RECIBO DE MERCANCIAS

[gonzalo]

RECIBO DE MERCANCIAS


Objetivo General:
Verificar documentacion,calidad, cantidad, Unidad soñicitadas en las
ordenes de COMPRAS
Entrega de la mercancía por parte del proveedor
ORDEN DE COMPRA
NOTA DE REMISION O CUENTA DE COBRO
MEAT TAG para perecederos
Bin card
H0JA DIARIA DE RECIBO DE MERCANCIA
Afecta la gestión de INVENTARIOS




OBJETIVO ESPECIFICO
Certificar de que los productos enviados por el proveedor correspondan
exactamente a los que han sido ordenados, tanto en materia de calidad
como cantidad, precio y especificaciones generales, ejerciendo sobre
ellos la canalización respectiva, despachándolos a los
correspondientes almacenes y generando la información y documentaciòn
necesaria para su control.
La actividad de recibo se considera de relevante importancia, ya que
con ella se da por terminado el ciclo normal de la gestión de compra.
A través de los registros que se llevan a cabo en esta área, se inicia
una serie de procesos de
información conducentes al control de las existencias y a su propio
tratamiento, facilitando la medición del costo, manejo de inventarios
y la cancelación de facturas a los proveedores.

En muchas operaciones se ejercen controles efectivos para la compra y
almacén, no prestando atención a la implantación de sistemas de
información que constaten que la mercancía tramitada a través de
compras sea realmente despachada al restaurante y que a la vez se
registre como entradas al almacén o a lo que se ha denominado como
‘’directos”. Lo anterior implica que el área de recibo es considerada
como el punto donde se termina el ciclo de compra y empieza el control
de la materia prima.
Relación organizacional
Para restaurantes con operación regular la responsabilidad de recibo
de mercancías, se fusiona con la de almacén, en el cargo almacenista/
recibidor. La línea de autoridad es la de contralor de alimentos y
bebidas.
De acuerdo al volumen de operaciones, se podrá separar el área de
recibo de mercancías. Se mantendrá la línea de autoridad, el contralor
de alimentos y bebidas.
Para restaurantes pequeños, la línea de autoridad será directamente el
gerente.
A pesar de que exista el almacenista/recibidor, la responsabilidad de
revisión y aceptación de ciertas mercancías es compartida con el chef,
gerente y el contralor de alimentos y bebidas. Esto se presenta ya que
el recibidor, aunque tenga experiencia en evaluar la calidad de la
mercancía despachada por el proveedor, en ciertas oportunidades
necesita ser asesorado. 2


