Proje - Kopyalama/Tarama/Yazdırma projesi

[Antalya Barosu Bilişim Kurulu]

KOPYALAMA/TARAMA/YAZDIRMA PROJESİ

Amacı: Meslektaşlara yeni seçenekler sunmak, kağıt israfını önlemek, mobil ve sanal ofise geçiş hazırlıkları  

Durumu: ön hazırlık, bilgi toplama, durum tespiti, tartışma, 

Başlatan: Avukat Said Aksarı

Talep: Avukat Ömer Efe 

Başlangıç Tarihi: 29.12.2012

Meslektaşlarım, lütfen projeyi dikkatlice okuyarak eksikliklerini tamamlayınız, gerekçelendiriniz.   Belirli bir bölüme yönelik soru görüş öneri için başlığın dizin numarasını yazınız

 

1. Sorunlar/ihtiyaç mevcut durumun değerlendirilmesi (Genel Gerekçe)
   
1. Adliye avukat odalarında bulunan küçük çaplı yazıcılar
1. Kağıt sorunları: çoğunlukla bazı makinelerde kağıt bulunmamaktadır. 
2. Baskı sorunları mevcuttur: Bazı makinelerin dramları eskidir ve baskıları kabuledilemeyek derecede kötüdür.
3. Gürültülü çalışmaktadırlar: Sayıları itibariyle her biri ses çıkarmaktadır. Gürültüleri bu nedenle fazladır.
4. Baskı maliyetleri yüksektir. Küçük çaplı yazıcıların sayfa başına baskı maliyeti her zaman yüksektir.
5. Bazı avukat katiplerinin yüzlerce sayfa çıktı aldıklarına şahit olunmuştur. İyi niyetle getirilmiş bu hizmete belirli bir ücretsiz sayfa sınırı getirilmelidir.
2. Mevcut fotokopi makineleri demode ve ekonomik ömürlerini tamamlamıştır. Sık sık benzer arızalar yaptığı tespit edilmiştir. Bunların yeni özellikli modelleriyle değiştirilerek ek yeteneklerinin avukatların hizmetine sunulması amaçlanmaktadır.
   
2. Yeni seçenekler ve çağdaş teknolojiler
   
1. Seçenek: Çok Fonksiyonlu Fotokopi Makineleri (ÇFFM)
1. Genel
1. A3/A4 baskı yetenekleri
1. A3 baskısı çok nadir kullanılıyor olmasına rağmen hali hazırdaki makinelerimiz A3 yeteneğine sahiptir.
2. A4 baskısı yapabilen makineler diğerlerinden daha ucuzdur. Yedek parçaları da ucuzdur. Daha az yer kaplarlar.
2. Kopyala/tara/yazdır hızı en az 40 syf/dk (ppm) olmalıdır. Tercihan 60 syf/dk
   
3. Baskı Siyah/Beyaz s/b olmalıdır. Renkli makineler ve sarf malzemeleri pahalıdır.
   
4. Baskı maliyeti : Büyük iş hacmi yeteneğine sahip makinelerin baskı maliyeti  (syf/TL) genelde  düşüktür.
2. Fotokopi (Konvansiyonel sistem proje dışıdır. )
   
