los cárdex constan de
información invariable, tal
como el nombre del cliente (o empresa o agente de viajes), dirección,
idioma y también
información estadística sobre las estancias en el hotel en el año
presente y anteriores. Un
cárdex también incluye un listado de futuras reservas y estancias
anteriores. Asimismo, se
puede guardar una fotografía del cliente en el cárdex.
1. Desde la barra de menú de Suite 7, hacer clic en el icono
RESERVATIONS .
La barra de herramientas de RESERVATIONS (RESERVAS) aparece a la
derecha de los
iconos.
Esta barra de herramientas es el punto de inicio de todas las
funciones de reserva de
Suite 7.
2. Pulse el icono de cárdex .
Aparecerá la pantalla de búsqueda de cárdex .
Manual del alumno – Fidelio Suite v. 7
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3. Desde la pantalla de búsqueda de cárdex, pulse NUEVO.
Aparecerá la ventana de selección de nuevo cárdex.
El cárdex que queremos crear es un de un cliente “Individual”, por lo
tanto pulsamos el botón
“OK”. Aparecerá la pantalla de cárdex que consiste en cinco ventanas
cada una de ellas
representada por una pestaña.
Manual del alumno – Fidelio Suite v. 7
- 7 -
Introducimos la información personal del cliente Fernández en el
cárdex y pulsamos el botón
“Guardar” y después el botón “Cerrar”.
Creación de Reserva
1. Desde la barra principal de Suite 7 , pulse el icono RESERVATIONS
(RESERVAS).
Aparecerá la barra de herramientas de RESERVATIONS (RESERVAS) a la
derecha de
los iconos.
2. Pulse el icono de Nueva Reserva , O pulse Ctrl + N.
Aparecerá la ventana de Nueva Reserva.
3. Introducimos el inicio del apellido de nuestro cliente (“Fer”) y
pulsamos el botón
“Buscar”. Aparecerán todos los cárdex cuyo apellido comienza por
“Fer”.
4. Seleccionamos el cárdex de nuestro cliente y pulsamos el botón de
“Nueva Reserva”.
Manual del alumno – Fidelio Suite v. 7
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5. Introducimos los campos de la reserva de nuestro cliente:
• Llegada: 7/8/03 (mañana).
• Salida: 10/8/03 (dentro de tres noches).
• Nº adultos: 2
• Niños: 1
6. Procedemos a la selección de la tarifa que le vamos a aplicar. Para
ver que tipos de
tarifas tenemos disponibles en estos momentos, pulsamos en el campo
“Cód. Tarifa”.
Una vez que aparezca la ventana de “Consulta de Tarifa”, seleccionamos
el botón “Todo” y
aparecerán todas las tarifas disponibles en ese momento. Seleccionamos
una de ellas.
La ventana de reserva aparecerá con los siguientes datos:
Manual del alumno – Fidelio Suite v. 7
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7. Nos falta indicar que se necesita de una cama extra. Para ello
pulsamos la pestaña de “Más
Campos”. En ella indicamos la cama supletoria.
8. Debemos indicar al departamento de Gobernanta que para mañana se
necesita una cama
supletoria en esta reserva. Micros-fidelio posee una herramienta para
comunicación
interdepartamental llamada “Observaciones”.
Para incluir una observación sobre esta reserva debemos pulsar el
botón de “Opciones”.
Aparecerá un menú con todas las opciones que se pueden realizar sobre
esta reserva.
Manual del alumno – Fidelio Suite v. 7
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Pulsamos la opción “Observaciones”. Micros-fidelio nos preguntará para
guardar previamente
la reserva y aceptaremos.
Pulsamos el botón “Nuevo” y aparecerá la ventana para introducir la
observación.
Seleccionamos la fecha de mañana, escogemos el departamento de
Gobernanta
(“Housekeeping”) e introducimos el texto “Incluir una cama
supletoria”. Pulsamos “Guardar” y
cerramos la ventana de observaciones.
9. Ahora debemos indicar el nombre de su acompañante. Desde el menú de
“Opciones” de la
reserva escogemos la opción “Acompañantes”.
Manual del alumno – Fidelio Suite v. 7
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Pulsamos el botón “Nuevo” e incluimos los datos del acompañante.
10. Por último debemos enviar una carta de confirmación. Desde las
“Opciones” de la reserva,
pulsamos el botón “Confirmación”.
Manual del alumno – Fidelio Suite v. 7
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Podemos enviar la confirmación por correo electrónico o bien mediante
carta impresa.
Pulsamos la opción “Ver” y observamos como sería la carta de
confirmación que enviemos.
Cerramos la reserva pulsando “OK” y nos informará sobre el número de
reserva.
Check-in
Mediante el check-in el cliente se registra dentro del hotel. Como el
Sr. Fernández viene
mañana debemos hacer pasar un día a la fecha del hotel. Este proceso
(y otros más, según
hemos indicado en la introducción) se realiza mediante la “Auditoría
nocturna”. Por lo tanto,
previo a realizar el check-in, debemos ejecutar la “Auditoria
nocturna”.
Ejecución de la “Auditoría nocturna”.
El propósito de la auditoria nocturna de Fidelio es terminar el
proceso interno al final de cada
día. Esto incluye completar los totales de cuentas, validar datos,
purgar archivos, y actualizar
las bases de datos internas. Durante la Auditoría de Noche, las
últimas facturaciones
Manual del alumno – Fidelio Suite v. 7
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necesarias del día se controlan y generan automáticamente, las
estadísticas diarias se calculan
e imprimen, se borran datos antiguos y se cambia la fecha.
Es importante cerrar previamente la interfaz de “micros-
fidelio” (front-office) con el que
estábamos trabajando.
Arrancamos la auditoria nocturna “Night Audit” introduciendo nuestro
nombre y clave.
Cada uno de los procedimientos en la Auditoría de Noche muestra un
símbolo que designa el
estado de ese procedimiento en particular.
Tabla 1: Símbolos de la Auditoría de Noche
Símbolo Descripción
Una cruz roja denota que hay elementos críticos pendientes. Una cruz
amarilla denota que no los hay.
No hay registros pendientes.
Comienzo de una nueva sección.
Elemento del Procedimiento.
Limitar acceso
Fin de Acceso limitado.
Definiciones de Informe.
El elemento será enviado a archivo o a impresora.
Denota una opción de información.
Cuando ejecute la Preparación y Validación, el panel derecho de la
pantalla principal mostrará
todas las acciones que ha llevado a cabo. En cualquier momento, puede
parar el procedimiento
pulsando PARAR o ABORTAR..
Nótese que la lista de operaciones de Auditoría de Noche que realmente
puede ver puede
variar dependiendo de la configuración de su sistema.
Para ejecutar los Preparativos para la Auditoría de Noche:
1. Desde la pantalla principal de Auditoría de Noche, pulse EMPEZAR.
Manual del alumno – Fidelio Suite v. 7
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Comenzará el proceso de preparación y aparecerá la ventana Llegadas
sin Check-in.
Puede editar, check-in o cancelar cualquiera de las reservas de los
clientes.
2. Cuando haya realizado los cambios necesarios en esta ventana, pulse
CONTINUAR.
Aparecerá la ventana Salidas sin Check-out. Esta muestra una lista de
clientes con una fecha
de salida igual o anterior a la fecha de la Auditoría de Noche.
Durante la Auditoría de Noche, no
se ampliará la estancia de estos clientes y no se les facturarán
cargos fijos.
Puede editar o hacer el check-out de cualquiera de estos clientes.
3. Cuando haya completado los cambios necesarios en esta ventana,
pulse CONTINUAR.
Aparecerá la ventana Reservas Canceladas.
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4. Pulse CONTINUAR.
Aparecerá la ventana Mensajes No Recibidos.
Puede borrar, imprimir o recibir cualquiera de esos mensajes.
5. Cuando haya completado los cambios necesarios en esta ventana,
pulse CONTINUAR.
Aparecerá la ventana Clientes Alojados sin Código de País.
Manual del alumno – Fidelio Suite v. 7
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Puede seleccionar el código de país de la lista desplegable, o
visualizar el cárdex o reserva de
los clientes sin código de país.
6. Cuando haya completado los cambios necesarios en esta ventana,
pulse CONTINUAR.
Aparecerán las ventanas Tiempo de Hoy y Auditor de Noche.
Puede teclear cualquier nota que desee en el área de texto libre.
7. Cuando haya completado los cambios necesarios en estas ventanas,
pulse CONTINUAR.
Un aviso le preguntará si desea cambiar las definiciones del informe.
Si no es así, pulse NO y
pase al paso 10. En caso afirmativo, pulse SÍ.
Aparecerá la ventana Definiciones de Informe.
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Esta ventana le permite determinar qué informes se generarán durante
la Auditoría
de Noche.
8. Haga doble clic en la columna Impresora para enviar los informes a
la impresora o
haga doble clic en la columna Archivo para enviar los informes a un
archivo.
9. Pulse OK cuando haya terminado de actualizar las Definiciones de
Informe.
El sistema le preguntará si desea facturar cargos de interface.
10. En el cuadro Facturar Cargos de Interface, pulse SÍ para
facturarlos o NO para no
hacerlo.
El sistema le preguntará si desea facturar Habitación e Tasas.
11. Pulse SÍ para facturar cargos de habitación y tasas o pulse NO
para no hacerlo.
El sistema le preguntará si desea imprimir copias de seguridad de
informes.
12. Pulse SI para imprimir copias de seguridad de Informes o NO para
no hacerlo.
Si seleccionó imprimir copias de seguridad de Informes, el sistema
procesará su
petición e imprimirá informes en la impresora por defecto. Esto puede
tardar unos
minutos.
