[ANN] Llamado para envio de propuesta para la sede de SciPy LA 2017

[Ivan Ogasawara]

Invitamos a los interesados a organizar la SciPy Latin America 2017 a realizar las propuestas de sede.

La propuesta a realizar debe incluir:

• Objetivos
  • Expandir el área geográfica dónde se realiza la conferencia (SciPy Argentina 2013 tuvo lugar en Puerto Madryn Argentina, SciPy Argentina 2014 se realizó en Bahía Blanca Argentina, en la versión 2015 se realiza el cambio de nombre a SciPy Latin América y tiene sede en Posadas Argentina, en 2016 tiene sede en Florianópolis / Brasil). Es esperable que la versión 2017 tome lugar en algún país de latinoamérica.
  • Hacer hincapié en temas como diversidad, ampliar la comunidad o conectarse con otras comunidades;
  • Enfoque a la industria, herramientas, core, educación etc.
• Público estimado y difusión (medios);
• Experiencia Previa Eventos como PyCon o conferencias científicas u otros eventos locales y/o internacionales), disponibilidad / recursos afectados y método de organización (lista de correo, grupo, wiki, etc.).
• Sede tentativa (Universidades, Centros de Investigación, Institutos de Capacitación, Coworking o similar);
• Roles principales (comité organizador, comisión científica);
• Organización formal (ONGs, Universidades o similar para el manejo de fondos): cuentas bancarias, tesoreros/gestores y cualquier otro tema que pudiera surgir (ej. sponsors y tiempos);
• Propuestas de días y cronograma general ( charlas y actividades especiales como posters, reuniones de trabajo, talleres, etc.). No olvidar el Llamado a Propuestas (talks, papers y otros formatos);
• Presupuesto aproximado y financiamiento Ver Llamado a Sponsors. Importante: debido a dificultades para recibir fondos desde el exterior, recomendamos no hacer descuentos ni otras facilidades para los auspiciantes extranjeros, y contemplar al menos 4 meses para realizar todos los trámites necesarios y poder recibir el dinero;
• Temas Accesorios: impresiones (programas, credenciales, microtutoriales), artículos promocionales (remera, recuerdos, bolsa, etc.), catering (desayunos, almuerzos y coffee breaks) y logística (combis / taxis, si corresponde)
• Actividades sociales (recepción, paseos turísticos, asado, fiesta de cierre), si bien no son imprescindibles, pueden ser muy interesantes para los viajeros internacionales y es una excelente oportunidad para conocer gente y hablar sobre proyectos de manera más distendida. Ver SciPyCon Argentina 2013
• Formas de llegar Aeropuertos, colectivos y otros medios de transporte para tráfico nacional e internacional.
• Comunidad local Grupos de interés relacionados con la ciencia y/o Python que puedan participar como público, asistentes u organización.
• Plaza hotelera (oficialmente se debería elegir un hotel standard accesible y también un hotel 5 estrellas para los participantes que así lo requieran). Por experiencia, los hoteles deberían ser céntricos para facilitar la movilidad de los pasajeros, y tener flexibilidad para las reservas/pagos. Ver SciPyCon Argentina 2013

Consejos

• Recomendamos que la sea de entrada libre y gratuita a todas las actividades.
• Mantener actividades para adolecentes y/o estudiantes de colegio secundario.
• Enfocarse en tener relaciones con las instituciones y centros de investigación cercanos a la sede de la conferencia.
• Mantener charlas de 30', 45', tutoriales de 180' y sesiones de posters.
• Realizar eventos satélites a la conferencia.

Como enviar la propuesta

La mejor forma es crear un Google Docs o un Pirate Pad y compartirlo en el grupo SciPy LA

Elección

Se eligirá la sede al final en el ultimo Slot (Viernes 20 de mayo). El que no pueda asistir y quiera opinar puede enviar emails al thread de discusión y será tomado en cuenta.

* https://github.com/scipy-latinamerica/scipyla2016/blob/master/call_for_sedes/call_for_sedes_es.md

Se agradece la difusión.

Atentamente,

Organización SciPy LA 2016