CONTROL OPERACIONAL Y FINANCIERO

[gonzalo]

CONTROL OPERACIONAL Y FINANCIERO
OBJETIVOS
Nos sirve como herramienta de trabajo en el presupuesto que se ha
elbaorado de antemano.
Compras, inventarios, ventas ,credito,nomima,suministros
Contabilidad Huésped
Se refiere a la aplicación de procesos de información que tienen
como objetivo determinar, el acumulado de las cuentas por cobrar,
reflejado en las facturas – huésped, como efecto de los consumos
efectuados por estos.
Información Requerida
Control de ocupación
Facturación de consumos a la cuenta hués-ped
Abonos y cancelaciones efectuadas
Definición del movimiento y saldo de cuenta huésped
Procesos Contabilidad Huésped
Proceso de Control de Ocupación
Certificar la venta de habitaciones del día, a través de la
recopilación de información sobre la ocupación, partiendo de los
procesos de registro huésped, control de ocupación y el movimiento de
reservas del día.

Es efectuado por el recepcionista nocturno, teniendo como base el
listado de huéspedes por habitación y el listado de estado de
habitaciones
Etapas del Proceso de Control de Ocupación
Definir la Ocupación
El recepcionista nocturno debe elaborar el Informe venta de
habitaciones, con base en el rack de habitaciones:
Número de habitaciones ocupadas y personas alojadas
Tarifa asignada, IVA, seguro hotelero y el importe total por
habitación
Comportamiento acumulado de la capacidad instalada y el análisis de
reservas.
Consolidar la Venta de Habitaciones
Consolidar la información del rack de habitaciones por grupo o
convenio, verificando el índice de ocupación y la tarifa aplicada.
Debe definírsele al auditor, el valor a cargar en el día a las cuentas
master que estén activas, teniendo en cuenta llegadas, salidas,
cambios de tarifas y demás novedades que alteren el valor a cargar.
Trasunto Huésped y de Habitaciones
Es una metodología de comprobación que se utiliza para definir el
movimiento de entradas y salidas tanto en número de habitaciones como
de huéspedes así:
Habitaciones (huéspedes) ocupadas hoy =
+ Habitaciones (huéspedes) ocupadas ayer
+ llegadas
– salidas
Procesos Contabilidad Huésped
Proceso de Facturación Caja Recepción
Centraliza la información requerida para conformar la cuenta huésped y
manejar la liquidación de la misma. Desde que se efectúa el registro
huésped se genera una actividad cíclica que consiste en el registro de
todos los consumos realizados y a su vez de los abonos o
liquidaciones de las mismas.
Parte de la responsabilidad de su ejecución descansa especialmente en
el cajero de recepción y en el auditor nocturno.

INFORMACIÓN REQUERIDA

Débitos de la cuenta huésped
Información generada en caja de recepción
Información generada por otros centros de facturación y remitidas
a caja de recepción

INFORMACIÓN REQUERIDA

Créditos de la cuenta huésped
Generación de los créditos de la cuenta huésped
Depósitos
Garantías
Procesos Contabilidad Huésped