Principios generales de recibo de mercancías
Para ejercer las funciones de recibo es necesario considerar los
siguientes principios:
• Conocimiento de la llegada de mercancías, es decir, conocer cuando
el proveedor debe despachar los pedidos.
Conocimiento en el manejo de balanzas y de medidas de capacidad y
peso.
Conocimiento de la calidad, cantidad exigible y presentación para
aprobar el recibo de la mercancía.
Conocimiento del tratamiento de la mercancía una vez apruebe su
recibo.
Conocimiento del tratamiento de información y su adecuada
distribución.
Estos principios son básicos para desarrollar adecuadamente la
actividad de recibo de mercancías, además de los conocimientos de la
estandarización de productos, para evaluar la calidad de los mismos.
Por lo tanto debe conocer todos los productos requeridos para la
operación de las diferentes áreas, relacionando en forma adecuada la
información respecto a los documentos (facturas) emitidas por los
proveedores, comprobantes de recibo de mercancía, solicitudes, listas
u órdenes de compra, para el control de contabilidad y de contraloría
de alimentos y bebidas o costos. De acuerdo con estos principios, es
esencial que para esta actividad, se disponga de:
Una persona competente, conocedora de como evaluar la calidad y el
tratamiento de la mercancía.
Un área que facilite el descargue de mercancía y equipos adecuados
para pesar y despachar la mercancía al almacén o área respectiva.
Especificaciones estándar para facilitar la revisión de la mercancía.
Conocimiento de los ‘’máximos y mínimos” para guiarse en cuanto a las
cantidades recibidas.
Implantación de procesos para generar la información básica para el
control de alimentos, bebidas y suministros.
Consideraciones específicas para el recibo de materia prima
Para el desarrollo eficaz de la actividad de recibo de mercancía, es
importante tener en cuenta las siguientes consideraciones:
Realizar el conteo físico y la respectiva constatación del peso de
cada artículo despachado por el proveedor.
Verificar que las cantidades enviadas por el proveedor sean las mismas
tramitadas por compras a través de la:
Lista de frutas y verduras ( formato I CC 2 01)
Lista de carnes (formato I CC 2 02),
Lista de lácteos (formato I CC 2 03),
Solicitud de compras de almacén (formato I CC 2 04)
Orden de compra (formato I CC 301)
Que las características de la mercancía que está entregando el
proveedor, se ajusten a las especificaciones exigidas por compras.
•Que el precio de las mercancías facturadas por el proveedor
corresponda a los relacionados en las 4 listas, solicitudes y órdenes
de compra.
Que se realice el despacho de mercancías recibidas al almacén, una vez
cumplido el proceso de información.
El considerar los anteriores aspectos, limita el fraude por parte de
los proveedores, que se manifiesta cuando el establecimiento no ejerce
en forma apropiada las anteriores recomendaciones. Las prácticas de
fraude más comunes son:.......................
Facturar productos de mayor calidad, enviando otros de calidad más
baja.
Colocar los artículos con la calidad exigida en la parte superior de
empaque, generalmente visible y el resto oculto con calidad más baja.
Es común esta práctica en el caso de bultos.
•Despachar por parte del proveedor artículos con el peso ‘’rebajado”
al exigido, en el caso de las carnes y otras mercancías selladas.
Utilizar ‘’rellenos” en cajas para aumentar el peso y lograr el
exigido.
Colocar la mercancía directamente en almacén y tramitar facturas que
no corresponden a lo entregado y en ocasiones con precios alterados.
Además de estas situaciones, se presenta en ocasiones fraude por parte
del propio almacenista recibidor de mercancía, quien es cómplice con
el conductor o despachador de la mercancía; tal es el caso típico en
que el proveedor manda el pedido completo pero el despachador solo
entrega parte de la mercancía y el recibidor acepta la factura total
del pedido.
Todas estas prácticas se presentan al no existir un sistema de
información que controle dichas
situaciones.
Proceso general para el recibo
Este proceso se inicia disponiendo de la siguiente información
proveniente de compras:
De la “lista de frutas y verduras” (formato I CC 2 01)
De la “lista de carnes” (formato I CC 2 02)
De la “lista de lácteos” (formato I CC 2 03)
De la “solicitud de compras de almacén” (formato I CC 2 04)
De la “orden de compra” (formato I CC 3 01)