3. Tarama
1. Önerilen resim nitelikleri
1. Dosya türü: Çok sayfalı “tif” uzantılı dosya formatında olmalıdır.  Bu dosya türü uyap tarafından da kullanılmaktadır. Meslektaşlarımız belgeleri bu formatta Uyaptan gönderebileceklerdir.
2. Sıkıştırma:  “CCITT group 4 FAX” sıkıştırma yöntemi desteklenmelidir. Normalde MB boyutlarındaki belgeler bu sıkıştırma yöntemiyle KB boyutlarına indirgenebilmektedir. Yaygındır ve Uyap bu sıkıştırma yöntemini kullanmaktadır.
3. X/Y Çözünürlülüğü: 300DPI/300DPI
4. Genişliği: A4 = 210mm x 297mm=2480 x 3508 benek yaklaşık üç mega piksel = üç bin benek
5. Bit derinliği: 
1. Silik belgelerde 8 bit Gri tonlama
2. Normal belgelerde 1 bit Siyah/Beyaz (S/B)
6. Standart belgelerde multemel dosya boyutu: 100 syf/KB Örn: 10 sayfa, yaklaşık 1MB büyüklüğe yaklaşır.
7. Uyap tif belgelerinin teknik incelemesinde : tif uzantılı ve tif formatında, CCITT group 4 FAX sıkıştırma kullanılıyor, 100DPI (önerimizin üçte biri netlikte), 1 bit S/B, genişlikleri yaklaşık bin benek(önerimizin üçte biri büyüklüğünde), Dosya boyutu 28,4KB syf/KB'tır. 10 sayfa belgesi yaklaşık 284KB tutmakta olduğu belgelerdeki kalitenin faks çözünürlülüğünün yarısı kadar olduğu tespit edilmiştir. 
8. Dosya niteliği önerim tarafımca test edilmiş olup 7 yıldır sorunsuzca kullanılmaktadır.
9. Yukarıdaki öneriler bir sihirbaz haline getirilip, personelin ayarları değiştirmesi engellenmelidir. Tek birinin hatalı olması durumunda işlem göçer.
2. Önerilen hız: 60 syf/dk’dır. (300 Sayfa için 5 dakikalık bekleme süresi. )
3. Önerilen kayıt ve yayımlama yetenekleri
1. E-postaya, Ftp’ye tarama
1. Senaryo 1 personelli: Avukat evrakları baro personeline verir ve sicil numarasını söyler, sicil numarasına bağlı e-posta adresine belge ulaştırılır. İşlemin tamamlanma süresi (tarama hariç) 10 saniyeden az.
2. Senaryo 2 personelsiz: Avukat belgeleri makineye yerleştirir, e-postaya tara tuşuna basar, avukat kimlik kartını okuyucuya yaklaştırır, belgeler avukatın siciline bağlı e-posta adresine ulaşır. İşlemin tamamlanma süresi (tarama hariç) 5 saniyeden az.
3. Senaryo 3 personelli: Avukat evrakları baro personeline verir ve e-posta adresini söyler, belgeler avukatın söylediği e-posta adresine gönderilir. İşlemin tamamlanma süresi (tarama hariç) 60 saniyeden az.
4. Avukatın posta kutusuna tarama @antalyabarosu.org.tr adresinden belge ulaşır, avukat bu belgenin dilediği sayfalarını bürosunda yazdırır veya sanal ofis kullananlar belgeyi sadece arşivlerler.
2. Usb belleğe/mikro sd belleğe tarama
1. Senaryo 1 personelli: Avukat evrakları ve USB belleğini baro personeline verir tarama ve kayıt işlemi yapılır. İşlemin tamamlanma süresi (tarama hariç) 30 saniyeden az
2. Senaryo 2 Personelli: Avukat evrakları ve mikro SD belleğini baro personeline verir tarama ve kayıt işlemi yapılır. İşlemin tamamlanma süresi (tarama hariç) 30 saniyeden azdır. Mikro sd kart bu gün tüm telefonlarda standart olarak bulunabilmektedir.
3. Kablosuz Tarama
1. Senaryo 1 Personelli: Avukat belgeleri verir ve ncf yazılımı açık telefonunu ncf okuyucusuna yaklaştırır. NCF yazılımı ana programı tetikleyerek belgeleri almak için cihazı hazırlar. Taranan belgeler avukatın telefonuna aktarılır. NCF sistemi burada sadece iki cihazın aktarım ayarlarını yapmak/tetiklemek için kullanılmaktadır. Ayrıca sadece ftp’ye taranıp, avukata nfc ile dosyanın geçici ftp adresi teslim edilebilir. Aktarımı yapabilecek protokoller 802.11 a/b/g/n veya Bluetooth 2.0 ve yukarısı
4. Ücret: Tarama özelliği baro tarafından ücretsiz sunulmalıdır.
5. Bir dosyada pek çok avukat var ise tek bir tarama işlemi her birinin işini görecektir. Avukat tarafından çok taraflı dosyanın taratıldığı personele bildirilmelidir. Diğer avukatlar sadece e-posta adresini bildirerek veya usb belleklerini getirerek dosyayı alabileceklerdir. (bazı barolar dosyayı CD’ye kaydedip bu CD’yi satıyorlarmış. )
4. Ağ yazıcısı özelliği
1. Yapılması gereken
1. Hali hazırda 3 konvansiyonel fotokopi makinelerinin yerlerine Yüksek hızlı, düşük baskı maliyetli ÇFFM’ler kullanılmalıdır.  
2. Yazdırma işleminden 10 sayfa ücretsiz geri kalan sayfalar için fotokopi ücretinin 1/2'si kadar ücret alınmalıdır. Gerekçe: Kötü niyetli kullanımın önüne geçilmesi amaçlanmaktadır.
2. Fayda:
1. Küçük yazıcıların kaldırılmasıyla yer kazanılacaktır. CFFM’ler yer kaplamayacak hali hazırdaki fotokopi makinelerinin yerlerini kullanacak.
2. ÇFFM’ler küçük çaplı yazıcılardan çok daha hızlı çalışıyor. (60 syf/dk)
3. ÇFFM’ler küçük çaplı yazıcılardan çok düşük maliyetli baskı imkanı sunarlar.
5. Faks  özelliği (proje dışı )
   