El sistema le preguntará si desea comprobar los usuarios del sistema y
advertirles de
que la Auditoría de Noche se está llevando a cabo.
13. Pulse SÍ para comprobar los usuarios del sistema o NO para no
hacerlo.
Si pulsa NO, habrá completado la fase de preparación para la Auditoría
de Noche. Si
pulsa SÍ, siga al siguiente paso.
14. Pulse ENVIAR MENSAJE para pedirles a los usuarios que abandonen el
sistema.
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Los usuarios no pueden permanecer dentro del sistema durante la
Auditoría de Noche.
15. Pulse CERRAR para completar los preparativos para la Auditoría de
Noche.
Se completará así la fase de preparación. El sistema le preguntará si
desea llevar a cabo la
Auditoría de Noche para la fecha actual. Pulse aceptar y el sistema
comenzará a realizar la
Auditoría nocturna.
Buscar Llegadas
16. Desde la barra de la pantalla de Suite 7, pulse el icono
RECEPCIÓN .
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Aparecerá la barra de herramientas de Recepción a la derecha de los
iconos.
17. Pulse el icono LLEGADAS .
Aparecerá la ventana Buscar Llegadas.
Introducimos las iniciales de nuestro cliente y pulsamos “Buscar”.
Aparecerán todas las
llegadas esperadas para hoy con las iniciales “Fer”.
Seleccionamos nuestro cliente y pulsamos la opción “Check-in”. El
sistema nos asignará la
primera habitación que se ajuste a nuestro cliente.
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Si queremos ver otras habitaciones disponibles para nuestro cliente,
pulsamos la flecha del
campo “Habitación Nº”. El sistema nos ofrecerá otras habitaciones
libres que se ajusten a
nuestro cliente.
Seleccionamos la habitación. El sistema nos preguntará si queremos
excluir al cliente de los
procesos de “mailing” que realiza nuestro departamento de marketing.
Cargos
“El Sr. Fernández quiere hacer uso del garaje durante su estancia.
Debemos
asegurarnos que el garaje le será cargado cada noche automáticamente.
También
debemos cargar a su habitación una botella de champagne que han tomado
en el bar del
hotel”.
Cargos fijos
El cliente va a hacer uso de un servicio del hotel (garaje) durante su
estancia que debe ser
cargado todos los días. Para ello debemos entrar en el módulo de
Cajero de micros-fidelio.
1. Desde la pantalla principal de Suite 7, pulse una vez en el icono
CAJERO.
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Aparecerá la barra principal de Cajero.
2. En esta barra pulse el botón FACTURAR. ( O pulse Ctrl+B.)
Aparecerá la ventana Login de Cajero.
3. Introduzca su número de cajero y contraseña, y pulse LOGIN.
Si el cajero estaba cerrado el sistema nos preguntará si deseamos
abrirlo. Pulsamos
SI. Aparecerá la ventana Buscar Factura de Cliente. Esta ofrece una
lista de todos
los clientes que han hecho el check in, así como de clientes que han
hecho el check
out hoy.
Billing icon
Cashiering icon
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Seleccionamos nuestro cliente y pulsamos el botón “Selec.”.
Pulsamos el botón “Opciones” y aparecerán la opciones para realizar
con esta factura.
Seleccionamos la opción de “Cargos Fijos” para realizar el cargo del
Garaje. Aparecerá la
ventana de cargos fijos del cliente.
Manual del alumno – Fidelio Suite v. 7
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Pulsamos a la opción “Nuevo”. En la ventana de cargos fijos
seleccionamos el “Parking”.
Pulsamos varias veces el tabulador del teclado hasta posicionarnos en
el botón “OK”. El
sistema actualizará el precio del garaje. Pulsamos “OK”.
Una vez introducido el cargo del garaje, este aparecerá en la ventana
de “Cargos fijos”.
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Terminamos pulsando el botón “Cerrar”.
Cargos manuales
Desde la ventana de facturación del cliente seleccionamos el botón
“Cargos”.
Aparecerá la ventana de cargos manuales. En ella introduciremos el
cargo del champagne y
pulsamos el botón “Cargar”.
Manual del alumno – Fidelio Suite v. 7
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A continuación cerramos la ventana de Cargos Manuales y aparecerá la
ventana de
Facturación del cliente actualizada con este cargo.
Facturación y Check-Out
Aunque un cliente puede realizar la liquidación de su cuenta
(facturación) en cualquier
momento de su estancia, e incluso se pueden dar situaciones en las que
el cliente realiza el
Check-Out sin liquidar su cuenta, lo normal es que el proceso de
facturación y check-out se
realicen en el momento de salida del cliente.
Manual del alumno – Fidelio Suite v. 7
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Un paso MUY IMPORTANTE que debemos realizar son los cargos de la
habitación y los
cargos fijos del cliente (el garaje). Como hemos comentado en la
sección de “Auditoría de
Noche” es durante este proceso cuando se realizan automáticamente
estos cargos. Como
nuestro cliente ha estado tres noches en el hotel, DEBEMOS EJECUTAR
TRES VECES
SEGUIDAS LA AUDITORIA NOCTURNA. Debemos recordar que tenernos que
salirnos de la
interfaz micros-fidelio Front-Office para poder ejecutar la auditoría.
Después de ejecutar la Auditoría Nocturna tres veces para simular el
paso de los tres días
procedemos a la facturación del cliente.
Para realizar el proceso de facturación del cliente debemos ir a la
ventana de Facturación del
cliente.
4. Desde la pantalla principal de Suite 7, pulse una vez en el icono
CAJERO.
Aparecerá la barra principal de Cajero.
5. En esta barra pulse el botón FACTURAR. ( O pulse Ctrl+B.)
Aparecerá la ventana Login de Cajero.
6. Introduzca su número de cajero y contraseña, y pulse LOGIN.
Si el cajero estaba cerrado el sistema nos preguntará si deseamos
abrirlo. Pulsamos SI.
Aparecerá la ventana Buscar Factura de Cliente. Esta ofrece una lista
de todos los clientes que
han hecho el check in, así como de clientes que han hecho el check out
hoy.
Billing icon
Cashiering icon
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Seleccionamos nuestro cliente. Fíjense en la columna “Balance” de esta
ventana, en ella
aparecen los cargos que lleva nuestro cliente hasta el día de hoy.
Seleccionamos el botón “Check-Out” para realizar la facturación y la
salida del cliente. Nos
aparecerá una ventana con tres opciones.
Manual del alumno – Fidelio Suite v. 7
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Seleccionamos la opción “Check-Out Normal”. Nos aparecerá la ventana
de Pagos donde el
cliente abona todos los cargos que tiene. En este caso el abono lo va
a realizar en metálico
(“Cash”). Una realizado el pago pulsamos el botón “Cargar”. En este
momento, micros-fidelio
esta generando la factura del cliente para poder ser impresa. Como no
vamos a imprimir la
factura, cerramos la ventana de impresión.
Micros-fidelio nos muestra la ventana de facturación del cliente,
estando en sombreado
aquellos cargos que ya han sido abonados y para los cuales se ha
generado la factura. En este
caso todos.
Práctica guiada
Front Office—Versión 7.xx
INFORMÁTICA APLICADA AL SECTOR TURÍSTICO
Manual del alumno – Fidelio Suite v. 7
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ÍNDICE
Introducción.................................................................................................................................
3
Como
comenzar.........................................................................................................
4
Login.....................................................................................................................
4
Ejercicio
guiado ............................................................................................................................
5
Reserva.......................................................................................................................
5
Creación del
Cárdex..............................................................................................
5
Creación de
Reserva..............................................................................................
7
Check-
in...................................................................................................................
12
Ejecución de la “Auditoría
nocturna”. ................................................................
12
Buscar
Llegadas ..................................................................................................
18
Cargos ......................................................................................................................
20
Cargos
fijos .........................................................................................................
20
Cargos
manuales .................................................................................................
24
Facturación y Check-
Out.......................................................................................
25
Manual del alumno – Fidelio Suite v. 7
- 3 -
1
Introducción
Por ciclo de vida de un cliente entendemos los procesos representados
en el siguiente
esquema:
Estos procesos describen, desde la primera interacción entre el
cliente y el hotel hasta la
salida del cliente, todas las transacciones que un hotel puede
realizar respecto un
cliente. El objetivo de este capítulo es la de describir cada uno de
estos procesos desde
el front-office del sistema de gestión hotelera Micros-Fidelio.
Brevemente definimos estos procesos como:
1. Reserva: Es el proceso mediante un cliente realiza una petición de
contratación
de alguno de los servicios de un hotel.
2. Check-in: Es la transacción en la que se registra la entrada del
cliente en el
hotel.
3. Cargos: Una vez el cliente se encuentre alojado en el hotel, se
desarrolla una
instancia durante la que se consumen diferentes servicios del hotel:
teléfono,
restaurante, garaje, masajes, etc. Cada uno de estos servicios se
deben ir
cargando en el sistema en la cuenta del cliente.
4. Facturación: Es el proceso en el que se realiza la liquidación de
los cargos
asociados a un determinado cliente.
5. Check-out: Es la transacción en la que se registra la salida del
cliente del hotel,
liberando los servicios que tenía asignados (normalmente la
habitación).
Un proceso fundamental que se realiza fuera del front-office es el
proceso de cierre o
auditoría nocturna. Este proceso es el encargado de cerrar el sistema
para realizar
labores de mantenimiento diarias: asignación de reservas no-shows (no
presentados),
resúmenes estadísticos, procesos de contabilidad de los cajeros,
asignación de cargos
en las cuentas de los clientes, ,,,, y de cambiar de día en el
sistema.