Estos documentos mantendrán informado al almacenista/recibidor sobre
el momento de entrega de los respectivos pedidos por parte del
proveedor.
El proceso general para el recibo, se desarrolla a través de los
siguientes pasos:
1. Preparación de recibo.
2. Recibo de Mercancía.
3. Tratamiento post-entrega proveedor.
Una de las gestiones más importantes para el recibo, es la misma
preparación ya que garantiza el éxito de la actividad y el
ordenamiento de la información. Esto hace referencia a que el
encargado clasifica las listas, solicitudes u órdenes de compra
remitidas por compras según ‘’fecha de entrega”.
De esta forma el recibidor conocerá el día en que el proveedor deberá
colocar la mercancía en el restaurante, estando pendiente para
realizar el respectivo recibo e informar a compras si el proveedor
demora la entrega.
En el caso de frutas y verduras, lácteos (1), carnes y salsamentaria,
pescados y mariscos y aves y caza, grupos de inventario cuya compra
que se tramita por medio de las listas; el recibidor, al disponer de
esta información (día siguiente a la elaboración de la lista),
preparará el área de recibo y las 1balanzas respectivas para que estén
en condiciones adecuadas en el momento de revisar la mercancía.
Es importante exigir a los proveedores un horario determinado para la
entrega de pedidos, ya que así, el almacenista/recibidor puede
organizar su actividad de recibo y entrada al almacén, y además,
llevar al día los reportes diarios de recibo de mercancía, incluso en
restaurantes pequeños, ejercer otro tipo de funciones.
En caso de encontrar alguna discrepancia en cuanto a precio, cantidad,
calidad o especificación
diferente a la registrada en la solicitud u orden de compra, se debe
avisar de inmediato al contralor de alimentos y bebidas, para dar
pronta solución, hablando directamente con el proveedor y se decida si
se acepta o no.
En cuanto a las cantidades se puede presentar el recibo parcial del
producto, notificando al contralor de alimentos y bebidas, con el fin
de acordar con el proveedor si se compromete a completar la cantidad
solicitada inicialmente o si se requiere hacer nuevamente la gestión
de compras. En caso de que haya lugar a una devolución total o parcial
de la mercancía por no cumplir con las especificaciones establecidas,
se devuelve con una nota explicando el motivo de la devolución y
exigiendo la correspondiente nota crédito o la reposición de los
productos.
El recibo de todas las mercancías se debe hacer bajo la colaboración
de alguno de los empleados del área correspondiente. En el caso del
recibo de alimentos, debe procurarse que siempre se haga el recibo en
presencia de cualquier persona con cierto grado de responsabilidad del
área de alimentos y bebidas, que es donde se presenta mayor
discrepancia. Tener presente esta regla para el recibo de los demás
productos.
Si se aplican las anteriores consideraciones, el recibo de mercancía
se reduce a cumplir los siguientes aspectos;
1. Ordenamiento de la mercancía en la plataforma.
2. Revisar y escoger los artículos que se ajusten a las
especificaciones exigidas.
 3. Efectuar el conteo total de la mercancía escogida y revisada.
4. Comparar las cantidades aceptadas con lo relacionado en las listas,
solicitudes de compra de
alimentos y bebidas, de suministros o de las órdenes de compra.
5. Si las cantidades coinciden, revisar si en la factura del proveedor
son las mismas y los precios
coinciden con los pactados.
6. Si no coinciden las cantidades, elaborar el memorando de corrección
de facturas, dirigido al
proveedor con copia al contralor de alimentos y bebidas, relacionando
los productos ceptados
con el precio pactado.
7. Despachar la mercancía al almacén o área correspondiente.
8. Aceptada la factura del proveedor, sellar y firmar en señal de
aceptación.
9. Elaborar los reportes de recibo correspondientes.
Al firmar y sellar la factura del proveedor, entregando las copias y
reservando el original para el restaurante, se inicia la fase de post-
entrega proveedor, que consiste en definir el tratamiento tanto de
información como de las mercancías propiamente dichas. En cuanto a
información, el encargado elabora el ‘’comprobante de recibo de
mercancías” (formato I RM 2 01), documento básico para el registro
contable y control de las existencias para alimentos, bebidas y
suministros.
Al final del movimiento, el encargado recopila los ‘’comprobantes de
recibo de mercancías”
(formato I RM 2 01) en el ‘’reporte diario recibo de
alimentos” (formato I RM 2 02), en el “reporte diario recibo de
bebidas y cigarrillos” (formato I RM 2 03) o en el “ reporte diario
recibo de suministros” (formato I RM 3 01), de acuerdo con el grupo de
inventario que se esté recibiendo. Tratamiento de la información
