HR Shared Services
Tosi
Ahmad Dhahnial
Iya, sepi, nih…
Kalau di tempat lama gw, HR shared services itu adalah cara memposisikan HR (apakah itu Department, Division atau yang lain) di dalam suatu organisasi besar dimana banyak terdapat unit2 organisasi (atau cabang-cabang). Sesuai dengan namanya, prinsip shared service adalah menshare utilisasi HR ke semua bagian.
Misalnya kayak bagan di bawah ;
Jadinya, HR shared service (atau apapun yang difungsikan sebagai shared service) bekerja secara matrix untuk mensupport semua bisnis/unit/operation (unit-unit tersebut sejajar)
Di dalam Operation/Unit tertentu tersebut biasanya disi oleh orang-orang operation (sales kalau diperusahaan retail, engineer kalau di perusahaan Engineer Services, dll)
Keuntungannya, man power dari shared service bisa lebih sedikit.
Kerugiannya, segregation HR dari unit unit tersebut, sehingga pada perusahaan yang lebih besar lagi, di masing-masing unit ada HR generalist yang menjadi representative dari HR Shared Service.
ad
Tosi
di...@komi.co.id
Sekarang ini, kantor gue lagi coba implementasi HR Shared Service untuk perusahaan se-group.
Rencananya, aktivitas HR untuk perusahaan satu group yang sifatnya "kepersonaliaan" akan dilakukan di satu tempat. Fungsi HR Shared Service sendiri murni operasional. Sedangkan untuk fungsi yang lebih strategic seperti membuat policy, system, improvement, dll ada di fungsi Corporate.
Aktivitas yang bisa di-share antara lain :
1. Administrasi karyawan baru
2. Maintain/up-date data karyawan
3. Maintain/up-date jadwal kerja karyawan
4. Proses reimbursement
5. Proses payroll (incl. all related report)
Untuk bisa mulai HR Shared Service, tentunya setiap perusahaan harus mengacu pada policy dan sistem yang sama (atau at least tidak jauh berbeda). Trus, aplikasi IT (HRIS) yang dipake juga udah sama. Untuk di Head Office, resource perlu di-assess, udah memadai atau belum buat mengakomodir kebutuhan beberapa perusahaan. Sedangkan di Affiliated, paling butuh 1 orang HR Generalist sebagai representative.
Yah, in general... Gak jauh beda ama apa yang Ahmad + Tosi bilang.
Sisi yang lain dan biasanya tidak menjadi perhatian adalah bagaimana mengatasi perubahan-perubahan yang terjadi akibat implementasi HR Shared Service. Pengalaman di kantor gue, ada beberapa Affiliated yang agak reluctant karena harus ganti aplikasi dan migrasi data. Belum lagi ada yang merasa terkekang dan yang paling susah adalah mengatasi jumlah manpower yang mungkin jadi berlebih. Nah, ini yang kudu hati-hati banget handle-nya.
Mudah2an bisa bantu yaa...
-ucil-
| "Tosi" <tusriyo...@daihatsu.astra.co.id>
Sent by: Komunitas-p...@googlegroups.com 03/25/2008 02:49 PM
|
|
|
O gitu, kalo sekilas gue baca di file yang gue dapet Shared Services itu awalnya adalah suatu proses mengalihkan semua proses administratif HR ke dalam suatu bagian, trus bagian itu yang memaintain. Proses maintainnya bisa menggunakan aplikasi IT, pembuatan call center, self-service application program, ataupun outsourcing. Jadi, pada akhirnya bisa menghemat HR cost per employee sampai dengan 80%, dan juga orang HR lainnya yang tidak tergabung ke dalam Shared Services ini dapat mengerjakan sesuatu yang lebih strategic services sebagai upaya untuk menjadikan HR Strategic Partner.
Ada yang lain?
----- Original Message -----
From: Ahmad Dhahnial
To: Komunitas-p...@googlegroups.com
Sent: Tuesday, March 25, 2008 1:29 PM
Subject: [KPSDM] Re: HR Shared Services
Tosi
di...@komi.co.id
Wah, kalo karyawannya sebanyak gitu...
Gue juga gak punya bayangan ya Tos, sanggup gak kalo cuma 1 orang.
Sekarang ini, karyawan paling banyak di Affiliated cuma 700an eui!
Untuk di HO, tipikal kerjaannya kan spesifik banget tiap orangnya.
Ada yang cuma ngerjain master data karyawan doang, ada yang khusus reimbursement, laen lagi yang ngerjain payroll.
So, gak terlalu susah buat nentuin kompetensinya.
Selain kemampuan technical (khususnya dalam mengoperasikan HRIS), service orientation juga penting.
Mereka kan kalo di bank kaya front liners gitu, harus nampung permintaan dari Affiliated.
So, kemampuan jadi customer service yang baik jadi salah satu syarat utama.
Kalo yang di Affiliated sebaliknya.
Mereka harus ngerti proses dari awal sampe akhir trus tau harus report/follow-up ke bagian apa di Shared Service-nya HO.
Sedangkan, kemampuan mengoperasikan HRIS juga sama pentingnya.
Kalo soal benefit, belom pernah diomongin khusus.
Mungkin karena sampe sekarang, project-nya masih on-going.
Cuma, mungkin memang lebih baik ditetapkan diawal.
Siapa tau bisa nambah motivasi stakeholders dan mengurangi relaktansi.
-ucil-
| "Tosi" <tusriyo...@daihatsu.astra.co.id>
Sent by: Komunitas-p...@googlegroups.com |
03/25/2008 07:04 PM |
Widi Waiy
Telah hadir millis komunitas HRD Muslim :
hrd_m...@yahoogroups.com
saat ini telah ada 100an members & 4 orang expertise
dibidang Training, Industrial Relation, Generalist, &
Organizational Development
untuk join cukup kirim email kosong ke :
hrd_muslim...@yahoogroups.com (alamat email tanpa
ada spasi, mohon diperiksa saat akan mengirim email)
Tujuan keberadaan millist sbb:
1. Membangun jaringan silaturahmi profesi
HRD/SDM/Personalia antar muslim se-Indonesia.
2. Wadah "Knowledge Sharing & Info up date", tentang
beragam isu di dunia HRD/SDM/Personalia.
3. Wadah "Best Practice Sharing" tentang keberhasilan2
dakwah di masing-masing perusahaan.
4. Sarana peningkatan skill profesi dengan training,
gathering, mabit, dsb.
Akhirnya, ditengah banyaknya millist HRD/SDM/Personalia yg
telah exist, semoga keberadaan millist ini bisa sedikit
memberi warna tersendiri.
Wassalmualaikum wr wb
Wahyu Widiyantoro
Human Resources
KSO Pertamina, EP - Patina Group Ltd
Menara Global Lt. 12 Jl. Gatot Subroto Kav. 27 Jaksel
12950
Telp. 021 - 52880070 Fax. 021 - 52880072
085281408428
021 - 93032484