MOVIMIENTO DIARIO AUDITORÍA NOCTURNA

Constatar que lo generado como cuenta huésped en los diferentes
centros de facturación esté realmente registrado en la factura o el
movimiento de la cuenta del huésped respectivo.
Etapas del Proceso de la Auditoria Nocturna
Verificación de los débitos de la cuenta huésped (cargos realizados
durante el día)
Verificación de los créditos de la cuenta huésped.
Verificación de la venta de habitaciones.
Verificación del movimiento o trasunto de cuenta huésped
Elaboración de informes y recopilación de información
Informes de Auditoria para Gerencia
Listado de llegadas por reservas al día
Estadísticas de perfil de demanda
Estadísticas de perfil de demanda profesión
Listado de estadísticas por empresas. Se entrega copia a mercadeo
Listado huéspedes
Estado de habitaciones del hotel
Listado de complimentaries y house use
Consolidación de ventas a la fecha.
Informe de ventas de alimentos y bebidas
Consumo promedio de alimentos y bebidas
Resumen general de ventas de alimentos y bebidas
Procesos Facturación de Eventos
Pre-venta
Elaboración contrato
Registro en el libro disponibilidad de salones
Requisitos para la prestación del servicio
Prestación del servicio
Facturación
Definición de formas de pago.
Cierre de la facturación
Registro de factura-ción
Post-venta
Venta abierta
Elaboración y depósito sobre remisión de fondos
Eventos funcionarios
Facturación de Recreación
Objetivo
Establecer los adecuados mecanismos de control para la oportuna
prestación del servicio y la correcta facturación de los diferentes
servicios que se ofrecen en el área.
Procesos
Control de acceso al área
Facturación
Definición de formas de pago
Elaboración y depósito sobre de remisión
Facturación de Ambientes
Garantizar que el producto consumido por el huésped o cliente, sea
reflejado adecuadamente en los ingresos del hotel.
El control de facturación de alimentos y bebidas permite establecer
los procedimientos que aseguren que todo producto terminado,
despachado por el centro de producción y consumido por el demandante,
sea facturado.
Procesos Facturación de Ambientes
Solicitud de pedido en room service
Facturación de room service
Solicitud de pedido en ambientes.
Facturación de ambientes
Cierre de la factura de venta
Registro de facturación
Elaboración y depósito del sobre de remisión de fondos
Control consumo de funcionarios
Recopilación de información
Solicitud de Pedido en Room Service
El proceso se inicia con la llamada telefónica del huésped para
solicitar servicio a la habitación.
El cajero de room service toma el pedido.
La comanda es el medio por el cual se formaliza la solicitud de
pedido. El cajero, retiene el original y entrega las copias al capitán
para que éste entregue al centro de producción: cocina o bar.
Elaboración y Depósito del Sobre Remisión Fondos
Al finalizar su turno, el cajero debe llenar el “sobre de remisión de
fondos”, con todos los valores recibidos.
El “sobre” debe ser depositado frente a un testigo en la cajilla de
seguridad.
El cajero y el testigo deben firmar una planilla donde se relacionan
por turnos cada uno de los sobres depositados, la cual es revisada al
día siguiente por la persona encargada de efectuar el conteo y
consignar los dineros contenidos en el sobre.
Control Consumo de Funcionarios
Cuando se presentan consumos efectuados por funcionarios para
atenciones a clientes o consumos de ejecutivos con derecho a hacer
uso de los restaurantes, se debe elaborar un documento especial
denominado “cheque cuenta funcionarios”, el cual se soporta con la
”comanda”.
Este cheque cuenta se debe hacer firmar por el ejecutivo que hizo el
consumo.
Control Minibar
Permite establecer los procedimientos que aseguren que los alimentos
y bebidas consumidos por el huésped en la habitación sean facturados
adecuadamente sin causar demoras ni traumatismos en el check out.
Su facturación implica la verificación de los productos consumidos, lo
cual conlleva que la última revisión se haga en el momento de la
salida del huésped, demorando el check out.
Se puede hacer check out de honor para los últimos consumos de minibar
agilizando así la salida del huésped.
Proceso Control Minibar
Revisión y registro de consumo de minibar