2. Seçenek (test amaçlı)
1. Dakikada en fazla 40 sayfa tarama özellikli sade tarayıcı(Değerlendirilen Fujitsu FI-6230-CAP)
1. Maliyet: birim başına 4.500TL Sarf malzemesi yoktur. İşletme maliyeti amortisman maliyetidir.
2. Fayda: deneme amaçlı düşük maliyetli bir çözümdür.
3. Bağımlılık: Belleğe tarama işlemi usb 3.0 destekli yeni bilgisayara ihtiyaç duyabilir. Hazır ayarlar dışında kullanım ihtiyacı için personele ihtiyaç duyabilir.
2. Dakikada en fazla 15 sayfa tarama özellikli sade tarayıcı (Değerlendirilen HP ScanJet N6310)
1. Maliyet: birim başına 1.500TL Sarf malzemesi yoktur. İşletme maliyeti amortisman maliyetidir.
2. Fayda: deneme amaçlı düşük maliyetli bir çözümdür.
3. Bağımlılık: Belleğe tarama işlemi bilgisayara ihtiyaç duyar. Hazır ayarlar dışında kullanım ihtiyacı için personele ihtiyaç duyabilir.
3. Kablosuz Mobil yazdırma özellikli küçük çaplı yazıcılar ve özellikleri
1. İhtiyacı karşılayabilecek Yazılımlar
1. Tüm cihazlar için HP e-print özellikle HP ePrint Public Print Locations
2. IOS tabanlı cihazlar için AirPrint™
3. Android tabanlı cihazlar için Google Cloud Printing™
2. Çalışma Mantığı
1. Mobil aygıt direkt olarak kablosuz aygıta bağlanır. Mobil cihaza önceden yüklenmiş sürücü modelli yazılım gereklidir. 
2. Mobil aygıt kablosuz aygıtın önceden ayarlanmış hesabına e-posta yoluyla belgesini gönderir ve yazıcı el ile veya otomatik tetiklenme ile yazdırma işlemini tamamlar.
3. Artıları
1. Düşük başlangıç maliyeti
2. Az yer kaplama
3. Bazı çok fonksiyonlu mobil yazdırma destekli cihazlarda mobil aygıta tarama yapabilme yeteneği mevcut
4. Eksileri
1. Yüksek baskı maliyeti sık kullanımda birinci seçenekten daha pahalıya mal olabilir.
2. Kullanım için avukatın ve personelin eğitilmesi gerekli,  yaygın kullanılmayacağı yönünde çekinceler var.
3. Diğer hali hazırdaki küçük yazıcıların baskı maliyetleri devam edecek.
3. Personel
1. Hali hazırda konvansiyonel makinelerin başındaki personel değiştirilmeksizin aynı işi yapmaya devam edeceklerdir. Sadece usb belleği takma, sicil numarası girme gibi küçük görevler edineceklerdir. Bunun yanında küçük yazıcıların kontrolü, kağıt beslemesi gibi görevleri sona erecektir. 
2. Personel Flash bellek, sd kart ve CFFM yetenekleri ve yazılımı konusunda eğitilmelidir.
4. Yazılım
   
