פניות לארכיון, דילמות וגם תסכול

[maychook]

כמי שאחראית על ארכיון קיבוצי (די גדול) עם צוות קטן, אני חולקת עם הפורום דילמה, התייעצות ובקשה לשמוע מנסיונכם ואת דעתכם.

פונים אלינו לארכיון בהמון בקשות למידע בנושאים שונים ומגוונים (המון - בקנה מידה של ארכיון קיבוצי. רק היום הגיעו אלי 3 פניות, שכל אחת מהן עוסקת בנושאים רחבי היקף).

הפניות מגיעות מגופים חיצוניים שמתעניינים בנושאים שונים הקשורים לקיבוץ (חוקרים, סטודנטים, תחקירנים ועוד).

רוב הבקשות למידע בנושאים מאוד ספציפיים, אבל כאלו שאין אפשרות למצוא את המידע "בלחיצת כפתור". זה דורש ממני חיפוש ומחקר מעמיק, והרבה זמן ומשאבים שלא תמיד בנמצא.

שאלתי היא:
איך מטפלים בכל הפניות, האם נכון או ראוי לעשות סדרי עדיפויות, או חלילה לא לטפל בכל הפניות (עם התייחסות ותשובה לפונה כמובן).

אשמח לשמוע מנסיונכן/ם.

מאיה אשכנזי
ארכיון קיבוץ אפיקים

[זהר אלופי‎]

מאיה שלום,

אני חושבת שעליך להזמין את המבקשים מידע ולתת להם את התיקים בהם מצוי מידע זה, בתנאי שאינך פוגעת בפרטיות של חברי הקיבוץ.

יתר על כן, את צודקת בכך שהזמן הנדרש לכך נלקח מהזמן הדרוש לעבודה היומיומית בארכיון. לכן אני ממליצה לגבות תשלום עבור החיפוש. זה נהוג בכל הארכיונים בעולם. את יכולה לתמחר שעת עבודה שלך ולפי זה לגבות את התשלום.

בברכה

זהר

‫בתאריך יום ב׳, 28 ביוני 2021 ב-14:30 מאת ‪maychook‬‏ <‪mayc...@gmail.com‬‏>:‬

--
פורום "הארכיונאי הישראלי" מיועד לדיון ומידע מקצועיים בלבד ואין להעלות בו כל מידע פרסומי או מסחרי, כולל המלצות על ספקים. יש לחתום על כל הודעה או תגובה בפורום בשם מלא ושם הגוף או הסטטוס אליו שייכים.
---
‏קיבלת את ההודעה הזו מפני שאתה רשום לקבוצה 'הארכיונאי הישראלי' של קבוצות Google.
כדי לבטל את הרישום לקבוצה הזו ולהפסיק לקבל ממנה אימייל, שלח אימייל אל israrchivist...@googlegroups.com.
כדי להציג את הדיון הזה באתר, היכנס ל-https://groups.google.com/d/msgid/israrchivist-/c86f16bd-1fab-4614-8283-8c87d443cc94n%40googlegroups.com.

[ארכיון - קיבוץ יפתח‎]

שלום מאיה

אכן, השאלה לא פשוטה.

אבל אני עשיתי לי את זה פשוט.

הנה ככה אני חושבת:

הארכיון הקיבוצי הוא ארכיון פרטי של הקיבוץ.

העובדים, חלקם, מתנדבים,

בעלי המשכורת הצנועה - שכר מינימום.

השעות המוקצבות מינימליות גם הן.

התחזוקה והמימון - של הקיבוץ.

וכך, למרות שאולי זה לא נחמד ו"לא יפה" ואולי לא נעים, אני עשיתי לי כלל:

אם הפונים הם חברי הקיבוץ, ילדיהם או נכדיהם הם מתקבלים במאור פנים ומקבלים את כל העזרה הדרשה.

כנ"ל גם אם זה מן המועצה האזורית ועיתון האיזור.

כל השאר פשוט נדחים, בנימוס, בלית ברירה.

כבר קרה לי שלא אמרו תודה ולא שלחו תוצאות עבודתם ופשוט נעלמו מן השטח.

לפעמים אני חושבת ומרגישה שזה די עזות מצח לבקש או לדרוש מאיתנו לעשות עבודת תחקירנים ו/או עבודה סמינריונית בשביל אנשים זרים.

אני מוצאת שגם אם רוצים לשתף ולהביא את החומרים הקיבוציים לכל העולם, אנחנו, כרגע, לא בנויים לזה.

אז אפשר לבקש כסף.