Facturación

Reposición de minibar en habitaciones
Control de Lavandería
Establecer el proceso de información que garantice el control de
recibo, lavado, planchado y entrega de lencería, mantelería y
uniformes (servicio interno), al igual que el control de recibo,
lavado, planchado, facturación y entrega de ropa huésped
Comprende dos procesos básicos:
Servicio para huéspedes
Servicio Interno
Control de Fotocopias
El servicio de fotocopias se considera un servicio complementario al
de alojamiento y aunque no es un gran generador de ingresos, requiere
un estricto control tanto para la facturación como para el consumo
interno.
Comprende dos procesos básicos:
Proceso facturación venta de fotocopias
Proceso control servicio interno
Control de Teléfono
Concentra la prestación y agilización de comunicación telefónica y
fax, además del registro y control de la venta por la prestación de
servicio al huésped y particulares.
Para tener un buen control, se requiere además del equipo de
conmutación, un programa que haga rastreo de todas las llamadas que
salen del hotel.
Procesos para el Control de Teléfonos y Fax
Proceso facturación llamadas larga distancia huésped
Proceso facturación llamadas larga distancia particulares
Proceso llamadas larga distancia servicio interno.
Proceso de facturación fax enviados
Proceso de fax recibidos
Control de Reservas
Dar a conocer los servicios ofrecidos garantizando que se cumplan los
procesos que aseguren la venta de habitaciones a través de una
adecuada asignación y conocimiento de la capacidad instalada.
Su actividad está centralizada en la verificación de solicitudes y
adjudicación de habitaciones mediante el conocimiento de la
disponibilidad para la venta.
Información para la Gestión de Reservas
Tipo de habitaciones
Servicios que ofrece el hotel y que se pueden ofrecer
Listado de empresas con tarifas y acuerdos especiales
Parámetros de negociación de tarifas
Forecast - Software de reservas
Políticas de crédito
Horarios de transporte cuando se facilita este servicio
Gestión de Reservas
Tipos de Reservas
Reservas Garantizadas
Carta.
Voucher de tarjeta de crédito
Voucher prepagado
Giro o Consignación
Reservas No Garantizadas
Orden de servicio
Medios de Gestión de Reserva
Es el tipo de comunicación que el cliente utiliza para diligenciar la
reserva, siendo los más comunes:
Carta: Asegurando la veracidad y claridad de la información.
Teléfono: Es rápido y permite confirmarla tiene la desventaja de no
asegurar la veracidad, si no se utiliza el fax.
Personal: Ofrece todas las ventajas ya que se clarifica las
necesidades y se confirma inmediatamente si existe disponibilidad.
Intermediación y Fuente de la
Gestión de Reserva
Agencia de Viajes. Pueden ser con o sin depósito
Oficina de Representación Nacional
Sistema Internacional de Reservas
Aerolíneas
Ciclo de Reservas
Proceso de solicitud y confirmación de reservas
Proceso de cambio y cancelación de reservas
Control de Alojamiento
El propósito es verificar aquellos procesos que determinan la
información requerida para conocer la ocupación y la disponibilidad
de habitaciones; es decir: registro huésped, control de ocupación y
salida huésped.
La información que se genera al aplicar los procesos de registro
huésped y control de ocupación, conforman los instrumentos apropiados
para crear la confiabilidad en los ingresos derivados de la venta de
habitaciones
Ciclo Control de Alojamiento

Formatos
Registro Huésped

Tarjeta de registro hotelero- TRH
Registro acompañante
Slip de información
Libro de registro de huésped para el Das
Nota de cambio de habitación
Listado diario de salidas de huésped
Listado de huéspedes por habitación
Listado de huésped por apellido
Listado diario de entrada de huéspedes
Listado de huéspedes y acompañantes por habitación
Listado de huéspedes y acompañantes por apellido

Formatos
Registro Huésped

Listado de Cuentas master Activas
Listado entradas de huéspedes hoy
Listado salidas pendientes a hoy
Listado salidas de huéspedes hoy
Listado huéspedes de la master Numero
Identificador rack de habitaciones
Porta Tarjeta
Vales Alimentación
Directorio de Servicios
Guías de Seguridad
Comment Card
Información caja de seguridad en la habitación
Orden de trabajo

Formatos
Control Ocupación
Reporte de camareras
Informe de ama de llaves
Estado de Habitaciones del hotel o Room Status
Informe discrepancias Ama de llaves
Identificador habitaciones disponibles para la venta
Identificador habitaciones ocupadas
Identificador habitaciones vacías no disponibles para la venta
Identificador habitaciones en mantenimiento o fuera de servicio
Identificador habitaciones reservadas o asignadas
Identificador habitaciones funcionarios

Formatos
Salida huésped (check -out)

Tiquete de check-out,para ser recopilados por la
Sección de Botones

Formatos
Control de Reservas

Reservación
Record de reserva
Forecast (elaborado manualmente)
Forecast ( generado por el sistema)
Inventario de habitaciones
Relación de huéspedes vip
Orden de cortesía- venta especial
Relación pago de comisiones
Over booking