1. Kablosuz  yazdırma, nfc destekli tarama ve yazdırma, işlemleri için ek yazılım gereklidir. Mobil yazılımlar projesine dahil olduğundan burada irdelenmemiştir.
2. E-posta’ya tarama özelliği için CFFM’nin yazılımına ek sadece meslektaşların adı-soyadı yerine sicil numarası ve e-posta bölümlerini içeren adres listesi oluşturulmalı ve bilgisayara yüklenmelidir. Bu işlem oldukça basittir ve maliyeti sıfıra yakındır.
5. Maliyet – Fayda analizi
1. Proje maliyeti (1. Seçenek için)
1. Demirbaş: Her üç yeni cihaz ek özellikleri için fazladan yaklaşık cihaz başına 4000TL ve daha azı ek maliyet kabul edilebilir maliyettir. (amortisman süresi 5 yıl olursa avukat başına yıllık 1.TL’den az  maliyet hesaplanmıştır)
2. Personel: Ek personel gerektirmemesi yanında hali hazırdaki personel bir takım işleri yapmaktan kurtulmaktadır.
3. İşletme maliyeti
1. Tarama : Demirbaş amortismanına eşittir. Yaklaşık 0,008 syf/TL 1000 Sayfası 8TL
2. Yazdırma: Hali hazırdaki küçük çaplı yazıcılarda yazdırma maliyetinin 1/4'ü kadardır.
2. Proje maliyeti (2. Seçenek için)
1. Sade tarayıcı: 4.500TL  ve 5 yıllık muhtemel kullanım ömrü
2. Çok fonksiyonlu mobil tarama ve yazdırma destekli yazıcı: 1000TL  ve 3 yıl muhtemel kullanım ömrü
3. Proje faydası :
1. Meslektaşlarımıza işlerini yaparken kolaylık ve yeni seçenekler sunuyoruz.
2. Kağıt israfını önlüyoruz
3. Meslektaşlarımızın sanal ofise geçmelerine destek oluyoruz. Meslektaş nerede olursa olsun belgelere elektronik ortamdan erişebilecektir. Güncel e-posta hizmeti veren şirketler kullanıcılarına 10 GB fazlası genişliğinde alan tahsis etmektedir.
4. Meslektaşlarımıza vakit kazandırıyoruz.
5. Küçük yazıcıların baskı maliyeti sıfıra iniyor.
6. Muhtemel sorular/sorunlar
1. Yazdırma
1. Onlarca bilgisayar var hepsi bir anda yazdırırsa belgeler birbirine girer mi? Onlarca bilgisayar hiçbir zaman aynı anda yazdırmıyor. Aynı anda çıktı alanların sayısı 3’ü geçmiyor. Hepsi bir anda yazdırma işlemi yapsa bile çağdaş makineler kesinlikle bunları birbirine karıştırmaz. Çıktı alırken, fotokopi de çekilebilir ve hepsi sıra numarası alır ve birbirine karıştırılmadan yazdırma işlemi tamamlanır.
2. Hali hazırda ücretsiz olan yazdırma işlemini niye ücretli yapacağız? Öncelikle 10 sayfaya kadar ücretsiz hizmet vermeye devam etmeliyiz ki çıktıların ortalaması 10’dan azdır. 10 sayfadan fazla çıktı almak isteyenden ise 0,05TL ücret alacağız fotokopi ücretinin yarısıdır ve sembolik bir bedeldir. 100 Sayfa çıktı için ödenecek bedel 5TL olacaktır. Üstelik hizmeti hiç kullanmayan ile  yüzlerce sayfa çıktı alan arasında bir şekilde adaleti de sağlamak zorundayız.  Ama en önemlisi hizmetin ücretli/ücretsiz olması değil kaliteli olması asıldır.