לא בטוח שהפונים ישמחו לתשובה כזאת. והתמחור? מי יודע איך לתמחר?

אז בלית ברירה, כאמור, אנחנו לא בנויים להיות "נדבנים" ולכן אנחנו לא נחמדים לפעמים.

נלי,

ארכיון קיבוץ יפתח.

--

[דני ברזילי‎]

תגובה לנלי - יפתח

לדעתי הדרך שבחרת היא הגרועה מכל. הארכיון צריך לתת שירות לבקשות פנים קיבוציות אבל גם לחיצוניות. אחרת הוא מועל בתפקידו וגם מוציא שם רע לקיבוץ. אני מבין את הקשיים אבל החלופות שניתנו - להזמין את המבקש לעבוד בארכיון (תחליטי באילו שעות נוח לכם) או לבקש תשלום (יש מי שיעזור לתמחר) - הן סבירות ואפשריות.

דני - מגן

‫בתאריך יום ב׳, 28 ביוני 2021 ב-17:45 מאת ארכיון - קיבוץ יפתח <‪arc...@kbyiftah.org.il‬‏>:‬

כדי להציג את הדיון הזה באתר, היכנס ל-https://groups.google.com/d/msgid/israrchivist-/86C2450933DFAB428F9C2FDD76845444FA2A77%40ANHOSTING-EX.anagalhosting.com.

[דודו אמיתי‎]

אני מחזק את דברי דני.

גם בארכיונים גדולים אנחנו לא עושים את העבודה במקום החוקרים או תחקירניות אלא מעמידים חומרים רלוונטיים עבורן/ם.

 

בברכה – דודו

יד יערי

כדי להציג את הדיון הזה באתר, היכנס ל-https://groups.google.com/d/msgid/israrchivist-/CAGhOJoS%2BhwA2dEndTXB4m2XMpY9m9TKEZzpeQz2uXZ%3DuVEX9WQ%40mail.gmail.com.

להסיר מרשימת התפוצה

[אריה רוכמן-הלפרין Arieh Rochman-Halperin‎]

בארכיון רשות העתיקות בזמני, חלק מהעיסוק שלי היה טיפול בפניות, הפונים היו מכל הגוונים: עובדי הרשות, חוקרים, סטודנטים, מורי דרך וסתם מתעניינים. כל בקשה טופלה באדיבות. אנחנו דרשנו מהפונים להגדיר מה נחוץ להם בצורה הכי ברורה ומדויקת שיכלו. הכנו עבורם את החומרים לעיון בארכיון וקבענו את זמן הביקור והעיון לפי האפשרויות שלנו ובתאום עם המבקשים. הם ישבו ועיינו בחומרים. אם תוך כדי עיון עלה צורך בחומר נוסף, החמור הובא למבקש באותו הזמן או תאמנו פגישה נוספת. אנו גבינו כסף על החיפוש ועל צילום החומרים במכונת צילום כפי שמקובל בחוק חופש המידע ותקנות העיון של ארכיון המדינה (בהיות הרשות מוסד ממוסדות המדינה לפי חוק הארכיונים).

ידוע שגם כיום כל המבקשים מקבלים שירות אדיב (היו עד כה הגבלות הגעה לארכיון בגלל הקורונה ואינני יודע האם הם הוסרו כבר). לעניין גביית הכספים נראה לי שהנושא הופסק. מכיוון שחלק מהארכיון נסרק ונמצא באתר של הארכיון זה כמובן מאוד מקל על המבקשים. הארכיון ממשיך בסריקה של החומרים וכל מה שנסרק ועדיין לא עלה לאתר, מבקשים מקבלים חומר סרוק עם הדבר אפשרי ובכך חוסכים ביקורים בארכיון.

בברכה,

אריה רוכמן-הלפרין

גמלאי ויועץ לארכיון רשות העתיקות

‫בתאריך יום ב׳, 28 ביוני 2021 ב-20:51 מאת דודו אמיתי <‪dud...@givathaviva.org.il‬‏>:‬

כדי להציג את הדיון הזה באתר, היכנס ל-https://groups.google.com/d/msgid/israrchivist-/215D4D4F6DA77C47ADE31E664C28173A014B3FD1ED%40EXCHANGE.NHAVIVA.CO.IL.

--

אריה רוכמן-הלפרין

ת"ד 11353

ירושלים 91113

[זהר אלופי‎]

אני מחזקת את תשובתו של אריה.