Además de estos procesos, existe un último módulo denominado como
Gobernanta.
Una vez que se produce el check-out del hotel, el sistema marca la
habitación como
pendiente de limpieza y el departamento de gobernanta del hotel
procede a su puesta a
punto. Mediante el módulo de gobernanta se pueden indicar incidencias
en las
habitaciones (por ejemplo, habitaciones fuera de servicio), asignar
los trabajos de las
camareras de pisos, cargos de minibar, etc.
Reserva
Check-in
Cargos
Facturación
Check-out
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- 4 -
Como comenzar
Login
Para utilizar el sistema Fidelio Front Office debe primero registrarse
en el sistema. Para ello
debe estar en posesión de una identificación o contraseña de usuario
válida.
Login en Fidelio Front Office:
1. Desde el Escritorio, pulse.
Aparece la pantalla de Login
2. Escriba su identificación de usuario en el campo User
I.D(identificación del Usuario).
3. Pase al campo Password (contraseña)
4. Escriba su contraseña secreta en el campo Password
5. Pulse la tecla LOGIN.
La pantalla del menú principal del Fidelio Front Office aparecerá.
Ya está usted registrado en el sistema.
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- 5 -
2
Ejercicio guiado
Reserva
“El Sr. Manuel Fernández desea reservar una habitación. Es un cliente
individual y quiere
reservar 3 noches desde mañana. Necesita una habitación doble para él
y su mujer
(Manuela García), con cama extra para su hija de 4 años. Necesita
carta de
confirmación”.
El menú principal del Suite 7 Front Office tiene seis iconos situados
en la esquina superior
izquierda de la pantalla. Cada icono representa uno de los principales
módulos del usuario.
Creación del Cárdex
Un cárdex es un informe o ficha sobre un cliente, empresa, agente o
grupo, que incluye
estancias anteriores y reservas abiertas. Los cárdex constan de
información invariable, tal
como el nombre del cliente (o empresa o agente de viajes), dirección,
idioma y también
información estadística sobre las estancias en el hotel en el año
presente y anteriores. Un
cárdex también incluye un listado de futuras reservas y estancias
anteriores. Asimismo, se
puede guardar una fotografía del cliente en el cárdex.
1. Desde la barra de menú de Suite 7, hacer clic en el icono
RESERVATIONS .
La barra de herramientas de RESERVATIONS (RESERVAS) aparece a la
derecha de los
iconos.
Esta barra de herramientas es el punto de inicio de todas las
funciones de reserva de
Suite 7.
2. Pulse el icono de cárdex .
Aparecerá la pantalla de búsqueda de cárdex .
Manual del alumno – Fidelio Suite v. 7
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3. Desde la pantalla de búsqueda de cárdex, pulse NUEVO.
Aparecerá la ventana de selección de nuevo cárdex.
El cárdex que queremos crear es un de un cliente “Individual”, por lo
tanto pulsamos el botón
“OK”. Aparecerá la pantalla de cárdex que consiste en cinco ventanas
cada una de ellas
representada por una pestaña.
Manual del alumno – Fidelio Suite v. 7
- 7 -
Introducimos la información personal del cliente Fernández en el
cárdex y pulsamos el botón
“Guardar” y después el botón “Cerrar”.
Creación de Reserva
1. Desde la barra principal de Suite 7 , pulse el icono RESERVATIONS
(RESERVAS).
Aparecerá la barra de herramientas de RESERVATIONS (RESERVAS) a la
derecha de
los iconos.
2. Pulse el icono de Nueva Reserva , O pulse Ctrl + N.
Aparecerá la ventana de Nueva Reserva.
3. Introducimos el inicio del apellido de nuestro cliente (“Fer”) y
pulsamos el botón
“Buscar”. Aparecerán todos los cárdex cuyo apellido comienza por
“Fer”.
4. Seleccionamos el cárdex de nuestro cliente y pulsamos el botón de
“Nueva Reserva”.
Manual del alumno – Fidelio Suite v. 7
- 8 -
5. Introducimos los campos de la reserva de nuestro cliente:
• Llegada: 7/8/03 (mañana).
• Salida: 10/8/03 (dentro de tres noches).
• Nº adultos: 2
• Niños: 1
6. Procedemos a la selección de la tarifa que le vamos a aplicar. Para
ver que tipos de
tarifas tenemos disponibles en estos momentos, pulsamos en el campo
“Cód. Tarifa”.
Una vez que aparezca la ventana de “Consulta de Tarifa”, seleccionamos
el botón “Todo” y
aparecerán todas las tarifas disponibles en ese momento. Seleccionamos
una de ellas.
La ventana de reserva aparecerá con los siguientes datos:
Manual del alumno – Fidelio Suite v. 7
- 9 -
7. Nos falta indicar que se necesita de una cama extra. Para ello
pulsamos la pestaña de “Más
Campos”. En ella indicamos la cama supletoria.
8. Debemos indicar al departamento de Gobernanta que para mañana se
necesita una cama
supletoria en esta reserva. Micros-fidelio posee una herramienta para
comunicación
interdepartamental llamada “Observaciones”.
Para incluir una observación sobre esta reserva debemos pulsar el
botón de “Opciones”.
Aparecerá un menú con todas las opciones que se pueden realizar sobre
esta reserva.
Manual del alumno – Fidelio Suite v. 7
- 10 -
Pulsamos la opción “Observaciones”. Micros-fidelio nos preguntará para
guardar previamente
la reserva y aceptaremos.
Pulsamos el botón “Nuevo” y aparecerá la ventana para introducir la
observación.
Seleccionamos la fecha de mañana, escogemos el departamento de
Gobernanta
(“Housekeeping”) e introducimos el texto “Incluir una cama
supletoria”. Pulsamos “Guardar” y
cerramos la ventana de observaciones.
9. Ahora debemos indicar el nombre de su acompañante. Desde el menú de
“Opciones” de la
reserva escogemos la opción “Acompañantes”.
Manual del alumno – Fidelio Suite v. 7
- 11 -
Pulsamos el botón “Nuevo” e incluimos los datos del acompañante.
10. Por último debemos enviar una carta de confirmación. Desde las
“Opciones” de la reserva,
pulsamos el botón “Confirmación”.
Manual del alumno – Fidelio Suite v. 7
- 12 -
Podemos enviar la confirmación por correo electrónico o bien mediante
carta impresa.
Pulsamos la opción “Ver” y observamos como sería la carta de
confirmación que enviemos.
Cerramos la reserva pulsando “OK” y nos informará sobre el número de
reserva.
Check-in
Mediante el check-in el cliente se registra dentro del hotel. Como el
Sr. Fernández viene
mañana debemos hacer pasar un día a la fecha del hotel. Este proceso
(y otros más, según
hemos indicado en la introducción) se realiza mediante la “Auditoría
nocturna”. Por lo tanto,
previo a realizar el check-in, debemos ejecutar la “Auditoria
nocturna”.
Ejecución de la “Auditoría nocturna”.
El propósito de la auditoria nocturna de Fidelio es terminar el
proceso interno al final de cada
día. Esto incluye completar los totales de cuentas, validar datos,
purgar archivos, y actualizar
las bases de datos internas. Durante la Auditoría de Noche, las
últimas facturaciones
Manual del alumno – Fidelio Suite v. 7
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necesarias del día se controlan y generan automáticamente, las
estadísticas diarias se calculan
e imprimen, se borran datos antiguos y se cambia la fecha.
Es importante cerrar previamente la interfaz de “micros-
fidelio” (front-office) con el que
estábamos trabajando.
Arrancamos la auditoria nocturna “Night Audit” introduciendo nuestro
nombre y clave.
Cada uno de los procedimientos en la Auditoría de Noche muestra un
símbolo que designa el
estado de ese procedimiento en particular.
Tabla 1: Símbolos de la Auditoría de Noche
Símbolo Descripción
Una cruz roja denota que hay elementos críticos pendientes. Una cruz
amarilla denota que no los hay.
No hay registros pendientes.
Comienzo de una nueva sección.
Elemento del Procedimiento.
Limitar acceso
Fin de Acceso limitado.
Definiciones de Informe.
El elemento será enviado a archivo o a impresora.
Denota una opción de información.
Cuando ejecute la Preparación y Validación, el panel derecho de la
pantalla principal mostrará
todas las acciones que ha llevado a cabo. En cualquier momento, puede
parar el procedimiento
pulsando PARAR o ABORTAR..
Nótese que la lista de operaciones de Auditoría de Noche que realmente
puede ver puede
variar dependiendo de la configuración de su sistema.
Para ejecutar los Preparativos para la Auditoría de Noche:
1. Desde la pantalla principal de Auditoría de Noche, pulse EMPEZAR.
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Comenzará el proceso de preparación y aparecerá la ventana Llegadas
sin Check-in.
Puede editar, check-in o cancelar cualquiera de las reservas de los
clientes.
2. Cuando haya realizado los cambios necesarios en esta ventana, pulse
CONTINUAR.
Aparecerá la ventana Salidas sin Check-out. Esta muestra una lista de
clientes con una fecha
de salida igual o anterior a la fecha de la Auditoría de Noche.
Durante la Auditoría de Noche, no
se ampliará la estancia de estos clientes y no se les facturarán
cargos fijos.
Puede editar o hacer el check-out de cualquiera de estos clientes.
3. Cuando haya completado los cambios necesarios en esta ventana,
pulse CONTINUAR.
Aparecerá la ventana Reservas Canceladas.
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4. Pulse CONTINUAR.
Aparecerá la ventana Mensajes No Recibidos.
Puede borrar, imprimir o recibir cualquiera de esos mensajes.
