Đóng sổ - Việc không thể xem nhẹ
vuqu...@gmail.com
Nhiều công ty muốn cải tiến hệ thống quản lý tài
chính bằng cách dùng những phương pháp quản lý tiên
tiến như kế toán quản trị, hệ thống hoạch định
nguồn lực doanh nghiệp (ERP), hệ thống đo lường hoạt
động (KPI) hay kiểm toán nội bộ. Tuy nhiên, công ty có
thể không thu được lợi ích từ các cải tiến đó nếu
như công ty vẫn còn đóng sổ muộn và nếu không bắt
đầu cải tiến việc đóng sổ. Đó là do đóng sổ muộn
là dấu hiệu của nhiều vấn đề tiềm ẩn mà Ban Giám
đốc thường không thấy rõ.
Tầm quan trọng của việc đóng sổ nhanh
Đóng sổ là quá trình hoàn tất các sổ sách kế toán
để lập ra được báo cáo tài chính trong một kỳ nào
đó (tháng, quý, năm). Đây là một quá trình phức tạp vì
gồm nhiều nội dung như đóng sổ quỹ, công nợ, tồn kho,
tài sản cố định, doanh thu, giá vốn, v.v. và việc đóng
sổ ảnh hưởng đến hoạt động của nhiều phòng ban
chứ không chỉ phòng Kế toán.
Đóng sổ muộn có nghĩa là công ty có báo cáo tài chính
muộn và có thể là một chi phí tài chính lớn cho công ty.
Đó là do niềm tin của các cổ đông và các nhà đầu tư
vào một công ty thường sút giảm khi báo cáo tài chính
của công ty đó nộp muộn, dù cho báo cáo đó có tốt như
thế nào. Kết quả là giá cổ phiếu của công ty thường
tụt giảm. Đây là một thực tế được thừa nhận ở
nhiều thị trường chứng khoán trên thế giới.
Có thể lấy một ví dụ điển hình cho việc đóng sổ
nhanh là ở Công ty Cisco - một công ty đa quốc gia về
mạng. Công ty Cisco có văn phòng và hơn 47.000 nhân viên ở
khắp nơi trên thế giới. Tuy nhiên, họ có thể lập
được bảng cân đối ở quy mô toàn cầu hàng ngày và
thậm chí lập được báo cáo kinh doanh hàng giờ. Điều
này không những đem lại lợi thế cạnh tranh cho công ty
Cisco cả về mặt kinh doanh và hoạt động trên thị
trường chứng khoán, mà còn tạo nên một mô hình quản
lý tài chính cho nhiều công ty khác noi theo.
Ở Việt Nam, đóng sổ muộn có thể là hiện tượng của
nhiều vấn đề quản lý tài chính tiềm ẩn. Đó là vì
đóng sổ là một chức năng tài chính căn bản và mức
độ chính xác và kịp thời của việc đóng sổ sẽ cho
biết năng lực quản lý tài chính của công ty. Ngoài ra,
khả năng đóng sổ liên quan đến tốc độ xử lý giao
dịch, mức độ chính xác của các dữ liệu, thời gian
đối chiếu và mức độ hợp tác giữa các phòng ban.
Những điều này là nền tảng cho nhiều hệ thống quản
lý tài chính tiên tiến như lập ngân sách, báo cáo quản
trị, hệ thống đo lường hoạt động hay hệ thống ERP.
Những vấn đề đóng sổ thường gặp
Có một chênh lệch lớn về thời gian đóng sổ giữa các
công ty Việt Nam và thực hành trên thế giới. Trong năm
2005, công ty PricewaterhouseCoopers (PwC) đã thực hiện một
cuộc khảo sát với 76 công ty ở Hà Nội và thành phố
Hồ Chí Minh và thời đóng sổ trung bình hàng tháng của
các công ty này là 13.2 ngày, trong khi con số tương ứng
trong một cuộc khảo sát toàn cầu của Công ty PwC chỉ là
6.8 ngày. Ngoài ra, trong khi các công ty Việt Nam thường
nộp báo cáo tài chính thường niên trong vòng 3 tháng sau
khi kết thúc năm và thực tế là nhiều công ty cũng mất
đến từng đó thời gian để đóng sổ, thì số liệu
khảo sát toàn cầu là 22.4 ngày.
Tuy nhiên, điều đáng lưu ý là giảm thời gian đóng sổ
đi vài ngày hoàn toàn không phải là một công việc dễ
dàng. Chẳng hạn, có một hiện tượng thường thấy ở
các công ty tư nhân là khi công ty tăng trưởng cả về
doanh thu và quy mô thì thời gian đóng sổ lại có xu
hướng kéo dài ra và đây là một thiếu hụt về quản lý
tài chính.