זכורתני שלפני שנים לא מעטות, סופרת, שבאותו הזמן לא היתה בארץ, פנתה אלינו לארכיון העיר חיפה שנחפש עבורה מידע השמור בארכיון. הודענו לה שהדבר היחידי האפשרי על מנת למלא את בקשתה הוא שאחד מעובדי הארכיון יעבוד שעות נוספות על מנת לחפש את החומר הארכיוני שהיא ביקשה. לכן עליה לשלם לו עבור עבודתו את השכר המתאים. לא קיבלנו ממנה תשובה על ההודעה הזאת והיא כתבה את ספרה מבלי לחפש חומר ארכיוני בארכיון העיר חיפה.

לעומת זאת פעמים רבות נתבקשנו לתת חומר ארכיוני על סמך השערה מסוימת של המשתמש, הזמנו את המשתמש/ת לארכיון ותוך כדי עבודתו/ה נמצאו דברים שהוא/היא לא חשבו עליהם ולעתים אף שינו את התזה שלהם.

זהר

‫בתאריך יום ב׳, 28 ביוני 2021 ב-21:37 מאת אריה רוכמן-הלפרין Arieh Rochman-Halperin‏ <‪ari...@gmail.com‬‏>:‬

כדי להציג את הדיון הזה באתר, היכנס ל-https://groups.google.com/d/msgid/israrchivist-/CA%2BLaCqp14fBy%3DRfw3F5To52MJJ_7UE77xk8g3u5JvjqrHEVbaA%40mail.gmail.com.

[Maya Ashkenazi]

תודה לכל העונים. מגוון דעות חשוב ומעניין.

כמובן שאני משתדלת לענות לכל הפונים.

אך כמו שכתבו חלק מהמגיבים - הארכיון הקיבוצי מוגבל במשאבים ובכח אדם, וברוב המקרים הפניה נוגעת לנושאים רחבי יריעה שלא מרוכזים בתיק אחד (ורובם גם לא עברו מיחשוב).

תודה

מאיה אשכנזי

ארכיון קיבוץ אפיקים

‏קיבלת את ההודעה הזו מפני שאתה רשום לנושא בקבוצה 'הארכיונאי הישראלי' של קבוצות Google.
כדי לבטל את הרישום לנושא הזה, היכנס ל-https://groups.google.com/d/topic/israrchivist-/w5m_lhR8P1w/unsubscribe.
כדי לבטל את הרישום לקבוצה הזו ולכל הנושאים שלה, שלח אימייל אל israrchivist...@googlegroups.com.
כדי להציג את הדיון הזה באתר, היכנס ל-https://groups.google.com/d/msgid/israrchivist-/CAHf8v1z8dArdaZJRESuG%3DSF_mCGjF1yAyBB7QTU_nqsmbriPOw%40mail.gmail.com.

[פנינה דגן - Pnina Dagan‎]

מאיה בוקר טוב,

תפני את הלקוחות לחיפוש עצמאי וזאת במידה ואת עובדת עם אידאה (ייתכן וניתן גם בשימוש חברות אחרות...)

לאחר שיבצעו את המיון הראשוני ויעבירו לך למיל את רשימת הפריטים יהיה לך יעיל יותר למרות שזה איננו החיפוש המלא.

 

בהצלחה,

פנינה

 

ב ב ר כ ה,

 

 

פנינה דגן  מנהלת הארכיון והיחידה להנצחת ספורטאים   https://www.infocenters.co.il/wingate_arc/ pni...@wingate.org.il      www.wingate.org.il         טל': 09-8639485         נייד: 052-4206629

 

 

From: israrc...@googlegroups.com <israrc...@googlegroups.com> On Behalf Of maychook
Sent: Monday, June 28, 2021 2:30 PM

--

[ארכיון מעברות‎]

שלום לכולם

אנחנו תומכות בדעתך, דני.

אנחנו נענות לכל בקשה: בד"כ אני מזמינה את המבקש לבוא בעצמו לארכיון ולחפש את המידע. כך הוא עושה זאת לפי הראש שלו וגם מוצא מידע חדש שלא חשב עליו.

אנחנו לוקחות תשלום רק על מה שמדפיסים במכונת הצילום.

אם זה חוקר מחו"ל אנחנו עושות זאת בהתנדבות והנאה וכך לומדות עובדות חדשות.

האמת? הבקשות האלה מוסיפות טעם טוב ואתגרים בעבודה היומיומית שלנו.