5. Cuando haya completado los cambios necesarios en esta ventana,
pulse CONTINUAR.
Aparecerá la ventana Clientes Alojados sin Código de País.
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Puede seleccionar el código de país de la lista desplegable, o
visualizar el cárdex o reserva de
los clientes sin código de país.
6. Cuando haya completado los cambios necesarios en esta ventana,
pulse CONTINUAR.
Aparecerán las ventanas Tiempo de Hoy y Auditor de Noche.
Puede teclear cualquier nota que desee en el área de texto libre.
7. Cuando haya completado los cambios necesarios en estas ventanas,
pulse CONTINUAR.
Un aviso le preguntará si desea cambiar las definiciones del informe.
Si no es así, pulse NO y
pase al paso 10. En caso afirmativo, pulse SÍ.
Aparecerá la ventana Definiciones de Informe.
Manual del alumno – Fidelio Suite v. 7
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Esta ventana le permite determinar qué informes se generarán durante
la Auditoría
de Noche.
8. Haga doble clic en la columna Impresora para enviar los informes a
la impresora o
haga doble clic en la columna Archivo para enviar los informes a un
archivo.
9. Pulse OK cuando haya terminado de actualizar las Definiciones de
Informe.
El sistema le preguntará si desea facturar cargos de interface.
10. En el cuadro Facturar Cargos de Interface, pulse SÍ para
facturarlos o NO para no
hacerlo.
El sistema le preguntará si desea facturar Habitación e Tasas.
11. Pulse SÍ para facturar cargos de habitación y tasas o pulse NO
para no hacerlo.
El sistema le preguntará si desea imprimir copias de seguridad de
informes.
12. Pulse SI para imprimir copias de seguridad de Informes o NO para
no hacerlo.
Si seleccionó imprimir copias de seguridad de Informes, el sistema
procesará su
petición e imprimirá informes en la impresora por defecto. Esto puede
tardar unos
minutos.
El sistema le preguntará si desea comprobar los usuarios del sistema y
advertirles de
que la Auditoría de Noche se está llevando a cabo.
13. Pulse SÍ para comprobar los usuarios del sistema o NO para no
hacerlo.
Si pulsa NO, habrá completado la fase de preparación para la Auditoría
de Noche. Si
pulsa SÍ, siga al siguiente paso.
14. Pulse ENVIAR MENSAJE para pedirles a los usuarios que abandonen el
sistema.
Manual del alumno – Fidelio Suite v. 7
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Los usuarios no pueden permanecer dentro del sistema durante la
Auditoría de Noche.
15. Pulse CERRAR para completar los preparativos para la Auditoría de
Noche.
Se completará así la fase de preparación. El sistema le preguntará si
desea llevar a cabo la
Auditoría de Noche para la fecha actual. Pulse aceptar y el sistema
comenzará a realizar la
Auditoría nocturna.
Buscar Llegadas
16. Desde la barra de la pantalla de Suite 7, pulse el icono
RECEPCIÓN .
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Aparecerá la barra de herramientas de Recepción a la derecha de los
iconos.
17. Pulse el icono LLEGADAS .
Aparecerá la ventana Buscar Llegadas.
Introducimos las iniciales de nuestro cliente y pulsamos “Buscar”.
Aparecerán todas las
llegadas esperadas para hoy con las iniciales “Fer”.
Seleccionamos nuestro cliente y pulsamos la opción “Check-in”. El
sistema nos asignará la
primera habitación que se ajuste a nuestro cliente.
Manual del alumno – Fidelio Suite v. 7
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Si queremos ver otras habitaciones disponibles para nuestro cliente,
pulsamos la flecha del
campo “Habitación Nº”. El sistema nos ofrecerá otras habitaciones
libres que se ajusten a
nuestro cliente.
Seleccionamos la habitación. El sistema nos preguntará si queremos
excluir al cliente de los
procesos de “mailing” que realiza nuestro departamento de marketing.
Cargos
“El Sr. Fernández quiere hacer uso del garaje durante su estancia.
Debemos
asegurarnos que el garaje le será cargado cada noche automáticamente.
También
debemos cargar a su habitación una botella de champagne que han tomado
en el bar del
hotel”.
Cargos fijos
El cliente va a hacer uso de un servicio del hotel (garaje) durante su
estancia que debe ser
cargado todos los días. Para ello debemos entrar en el módulo de
Cajero de micros-fidelio.
1. Desde la pantalla principal de Suite 7, pulse una vez en el icono
CAJERO.
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Aparecerá la barra principal de Cajero.
2. En esta barra pulse el botón FACTURAR. ( O pulse Ctrl+B.)
Aparecerá la ventana Login de Cajero.
3. Introduzca su número de cajero y contraseña, y pulse LOGIN.
Si el cajero estaba cerrado el sistema nos preguntará si deseamos
abrirlo. Pulsamos
SI. Aparecerá la ventana Buscar Factura de Cliente. Esta ofrece una
lista de todos
los clientes que han hecho el check in, así como de clientes que han
hecho el check
out hoy.
Billing icon
Cashiering icon
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Seleccionamos nuestro cliente y pulsamos el botón “Selec.”.
Pulsamos el botón “Opciones” y aparecerán la opciones para realizar
con esta factura.
Seleccionamos la opción de “Cargos Fijos” para realizar el cargo del
Garaje. Aparecerá la
ventana de cargos fijos del cliente.
Manual del alumno – Fidelio Suite v. 7
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Pulsamos a la opción “Nuevo”. En la ventana de cargos fijos
seleccionamos el “Parking”.
Pulsamos varias veces el tabulador del teclado hasta posicionarnos en
el botón “OK”. El
sistema actualizará el precio del garaje. Pulsamos “OK”.
Una vez introducido el cargo del garaje, este aparecerá en la ventana
de “Cargos fijos”.
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Terminamos pulsando el botón “Cerrar”.
Cargos manuales
Desde la ventana de facturación del cliente seleccionamos el botón
“Cargos”.
Aparecerá la ventana de cargos manuales. En ella introduciremos el
cargo del champagne y
pulsamos el botón “Cargar”.
Manual del alumno – Fidelio Suite v. 7
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A continuación cerramos la ventana de Cargos Manuales y aparecerá la
ventana de
Facturación del cliente actualizada con este cargo.
Facturación y Check-Out
Aunque un cliente puede realizar la liquidación de su cuenta
(facturación) en cualquier
momento de su estancia, e incluso se pueden dar situaciones en las que
el cliente realiza el
Check-Out sin liquidar su cuenta, lo normal es que el proceso de
facturación y check-out se
realicen en el momento de salida del cliente.
Manual del alumno – Fidelio Suite v. 7
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Un paso MUY IMPORTANTE que debemos realizar son los cargos de la
habitación y los
cargos fijos del cliente (el garaje). Como hemos comentado en la
sección de “Auditoría de
Noche” es durante este proceso cuando se realizan automáticamente
estos cargos. Como
nuestro cliente ha estado tres noches en el hotel, DEBEMOS EJECUTAR
TRES VECES
SEGUIDAS LA AUDITORIA NOCTURNA. Debemos recordar que tenernos que
salirnos de la
interfaz micros-fidelio Front-Office para poder ejecutar la auditoría.
Después de ejecutar la Auditoría Nocturna tres veces para simular el
paso de los tres días
procedemos a la facturación del cliente.
Para realizar el proceso de facturación del cliente debemos ir a la
ventana de Facturación del
cliente.
4. Desde la pantalla principal de Suite 7, pulse una vez en el icono
CAJERO.
Aparecerá la barra principal de Cajero.
5. En esta barra pulse el botón FACTURAR. ( O pulse Ctrl+B.)
Aparecerá la ventana Login de Cajero.
6. Introduzca su número de cajero y contraseña, y pulse LOGIN.
Si el cajero estaba cerrado el sistema nos preguntará si deseamos
abrirlo. Pulsamos SI.
Aparecerá la ventana Buscar Factura de Cliente. Esta ofrece una lista
de todos los clientes que
han hecho el check in, así como de clientes que han hecho el check out
hoy.
Billing icon
Cashiering icon
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Seleccionamos nuestro cliente. Fíjense en la columna “Balance” de esta
ventana, en ella
aparecen los cargos que lleva nuestro cliente hasta el día de hoy.
Seleccionamos el botón “Check-Out” para realizar la facturación y la
salida del cliente. Nos
aparecerá una ventana con tres opciones.
Manual del alumno – Fidelio Suite v. 7
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Seleccionamos la opción “Check-Out Normal”. Nos aparecerá la ventana
de Pagos donde el
cliente abona todos los cargos que tiene. En este caso el abono lo va
a realizar en metálico
(“Cash”). Una realizado el pago pulsamos el botón “Cargar”. En este
momento, micros-fidelio
esta generando la factura del cliente para poder ser impresa. Como no
vamos a imprimir la
factura, cerramos la ventana de impresión.
Micros-fidelio nos muestra la ventana de facturación del cliente,
estando en sombreado
aquellos cargos que ya han sido abonados y para los cuales se ha
generado la factura. En este
caso todos.
TAURO ETILICO
Jul 9, 2011, 9:23:56 PM7/9/11
to ADMINISTRACION HOTELERA
El Punto de Equilibrio y las estrategias hoteleras
El punto de equilibrio o relación costo-volumen-utilidad
Como la utilidad se puede ver impactada por la estructura de costos en
relación a las ventas, es necesario conocer esos efectos y poder
planificar las utilidades e incluso hacer mejores presupuestos.