Kinh nghiệm tư vấn của chúng tôi ở Việt Nam cho thấy
những vấn đề đóng sổ thường bao gồm các vấn đề
sau:
• Công ty không có thời gian biểu đóng sổ áp dụng cho
mọi phòng ban: khi không có một thời gian biểu như vậy,
rất khó phối hợp trong nội bộ phòng Kế toán và giữa
phòng Kế toán với các bộ phận khác. Ngoài ra, nếu một
thời gian biểu như vậy không trở thành một chính sách
có hiệu lực ở công ty thì cũng rất khó thực hiện
được thời gian biểu đó.
• Không có thời hạn đong sổ cụ thể: nhiều khi phòng
Kế toán chỉ đóng sổ khi mọi chứng từ được tập
hợp đầy đủ, và thực tế là điều này luôn luôn
muộn. Do đó, công ty thực tế không đặt ra thời hạn
cụ thể nào cho việc khóa sổ “cứng” – có nghĩa là
sau đó không ai có thể thể thực hiện bất kỳ điều
chỉnh gì đối với sổ cái. Một lưu ý là phòng Kế toán
không nên quá cầu toàn trong việc có đủ số liệu, mà
nên đặt ra một thời hạn thực tế và sử dụng công
cụ đối chiếu để chốt được số liệu.
• Không thường xuyên sử dụng công cụ đối chiếu:
một thực hành thường thấy ở kế toán quốc tế là
công tác đối chiếu – nghĩa là so sánh số dư sổ cái
với sổ phụ, chi tiết của số dư đó, hay với danh mục
giao dịch. Nếu có chênh lệch thì cần được giải thích
và nhiều khi chênh lệch chỉ là do lý do thời gian. Đối
với đóng sổ thì mục đích của đối chiếu là không
chỉ xác nhận tính hợp lý, hợp lệ của một số dư
trên báo cáo tài chính mà còn giúp đóng sổ được kịp
thời. Mọi điều chỉnh, nếu cần thiết đều được
biết ngay tại thời điểm đối chiếu và sẽ được
thực hiện vào kỳ báo cáo sau. Tuy nhiên, chúng tôi nhận
thấy công tác đối chiếu không phải là một thực hành
phổ biến ở các công ty Việt Nam, có thể là do quan
điểm cho rằng chênh lệch có nghĩa là có vấn đề hoặc
quản lý kém. Do đó, đối chiếu không được thực hiện
chính thức hoặc chỉ được thực hiện khi biết chắc
chắn không còn chênh lệch nào. Tuy nhiên, điều này rất
khó thực hiện được trong một thời gian ngắn.
• Quá nhiều công việc tập trung vào thời gian đóng sổ:
một số công việc như kiểm tra các bút toán, tính khấu
hao, lập dự phòng hay trích trước nên thực hiện trước
khi hết tháng để giảm tải công việc kế toán sau khi
hết tháng.
• Coi trọng quá mức các chi tiết không cần thiết: Kế
toán Trưởng có thể quá khắt khe và muốn mọi số liệu
chính xác hoàn toàn. Tuy nhiên, điều này là không cần
thiết vì bản thân kế toán cũng có một khái niệm quan
trọng là tính trọng yếu (tập trung vào cái quan trọng
chứ không phải cái không quan trọng) Ngoài ra, công tác
kế toán cho phép ước tính ở một số thông tin nhất
định. Nếu không đặt ra một mức trọng yếu cụ thể
cho việc đóng sổ, kế toán có thể sẽ mất quá nhiều
thời gian vào những chi tiết không quan trọng làm cho việc
đóng sổ bị chậm một cách không cần thiết. Ngoài ra,
đóng sổ có thể bị tạm ngưng chỉ vì kế toán phát
hiện thiếu một thông tin nào nhưng không biết làm thế
nào để tiếp tục đóng sổ mà không có thông tin đó.
Những vấn đề tiềm ẩn hơn
Ở một số công ty, mặc dù đã có giải pháp cho các vấn
đề nêu trên thì vẫn có khó khăn để đóng sổ sớm hơn
và công ty đó có thể có nhiều vấn đề tiềm ẩn hơn.
Các vấn đề đó được nêu ra sau đây. Xin lưu ý là các
vấn đề này có ảnh hưởng sâu rộng hơn đến các lĩnh
vực quản lý tài chính như lập ngân sách, kế toán quản
trị, hệ thống ERP hay hệ thống kiểm toán nội bộ.
• Quản lý dữ liệu thiếu tổ chức: đó là tình trạng
nhiều cơ sở dữ liệu do nhiều phòng ban quản lý không
tương thích với nhau hay không kết nối được với nhau.