בהצלחה לכולם

צוות ארכיון מעברות

 

From: israrc...@googlegroups.com [mailto:israrc...@googlegroups.com] On Behalf Of דני ברזילי
Sent: Monday, June 28, 2021 7:37 PM
To: israrc...@googlegroups.com
Subject: Re: ** SPAM ** [LIST] israrchivist-[הארכיונאי הישראלי] פניות לארכיון, דילמות וגם תסכול

 

תגובה לנלי - יפתח

לדעתי הדרך שבחרת היא הגרועה מכל. הארכיון צריך לתת שירות לבקשות פנים קיבוציות אבל גם לחיצוניות. אחרת הוא מועל בתפקידו וגם מוציא שם רע לקיבוץ. אני מבין את הקשיים אבל החלופות שניתנו - להזמין את המבקש לעבוד בארכיון (תחליטי באילו שעות נוח לכם) או לבקש תשלום (יש מי שיעזור לתמחר) - הן סבירות ואפשריות.

דני - מגן

 

‫בתאריך יום ב׳, 28 ביוני 2021 ב-17:45 מאת ארכיון - קיבוץ יפתח <‪arc...@kbyiftah.org.il‏>:

שלום מאיה

כדי להציג את הדיון הזה באתר, היכנס ל-https://groups.google.com/d/msgid/israrchivist-/86C2450933DFAB428F9C2FDD76845444FA2A77%40ANHOSTING-EX.anagalhosting.com.

--
פורום "הארכיונאי הישראלי" מיועד לדיון ומידע מקצועיים בלבד ואין להעלות בו כל מידע פרסומי או מסחרי, כולל המלצות על ספקים. יש לחתום על כל הודעה או תגובה בפורום בשם מלא ושם הגוף או הסטטוס אליו שייכים.
---
‏קיבלת את ההודעה הזו מפני שאתה רשום לקבוצה 'הארכיונאי הישראלי' של קבוצות Google.
כדי לבטל את הרישום לקבוצה הזו ולהפסיק לקבל ממנה אימייל, שלח אימייל אל israrchivist...@googlegroups.com.

כדי להציג את הדיון הזה באתר, היכנס ל-https://groups.google.com/d/msgid/israrchivist-/CAGhOJoS%2BhwA2dEndTXB4m2XMpY9m9TKEZzpeQz2uXZ%3DuVEX9WQ%40mail.gmail.com.

Quality Bytes MailXpress Message: Spam? Click this link

[Maya Ashkenazi]

מקבלת את הגישה הזאת. אבל עדיין זה דורש ממני לעשות את רוב עבודת המחקר וההכנה, כי רוב המסמכים ההיסטוריים לא עברו דיגיטציה, והחיפוש נעשה בין הרבה מיכלים ותיקיות ועם הרבה אינטואיציה (שוב - המסמכים לא סרוקים ולא מתויקים במערכת ניהול הארכיון).

מאיה אשכנזי

ארכיון קיבוץ אפיקים.

כדי להציג את הדיון הזה באתר, היכנס ל-https://groups.google.com/d/msgid/israrchivist-/0000000000b1b79f%40QBMailSec-mail.maabarot.org.il.

[יפעת אופק‎]

אני מאוד נהנית כשיש פניות אלי - מהקיבוץ או מחוצה לו. מגוון את העבודה החדגונית למדי, והלוואי שהיו יותר כאלה. עד רמה מסויימת אני מסכימה למבקשים "להתפנק" ולבקש ממני להיות חצי תחקירנית, אבל זה בגלל שאני נהנית מזה. מי שמגזים אני אומרת לו שמכאן והלאה הוא צריך להתאמץ. גובה כסף רק על צילומים, לפי תחשיב שעשו לי בהנהלת חשבונות.

ב-יום רביעי, 30 ביוני 2021 בשעה 16:37:21 UTC+3, maychook כתב/ה:

[דודו אמיתי‎]

מי הכותבת ומאיפה? אנא זהי את עצמך.

 

חברות וחברים – זו איננה שיחה פרטית וגם לא קבוצת ווטצאפ.

 

בברכה – דודו

יד יערי

כדי להציג את הדיון הזה באתר, היכנס ל-https://groups.google.com/d/msgid/israrchivist-/5bc5919c-a5f5-42d1-8a8a-32251eeb0059n%40googlegroups.com.

להסיר מרשימת התפוצה

[יפעת אופק‎]

יפעת מקיבוץ גת. משהו משובש לי באתר, אצלי מופיע שמי, את מה שאני מדפיסה אני לא רואה בכלל, מזל שאין לי הרבה מה להגיד...

ב-יום חמישי, 1 ביולי 2021 בשעה 10:46:52 UTC+3, דודו - יד יערי כתב/ה: