Construir un sistema de Gestion documental

[Oscar Bonet]

alguna idea de como iniciar la construccion de un software de gestion documental desde foxpro v 9;  asi sea basico.   alguna guia o modelo?

de antemanos gracias.

[xor...@hotmail.com]

Pasame un correo y vemos si te sirve algo que tenga

[roberto martinez andrade]

Me gustaria poder conocer el tema, así es que me anoto ya que estoy diseñando algo de acuerdo a las necesidades que he ido detectando.

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[Miguel A.]

Hola,

Yo tengo uno funcionando desde hace más de 15 años, lo que nos ha permitido eliminar el papel en al menos un 80% del que usábamos en 2005. 

Mi sistema se basa en que un documento puede estar relacionado directamente con un cliente, o con un expediente (en cuyo caso también constará el cliente), de forma que se pueden ver, seleccionar o abrir los documento de un expediente y/o de un cliente.

Son dos formularios, uno para "archivar" los documentos. Pueden ser de cualquier tipo: de texto, imágenes, emails, pdf, etc. La mayor dificultad aquí la he tenido con los nombres de los archivos sobre todo si llevan caracteres especiales, espacios en blanco, etc. 

El otro formulario es el que presenta la lista de documentos relacionados con un cliente o expediente y permite visualizar un documento, abrirlo, enviarlo, contestar si es un email, etc.

No sé qué más puedo contar, pero ha sido relativamente fácil de programar e implantar y eso que en mi empresa hay muchos abogados y ya sabéis que a ese gremio hacerle pasar por el aro es complicado.

Felices pascuas,

Miguel A.

[Oscar Bonet]

Hola, gracias por tu atención, te dejo nota del correo: 

oscarg...@gmail.com 

[Oscar Bonet]

Gracias por tu atención.

Tengo estas inquietudes:

Que técnicas utilizas para salvaguardar, almacenar o guardar los documentos en el sistema?  utilizas alguna base de datos para almacenar el documento electrónico? es decir, lo guardas como un registros.

[Miguel A.]

La base de datos que utilizo es muy simple: Fecha, Cliente, Expediente, Ruta y Archivo.

En Archivo únicamente tengo su nombre del mismo y en Ruta tengo la carpeta (directorio) en la que se encuentra ese archivo. 

Afortunadamente lo organicé por carpetas anuales, A2021 por ejemplo, y dentro también hay subcarpetas organizadas de cualquier forma, porque si hay muchísimos documentos en el mismo directorio al propio Windows le cuesta organizarse con rapidez. Actualmente tenemos ya más de 400.000 documentos almacenados y a efectos de búsqueda y localización no hay ningún tiempo de espera porque la hago sobre índices de los 3 primeros campos de la tabla indicada.

Otra de las ventajas de tener carpetas por años es que las copias de seguridad es muy fácil hacerlas acumulativas.

Para salvaguardar los documentos, cada usuario tiene una carpeta a la que van a parar los pdf de un escáner común o local; además en esa carpeta guarda cualquier documento que quiera archivar, por ejemplo una carta en Word, un email (ya sea en formato eml o msg), una fotografía. En realidad es válido cualquier documento, el único problema que puede haber es a la hora de visualizarlo  dentro del propio form de búsqueda, ya que en algunos formatos no es posible, es necesario abrirlo, pero eso tampoco tiene demasiada importancia.

Saludos,

Miguel A.

[Oscar Bonet]

interesante.

¿Como resuleves es agestion de archivos cuando la aplicacion (ejecutable) lo tienes en un oc cliente (portatil o pc) fuera de las instalaciones de la red LAN?  es decir, cuando es via internet.  como abres o descargas el documento via internet?

Nuevamente gracias y quedo atento cualquier comentario al respecto.

Oscar G. 
   

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INFORMACION IMPORTANTE PARA CLIENTES Y PROVEEDORES - NO SOMOS GRANDES CONTRIBUYENTE:

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN, informa que con base en el estudio técnico realizado conforme lo dispuesto en el artículo 4º de la Resolución No. 000105 del 23 de noviembre de 2020 “Por la cual se establecen los requisitos, causales y procedimiento para otorgar o retirar la calificación como Gran Contribuyente”, LA COMPAÑIA INTERNACIONAL DE ALIMENTOS AGROPECUARIOS CIALTA S.A.S. NIT 830046757 al no cumplir con los requisitos establecidos no será calificada como Gran Contribuyente para la vigencia 2021-2022.

Ver documento oficial en el siguiente link: https://drive.google.com/file/d/1t6U20V2cipCD2iDV-Nz-w4iYoQPLG0dL/view?usp=sharing

Ver documento RUT actualizado en el siguiente link:  https://drive.google.com/file/d/1t5_hwLNTyGsRYu8BlS487nssR1uZJWuv/view?usp=sharing

FACTURACION ELECTRONICA:

De conformidad con el decreto 2242 de Noviembre de 2015, nuestra Compañía está implementando la Facturación Electrónica y según comunicado  100202211-410 del 29 de Junio de 2018 emitido por la DIAN, se nos fijó a partir del 1 de diciembre de 2018 para la emisión de la factura electrónica.

En consecuencia, hemos destinado la cuenta de correo electrónico: 

e-fac...@cialta.com      para recepción y emisión de facturas electrónicas.

HABEAS DATA - PROTECCION DE DATOS PERSONALES

Habeas Data: La Compañía Internacional de Alimentos Agropecuarios CIALTA S.A.S. cumple con los requerimientos de la Superintendencia de Industria y Comercio de Colombia sobre el manejo de información de datos personales, lo cual implica tener políticas claras de tratamiento de Base de Datos que usted puede consultar: Politicas Habeas Data 

Si desea tener más información sobre el particular, puede escribirnos al correo habea...@cialta.com 

[Edwin Duran]

para utilizarlo vía internet lo mejor seria que tuviera un vpn

[Miguel A.]

Con la pandemia los usuarios trabajan unos días en local y otros en remoto (Terminal Server), se van turnando. El formulario de acceso a datos no es necesario modificar nada porque cada usuario tiene mapeadas las mismas unidades de red en su equipo que en el terminal. 

Para archivar documentos todo igual, salvo los documentos que escanean en la oficina, que lógicamente tiene que esperar al día siguiente cuando vayan a trabajar allí para hacerlo.

Cuando implanté esto y hasta que los usuarios fueron viéndole las ventajas del sistema, muchos documentos se generaban en el escáner, pero enseguida aprendieron a imprimir en pdf, a guardar un email como msg, etc., a pesar de que la mayoría son abogados, que no son precisamente muy duchos con la informática.

Saludos,

Miguel A.