Một hiện tượng thường thấy là các phòng ban sử dụng
các mã khác nhau cho các thông tin như vật tư, sản phẩm
dở dạng, thành phẩm, tài sản cố định, khách hàng, nhà
cung cấp hay nhân viên. Kết quả là có nhiều thông tin
khác nhau ở các phòng ban về cùng một đối tượng. Một
ví dụ khác là phòng Kế toán không thể tiếp cận được
các cơ sở dữ liệu do các phòng ban khác quản lý, mặc
dù chúng cần thiết cho kế toán. Do đó, phòng Kế toán
không có đủ thông tin để lập báo cáo tài chính, ví dụ
như thông tin để lập dự phòng hàng chậm luân chuyển,
dự phòng nợ khó đòi hay các ước tính khác. Ngoài ra,
phòng Kế toán không thể đảm bảo được sự chính xác
của các thông tin tài chính vì họ không thể kiểm tra
đến tận nguồn của thông tin (các cơ sở dữ liệu),
chẳng hạn như các số liệu hàng tồn kho và phải trả
kiểm tra đến hệ thống mua hàng; số liệu doanh số và
phải thu kiểm tra đến hệ thống nhận đơn hàng; thông
tin giá thành kiểm tra đến lịch sản xuất.
Xin lưu ý rằng triển khai ERP không phải luôn luôn là một
giải pháp. Đó là do ERP chỉ là công cụ trong khi giải
pháp nằm ở cách công ty tổ chức và quản lý các cơ sở
dữ liệu.
• Lơ là hoặc không rõ ràng trách nhiệm trong công tác
báo cáo tài chính: đóng sổ bị coi là trách nhiệm thuần
túy của phòng Kế toán và các phòng ban khác không ý thức
được quy trình đóng sổ và thậm chí còn coi đó là một
gánh nặng đối với họ. Do đó, rất khó để có thể
đưa ra hoặc củng cố hiệu lực của một thời gian biểu
đóng sổ gắn với việc quy trách nhiệm cho các trưởng
phòng. Kết quả là kế toán thường phải “dí” các
phòng ban khác trong việc cung cấp đủ chứng từ trong khi
vẫn không thể chắc chắn về độ tin cậy của các thông
tin nhận được.
• Kiểm soát nội bộ yếu ở các chinh nhánh/công ty con:
khi công ty tăng trưởng và số lượng các chi nhánh/công ty
con tăng theo thì một hệ thống kiểm soát nội bộ vững
mạnh ở các đơn vị này trở thành một phần quan trọng
của hệ thống quản lý tài chính và hoạt động của
toàn công ty. Tuy nhiên, đây không phải là một việc dễ
dàng vì thậm chí công ty cũng chưa có được một hệ
thống kiểm soát nội bộ tốt, hoặc không thể xây dựng
được hệ thống kiểm soát ở các chi nhánh/công ty con
theo kịp với tốc độ phát triển kinh doanh của các đơn
vị đó. Một ví dụ điển hình cho thiếu hụt này là khi
kiểm toán độc lập đưa ra những điều chỉnh quan trọng
trên báo cáo tài chính ở các đơn vị này mà công ty hoàn
toàn không hề ý thức được từ trước.
Đóng sổ nhanh là một phép thử cho năng lực quản lý tài
chính
Một số công ty Việt Nam cho rằng họ không coi trọng
việc đóng sổ và thường sử dụng các báo cáo nhanh cho
việc ra các quyết định kinh doanh. Tuy nhiên, xét về thực
trạng kế toán quản trị còn thiếu phát triển ở Việt
nam thì mức độ tin cậy và tính đầy đủ của các báo
cáo nhanh đó còn là một câu hỏi. Hơn nữa, nếu công ty
không có phòng kiểm toán nội bộ thì thường sẽ không
có kiểm tra nào về chất lượng của các báo cáo nội
bộ đó.
Như đã mô tả ở trên, có rất nhiều vấn đề quan
trọng tiềm ẩn đằng sau việc đóng sổ muộn và thậm
chí vấn đề đó là rất căn bản như là xử lý giao
dịch. Đóng sổ nhanh nên là một chỉ tiêu quan trọng đo
lường năng lực quản lý tài chính của công ty nhưng
thực tế là Ban Giám đốc nhiều khi không thấy được. Do
đó, để thử khả năng quản lý tài chính, Ban Giám đốc
có thể đơn giản yêu cầu Kế toán Trưởng hay Giám đốc
Tài chính đẩy nhanh tốc độ đóng sổ (ví dụ: chuyển
từ đóng sổ hàng quý thành hàng tháng, đóng sổ từ 20
ngày xuống 15 ngày) và xem mục tiêu này có đạt được
không và nếu đạt được thì đạt như thế nào. Một
phép thử khác là xem xét số lượng và mức độ của các
điều chỉnh trên báo cáo kiểm toán.
Trong cả hai cách trên, Ban Giám đốc nên xem xét kỹ và
tìm hiểu các vấn đề đằng sau việc đóng sổ muộn và
đánh giá ảnh hưởng của chúng đối với năng lực quản
lý tài chính tổng thể của công ty. Một khởi đầu tốt
cho việc cải tiến tài chính ở công ty nên là từ quy
trình đóng sổ trước khi xem xét cải tiến ở các lĩnh
vực khác.