Рассмотрение жалоб граждан в Украинском институте национальной памяти осуществляется в соответствии с Законом Украины "О жалобах граждан", Указом Президента Украины от 07 февраля 2008 года № 109 "О первоочередных мерах по обеспечению реализации и гарантии конституционного права на обращение в органы государственной власти и местного самоуправления", Постановлением Кабинета Министров Украины от 14 апреля 1997 года № 348 "Об утверждении Инструкции о регистрации жалоб граждан".
В соответствии с положениями ст. Согласно ст. 18 Закона Украины "Об обращениях граждан", каждый гражданин, который обратился с просьбой или жалобой в органы государственной власти, органы местного самоуправления, предприятия, учреждения, организации независимо от форм собственности, объединения граждан, средства массовой информации и к должностным лицам, имеет право, в частности, на получение письменного ответа о результатах рассмотрения его просьбы или жалобы.
Согласно действующему законодательству, органы государственной власти, в том числе судебные органы и учреждения, обязаны в письменной форме сообщить гражданину о результатах рассмотрения его жалобы и сути принятого по ней решения - дать мотивированный, полный и содержательный ответ в установленный законом срок с уведомлением о рассмотрении жалобы, с указанием нарушенных правил, конкретных мер, которые должны быть приняты и кем.
Действующее законодательство не предусматривает единой формы ответа на обращения граждан. Процедура рассмотрения и реагирования на жалобу включает в себя определенные действия, а именно: объективность, оперативность рассмотрения, проверку фактов и принятие решения. Объективность экзамена включает такие критерии, как полнота ответа, точность, связность и убедительность информации, содержащейся в ответе.
Полнота предоставленного ответа определяется наличием необходимой и достаточной информации для принятия решения. Ответ на обращение обычно состоит из трех частей. в первом указываются причины или обоснование подготовки документа; во втором излагаются сведения, установленные в результате рассмотрения обращения; в третьем содержатся выводы, предложения, решения, принятые по результатам рассмотрения обращения гражданина.
В некоторых случаях текст ответа на обращение может содержать только первую и третью части. Такое часто случается, когда обращение оставляют без рассмотрения или направляют обратно, в зависимости от обстоятельств. Достоверность информации, содержащейся в ответе, - это, прежде всего, соответствие информации действительности. Согласованность информации означает, что отдельные ее части не должны противоречить друг другу. Убедительность - подтверждение информации, позволяющее поверить в ее достоверность. Текст письма-ответа написан как сложный сплошной текст и содержит аргументированную информацию, изложенную кратко, грамотно и четко, без повторов и использования слов и выражений, не несущих семантической нагрузки.