Ha surgido entonces una herramienta de análisis de sensibilidad
llamado el Punto de Equilibrio el cual sería el nivel de ventas en que
la utilidad es igual a cero. Este punto de equilibrio se transforma en
un margen crítico de seguridad indicando la capacidad utilizada de la
capacidad instalada ( por lo general el 35% de ocupación) para que el
hotel no obtenga ni pérdidas ni ganancias, pues debajo de ese
porcentaje entraría en el área de pérdidas y por encima de ese
porcentaje en el área de las ganancias. Para aplicar la metodología es
necesario clasificar en la mejor forma posible a los costos en fijos y
variables, apoyando en el Estado de Resultado (o Estado de Pérdidas y
Ganancias del Hotel), obtener los volúmenes de vetas y los precios o
tarifas.
Solamente para ilustrar el tema supongamos un hotel de 120
habitaciones (un hotel especial lujoso) y que sólo ofrece alojamiento,
presenta estos resultados mensuales:
Venta de alojamientos : US$ 269.568
Costos variables : US$ 65.098
Margen de contribución US$ 204.470
Costo fijo : US$ 114.014
Utilidad operativa US$ 90.456
Supongamos que los datos anteriores resultan de trabajar al 65% de
ocupación, es decir:
120 x 0,65 x 30 noches = 2.340 habitaciones y una tarifa media de
digamos US$ 115.
Para analizar la relación costo-volumen-utilidad, identificamos los
siguientes datos:
Tarifa = US$ 115
Costo Variable por habitación ocupada = US$ 27,82
Costo fijo mensual = US$ ll4.014
Volumen de ocupación = 2.340 habitaciones
La ocupación en el punto de equilibrio con estos datos es igual a :
Pe = costo fijo / tarifa – costo variable por hab.ocupada
Pe = US$ 114.014 / US$ 115 – US$ 27,82
Pe = US$ 114.014 / 87,18
Pe = 1.308 habitaciones al mes
Si 2.340 habitaciones mensuales corresponde al 65% de ocupación,
entonces 1.308 habitaciones al mes corresponde a: 1.308 x 0,65 / 2.340
= 36,33%. Como el margen de contribución estimado por habitación
vendida es de US$ 115 menos US$ 27,82 = US$ 87,18, entonces este valor
de US$ 87,18 x 1.308 habitaciones en el punto de equilibrio= el valor
de US$ 114,031 que son más o menos los costos fijos. O sea que al
vender sólo 1.308 habitaciones al mes sólo se cubren los costos fijos
y la utilidad es cero.
Venta de 1.308 habitaciones al mes a la tarifa de US$ 115 = US$
150.420
Costo variable por habitación ocupada US$ 27,82 x 1.308 = US$ 36.389
Margen de contribución: 150.420 menos 36.389 = US$ = US$ 114.031
Si el punto de equilibrio es del 36% el margen de seguridad máximo es
igual a :
100% menos 36% = 64%
Al incluir en el cálculo otros costos fijos como los gastos
financieros, impuesto a la actividad hotelera, seguros, depreciación y
amortización de los gastos diferidos, el punto de equilibrio se eleva
y es mayor del 35%.
En este caso la tarifa en el punto de equilibrio es igual a :
Tarifa = (costos fijos + utilidad operativa / habitaciones) + costo
variable por hab.
Tarifa = (US$ 114.014 + 90.455 / 2.340) +US$27,82
Tarifa = (US$ 204.469 / 2.340) + US$ 27,82
Tarifa = US$ 87,40 + US$ 27,82 = US$ 115
Si la gerencia hotelera se establece una meta presupuestaria de querer
lograr no US$ 90.455 de utilidad sino US$ 100.000 de utilidad, la
pregunta es : ¿cuál debe ser entonces la tarifa por habitación
ocupada ?
Tarifa = US$ 114.014 + US$ 100.000 / 2.340 ) + US$ 27,82
Tarifa = US$ 119 por habitación ocupada
Es decir que elevar la tarifa por habitación ocupada en un 3,5% podría
lograr la utilidad esperada de US$100.000, lo cual indica que crecería
esa utilidad en un 11%.; pero para esta estrategia se necesitaría tal
vez bajar los costos fijos. ¿Cuál sería su monto?
Costo fijo = 2.340 hab. ( US$ 115 menos US$ 27,82) menos US$ 100.000
Costos fijo = 2.340 (US$ 87,18) menos US$ 100.000
Costos fijos =US$ 204.000 – US$ 100.000
Costos fijos =US$ 104.000
Es necesario entonces disminuir los costos fijos en 8,9% para obtener
un incremento de la utilidad del 11%.
Finalmente, otra pregunta clave para diseñar una estrategia es la
siguiente : ¿ En que % se debe incrementar la ocupación para lograr el
incremento del 11% de la utilidad?
Ocupación = US$ 100.000 + US$ 114.014 / US$ 115 – US$ 27,82
Ocupación = US$ 214,014 / US$ 87,18
Ocupación = 2.455 habitaciones
Si 2.340 habitaciones supone trabajar al 65%, entonces las 2.455
habitaciones supone trabajar al 68% de capacidad. O sea , es necesario
incrementar en un 5% la ocupación para lograr un incremento del 11% de
la utilidad operativa.
Con todos los datos para lograr la estrategia de elevar la utilidad en
un 11%, se pueden estimar los coeficientes de sensibilidad de uno de
los componentes o variables, suponiendo que los demás permanecen
iguales o constantes.
La sensibilidad de la tarifa es como sigue : 11% / 3.5% = 3.1%; o sea:
el 1% de incremento de la tarifa afecta en 3,1% el incremento de la
utilidad, o lo que e lo mismo si la tarifa se elevara en un 10% el
efecto en la utilidad sería del 30,1% ; en valores absolutos sería que
con una tarifa de US$ 126,5 , se lograría una utilidad no de US$ 90.
456 sino US$ 117.593. .
La sensibilidad de la ocupación es como sigue : 11% / 5% = 2,2%; o
sea: que un 1% de incremento de la ocupación se traduce en un aumento
de la utilidad en un 2,2%, o lo que es lo mismo que un 10% de
incremento en la ocupación elevaría la utilidad en un 22 %. Habría que
vender al mes 2.574 habitaciones ( trabajar al 72% de ocupación) pues
entonces se genera una utilidad igual a US$ 110.356.
Las otras sensibilidades son las siguientes : 11% / 8,9% = 1,24 para
los costos fijos; y la sensibilidad de los costos variables es : 11% /
14,7% = 0,75.
Recordemos que en este ejemplo que el margen de contribución era de US
$ 204.470 y que la utilidad era igual a US$ 90.456. Si dividimos el
margen de contribución entre la utilidad operativa nos arroja una
relación que se llama el apalancamiento operativo , en este caso igual
2.26 . Esto indica que un incremento del 10% en las ventas de este
hotel generaría un 22,6% de incremento en la utilidad.
En un hotel el departamento de Alimentos & Bebidas es muy importante.
Supongamos que el hotel de 120 habitaciones cuenta con un restaurante
de 72 plazas o puestos, o sea 18 mesas de 4 puestos cada una. Además
se conoce que el consumo promedio en este restaurante del hotel es de
US$ 12 . Durante un mes los resultados reportados fueron :
Ventas de A&B US$ 45.324
Costo variable US$ US$ 17.676
Margen de contribución US$ 27.648
Costo fijo mes US$ 19.489
Utilidad operativa US$ 8.159
Entonces con estos datos las ventas en el punto de equilibrio del
restaurante es:
Los costos variables representan el 39% de las ventas. Por lo que,
Ventas en el punto de equilibrio = costo fijo / 1 – % de costo
variable
Ventas en el pto. de equilibrio = US$ 19.489 / 1 – 0,39
Ventas en el pto. de equilibrio = US$ 31,949
El restaurante requiere vender al mes US$ 32 millones para lograr su
punto de equilibrio.
Si el gerente de este departamento se establece la estrategia de
obtener una utilidad no de US$ 8.159 sino de US$ 12.000 o sea un 47%
de incremento, entonces debe generar ventas en el restaurante al mes
de US$ 51.613 (digamos 52.000, o sea el 14% más). Pero si no es
posible elevar las ventas, porque el mercado no es muy bueno, tendría
que plantearse el objetivo de disminuir los costos fijos y llevarlos
entonces a US$ 15.648 (o sea un decremento del 20%). Pero también la
opción puede ser disminuir los costos variables y llevarlo al 31% de
las ventas ( o sea bajarlo en US$ 3.626 o sea en un 22%).
Los estimados han sido así :
Ventas = US$ 19.489 + US$ 12.000 / 0,61 = US$ 51.613
Costo fijo = US$ 45.324 (0,61) menos US$ 12.000 = US$ 15.648
Margen de contribución = US$ 19.489 + US$ 12.000 / US$ 45.324
Margen de contribución = 0,695
Costo variable – 1 menos 0,695
Costos variable = 0, 305 (30,5%)
Nos debemos recordar que el costo variable anteriormente era igual al
39% de ventas y se requiere ahora llevarlo a 31% de ventas ( o sea en
8 puntos porcentuales menos). Si las ventas eran igual a US$ 45.324
entonces x 0,08 = US$ 3.626 debe bajar los costos variables o sea que
en vez de US$ 17.676 que eran tendrían que ser US$ 14.050.
Con este instrumento o herramienta de análisis, se pueden asignar
responsabilidades departamentales para el logre de un determinado
objetivo estratégico.
El Punto de Equilibrio y las estrategias hoteleras
El punto de equilibrio o relación costo-volumen-utilidad
Como la utilidad se puede ver impactada por la estructura de costos en
relación a las ventas, es necesario conocer esos efectos y poder
planificar las utilidades e incluso hacer mejores presupuestos.