3. Onlarca yazıcı kaldırılacak tek bir ÇFFM’den yazdıracağız, bu tek cihazın da hizmet dışı kaldığı zamanlarda ne olacak? Elimizde onlarca yazıcı var  bir kaçının yedekte ağa paylaştırılmış ancak çevrimdışı göreve hazır beklemesi endişeleri giderecektir.  
2. Tarama
1. Tarama işleminde belgeler okunamazsa ne yapacağız? Tarama işleminde okunmayan belge emin olun fotokopi işleminde de okunmuyor olacaktı. Ayarları düzgün yapılmış tarama işleminde belgeler fotokopi çektirmiş olsaydınız elde edecek olduğunuz belgelerden daha kaliteli ve okunaklı olacaktır.
2. Tarama işlemlerinde mübaşirlerle ne yapacağız? Mübaşire sicil numaranızı ve dosya numaranızı söyleyeceksiniz. Dosya e-posta adresinize gelecektir. Mübaşirler ile muhabbetinizi sürdürebilirsiniz. Onar zaten devletten maaş almaktadırlar. Bir zaman sonra anlayışla karşılayacaklardır.
3. Biz bu tarama hizmeti yerine, adliyeler üzerinde baskı kursak ve onlar tüm dosyayı tarasalar biz de bürodan belgelere erişsek olmaz mı? Elbette işin doğrusu adliyenin görevini eksiksiz yapması ve ek tarama işlemine gerek olmamasıdır. Bunun içinde çalışacağız. Maalesef bu olmadığı veya bunun uzun süreceğini belli olduğundan bu projeleri geliştiriyoruz. Ancak her hal ve şartta taranması gerekecek belgeler mutlaka olacaktır.
4. Niye tarama yapan personele adımızı söylemiyoruz da sicil numaramızı söylüyoruz? Çünkü sicil numarası benzersiz ve hızlı yazılır. 
5. Biz ÇFFM’leri personelsiz kullanabilir miyiz? Yeni nesil cihazlar müşteri kodu ve pin numarasını destekler haliyle ücretlendirmeyi otomatik yapabilirler teknik bilgi gerekmeyeceği için avukatlar personele ihtiyaç duymadan kullanabilirler ve böylelikle personelden tasarruf edilir. Sadece bir personel tasarrufu ile her iki yeni cihaz satın alınabilir.
6. Taranan belgeleri biz büroda nasıl olsa yazdıracağız niye iki iş yapalım? Özellikle ceza genelinde dosyanın tamamının örneği alınırken belge seçilmiyor ve gereksiz belgelerin de örneği çıkartılıyor. Bazı belgelerin kağıda çıktı alınması engellenecek. Bazı meslektaşlarımız sanal ofis sistemine geçecekler. Avukat başına yıllık 50 sayfa eksik çıktı alınsa yıllık, 150.000 sayfa kağıt, toner, demirbaş, elektrik israf edilmemiş olur. Bunun yıllık faydası ise proje maliyeti kadardır. (12,000TL)
7. Yapılanlar
1. İnternet ortamında seçenekler değerlendirildi.
2. Şahsi kullanım ve test için ÇFFM sipariş edildi.
3. Proje bir sonraki kurul gündemine alındı
8. Yapılacaklar.
   
1. Baro temsilciliklerinin durumu değerlendirilecek. 
2. Proje yönetime gönderilecek.
3. Bir kurul üyesi projenin tanıtımı için görevlendirilecek. (Başkan'ın adayı Avukat Ömer EFE)
4. Kurul üyelerinin bildireceği seçenekler değerlendirilecek