El tratamiento de información hace referencia a la elaboración del
‘’comprobante de recibo de
mercancías” (formato I RM 2 01) en post-entrega proveedor. Para
elaborar este comprobante se debe conocer con propiedad como se
efectúa el control de la existencia en cuanto a ‘’directos e
inventario”.
Directos: Son aquellos productos de naturaleza extremadamente
perecedera y prácticamente son de consumo inmediato, es decir, se
usarán o pasarán a producción en un tiempo muy corto una vez sean
recibidos, y se caracterizan por tener una rotación muy alta.
Este tratamiento se aplica básicamente a los siguientes grupos de
inventario:
• Frutas y verduras
• Lácteos
El tratamiento de directos implica cargar al costo al ser recibidos,
es decir, al ser relacionados en el ‘’comprobante de recibo de
mercancías” (formato I RM 2 01), como tal, se consideran como costo
bruto alimentos.
Inventario: Son aquellos productos que no se usarán inmediatamente y
son almacenados, ejerciendo sobre ellos el control de inventario a
través de la tarjeta de existencia o ‘bin-card” (formato I CA 3 01)
o sea, se adquieren para un determinado tiempo. Se consideran como
tales, los siguientes grupos de inventario:
Lácteos (2).
• Envasados, enlatados y empacados.
• Granos.
• Licores.
• Vinos.
• Cervezas.
• Gaseosas.
• Cigarrillos.
• Suministro clientes.
• Suministro aseo.
• Suministro impresos.
• Suministro papelería.
Es decir, para que estos afecten el costo de alimentos y bebidas y de
suministros necesitan ser
despachados del almacén a producción o al área correspondiente por
medio de la ‘’requisición de 10 mercancías” (formato I CA 2 01) o
(formato I CA 2 02).
Los grupos de inventario de ‘’carnes y salsamentaria”, ‘’pescados y
mariscos”, ‘’aves y caza” se tratan como ‘’directos” o ‘’inventario”
de acuerdo a las condiciones de conservación y consumo. En operaciones
muy pequeñas y muy limitadas donde la compra de estos productos es
diaria para su consumo inmediato, el tratamiento es de ‘’directos”,
pero, en la generalización de los casos, donde se requieren cantidades
considerables para el consumo de varios días es necesario el control
de inventario de estos productos por medio del ‘’meat tag”, es decir
que el tratamiento es de ‘’inventario”.
En muchas ocasiones se presentan problemas de criterio para el
tratamiento de ‘’directos” e ‘’inventarios” debida a la confusión de
perecederos y no perecederos y a la vez con los respectivos grupos de
inventario. Esto se debe a que no todos los perecederos se consideran
como directos para efectos de control, tal es el caso de las carnes.
Lo mismo en determinado grupo de inventario, pueden tratarse algunos
productos como ‘’directos” y otros como ‘’inventario”, como es el caso
de los ‘’lácteos”
ya que todos ellos son prácticamente perecederos.
La diferencia entre lácteos (1) y lácteos (2) es precisamente su
tratamiento de control. Los Lácteos (1)
son los típicamente perecederos, de consumo inmediato que se tratan
como ‘’directos”, mientras que los lácteos (2) deben ser tratados a
través de control de inventario y se han considerado como no
perecederos, siendo que el grupo de lácteos en general es perecedero.
Recordemos que Lácteos (2) son mantequillas, margarinas y quesos que
tienen la facilidad de ejercer sobre ellos control de inventario.
Los artículos que pertenecen a suministro y que son comprados como
directos, se llevan al grupo de inventario que se llama ‘’suministros
varios”. Estas son compras esporádicas o de emergencia, que van a ser
utilizadas casi que de inmediato.
Para aclarar conceptos se establece que cada grupo de inventario de
acuerdo a su tipo ‘’perecedero” y ‘’no perecedero” se trata como
directo e inventario respectivamente, de acuerdo al control que se les
ejerza, esto es:
Los grupos de inventario de:
• Carnes y salsamentaria
• Pescados y mariscos
• Aves y caza
Deben ser tratados como ‘’inventario” a través del ‘’meat-tag” según
los criterios de conservación y consumo.
El grupo de inventario de ‘’lácteos” que son tratados como
‘’directos”, se considera de tipo-perecedero lácteos (1); mientras los
que tienen la facilidad de tratarse como ‘’inventario”, se consideran
de tipo ‘’no-perecedero” lácteos (2).
En el siguiente cuadro se define el tratamiento de control para cada
grupo de inventario.
TIPO GRUPO DE INVENTARIO CÓDIGO TRATAMIENTO
• Perecederos Carnes y salsamentaria CS Inventario
Pescados y mariscos PM Inventario
Aves y caza AC Inventario
Lácteos (1) L (1) Directo
Frutas y verduras FV Directo
• No Lácteos ( 2) L (2) Inventario
perecederos Enlatados, envasados y EE Inventario
empacados
Licores LIC Inventario
Vinos V Inventario
Cigarrillos CIG Inventario
Gaseosas GS Inventario
Suministros clientes SC Inventario
Suministro aseo SA Inventario
Suministro papelería SP Inventario
Suministro impresos SI Inventario