Ha surgido entonces una herramienta de análisis de sensibilidad
llamado el Punto de Equilibrio el cual sería el nivel de ventas en que
la utilidad es igual a cero. Este punto de equilibrio se transforma en
un margen crítico de seguridad indicando la capacidad utilizada de la
capacidad instalada ( por lo general el 35% de ocupación) para que el
hotel no obtenga ni pérdidas ni ganancias, pues debajo de ese
porcentaje entraría en el área de pérdidas y por encima de ese
porcentaje en el área de las ganancias. Para aplicar la metodología es
necesario clasificar en la mejor forma posible a los costos en fijos y
variables, apoyando en el Estado de Resultado (o Estado de Pérdidas y
Ganancias del Hotel), obtener los volúmenes de vetas y los precios o
tarifas.
Solamente para ilustrar el tema supongamos un hotel de 120
habitaciones (un hotel especial lujoso) y que sólo ofrece alojamiento,
presenta estos resultados mensuales:
Venta de alojamientos : US$ 269.568
Costos variables : US$ 65.098
Margen de contribución US$ 204.470
Costo fijo : US$ 114.014
Utilidad operativa US$ 90.456
Supongamos que los datos anteriores resultan de trabajar al 65% de
ocupación, es decir:
120 x 0,65 x 30 noches = 2.340 habitaciones y una tarifa media de
digamos US$ 115.
Para analizar la relación costo-volumen-utilidad, identificamos los
siguientes datos:
Tarifa = US$ 115
Costo Variable por habitación ocupada = US$ 27,82
Costo fijo mensual = US$ ll4.014
Volumen de ocupación = 2.340 habitaciones
La ocupación en el punto de equilibrio con estos datos es igual a :
Pe = costo fijo / tarifa – costo variable por hab.ocupada
Pe = US$ 114.014 / US$ 115 – US$ 27,82
Pe = US$ 114.014 / 87,18
Pe = 1.308 habitaciones al mes
Si 2.340 habitaciones mensuales corresponde al 65% de ocupación,
entonces 1.308 habitaciones al mes corresponde a: 1.308 x 0,65 / 2.340
= 36,33%. Como el margen de contribución estimado por habitación
vendida es de US$ 115 menos US$ 27,82 = US$ 87,18, entonces este valor
de US$ 87,18 x 1.308 habitaciones en el punto de equilibrio= el valor
de US$ 114,031 que son más o menos los costos fijos. O sea que al
vender sólo 1.308 habitaciones al mes sólo se cubren los costos fijos
y la utilidad es cero.
Venta de 1.308 habitaciones al mes a la tarifa de US$ 115 = US$
150.420
Costo variable por habitación ocupada US$ 27,82 x 1.308 = US$ 36.389
Margen de contribución: 150.420 menos 36.389 = US$ = US$ 114.031
Si el punto de equilibrio es del 36% el margen de seguridad máximo es
igual a :
100% menos 36% = 64%
Al incluir en el cálculo otros costos fijos como los gastos
financieros, impuesto a la actividad hotelera, seguros, depreciación y
amortización de los gastos diferidos, el punto de equilibrio se eleva
y es mayor del 35%.
En este caso la tarifa en el punto de equilibrio es igual a :
Tarifa = (costos fijos + utilidad operativa / habitaciones) + costo
variable por hab.
Tarifa = (US$ 114.014 + 90.455 / 2.340) +US$27,82
Tarifa = (US$ 204.469 / 2.340) + US$ 27,82
Tarifa = US$ 87,40 + US$ 27,82 = US$ 115
Si la gerencia hotelera se establece una meta presupuestaria de querer
lograr no US$ 90.455 de utilidad sino US$ 100.000 de utilidad, la
pregunta es : ¿cuál debe ser entonces la tarifa por habitación
ocupada ?
Tarifa = US$ 114.014 + US$ 100.000 / 2.340 ) + US$ 27,82
Tarifa = US$ 119 por habitación ocupada
Es decir que elevar la tarifa por habitación ocupada en un 3,5% podría
lograr la utilidad esperada de US$100.000, lo cual indica que crecería
esa utilidad en un 11%.; pero para esta estrategia se necesitaría tal
vez bajar los costos fijos. ¿Cuál sería su monto?
Costo fijo = 2.340 hab. ( US$ 115 menos US$ 27,82) menos US$ 100.000
Costos fijo = 2.340 (US$ 87,18) menos US$ 100.000
Costos fijos =US$ 204.000 – US$ 100.000
Costos fijos =US$ 104.000
Es necesario entonces disminuir los costos fijos en 8,9% para obtener
un incremento de la utilidad del 11%.
Finalmente, otra pregunta clave para diseñar una estrategia es la
siguiente : ¿ En que % se debe incrementar la ocupación para lograr el
incremento del 11% de la utilidad?
Ocupación = US$ 100.000 + US$ 114.014 / US$ 115 – US$ 27,82
Ocupación = US$ 214,014 / US$ 87,18
Ocupación = 2.455 habitaciones
Si 2.340 habitaciones supone trabajar al 65%, entonces las 2.455
habitaciones supone trabajar al 68% de capacidad. O sea , es necesario
incrementar en un 5% la ocupación para lograr un incremento del 11% de
la utilidad operativa.
Con todos los datos para lograr la estrategia de elevar la utilidad en
un 11%, se pueden estimar los coeficientes de sensibilidad de uno de
los componentes o variables, suponiendo que los demás permanecen
iguales o constantes.
La sensibilidad de la tarifa es como sigue : 11% / 3.5% = 3.1%; o sea:
el 1% de incremento de la tarifa afecta en 3,1% el incremento de la
utilidad, o lo que e lo mismo si la tarifa se elevara en un 10% el
efecto en la utilidad sería del 30,1% ; en valores absolutos sería que
con una tarifa de US$ 126,5 , se lograría una utilidad no de US$ 90.
456 sino US$ 117.593. .
La sensibilidad de la ocupación es como sigue : 11% / 5% = 2,2%; o
sea: que un 1% de incremento de la ocupación se traduce en un aumento
de la utilidad en un 2,2%, o lo que es lo mismo que un 10% de
incremento en la ocupación elevaría la utilidad en un 22 %. Habría que
vender al mes 2.574 habitaciones ( trabajar al 72% de ocupación) pues
entonces se genera una utilidad igual a US$ 110.356.
Las otras sensibilidades son las siguientes : 11% / 8,9% = 1,24 para
los costos fijos; y la sensibilidad de los costos variables es : 11% /
14,7% = 0,75.
Recordemos que en este ejemplo que el margen de contribución era de US
$ 204.470 y que la utilidad era igual a US$ 90.456. Si dividimos el
margen de contribución entre la utilidad operativa nos arroja una
relación que se llama el apalancamiento operativo , en este caso igual
2.26 . Esto indica que un incremento del 10% en las ventas de este
hotel generaría un 22,6% de incremento en la utilidad.
En un hotel el departamento de Alimentos & Bebidas es muy importante.
Supongamos que el hotel de 120 habitaciones cuenta con un restaurante
de 72 plazas o puestos, o sea 18 mesas de 4 puestos cada una. Además
se conoce que el consumo promedio en este restaurante del hotel es de
US$ 12 . Durante un mes los resultados reportados fueron :
Ventas de A&B US$ 45.324
Costo variable US$ US$ 17.676
Margen de contribución US$ 27.648
Costo fijo mes US$ 19.489
Utilidad operativa US$ 8.159
Entonces con estos datos las ventas en el punto de equilibrio del
restaurante es:
Los costos variables representan el 39% de las ventas. Por lo que,
Ventas en el punto de equilibrio = costo fijo / 1 – % de costo
variable
Ventas en el pto. de equilibrio = US$ 19.489 / 1 – 0,39
Ventas en el pto. de equilibrio = US$ 31,949
El restaurante requiere vender al mes US$ 32 millones para lograr su
punto de equilibrio.
Si el gerente de este departamento se establece la estrategia de
obtener una utilidad no de US$ 8.159 sino de US$ 12.000 o sea un 47%
de incremento, entonces debe generar ventas en el restaurante al mes
de US$ 51.613 (digamos 52.000, o sea el 14% más). Pero si no es
posible elevar las ventas, porque el mercado no es muy bueno, tendría
que plantearse el objetivo de disminuir los costos fijos y llevarlos
entonces a US$ 15.648 (o sea un decremento del 20%). Pero también la
opción puede ser disminuir los costos variables y llevarlo al 31% de
las ventas ( o sea bajarlo en US$ 3.626 o sea en un 22%).
Los estimados han sido así :
Ventas = US$ 19.489 + US$ 12.000 / 0,61 = US$ 51.613
Costo fijo = US$ 45.324 (0,61) menos US$ 12.000 = US$ 15.648
Margen de contribución = US$ 19.489 + US$ 12.000 / US$ 45.324
Margen de contribución = 0,695
Costo variable – 1 menos 0,695
Costos variable = 0, 305 (30,5%)
Nos debemos recordar que el costo variable anteriormente era igual al
39% de ventas y se requiere ahora llevarlo a 31% de ventas ( o sea en
8 puntos porcentuales menos). Si las ventas eran igual a US$ 45.324
entonces x 0,08 = US$ 3.626 debe bajar los costos variables o sea que
en vez de US$ 17.676 que eran tendrían que ser US$ 14.050.
Con este instrumento o herramienta de análisis, se pueden asignar
responsabilidades departamentales para el logre de un determinado
objetivo estratégico.
El punto de equilibrio o relación costo-volumen-utilidad
Como la utilidad se puede ver impactada por la estructura de costos en
relación a las ventas, es necesario conocer esos efectos y poder
planificar las utilidades e incluso hacer mejores presupuestos.
