spárování přeplatku/nedoplatku faktur

[Pavla Táchová]

Prosím znovu o radu, jak spárovat dvě faktury přijaté od Rady CB - jednu jsme přeplatili, druhou nezaplatili. Na Radě CB je spárovali, zbylý přeplatek nám vrátili na účet.

Prý je to jednoduchá záležitost, ale já jsem to v nápovědě nenašla, jak tyto dva doklady dát dohromady.

Děkuji.

Pavla

[Bohumír Toušek]

V bankovních výpisech je možné udělat rozdělení platby. Tímto způsobem si zaplať části obou faktur s tím, že Tvůj přeplatek si dáš k té faktuře, ke které Ti poslala Rada peníze zpět (s tím VS).

Vracení peněz zaznamenej jako DEBET a částku mínusem, protože jde o platbu k faktuře přijaté.

Platby i vracení se Ti automaticky i zaúčtuje podle toho, jak máš účtovanou fakturu.

 

Bohumír

 

From: Pavla Táchová

To: AB...@googlegroups.com

Sent: Wednesday, January 30, 2008 11:28 PM

Subject: spárování přeplatku/nedoplatku faktur

[Pavla Táchová]

Promiň, nerozumím tomu. Chtěla jsem si to vyzkoušet v testovací Abře, ale tam mi to pro změnu hlásí, že do stávající verze nelze natáhnout požadovaná data.

Takže jsem jako obvykle ve slepé uličce.

Pavla

[Bohumír Toušek]

U Abry je pravidlo, že lze obnovovat vždy data do stejné nebo vyšší verze.

Pavle Táchové se stalo, že se jí nedaří načíst zálohovaná data do její testovací Abry (druhé instalace). Je to tím, že tam má nižší verzi Abry než ze které se dělala záloha.

Nejen proto doporučuji mít na počítači na všech případných Abrách nejnovější verze. Nyní je aktuální verze 8.02.06.

 

Pro všechny verze v jednom roce se ustálilo pravidlo, že je pro ně dostačující jedna (stejná) licence. Pro každý rok je ale třeba mít vždy novou. Důležitý je tedy první index verze.

 

Aktuální licenci si stáhnete spolu s instalačními soubory z webové stránky www.abra.eu, kde se přihlásíte jako uživatel ABRA G4....G2,...: jako uživatel se zadá IČO sboru a heslo vám bylo přiděleno výrobcem. Kdo heslo neví, napište mi a já vám ho pošlu. Uložte si ho, protože tudy i do budoucna budete čerpat klíčové informace pro svou instalaci Abry. 

Na této stránce najde vše potřebné k instalaci nové verze po stisknutí tlačítka vlevo "Download systému".

 

Abra G2 má třívrstvou architekturu Client-Server. Kromě vrstvy KLIENT (tu si spouštíte ikonou na ploše) musí na vašem počítači jet Aplikační server (ten se spouští buď jako nainstalovaná služba při síťové instalaci nbo se spouští lokálně při spuštění Abry). S daty pracuje třetí vrstva, tzv. Datový server a tím je u ABRA G2 Firebird. I tento produkt se vyvíjí (autorem není ABRA Software, ale Inprise Corp - známější je dřívější Borland Software Corp) a Abra využívá pokud možno nové vývojové verze (doporučuji ale neexperimentovat a používat nejnovější verzi, kterou najdete na stránce www.abra.eu, což jsou verze otestované, nikoli na stránkách Firebirdu!). Nyní by se měla používat verze Firebird 2.0.1.12855-CZ. Pokud máte na počítači instalovanou starší verzi 1.5, pak ji odinstalujte (standardními postupy ve Windows). Můžete ji po odinstalování dokonce celou smazat z disku a nainstalujte novou verzi 2.0.

Ideální je přitom volit variantu "classic server" nikoli standardní "super server", protože jde o rychlejší modifikaci. Ostatní předvolby neměňte a použijte standardní (se vším souhlaste).

