E-posta Normlari hakkinda 10 ipucu
OBA
kurallari vardir. Karsi tarafin sizi yeterince ciddiye
almadigini düsünüyorsaniz belki de e-posta görgü
kurallarina sadik kalip kalmadiginizi gözden geçirmelisiniz.
1- Büyük ya da küçük harf
E-posta metnini olustururken BÜYÜK harfler kullanmaktan
sakininiz. Aksi takdirde bu durum internet dünyasinda, karsi
tarafa bagirdiginiz ya da çiglik attiginiz düsüncesini
uyandiracaktir. Büyük harser ayrica mesaji okumayi
zorlastiracaktir. Diger yandan bazi kullanicilar da dikkatsizdir
ve sürekli küçük harf kullanir. Bazilariysa tipki SMS
yaziyormus gibi kisaltmalar kullanir. Özellikle ticari
yazismalar esnasinda bu hatalardan kaçinin. SMS tarzi e-postalar
yalnizca yakin arkadaslarinizla yazisiyorsaniz normaldir.
2- Kisa tutun
Günde onlarca, hatta yüzlerce e-posta alan kullanicilarin her
mesaji tüm detayiyla okumasi mümkün degildir. Bazi
kullanicilar bu mesajlari okumak için onlari n çiktisini
almayi tercih eder. Bu nedenle az ve öz yazmaya özen
göstermelisiniz. Mesajinizi uygun sekilde paragraflara ayirin.
Eposta yoluyla etkilesimli iletisim kurmaktan kaçinin. Bu tarz
iletisim için Aninda Mesajlasma'yi (Instant Messaging) tercih
edin. Tartisilmasi gereken çok önemli konular için telefon
kullanin ya da toplantilari tercih edin.
3- Konu satirina dikkat
E-postanin en önemli bölümü belki de burasi. Çünkü konu
satiri mesajin içerigi hakkinda ipuçlari veriyor. Çok sayida
e-posta alan kullanicilar konu satirina bakarak hangi mesajlari
öncelikle okuyacaklarina karar verebilirler. Hemen her kullanici
spam adi verilen istenmeyen reklam içerikli e-postalarla karsi
karsiya. Bu nedenle konu satiri istenmeyen e-postalari
digerlerinden ayirt etmek için önemli bir kriter. Ayni satir
ayrica mesajlari klasörlere ayirmak ve istenen mesaji bulmak için
de kullanicilara yardimci oluyor.
4- Ses tonu önemli
E-postanin yetersiz kaldigi bazi noktalar söz konusu. Özellikle
de ses tonunuzu ve ruh halinizi anlatma konusunda. Bazen ayni mesaj
birden farkli anlamda (saldirgan, alayci, soguk, keskin dilli gibi)
degerlendirilebilir. Konusma sirasinda aklinizdan geçeni
anlatmak için yüz ifadeleri kullanabilirsiniz. E-postanizda"
smiley" ya da "emoticon"lara yer verebilirsiniz. Örnegin
gülümseme :) ile üzgün yüz :( ile ve kahkaha :D ile ifade edilir.
Herhangi bir cümlenizin birden fazla anlam tasiyabilecegini
düsünüyorsaniz emoticon ile anlatiminizi
güçlendirebilirsiniz.
5- Istenmeyen e-postalar
Kullanicilardan bazilari dostlarinin, yakinlarinin ve is
arkadaslarinin e-posta adreslerini saklar ve bir liste olusturur.
Daha sonra da kendisine gelen ilginç e-postalari sürekli bu
listedeki tüm isimlere forward eder, yani iletir. Bazilari bu
mesajlardan hoslansa da içerik her zaman herkese hitap etmeyebilir.
Çok yakindan tanimiyorsaniz is arkadaslariniza ve
müsterilerinize esprili mesajlari göndermek uygun olmayabilir. Bu
nedenle Ilet dügmesine tiklarken daha dikkatli olmanizi
öneriyorum.
6- Baskalarinin mahremiyetine dikkat edin
Daha önce de söyledigimiz gibi bazi kullanicilar e-posta
adreslerini toplar ve kalabalik adres defterleri olusturur.
"Kime" ve "Bilgi" satirlari genellikle hatali
kullanildigindan baskalarinin mahremiyetine zarar verir. Esprili
mesajlari gönderir ya da iletirken herkesin e-posta adresini
"Kime" ve "Bilgi" satirlarina eklemeyin. Çünkü bu durumda
her bir alici digerlerinin e-posta adreslerini elde etmis olur.
Adresler yanlis ellere düstügünde farkli amaçlarla
kullanilabilir. Online reklam göndericileri e-posta adreslerini
biriktirmeyi ve bunlari gereksiz yani (junk) olarak nitelendirecek
kullanicilara istenmeyen mesajlar göndermeyi sever. "Gizli"
satirini kullanarak adreslerin gizli kalmasini saglayabilirsiniz.
7- Dosya eklerini sikistirin
E-posta eki olarak dosya gönderiyorsaniz dosya boyutunu ve karsi
tarafin bu dosyayi yükleyip yükleyemeyecegini gözden geçirin.
Alici, yavas bir internet baglantisina ya da limitli bant
genisligine sahip olabilir. Dosya ekleriniz büyük boyutluysa
alicinin onu yüklemesi sonsuza dek sürebilir ve bu durum karsi
tarafi sikintiya sokabilir. Alternatif olarak büyük dosyalari CD
ile ya da basilmis kopyasiyla gönderebilirsiniz. Winzip gibi bir
dosya sikistirma yazilimi kullanarak dosya boyutunu
kisaltabilirsiniz. Dosya eki sayisinin üçü geçmemesine ve daha
fazla dosya gönderilecekse ayri e-postalar göndermeye dikkat edin.
8- Imza kullanin
Signature yani imza gönderdiginiz her mesajin sonuna eklenen birkaç
satirlik bir metindir. Genellikle imza olarak e-posta adresi ve
iletisim bilgileri kullanilir. Imza bir tür düzeltme ya da uyari
seklinde de olabilir ve Bu mesaj gizlilik tasir... benzeri bir ifade
içerebilir. Imzayi olabildigince kisa tutun ve yedi satiri
asmamaya özen gösterin. Imza tanimlamak için e-posta istemci
yazilimindan ilgili menüye (örnegin Outlook Express'te
Araçlar/Seçenekler menüsünden Imzalar) girin.
9- Gereksiz metni kirpip atin
Gelen e-postalari yanitlarken ya da iletirken orijinal metni alt
kisimda koruyarak alicinin mesaj içerigini tanimasini
saglamak isteyebilirsiniz. E-posta yazilimini buna uygun sekilde
yapilandirmak elinizde. Orijinal mesajin her satirinin ">"
gibi bir sembolle baslayarak digerlerinden ayrilmasini
saglayabilirsiniz. Karsilikli bir mesajlasma söz konusu ise
orijinal metni ve tüm önceki gereksiz yanitlari silerek de
mesajinizi kisaltmak elinizde.
10- E-posta adresinize önem verin
E-posta adresinizin basinda adinizin bulunmasina özen gösterin.
Karsi tarafin bu adresi hatirlayabilmesini istiyorsaniz sade
olmasi gerekir. o...@epostam.com oba9...@epostam.com'dan çok daha
kolay hatirlanir bir adrestir. Is görüsmeleri içinse Hotmail,
Yahoo benzeri ücretsiz posta adreslerinden kaçinin. Böyle bir
adres edinmek ücretli olsa bile daha profesyonel bir izlenim
uyandiracaktir.
Ongun Batuhan Altan