Ha surgido entonces una herramienta de análisis de sensibilidad
llamado el Punto de Equilibrio el cual sería el nivel de ventas en que
la utilidad es igual a cero. Este punto de equilibrio se transforma en
un margen crítico de seguridad indicando la capacidad utilizada de la
capacidad instalada ( por lo general el 35% de ocupación) para que el
hotel no obtenga ni pérdidas ni ganancias, pues debajo de ese
porcentaje entraría en el área de pérdidas y por encima de ese
porcentaje en el área de las ganancias. Para aplicar la metodología es
necesario clasificar en la mejor forma posible a los costos en fijos y
variables, apoyando en el Estado de Resultado (o Estado de Pérdidas y
Ganancias del Hotel), obtener los volúmenes de vetas y los precios o
tarifas.
Solamente para ilustrar el tema supongamos un hotel de 120
habitaciones (un hotel especial lujoso) y que sólo ofrece alojamiento,
presenta estos resultados mensuales:
Venta de alojamientos : US$ 269.568
Costos variables : US$ 65.098
Margen de contribución US$ 204.470
Costo fijo : US$ 114.014
Utilidad operativa US$ 90.456
Supongamos que los datos anteriores resultan de trabajar al 65% de
ocupación, es decir:
120 x 0,65 x 30 noches = 2.340 habitaciones y una tarifa media de
digamos US$ 115.
Para analizar la relación costo-volumen-utilidad, identificamos los
siguientes datos:
Tarifa = US$ 115
Costo Variable por habitación ocupada = US$ 27,82
Costo fijo mensual = US$ ll4.014
Volumen de ocupación = 2.340 habitaciones
La ocupación en el punto de equilibrio con estos datos es igual a :
Pe = costo fijo / tarifa – costo variable por hab.ocupada
Pe = US$ 114.014 / US$ 115 – US$ 27,82
Pe = US$ 114.014 / 87,18
Pe = 1.308 habitaciones al mes
Si 2.340 habitaciones mensuales corresponde al 65% de ocupación,
entonces 1.308 habitaciones al mes corresponde a: 1.308 x 0,65 / 2.340
= 36,33%. Como el margen de contribución estimado por habitación
vendida es de US$ 115 menos US$ 27,82 = US$ 87,18, entonces este valor
de US$ 87,18 x 1.308 habitaciones en el punto de equilibrio= el valor
de US$ 114,031 que son más o menos los costos fijos. O sea que al
vender sólo 1.308 habitaciones al mes sólo se cubren los costos fijos
y la utilidad es cero.
Venta de 1.308 habitaciones al mes a la tarifa de US$ 115 = US$
150.420
Costo variable por habitación ocupada US$ 27,82 x 1.308 = US$ 36.389
Margen de contribución: 150.420 menos 36.389 = US$ = US$ 114.031
Si el punto de equilibrio es del 36% el margen de seguridad máximo es
igual a :
100% menos 36% = 64%
Al incluir en el cálculo otros costos fijos como los gastos
financieros, impuesto a la actividad hotelera, seguros, depreciación y
amortización de los gastos diferidos, el punto de equilibrio se eleva
y es mayor del 35%.
En este caso la tarifa en el punto de equilibrio es igual a :
Tarifa = (costos fijos + utilidad operativa / habitaciones) + costo
variable por hab.
Tarifa = (US$ 114.014 + 90.455 / 2.340) +US$27,82
Tarifa = (US$ 204.469 / 2.340) + US$ 27,82
Tarifa = US$ 87,40 + US$ 27,82 = US$ 115
Si la gerencia hotelera se establece una meta presupuestaria de querer
lograr no US$ 90.455 de utilidad sino US$ 100.000 de utilidad, la
pregunta es : ¿cuál debe ser entonces la tarifa por habitación
ocupada ?
Tarifa = US$ 114.014 + US$ 100.000 / 2.340 ) + US$ 27,82
Tarifa = US$ 119 por habitación ocupada
Es decir que elevar la tarifa por habitación ocupada en un 3,5% podría
lograr la utilidad esperada de US$100.000, lo cual indica que crecería
esa utilidad en un 11%.; pero para esta estrategia se necesitaría tal
vez bajar los costos fijos. ¿Cuál sería su monto?
Costo fijo = 2.340 hab. ( US$ 115 menos US$ 27,82) menos US$ 100.000
Costos fijo = 2.340 (US$ 87,18) menos US$ 100.000
Costos fijos =US$ 204.000 – US$ 100.000
Costos fijos =US$ 104.000
Es necesario entonces disminuir los costos fijos en 8,9% para obtener
un incremento de la utilidad del 11%.
Finalmente, otra pregunta clave para diseñar una estrategia es la
siguiente : ¿ En que % se debe incrementar la ocupación para lograr el
incremento del 11% de la utilidad?
Ocupación = US$ 100.000 + US$ 114.014 / US$ 115 – US$ 27,82
Ocupación = US$ 214,014 / US$ 87,18
Ocupación = 2.455 habitaciones
Si 2.340 habitaciones supone trabajar al 65%, entonces las 2.455
habitaciones supone trabajar al 68% de capacidad. O sea , es necesario
incrementar en un 5% la ocupación para lograr un incremento del 11% de
la utilidad operativa.
Con todos los datos para lograr la estrategia de elevar la utilidad en
un 11%, se pueden estimar los coeficientes de sensibilidad de uno de
los componentes o variables, suponiendo que los demás permanecen
iguales o constantes.
La sensibilidad de la tarifa es como sigue : 11% / 3.5% = 3.1%; o sea:
el 1% de incremento de la tarifa afecta en 3,1% el incremento de la
utilidad, o lo que e lo mismo si la tarifa se elevara en un 10% el
efecto en la utilidad sería del 30,1% ; en valores absolutos sería que
con una tarifa de US$ 126,5 , se lograría una utilidad no de US$ 90.
456 sino US$ 117.593. .
La sensibilidad de la ocupación es como sigue : 11% / 5% = 2,2%; o
sea: que un 1% de incremento de la ocupación se traduce en un aumento
de la utilidad en un 2,2%, o lo que es lo mismo que un 10% de
incremento en la ocupación elevaría la utilidad en un 22 %. Habría que
vender al mes 2.574 habitaciones ( trabajar al 72% de ocupación) pues
entonces se genera una utilidad igual a US$ 110.356.
Las otras sensibilidades son las siguientes : 11% / 8,9% = 1,24 para
los costos fijos; y la sensibilidad de los costos variables es : 11% /
14,7% = 0,75.
Recordemos que en este ejemplo que el margen de contribución era de US
$ 204.470 y que la utilidad era igual a US$ 90.456. Si dividimos el
margen de contribución entre la utilidad operativa nos arroja una
relación que se llama el apalancamiento operativo , en este caso igual
2.26 . Esto indica que un incremento del 10% en las ventas de este
hotel generaría un 22,6% de incremento en la utilidad.
En un hotel el departamento de Alimentos & Bebidas es muy importante.
Supongamos que el hotel de 120 habitaciones cuenta con un restaurante
de 72 plazas o puestos, o sea 18 mesas de 4 puestos cada una. Además
se conoce que el consumo promedio en este restaurante del hotel es de
US$ 12 . Durante un mes los resultados reportados fueron :
Ventas de A&B US$ 45.324
Costo variable US$ US$ 17.676
Margen de contribución US$ 27.648
Costo fijo mes US$ 19.489
Utilidad operativa US$ 8.159
Entonces con estos datos las ventas en el punto de equilibrio del
restaurante es:
Los costos variables representan el 39% de las ventas. Por lo que,
Ventas en el punto de equilibrio = costo fijo / 1 – % de costo
variable
Ventas en el pto. de equilibrio = US$ 19.489 / 1 – 0,39
Ventas en el pto. de equilibrio = US$ 31,949
El restaurante requiere vender al mes US$ 32 millones para lograr su
punto de equilibrio.
Si el gerente de este departamento se establece la estrategia de
obtener una utilidad no de US$ 8.159 sino de US$ 12.000 o sea un 47%
de incremento, entonces debe generar ventas en el restaurante al mes
de US$ 51.613 (digamos 52.000, o sea el 14% más). Pero si no es
posible elevar las ventas, porque el mercado no es muy bueno, tendría
que plantearse el objetivo de disminuir los costos fijos y llevarlos
entonces a US$ 15.648 (o sea un decremento del 20%). Pero también la
opción puede ser disminuir los costos variables y llevarlo al 31% de
las ventas ( o sea bajarlo en US$ 3.626 o sea en un 22%).
Los estimados han sido así :
Ventas = US$ 19.489 + US$ 12.000 / 0,61 = US$ 51.613
Costo fijo = US$ 45.324 (0,61) menos US$ 12.000 = US$ 15.648
Margen de contribución = US$ 19.489 + US$ 12.000 / US$ 45.324
Margen de contribución = 0,695
Costo variable – 1 menos 0,695
Costos variable = 0, 305 (30,5%)
Nos debemos recordar que el costo variable anteriormente era igual al
39% de ventas y se requiere ahora llevarlo a 31% de ventas ( o sea en
8 puntos porcentuales menos). Si las ventas eran igual a US$ 45.324
entonces x 0,08 = US$ 3.626 debe bajar los costos variables o sea que
en vez de US$ 17.676 que eran tendrían que ser US$ 14.050.
Con este instrumento o herramienta de análisis, se pueden asignar
responsabilidades departamentales para el logre de un determinado
objetivo estratégico.