Firebird jede na Abře nezávisle, proto při jeho aktualizaci sice nesmí jet Abra, ale s jejími daty nemá reinstalace nic společného. Přesto jako při každé významnější změně doporučuji předtím udělat zálohu, ale i kdyby se Vám při přeinstalaci cokoli nepovedlo, než byste zálohu chtěli obnovit, určitě předtím zavolejte, protože skoro jistě je problém jinde a mohli byste naopak poničit to, co je zatím dobře.

Vyměníte-li si Firebird k už povýšené Abře (lepší je to dělat v opačném pořadí), je třeba ještě aktualizovat ve Firebirdu UDFS knihovnu. Po reinstalaci zkopírujte z adresáře ABRAG2\UDFS soubor nxudf.dll do C:\Program Files\Firebird\Firebird_2_0\UDF. Toto se provede automaticky při instalaci nové verze Abry, takže postupujeteli v pořadí: záloha dat Abry -> povýšení Firebird -> povýšení verze Abry, toto dělat nemusíte.

Poznámka 1: Pokud máte spuštěný Firebird jako službu (ve Windows XP standardně), před odinstalováním je třeba ji stopnout.

Poznámka 2: Při instalaci druhé a další Abry, když už jedna je předchozí spuštěná, se chce nxudf.dll aktualizovat, ale knihovna je v té chvíli blokovaná jedoucími aplikacemi. Proto se vydá chybové hlášení, že to není možné. Provádíteli instalaci stejné verze Abry, kterou už v počítači máte, můžete tuto chybu přeskočit (ignorovat) a pokračovat v instalaci, aniž by to bylo špatně (chtěl se nahradit soubor naprosto identickým).    

 

Jsem přesvědčen, že kroky kolem instalací nových verzí jsou kýmkoli zvládnutelné. Máte-li předtím data dobře zazálohovaná, nic nemůžete pokazit. Povzbuzuji tedy všechny, kteří s počítačem jinak nemají problémy, aby se toto experimentálně naučili. Pokud by ovšem patříte mezi ty, kteří neovládají základní operace s prací s operačním systémem, hrozí, že můžete poškodit něco v sytému natolik, že váš počítač bude třeba přeinstalovat nebo si poničíte data nebo programy. V takovém případě se obraťte na někoho ze sboru, kdo vám zajistít správu počítače a předchozí informace zužitkuje on.  

 

[Bohumír Toušek]

Odhadl jsem, čím to u Tebe asi je a napsal jsem z toho důvodu "studii" k povyšování verzí. Jiným důvodem, že to nejde by byl případ, že je záložní soubor poškozený, ale to by se muselo něčím způsobit a běžně se to rozhodně neděje. Zkontroluj si tedy verze a mám-li provdu, musíš si tu testovací povýšit. Obecně je nejlepší povýšení vůbec dělat nejdříve na druhé instalaci a až když se Ti to povede, udělat totéž na verzi ostré. Kdyby se Ti to totiž nepovedlo, nemohla bys vůbec pracovat a takto máš vždy jednu plně funkční.

 

Bohumír 

[Pavla Táchová]

Stará-nová verze, to je mi jasný.

Ale není mi jasné to párování faktur, jak jsi mi popisoval. Mohli bychom se případně nějak spojit po skype nebo telefonu?

Děkuji. Pavla

[Bohumír Toušek]

Vše kolem párování plateb faktur se dělá v agendě Bankovní výpisy. Tedy nic přímou faktur.

Máš-li tam už připárované nějaké platby, které nejsou dobře, je nejlepší platby odpojit, což se nejjednodušeji provede tím, že se na bankovním výpise u příslušných řádků připíše do variabilního symbolu například na začátek nula nebo v nejhorším se obsah variabilního symbolu přenese například to textu. VS, který není přesně shodný s uvedením na faktuře (například na ní ta připsaná nula chybí) způsobí, že platba tůstane nepřipojená - bude u ní napsáno "bez předpisu". To, že jsem nanavrhl přímo smazání VS je proto, že bys ho tam později musela dopisovat a já jsem od přírody líný.