El Punto de Equilibrio y las estrategias hoteleras
El punto de equilibrio o relación costo-volumen-utilidad
Como la utilidad se puede ver impactada por la estructura de costos en
relación a las ventas, es necesario conocer esos efectos y poder
planificar las utilidades e incluso hacer mejores presupuestos.
Ha surgido entonces una herramienta de análisis de sensibilidad
llamado el Punto de Equilibrio el cual sería el nivel de ventas en que
la utilidad es igual a cero. Este punto de equilibrio se transforma en
un margen crítico de seguridad indicando la capacidad utilizada de la
capacidad instalada ( por lo general el 35% de ocupación) para que el
hotel no obtenga ni pérdidas ni ganancias, pues debajo de ese
porcentaje entraría en el área de pérdidas y por encima de ese
porcentaje en el área de las ganancias. Para aplicar la metodología es
necesario clasificar en la mejor forma posible a los costos en fijos y
variables, apoyando en el Estado de Resultado (o Estado de Pérdidas y
Ganancias del Hotel), obtener los volúmenes de vetas y los precios o
tarifas.
Solamente para ilustrar el tema supongamos un hotel de 120
habitaciones (un hotel especial lujoso) y que sólo ofrece alojamiento,
presenta estos resultados mensuales:
Venta de alojamientos : US$ 269.568
Costos variables : US$ 65.098
Margen de contribución US$ 204.470
Costo fijo : US$ 114.014
Utilidad operativa US$ 90.456
Supongamos que los datos anteriores resultan de trabajar al 65% de
ocupación, es decir:
120 x 0,65 x 30 noches = 2.340 habitaciones y una tarifa media de
digamos US$ 115.
Para analizar la relación costo-volumen-utilidad, identificamos los
siguientes datos:
Tarifa = US$ 115
Costo Variable por habitación ocupada = US$ 27,82
Costo fijo mensual = US$ ll4.014
Volumen de ocupación = 2.340 habitaciones
La ocupación en el punto de equilibrio con estos datos es igual a :
Pe = costo fijo / tarifa – costo variable por hab.ocupada
Pe = US$ 114.014 / US$ 115 – US$ 27,82
Pe = US$ 114.014 / 87,18
Pe = 1.308 habitaciones al mes
Si 2.340 habitaciones mensuales corresponde al 65% de ocupación,
entonces 1.308 habitaciones al mes corresponde a: 1.308 x 0,65 / 2.340
= 36,33%. Como el margen de contribución estimado por habitación
vendida es de US$ 115 menos US$ 27,82 = US$ 87,18, entonces este valor
de US$ 87,18 x 1.308 habitaciones en el punto de equilibrio= el valor
de US$ 114,031 que son más o menos los costos fijos. O sea que al
vender sólo 1.308 habitaciones al mes sólo se cubren los costos fijos
y la utilidad es cero.
Venta de 1.308 habitaciones al mes a la tarifa de US$ 115 = US$
150.420
Costo variable por habitación ocupada US$ 27,82 x 1.308 = US$ 36.389
Margen de contribución: 150.420 menos 36.389 = US$ = US$ 114.031
Si el punto de equilibrio es del 36% el margen de seguridad máximo es
igual a :
100% menos 36% = 64%
Al incluir en el cálculo otros costos fijos como los gastos
financieros, impuesto a la actividad hotelera, seguros, depreciación y
amortización de los gastos diferidos, el punto de equilibrio se eleva
y es mayor del 35%.
En este caso la tarifa en el punto de equilibrio es igual a :
Tarifa = (costos fijos + utilidad operativa / habitaciones) + costo
variable por hab.
Tarifa = (US$ 114.014 + 90.455 / 2.340) +US$27,82
Tarifa = (US$ 204.469 / 2.340) + US$ 27,82
Tarifa = US$ 87,40 + US$ 27,82 = US$ 115
Si la gerencia hotelera se establece una meta presupuestaria de querer
lograr no US$ 90.455 de utilidad sino US$ 100.000 de utilidad, la
pregunta es : ¿cuál debe ser entonces la tarifa por habitación
ocupada ?
Tarifa = US$ 114.014 + US$ 100.000 / 2.340 ) + US$ 27,82
Tarifa = US$ 119 por habitación ocupada
Es decir que elevar la tarifa por habitación ocupada en un 3,5% podría
lograr la utilidad esperada de US$100.000, lo cual indica que crecería
esa utilidad en un 11%.; pero para esta estrategia se necesitaría tal
vez bajar los costos fijos. ¿Cuál sería su monto?
Costo fijo = 2.340 hab. ( US$ 115 menos US$ 27,82) menos US$ 100.000
Costos fijo = 2.340 (US$ 87,18) menos US$ 100.000
Costos fijos =US$ 204.000 – US$ 100.000
Costos fijos =US$ 104.000
Es necesario entonces disminuir los costos fijos en 8,9% para obtener
un incremento de la utilidad del 11%.
Finalmente, otra pregunta clave para diseñar una estrategia es la
siguiente : ¿ En que % se debe incrementar la ocupación para lograr el
incremento del 11% de la utilidad?
Ocupación = US$ 100.000 + US$ 114.014 / US$ 115 – US$ 27,82
Ocupación = US$ 214,014 / US$ 87,18
Ocupación = 2.455 habitaciones
Si 2.340 habitaciones supone trabajar al 65%, entonces las 2.455
habitaciones supone trabajar al 68% de capacidad. O sea , es necesario
incrementar en un 5% la ocupación para lograr un incremento del 11% de
la utilidad operativa.
Con todos los datos para lograr la estrategia de elevar la utilidad en
un 11%, se pueden estimar los coeficientes de sensibilidad de uno de
los componentes o variables, suponiendo que los demás permanecen
iguales o constantes.
La sensibilidad de la tarifa es como sigue : 11% / 3.5% = 3.1%; o sea:
el 1% de incremento de la tarifa afecta en 3,1% el incremento de la
utilidad, o lo que e lo mismo si la tarifa se elevara en un 10% el
efecto en la utilidad sería del 30,1% ; en valores absolutos sería que
con una tarifa de US$ 126,5 , se lograría una utilidad no de US$ 90.
456 sino US$ 117.593. .
La sensibilidad de la ocupación es como sigue : 11% / 5% = 2,2%; o
sea: que un 1% de incremento de la ocupación se traduce en un aumento
de la utilidad en un 2,2%, o lo que es lo mismo que un 10% de
incremento en la ocupación elevaría la utilidad en un 22 %. Habría que
vender al mes 2.574 habitaciones ( trabajar al 72% de ocupación) pues
entonces se genera una utilidad igual a US$ 110.356.
Las otras sensibilidades son las siguientes : 11% / 8,9% = 1,24 para
los costos fijos; y la sensibilidad de los costos variables es : 11% /
14,7% = 0,75.
Recordemos que en este ejemplo que el margen de contribución era de US
$ 204.470 y que la utilidad era igual a US$ 90.456. Si dividimos el
margen de contribución entre la utilidad operativa nos arroja una
relación que se llama el apalancamiento operativo , en este caso igual
2.26 . Esto indica que un incremento del 10% en las ventas de este
hotel generaría un 22,6% de incremento en la utilidad.
En un hotel el departamento de Alimentos & Bebidas es muy importante.
Supongamos que el hotel de 120 habitaciones cuenta con un restaurante
de 72 plazas o puestos, o sea 18 mesas de 4 puestos cada una. Además
se conoce que el consumo promedio en este restaurante del hotel es de
US$ 12 . Durante un mes los resultados reportados fueron :
Ventas de A&B US$ 45.324
Costo variable US$ US$ 17.676
Margen de contribución US$ 27.648
Costo fijo mes US$ 19.489
Utilidad operativa US$ 8.159
Entonces con estos datos las ventas en el punto de equilibrio del
restaurante es:
Los costos variables representan el 39% de las ventas. Por lo que,
Ventas en el punto de equilibrio = costo fijo / 1 – % de costo
variable
Ventas en el pto. de equilibrio = US$ 19.489 / 1 – 0,39
Ventas en el pto. de equilibrio = US$ 31,949
El restaurante requiere vender al mes US$ 32 millones para lograr su
punto de equilibrio.
Si el gerente de este departamento se establece la estrategia de
obtener una utilidad no de US$ 8.159 sino de US$ 12.000 o sea un 47%
de incremento, entonces debe generar ventas en el restaurante al mes
de US$ 51.613 (digamos 52.000, o sea el 14% más). Pero si no es
posible elevar las ventas, porque el mercado no es muy bueno, tendría
que plantearse el objetivo de disminuir los costos fijos y llevarlos
entonces a US$ 15.648 (o sea un decremento del 20%). Pero también la
opción puede ser disminuir los costos variables y llevarlo al 31% de
las ventas ( o sea bajarlo en US$ 3.626 o sea en un 22%).
Los estimados han sido así :
Ventas = US$ 19.489 + US$ 12.000 / 0,61 = US$ 51.613
Costo fijo = US$ 45.324 (0,61) menos US$ 12.000 = US$ 15.648
Margen de contribución = US$ 19.489 + US$ 12.000 / US$ 45.324
Margen de contribución = 0,695
Costo variable – 1 menos 0,695
Costos variable = 0, 305 (30,5%)
Nos debemos recordar que el costo variable anteriormente era igual al
39% de ventas y se requiere ahora llevarlo a 31% de ventas ( o sea en
8 puntos porcentuales menos). Si las ventas eran igual a US$ 45.324
entonces x 0,08 = US$ 3.626 debe bajar los costos variables o sea que
en vez de US$ 17.676 que eran tendrían que ser US$ 14.050.
Con este instrumento o herramienta de análisis, se pueden asignar
responsabilidades departamentales para el logre de un determinado
objetivo estratégico.
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