Jsou-li obě faktury nezaplacené (v Abře), pak se k nim budou připojovat platby tak, jak chceš. Jestliže je přitom platba určena pro úhradu více dokladů (faktur), je třeba ji rozdělit.

Vaše platby tedy přiřadíš k fakturám nejlépe tak, že jedu fakturu zaplatíš přesně a zbytek dáš k té druhé faktuře. Ta bude patrně nejprve přeplacena.

Vrácení přeplatku zaeviduješ opět jako debet (tedy stejně jako ostatní vaše platby faktur vystavených radou), ale vracenou částku uvedeš s mínusem. Přiřadíš ji k té druhé fakuře, takže tam budou nakonec platby minimálně dvě, nebo dokonce tři. V souhrnu se ale budou částky s odečtením vrácení rovnat fakturované částce.

 

Pokud by to nadále nebylo jasné, bude nejlepší, když uvedeš čísla faktur, jejich VS a fakturované částky. Stejně tak všechny platby, které se týkají úhrad a vracení k těmto fakturám, tam uveď čísla bankovních výpisů, datumy a částky. Načrtnu Ti následně, jak musí vypadat odpovídající řádky bankovních výpisů.

Kdyby ani to nepomohlo, pak je nejjednodušší, abys mi pustila terminálové připojení a připojení bankovních výpisů Ti tam udělám.

 

Bohumír

[Bohumír Toušek]

Jako velmi výhodná a efektivní pomoc je pro vás, když se k vašemu počítači může připojit někdo přes internet třeba i z druhého koutu republiky a buď mu ukážete, co a jak děláte (například ho tím zaškolíte nebo seznámíte s tím, jak příslušnou agendu zpracováváte vy), nebo naopak na vašem počítači vám on provede, co jste si s ním dohodli. Mimochodem je takto možné zajisiti i to, že pracujete na sborovém počítači ze svého počítače třeba doma. Protože je možné se třeba přes SKYPE nebo kalsickým telefonem domlouvat hlasem, dohromady se tím fakticky nahradí osobní návštěva, ale není třeba nikam cestovat.

 

Čím to zajistit?

Existuje celá řada volně šiřitelných programů, které jsou na to použitelné. Zmíním jeden, se kterým mám v poslední době docela dobré zkušenosti. Jde o program "CrossLoop" a můžete si ho stahnout například ze stránky www.eu.cz/abra/download.htm.

Průvodce instalcí v češtině je na stánce http://www.crossloop.com/ipage.htm?id=download. Není třeba program někam ukládat, ale rovnou ho můžete spustit (instalovat). Je možné, ale není nutné, si vytvořit účet. Podstatný je způsob práce: Dominantní pozici má ten, na jehož počítači se bude společně pracovat (ke kterému se ten druhý hlásí). Na tomto počítači je třeba se přepnout do záložky "Sdílet", ten druhý je v záložce "Připojit". První nahlásí (třeba po telefonu) cifry (tři čtveřice oddělené mezerou) tomu druhému, který si je musí napsat do položky "Přístupový kód". Oba pak kliknou na tlačítko dole "Připojit" a sdílený navíc ještě musí potvrdit, že souhlasí, aby se k němu ten druhý připojil. Za chvíli se počítače propojí a na obrazovce druhého se objeví okno s aktuálním obsahem obrazovky prvního. A to je všechno.

 

Dříve jsem používal program VNC a HAMACHI, ale CrossLoop považuji momentálně za výhodnější a především bezpečnější. Jen je nezbytné, aby u spojení byl fyzicky přítomný ten, k jehož počítači se ten druhý hlásí. To ale ve většině situací je naopak pozitivní, neboť bez jeho asistence a vyjádření souhlasu se k němu nemůže nikdo připojit.

 

Bohumír